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Tirez-vous vraiment le meilleur parti de votre système de messagerie en 2017??
Pour la plupart des professionnels, le courrier électronique est l’un des outils qu’ils utilisent le plus souvent. Le traitement des e-mails occupe probablement une bonne partie de votre journée. Pourtant, beaucoup d’entre nous ne comprennent vraiment pas comment tirer le meilleur parti de nos messages électroniques..
Lorsqu'il s'agit de composer des courriels, la plupart d'entre nous sont coupables de deux erreurs courantes:
Apprendre et suivre des conseils professionnels par courriel peut aider. Si vous avez besoin d'un rappel sur les bases de la rédaction d'un bon message professionnel, ce tutoriel est un bon point de départ:
Ne même pas me lancer sur la gestion du temps de messagerie. De nombreux professionnels ont également besoin d'aide dans ce domaine. Une méthode mal organisée de traitement des messages électroniques peut vous faire perdre des heures chaque jour..
Les astuces de messagerie professionnelles vous aideront à travailler plus efficacement au bureau ou dans votre propre petite entreprise. (source graphique)Dans cet article, je fournis 17 astuces de messagerie professionnelles pour vous aider à créer de meilleurs messages électroniques et à utiliser votre système de messagerie de manière plus productive..
Parfois, nous recevons des courriels qui nous dérangent. Si un e-mail vous met en colère ou si vous le trouvez choquant, votre première impulsion pourrait être de répondre rapidement. Cependant, si vos émotions sont exprimées dans un courrier électronique rédigé à la hâte, vous ne paraissez pas comme un professionnel. Voici ce qu'il faut faire à la place:
Si votre réponse peut attendre jusqu'à ce que vous soyez moins énervé, retardez l'écriture. Une réponse calme est plus susceptible de sembler professionnel.
Si vous devez répondre immédiatement, écrivez votre réponse par courrier électronique, mais n'envoyez pas. Au lieu de cela, enregistrez-le en tant que brouillon et imprimez-le. Envoyez le brouillon à un ami, à un membre de votre famille ou à un collègue en qui vous avez confiance, et demandez-leur de rechercher tout élément non professionnel dans votre message.
Notez les changements qu’ils suggèrent. Une fois que vous avez révisé votre courrier électronique, demandez-leur de revoir le message. N'envoyez le message que lorsque vous êtes sûr qu'il apparaît comme un professionnel.
Recevez plus d'astuces de tueur et de stratégies professionnelles dans notre ebook gratuit, Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception:
Si vous êtes une petite entreprise, vous obtiendrez probablement des demandes de renseignements par courrier électronique. Vous pouvez également recevoir des questions de collègues ou de clients actuels. Généralement, quand une personne vous contacte avec une demande commerciale, elle veut la réponse le plus tôt possible..
En semaine, vous devez répondre aux courriels professionnels dans les 24 heures, sauf si vous êtes absent. Si l'e-mail arrive pendant le week-end, vous pouvez généralement attendre lundi pour répondre. Mais sachez que quelques clients attendent toujours une réponse rapide même si c'est le week-end.
Si vous êtes absent du bureau pour une longue période en 2017 et que vous ne vérifiez pas votre courrier électronique, c'est une bonne idée d'informer les gens. Utilisez un message de congé ou d'absence, tel que celui que vous pouvez configurer via Gmail. Voir le tutoriel:
Vous pouvez limiter le message d'absence du bureau à vos contacts uniquement. Vous ne voulez pas que votre message d'absence du bureau soit envoyé aux expéditeurs de spam ou aux listes de courrier électronique auxquelles vous êtes abonné.
Le courrier électronique est pratique: vous pouvez en envoyer un à toute heure du jour ou de la nuit. De plus, cela laisse une trace écrite de la conversation. Mais le courrier électronique n'est pas le bon choix pour chaque situation.
Si vous pensez que votre message électronique risque d'être mal compris, un meilleur appel serait un appel téléphonique ou même une réunion en face-à-face. Veillez surtout à ne pas utiliser le courrier électronique comme une béquille pour éviter les conversations difficiles..
Qu'un email professionnel soit formel ou informel dépend de la personne à qui vous écrivez. C'est pourquoi il est important de savoir qui est votre public. Certaines entreprises et certaines personnes préfèrent des communications plus formelles, tandis que d'autres préfèrent recevoir des messages plus informels. Si vous le pouvez, utilisez le style d'écriture que votre public préfère.
