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Pour la plupart des travailleurs, le courrier électronique est leur outil de communication préféré..
Nous passons un quart de notre vie professionnelle dans nos boîtes de réception par courrier électronique. Il n’est donc pas étonnant que nous utilisions parfois le pilote automatique lors de la rédaction d’e-mails et que nous ne prenions pas les précautions qui s’imposaient..
Pourtant, les erreurs de messagerie peuvent être coûteuses. De petites erreurs pèsent sur votre productivité, augmentant votre charge de travail lorsque vous avez déjà trop à faire. Des erreurs plus importantes peuvent vous causer une gêne personnelle ou professionnelle. Pire encore, ils pourraient vous coûter un client précieux ou même votre travail.
Alors, connectez-vous sur quoi ne pas faire avec le courrier électronique, alors quand vous êtes sur le point de faire une erreur, vous pouvez vous retirer et corriger le cap.
Commençons par l’une des erreurs de messagerie les plus courantes:
Un e-mail adressé à la mauvaise personne est non seulement embarrassant, mais il peut aussi être douloureux financièrement.
Une responsable des relations publiques était tellement frustrée par un client qu’elle a envoyé un courrier électronique à un employé. "Faites le tour [du client] si vous voulez faire quelque chose", dit le courriel..
Malheureusement, le responsable a commis l’erreur d’inclure le client dans l’e-mail. L'entreprise a perdu un compte de 5 millions de dollars.
Cela arrive même aux meilleurs d'entre nous. Stephen Dubner de Freakonomics la célébrité s'est déjà plaint à son co-auteur Steven Levitt qu'une équipe de recherche qu'il tentait d'interviewer était une "bande de menteurs". Eh bien, il pensait se plaindre à Levitt. Au lieu de cela, il écrivit le message à l'équipe de recherche qu'il racontait.
Dans certains cas, vous pouvez récupérer un email que vous avez envoyé par accident. Mais la plupart du temps, il n'y a pas de moyen facile de se rappeler un email qui a été envoyé à la mauvaise personne.
Tout ce que vous pouvez faire quand vous faites cette erreur est de manger une tarte humble et d'envoyer des excuses sincères.
La meilleure solution? Lorsque vous répondez à un fil de discussion, vérifiez et revérifiez le champ "à". Ceci est particulièrement important si votre message est destiné à une seule personne dans le fil de discussion..
Souvent, répondre à la mauvaise personne ou aux mauvaises personnes est le résultat de l'erreur suivante:
Nous devons tous nous défouler de temps en temps. Partager nos frustrations nous aide à nous détendre.
Cependant, le courrier électronique est un terrible outil de mise à l’atmosphère, que vous visiez une personne qui vous a ennuyé ou que vous partagiez votre frustration derrière le dos. C'est parce que:
Si vous avez besoin de quelque chose contre la poitrine, faites-le face à face. De cette façon, il reste privé, et il est moins susceptible de conduire à des malentendus.
Le courrier électronique est un outil terrible pour plaisanter ou pour dire n'importe quoi. C'est trop facilement mal compris.
Dans une étude menée à l'Université de Chicago, des chercheurs ont transcrit des messages enregistrés en voix dans des courriels. Les messages originaux étaient soit graves, soit sarcastiques.
Les participants à l'étude ont été invités à évaluer le ton des courriers électroniques transcrits: sérieux ou sarcastique? Ils avaient raison seulement 56% du temps, à peine mieux que le hasard.
Laissez votre sarcasme en dehors du courrier électronique, car il risque d'être perdu pour le destinataire..
Pour la plupart d'entre nous, chaque courrier électronique dans notre boîte de réception constitue un autre élément de notre liste de tâches. Les gens nous écrivent parce qu'ils ont besoin de quelque chose de nous.
D'un autre côté, nous aimons tous recevoir des courriels qui nous font nous sentir bien et qui peuvent être archivés ou auxquels on peut rapidement répondre après les avoir lus..
Quelle est la leçon ici? Commencez à envoyer des emails lorsque vous n'avez pas besoin de quelque chose. Il suffit d'écrire pour remercier un collègue pour son travail bien fait ou pour féliciter un ami pour une promotion récente.
Et si vous n'avez rien à dire merci? Puis rejoignez-nous en partageant quelque chose d'intéressant. Vous pouvez même conserver un fichier contenant des articles, des liens et des vidéos à cette fin..
Lorsque vous utilisez le courrier électronique pour entretenir des relations, les gens sont impatients de vous entendre. De plus, il vous sera plus facile de faire une demande lorsque vous en aurez besoin..
Bien sûr, avec la plupart des courriels que vous envoyez, vous aurez besoin de quelque chose du destinataire. Alors ne faites pas l'erreur suivante:
Lorsque vous écrivez un email, ne vous attendez pas à ce que le destinataire lise dans vos pensées.
Si vous avez besoin d'aide, mais que vous ne savez pas exactement ce dont vous avez besoin, vous n'êtes pas prêt à envoyer un courrier électronique. Prenez quelques minutes pour réfléchir à ce dont vous avez besoin. Sinon, appelez-les ou rencontrez-les en personne.
Les courriers électroniques fonctionnent mieux lorsque vous formulez des demandes claires et non ambiguës..
Tant que vous êtes poli, énoncer clairement ce dont vous avez besoin ne veut pas dire que vous êtes exigeant. Cela signifie simplement que vous savez écrire des courriels efficaces..
Lire et répondre aux courriels au moment où ils entrent dans votre boîte de réception est presque toujours une erreur.
Sauf si vous travaillez dans un emploi exigeant que vous fournissiez des réponses immédiates par courrier électronique, telles que le service clientèle par courrier électronique; il est préférable de limiter le montant que vous vérifiez votre email.
