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Voici quelques statistiques qui font réfléchir: 25% des entreprises ne rouvrent pas après un sinistre majeur et pourtant, 74% de leurs propriétaires ne disposent d'aucun plan de reprise après sinistre..
Si vous ne voulez pas que votre entreprise soit ajoutée à ces statistiques, lisez la suite. Dans ce didacticiel, nous vous expliquerons pas à pas comment élaborer un plan de reprise après sinistre efficace, ainsi que des astuces pour le mettre en place et accéder aux subventions gouvernementales et autres ressources en cas de catastrophe..
En suivant les étapes, nous allons utiliser l'exemple d'une chaîne de cafés fictive de la Floride appelée Morning Shot. Mais rappelez-vous qu’il ne s’agit que d’un exemple montrant ce que chaque étape implique et comment elle pourrait fonctionner. Le même processus peut être appliqué à tout type d'entreprise, peu importe l'emplacement.
Qu'est-ce que vous absolument avoir besoin accéder au jour le jour afin de rester en affaires? La première étape de la rédaction d’un plan de reprise après sinistre consiste à identifier ces actifs critiques et à les répertorier..
Notez que «actifs» est un terme large. Il peut s'agir d'actifs physiques tels que des bâtiments et des équipements, ou de données importantes, ou d'employés clés. Mais il est important de s'assurer qu'ils sont vraiment «critiques», ce qui signifie que vous ne pouvez tout simplement pas vous en passer, même pour une courte période..
Par exemple, dans notre société fictive Morning Shot, ses cafés sont la pierre angulaire de l’entreprise. Lorsque les magasins sont fermés, cela ne rapporte plus rien. Garder ces magasins ouverts, ou au moins les rouvrir aussi rapidement que possible, sera une priorité essentielle en cas d'urgence..
La société possède également un entrepôt situé aux abords de Tampa, dans lequel elle stocke tous ses grains de café, ses denrées alimentaires et ses équipements de rechange. Ce bâtiment et son camion de livraison doivent rester opérationnels afin de pouvoir stocker les cafés. Le siège social de la chaîne au centre-ville de Tampa est cependant ne pas un atout essentiel; c'est important, oui, mais le personnel peut travailler à domicile si nécessaire. S'il est inaccessible pendant quelques jours, Morning Shot pourrait continuer.
Les employés clés sont le PDG de l'entreprise, le responsable de chaque café et le responsable de l'entrepôt. Tous les employés sont importants, bien sûr, mais l’idée est de mettre au point un personnel squelette qui pourrait garder les lumières allumées pendant un moment en cas d’urgence. Si le responsable de l'entrepôt doit conduire le camion de livraison et que les responsables du magasin doivent se lancer dans la fabrication de cappuccinos, ils peuvent le faire..
De nombreuses entreprises auront également beaucoup de données et de logiciels critiques à répertorier, mais pour Morning Shot, ce sont davantage les actifs physiques et les employés qui sont importants..
Quels types d'urgence pourraient affecter votre entreprise? Pensez à de grandes catégories, comme les tremblements de terre, les tornades, les cyberattaques, les troubles politiques, etc. Essayez d’en trouver au moins cinq, classées par ordre de probabilité..
Les résultats seront principalement déterminés par votre emplacement. Morning Shot se situe en Floride, les ouragans constituent donc une menace évidente. Mais chaque zone a ses propres risques, consultez le site Ready.gov pour obtenir des informations sur les types de catastrophes naturelles à connaître dans chaque État américain..
Morning Shot est une urgence de santé publique telle qu'une pandémie de grippe. De nos jours, le terrorisme constitue une menace pour toute entreprise américaine. Morning Shot n'est pas une cible évidente, le risque est donc moindre que si son magasin phare était situé en face de la Maison Blanche, mais il fait toujours partie de la liste, avec des éléments tels que les incendies et les pannes d'électricité..
Bien sûr, si vous y réfléchissez bien, vous pourriez probablement dresser une liste presque infinie de catastrophes possibles pour votre entreprise, des attaques de météores à l’invasion extraterrestre. Mais l’idée n’est pas de vous faire peur, mais bien de vous présenter quelques-unes des menaces les plus probables. Votre plan sera suffisamment souple pour faire face à d'autres éventualités.
Maintenant que vous avez une liste de scénarios possibles, réfléchissez à l’effet qu’ils auraient sur vos actifs critiques. Si, par exemple, l’entrepôt brûlait, comment Morning Shot pourrait-il approvisionner ses cafés? Si un ouragan avait coupé l'alimentation de deux de ses magasins, quel en aurait l'effet? Que pouvez-vous faire pour protéger les actifs critiques.