La langue que votre contact utilise pour communiquer avec vous peut être un indice du type de style d'écriture le mieux adapté. Si leurs courriels vous sont plus formels, c'est probablement le signe que leur style de communication préféré est formel. De même, si leurs courriels sont plus informels, ils préfèrent probablement un style de communication informel..
Les bonnes manières sont également de bonnes affaires pour la rédaction d'e-mails professionnels en 2017. N'oubliez pas que chaque e-mail que vous envoyez donne au lecteur une impression au moins deux fois: l'impression initiale lors de la première réception de l'e-mail et une seconde impression lors de la relecture de l'enregistrement. message.
Assurez-vous que vos courriels professionnels laissent une bonne impression. Pour un guide utile sur l'étiquette des courriels professionnels, consultez le didacticiel:
Laisse moi te poser une question. Lisez-vous chaque mot lorsque vous recevez un long message électronique?
Si vous êtes comme la plupart d'entre nous, la réponse est "non". Qui a vraiment le temps de lire un long message mot à mot? Plus le message est long, plus le lecteur est susceptible de le parcourir - peut-être manque-t-il des détails importants.
Arrivez au point de votre message aussi rapidement et concis que possible. Habituellement, il n’est pas nécessaire d’être trop verbeux avec vos courriels professionnels..
Votre ligne d'objet est la première chose que voit le destinataire. Si vous utilisez une mauvaise ligne d'objet, votre destinataire peut ignorer votre message. Ou, pire encore, ils peuvent le prendre pour du spam.
Pour vous assurer que votre courriel professionnel est lu, précisez-le dans la ligne d'objet. Un e-mail avec une ligne d'objet spécifique telle que "Affectations de projets DEF pour mai" est plus susceptible d'être lu qu'un e-mail avec une ligne d'objet vague telle que "Message important".
Si vous rencontrez fréquemment les mêmes questions par courrier électronique, vous pouvez gagner beaucoup de temps en utilisant des modèles de courrier électronique. Avec un modèle de courrier électronique, vous n'avez pas besoin d'écrire tous les courriels professionnels à partir de rien. Au lieu de cela, vous commencez avec un modèle bien écrit et le personnalisez à vos besoins.
Les modèles de courrier électronique sont plus faciles à utiliser que vous ne le pensez. Pour plus de détails sur l'utilisation des modèles, consultez ces tutoriels:
La relecture est toujours aussi importante que jamais en 2017. Vous pouvez rattraper la plupart des erreurs en relisant attentivement chaque e-mail professionnel avant de l'envoyer. Et avouons-le, un e-mail plein de fautes de frappe et autres erreurs n’est pas professionnel et vous donne une mauvaise image.
Faites attention aux détails spécifiques tels que les noms des individus et des sociétés, ainsi que les dates, les heures et les montants. Une faute de frappe dans ces domaines peut être gênante, voire dommageable pour votre entreprise..
C'est une bonne idée de bien réfléchir à qui vous envoyez chaque message. Si quelqu'un n'a pas besoin de recevoir un message, ne le copiez pas dessus. Ils ne seront ennuyés que par un email inutile qui ajoute à leur encombrement dans la boîte de réception. Ils peuvent même ignorer vos futurs courriels lorsque vous avez réellement quelque chose à leur dire..
De plus, si vous cliquez automatiquement sur Répondre à tous à chaque fois que vous envoyez un message, votre message pourrait être envoyé à la mauvaise personne. Alors, évitez l’habitude d’utiliser l’option Répondre à tous.
À la place, contrôlez qui reçoit votre message en créant votre propre groupe de messagerie personnalisé et utilisez-le. En réfléchissant sérieusement à qui reçoit vos e-mails, vous montrez du respect pour vos contacts..
Et si vous pouviez contrôler quand un destinataire reçoit vos emails? Ne préféreriez-vous pas envoyer vos messages quand vous savez que le lecteur sera disponible pour les examiner??
La bonne nouvelle est que, avec des outils de messagerie tels que Boomerang, vous pouvez avoir ce type de contrôle sur ce que vous envoyez et lorsque vous l'envoyez en 2017. Boomerang fonctionne avec les plateformes de messagerie populaires telles que Gmail et Outlook..