En effet, des interruptions constantes telles que les e-mails nuisent à votre productivité. Les recherches montrent qu'il faut en moyenne 25 minutes pour revenir à une tâche après une seule interruption.
Désactivez les alertes par courrier électronique sur votre ordinateur et vous constaterez que vous faites beaucoup plus..
Aussi tentant que cela puisse être de traiter le courrier électronique le soir et le week-end, c'est une grave erreur. Et c’est celui que la plupart d’entre nous faisons.
Selon une étude réalisée par GFI Software, quatre Américains sur cinq en âge de travailler consultent leur courrier électronique professionnel en dehors des heures de travail.
Oui, beaucoup d’entre nous ont une lourde charge de travail. Mais la fréquence avec laquelle nous vérifions notre courrier électronique est probablement étroitement liée au fait que le courrier électronique crée une forte dépendance. Il est très difficile d'éteindre. Nous nous leurrons que nous sommes productifs, ce qui est une erreur.
Être connecté 24h / 24 vous rend réellement Moins productif. Comme Tony Schwartz de The Energy Project écrit:
Un nombre croissant d’études multidisciplinaires en plein essor montre que le renouvellement stratégique, y compris les séances d’entraînement de jour, les courtes siestes de l'après-midi, les heures de sommeil prolongées, les vacances plus longues et les vacances plus longues et plus fréquentes, accroît la productivité, les performances au travail et, bien sûr, la santé..
Ce n'est qu'en vous déconnectant de votre courrier électronique que vous aurez le temps de vous détendre et de vous ressourcer..
Il y a un autre inconvénient à répondre aux courriels lorsque vous devriez vous détendre. Cela indique à vos collègues et à votre patron que vous êtes disponible à tout moment. Si vous ne respectez pas votre équilibre travail-vie personnelle, les autres ne le feront pas non plus..
Bien sûr, il y aura des moments où vous serez surchargé de travail. Si vous avez vraiment besoin d'écrire des e-mails tard dans la nuit, utilisez un service de planification tel que Boomerang pour les faire sortir le lendemain matin. Vous aurez l'air plus professionnel et vous montrerez au moins un peu de respect pour vos limites travail-vie.
Écrire de longs courriels est une énorme perte de temps. Cela vous fait perdre du temps à les écrire et à vos destinataires de savoir comment répondre..
De plus, les e-mails longs créent des obstacles à la productivité. Plutôt que d'aider à faire avancer des projets, les longs courriels sont plus susceptibles de les retenir. En effet, un long courrier électronique indique à la personne qui le reçoit: "Classez-le et traitez-le plus tard."
Cela ne veut pas dire que vous devriez être brusque. Prenez le temps d'étiquette de base dans tous vos courriels. Mais au-delà de cela, soyez aussi bref que possible. Pourquoi ne pas vous limiter à cinq phrases?
Les attachements sont une nécessité regrettable. Dommage, car ils rendent le courrier électronique plus compliqué. Mais ils sont nécessaires car nous en avons souvent besoin pour faire notre travail.
Les erreurs courantes incluent:
Utiliser votre email professionnel pour envoyer des messages personnels est inutile et peu professionnel.
De nombreux lieux de travail rechignent à utiliser les ressources de travail pour des raisons personnelles. Et le courrier électronique est une ressource de travail.
Ne commettez pas l'erreur de penser que votre courrier électronique professionnel est privé. Les chances sont, votre employeur suit chaque email que vous envoyez. Et si un e-mail que vous envoyez déclenche un drapeau rouge, il se retrouvera dans la boîte de réception de votre patron. Vous pourriez faire face à une réprimande ou même perdre votre emploi.
En d'autres termes, si vous ne voulez pas que votre patron le lise, ne l'écrivez pas et ne l'envoyez certainement pas.
Vous voulez que les gens lisent vos courriels, non? Ensuite, vous devriez toujours inclure une ligne d'objet pertinente.
En plus d'encourager le destinataire à ouvrir le courrier électronique, une ligne d'objet appropriée vous permet de suivre les différentes conversations ayant lieu dans votre boîte de réception..
Vous voulez envoyer rapidement des courriels, vous utilisez donc des abréviations, telles que: FYI, BTW, PFA, FWIW ou IMHO.
Ils peuvent vous aider à supprimer rapidement les courriels de votre clavier, mais ils sont peu susceptibles d’aider vos lecteurs. Tout le monde ne sait pas comment suivre les abréviations des emails.
Si vous dactylographiez si lentement que cela vous fait vraiment gagner du temps, utilisez plutôt un logiciel de saisie semi-automatique, qui étendra automatiquement les abréviations..
Les erreurs dans votre courrier électronique montrent un manque de respect pour le destinataire. Une erreur dit: "Tu ne vaux pas mon temps pour bien faire les choses."
Vérifiez et revérifiez l'orthographe et la grammaire. Comme la vérification orthographique est intégrée à la plupart des clients de messagerie de nos jours, il n'y a aucune excuse pour des fautes de frappe simples.
Une signature électronique vous épargne quelques secondes avec chaque email que vous écrivez. Cela peut sembler peu, mais si vous envoyez plus de 100 courriels par jour, une signature pourrait vous aider à récupérer 30 minutes de temps perdu par semaine..
En plus de cela, si vous travaillez pour vous-même, une signature est un excellent outil de promotion. Assurez-vous d'inclure un lien vers votre site Web et votre flux Twitter.
Quelles erreurs de messagerie trouvez-vous les plus frustrantes? Y a-t-il des sujets auxquels vous êtes particulièrement exposé? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.
Crédit graphique: Gomme conçue par Terrence Kevin Oleary du projet Noun.
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