Vous pouvez le structurer de la manière qui vous convient, mais il peut être utile de créer un tableau détaillé:
| Catastrophe | Atout critique | Effet | Solution |
| Feu | Entrepôt | Les magasins sont épuisés dans les deux jours, ce qui signifie des clients en colère et une perte de revenus. | Répartissez les fournitures sur deux entrepôts situés dans des endroits très différents, afin de réduire la dépendance à un seul. |
| coupure électrique | Café | Le magasin doit fermer, ce qui signifie perte de revenus et de clients. | Chaque magasin devrait avoir un générateur de secours, afin qu'il puisse continuer quand le courant est coupé. |
Continuez pour tous les désastres et tous vos atouts critiques. Dans certains cas, il s'agira de les protéger. dans d'autres, la solution peut être de trouver des alternatives.
A présent, vous devriez avoir trois éléments: une liste de vos actifs critiques, une liste des catastrophes possibles et un tableau montrant l’effet de chaque catastrophe sur chaque actif critique. Il est maintenant temps de commencer à tout mettre ensemble dans un plan.
La première étape consiste à penser à vos employés. Vous devriez avoir une idée de ce que chaque type d'employé devrait faire en cas d'urgence. Où vont-ils? Que font-ils? Comment les gardez-vous en sécurité? Bien sûr, vous voulez leur permettre de continuer à travailler si possible - en particulier ceux que vous avez qualifiés de "critiques" pour votre entreprise, mais leur sécurité est la première considération..
Pour chaque type de catastrophe, prenez un groupe d’employés et définissez les actions que vous souhaitez qu’ils prennent. Par exemple, si un ouragan puissant se prépare, le personnel du siège social de Morning Shot évacuera le bureau et travaillera chez lui jusqu'à la fin de la tempête. Les directeurs de magasin seront responsables de la fermeture du magasin et du montage des fenêtres et vérifieront s'il est possible de rouvrir le magasin en toute sécurité..
Encore une fois, essayez un tableau simple pour vous aider à tout comprendre. Vous voudrez probablement inclure plus de détails dans votre vrai plan, mais ce tableau simplifié montre comment il pourrait être présenté:
| Catastrophe | Employés | action |
| Fort ouragan | Personnel du siège | Évacuez le bureau et travaillez à la maison jusqu'à ce que le responsable leur dise qu'il est sûr de retourner au travail.. |
| Directeurs de magasin | Fermez le magasin et protégez-le contre les dommages. Surveillez la situation et essayez de rouvrir une fois la tempête passée, en utilisant un générateur de secours si le courant est toujours coupé. Restez en contact téléphonique avec le personnel pour lui dire quand il est prudent de rouvrir le magasin. |
Une fois que vous savez où tout le monde va aller, vous aurez besoin d'un moyen de rester en contact. Il est courant que la communication pose problème en cas d’urgence, alors proposez plusieurs méthodes différentes (SMS, messages vocaux en masse, messages vocaux, courriels, connexion à une ligne d’urgence) afin que, si l’une ne fonctionne pas, une autre.
Il est également important de développer un système permettant de mettre à jour les informations de contact et les informations de contact de chacun. Disposez d'une base de données facile à mettre à jour par les utilisateurs, et intégrez-la dans vos opérations commerciales pour rappeler aux personnes à une date donnée, par exemple au début de chaque année ou chaque trimestre, de vérifier leurs informations. Et gardez à l'esprit que les systèmes peuvent ne pas être disponibles en cas d'urgence, alors demandez aux personnes d'imprimer les informations dont elles ont besoin et de les conserver dans un endroit sûr.
Comme nous l'avons établi à l'étape 1, ce n'est pas un problème crucial pour Morning Shot. Mais pour de nombreuses entreprises, la perte de données ou de systèmes serait aussi désastreuse que la fermeture d’un café..
Même si votre entreprise n’est pas spécifiquement une entreprise de technologie, vous pouvez disposer de données clients, de rapports, d’informations financières ou d’autres ressources numériques qui sont réellement essentielles pour votre entreprise. À tout le moins, vous voudrez probablement conserver vos registres financiers et vos informations fiscales en toute sécurité.
Alors sauvegardez tout, tout le temps, dans plusieurs endroits. Il doit être automatisé, sinon vous ne sauvegarderez pas assez souvent et vous risqueriez de perdre des données. Les services de stockage en ligne «en nuage» tels que Box, Dropbox et CrashPlan offrent une alternative utile, car les données sont stockées dans un emplacement complètement différent, il est donc peu probable qu'elles soient affectées par le sinistre auquel vous êtes confronté..
Que se passe-t-il si votre bureau principal est mis hors d’usage pendant longtemps? Pensez à ce que vous feriez et à la façon dont vous feriez en sorte que les gens continuent à travailler. Les grandes entreprises ont souvent des bâtiments de secours entiers en attente en cas d'urgence. Pour les petites entreprises, ce n'est probablement pas une option, mais vous pouvez au moins louer un petit espace dans lequel les personnes clés peuvent emménager en cas d'urgence..