Pour découvrir comment utiliser Boomerang, lisez ce tutoriel:
Pour beaucoup d'entre nous, ouvrir un courrier électronique signifie obtenir un travail. Beaucoup de courriels professionnels nécessitent un suivi, souvent une tâche à exécuter ou un autre message à écrire. Les tâches de messagerie peuvent sembler fastidieuses à moins que vous ne découvriez un moyen de les gérer..
Un outil de gestion des tâches est un moyen de gérer les tâches de courrier électronique et de s'assurer que rien ne tombe entre les mailles du trou. Gmail dispose d'un outil de tâche utile qui intègre votre boîte de réception à une liste de tâches. Pour en savoir plus sur son utilisation, plongez dans le tutoriel suivant:
Avez-vous toujours une liste d'adresses e-mail que vous utilisez chaque fois que vous vérifiez vos messages? Se connecter et se déconnecter de diverses plates-formes de messagerie est une nuisance et peut prendre du temps supplémentaire. Simplifiez le processus de vérification de vos courriels en combinant plusieurs boîtes de réception en une seule..
Pour savoir comment cela fonctionne dans Gmail, regardez:
Vérifier constamment les courriels peut vous ralentir et interrompre vos processus de pensée. Pourtant, beaucoup d’entre nous ont activé les notifications par e-mail, ce qui signifie que nous vérifions chaque message dès que nous l’avons reçu..
Non seulement cela n’est pas nécessaire pour la plupart d’entre nous, mais cela nuit également à la productivité. À moins que votre entreprise n’exige que vous répondiez à chaque nouveau message le plus rapidement possible, il est préférable de planifier deux ou trois fois par jour pour vérifier et traiter les courriers électroniques. Le fait de mettre de côté des horaires de courrier électronique dédiés vous libère du reste de la journée et vous permet de vous concentrer sur d'autres tâches..
En fait, la plupart d'entre nous peuvent apprendre à gérer notre courrier électronique de manière plus efficace et à améliorer notre productivité en 2017. Il existe une technique permettant de gérer le courrier électronique de manière plus efficace appelée Inbox Zero..
Apprenez tout sur Inbox Zero dans notre eBook gratuit, Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. Nous allons vous montrer comment démarrer avec Inbox Zero, comment l'implémenter et comment adopter de saines habitudes de messagerie..
Découvrez des astuces et des stratégies professionnelles en matière de courrier électronique dans le livre électronique gratuit Inbox Zero. Aucune liste de conseils professionnels par courrier électronique ne serait complète sans une mention de la sécurité du courrier électronique. Dernièrement, la nouvelle a été riche en articles sur les comptes de messagerie piratés et d'autres violations de la sécurité en ligne..
Bien qu'il n'y ait aucune garantie en matière de sécurité en ligne, vous devez prendre certaines mesures pour vous protéger et vous assurer que votre courrier électronique est plus sécurisé. Presque toutes les plateformes de messagerie ont mis en place des mesures de sécurité, mais les utilisateurs n'en tirent souvent pas parti.
Pour protéger vos informations en ligne, il est important de tout savoir sur les outils de sécurité de votre plate-forme de messagerie. Une fois que vous avez appris à leur sujet, mettez-les à profit.
Pour découvrir quelques conseils sur la façon de vous protéger avec la sécurité en ligne de Gmail, consultez le didacticiel:
Traiter avec vos emails professionnels peut prendre beaucoup de temps. La gestion de vos comptes de messagerie peut même sembler un peu écrasante. Mais ça ne doit pas forcément être comme ça. De nombreux conseils de messagerie professionnels dans cet article peuvent être utilisés avec n’importe quelle plate-forme de messagerie. Leur adoption vous fera gagner du temps et vous aidera à devenir plus productif en 2017.
Ainsi, que vous composiez des courriels, que vous les consultiez ou que vous essayiez d'organiser votre système de messagerie, vous pouvez être plus efficace..
Pour plus de conseils en matière de courrier électronique spécifiques à Gmail, consultez ce didacticiel:
Avez-vous un bon conseil en matière de courrier électronique ou une stratégie de courrier électronique tueur? Si oui, partagez-le dans un commentaire ci-dessous.
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