Retournez à la liste de vos employés critiques et voyez si vous pouvez louer un lieu qui leur permettra de s’y installer si nécessaire. Des entreprises comme Regus proposent des formules flexibles pour la location de bureaux à «temps partiel» ou essayez un service tel que ShareDesk, qui associe les personnes à la recherche d'un bureau à celles qui les louent..
Si vous trouvez un espace à un coût raisonnable, vous pouvez l’utiliser pour la formation, les réunions avec les clients ou des événements spéciaux, afin qu’il ne soit pas gaspillé. Cependant, il est peu probable que la location d'un très grand espace soit économique, alors assurez-vous que la majorité des gens peuvent travailler à domicile sans problèmes.
Un plan ne sert à rien si tout le monde ne sait pas exactement ce qu'il doit faire, où aller, qui appeler, etc. Tous les employés devraient avoir une formation et une pratique en matière de reprise après sinistre. Nous y reviendrons dans les prochaines étapes, mais vous voudrez également nommer des responsables qui seront informés de manière détaillée sur les tâches à effectuer et qui pourront aider les autres employés à suivre le plan. Cela est également important, car vous pourriez être incapable de communiquer avec tout votre personnel en cas d'urgence. Vous avez donc besoin de personnes qui peuvent prendre la responsabilité en votre absence..
Ces responsables d'urgence ne doivent pas nécessairement être des cadres supérieurs de l'entreprise. Ils doivent simplement comprendre le plan de reprise après sinistre et être en mesure de prendre des mesures décisives, par exemple en évacuant les employés ou en déplaçant des personnes vers votre site de sauvegarde..
En cas d'urgence, rien de pire que l'incertitude. Établissez donc une chaîne de commandement claire, chaque personne ayant des responsabilités bien définies. Assurez-vous que tout le monde sait également qui sont les dirigeants et est prêt à suivre leurs instructions, en particulier si les personnes que vous avez nommées ne sont pas les dirigeants quotidiens de l'entreprise..
Ainsi, vous savez maintenant quels sont vos actifs critiques et comment ils pourraient être affectés par des catastrophes. Vous disposez d'un plan détaillant chaque type de situation d'urgence:
Il est temps de tester le plan. Simulez une urgence aussi réaliste que possible, sans mettre personne en danger, bien sûr..
Par exemple, Morning Shot pourrait couper l’alimentation de l’un de ses magasins et voir si le générateur de secours fonctionne, combien de temps il dure, si le basculement entraîne des problèmes inattendus avec le matériel, etc..
Si votre plan consiste à évacuer le bureau et à faire travailler les gens de chez vous, vous pourriez avoir un jour où tout le monde travaille de chez vous et voir si vous pouvez vous en sortir sans accès au bureau. Quels problèmes crée-t-il? Est-ce que tout le monde sait quoi faire? Et si vos serveurs sont aussi en panne? Vos systèmes de sauvegarde fonctionnent-ils??
Pratiquer en cas d'urgence devrait être quelque chose que vous faites régulièrement, comme un exercice d'incendie, afin que tout le monde soit prêt, y compris les nouveaux employés..
Et traitez votre plan de reprise après sinistre comme un document évolutif. Si des problèmes surviennent ou si votre entreprise grandit ou change, révisez le plan au fur et à mesure..
Par exemple, vous constaterez peut-être que les employés ont besoin d'accéder à un équipement ou à des outils particuliers et ne les ont pas en cas de besoin. Vous pouvez concevoir un kit «à emporter» pour que les employés restent à leur bureau et les emportent en cas d’urgence. Voici un exemple du genre de choses que vous pourriez inclure dans une telle trousse d'urgence.
Ce didacticiel vous a fourni une méthode pour créer votre propre plan de récupération après sinistre. Si vous avez un plan solide en place, vous serez bien préparé en cas de catastrophe. Mais se remettre en marche après une catastrophe majeure peut encore être difficile.
La bonne nouvelle est que vous pourriez être admissible à l'aide du gouvernement pour vous aider à vous remettre sur pied. Divers organismes gouvernementaux accordent des prêts en cas de catastrophe, des subventions et d’autres formes d’aide. Si vous êtes basé aux États-Unis, essayez d’abord la FEMA. La SBA dispose également de programmes spéciaux de prêt en cas de catastrophe et vous pouvez également vérifier auprès de votre état ou de votre gouvernement local. Et l'IRS accorde souvent des allégements fiscaux aux entreprises situées dans des zones sinistrées.
Le revers de cette statistique que nous avons partagée au début - 25% des entreprises qui ne rouvrent pas après une catastrophe majeure - est que 75% des entreprises faire rouvrir. Si vous prenez le temps de planifier autant d'éventualités que possible et que vous vous entraînez régulièrement pour que les gens sachent quoi faire, vous serez bien placé pour faire en sorte que vous fassiez partie des 75% et que votre entreprise soit active. équipé pour survivre à tout ce qui vient à votre rencontre.
Crédit graphique: casque conçu par Jasmine Rae Friedrich du projet Noun.
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