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Regardons les choses en face, la plupart des entrepreneurs et des propriétaires d’entreprise ne connaissent pas la comptabilité en partie double et ne veulent pas savoir..
Pour les grandes entreprises, cela n'a pas d'importance: vous n'engagez qu'un spécialiste. Mais dans les premiers jours, vous ne pourrez peut-être pas vous payer une aide à temps plein. Même si vous allez chez un comptable pour vous aider à préparer votre déclaration de revenus annuelle, vous devez connaître les bases pour garder vos livres en ordre tout au long de l'année..
Pourquoi est-ce important? Parce que les bons comptes sont la base d'une bonne affaire. Si vous n’avez pas une idée précise de votre situation financière, vos projets ne reposeront que sur des hypothèses. Les investisseurs ou les prêteurs voudront également voir des finances bien organisées avant de s’engager à financer votre entreprise..
Dans ce didacticiel, vous allez apprendre les bases de la gestion de vos comptes professionnels. Nous allons passer en revue les principes de base de la comptabilité en partie double et expliquer comment établir un plan comptable, équilibrer la comptabilité et préparer des états financiers..
À la fin, vous ne serez évidemment pas un comptable pleinement qualifié. C'est un domaine complexe et vous aurez toujours besoin de faire appel à un professionnel pour vous aider dans la mesure du possible (nous vous donnerons également des conseils à ce sujet). Mais vous aurez au moins une idée de base sur la façon de conserver un ensemble de comptes d’entreprise. Vous serez armé de quelques mesures pratiques que vous pourrez prendre pour vous assurer que vous enregistrez les bonnes choses et pourrez maintenir votre entreprise sur des bases financières solides..
Mais d'abord, apprenez-en plus sur cette bonne affaire…
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Ne sautez pas cette étape!
La comptabilité en partie double peut ne pas sembler être le sujet le plus intéressant, mais il est essentiel de comprendre comment cela fonctionne. De nos jours, la plupart des entreprises utilisent un logiciel de comptabilité au lieu de livres physiques, mais il est toujours important de comprendre les principes. Nous allons rester simples et utiliser des exemples pour que tout soit clair.
Premièrement, quel est le but de la comptabilité en partie double?
Le but est de vous donner une idée globale de la destination de votre argent et de vous éviter de commettre des erreurs. Chaque transaction est enregistrée à au moins deux endroits. Cela a du sens, car chaque transaction commerciale est l’échange d’une chose contre une autre. Le système à double entrée montre exactement comment cet échange a eu lieu et quels en ont été les résultats..
Regardons un exemple.
Supposons que vous dirigiez un café et que vous dépensiez 500 dollars pour une caisse de grains de café de la plus haute qualité. Si vous ne regardez que votre solde de caisse, il semblerait que vous ayez perdu 500 dollars, car votre compte a diminué de ce montant. En réalité, bien sûr, ce café a une valeur - vous l'ajoutez à vos fournitures (inventaire) et vous l'utiliserez pour préparer des boissons à vendre aux clients. Ainsi, dans le système à double entrée, vous feriez deux entrées:
Inventaire: + 500 $
Compte de caisse: - 500 $
Cela enregistre à la fois la perte de trésorerie et le gain en inventaire, vous donnant une image plus précise de ce qui se passe dans votre entreprise..
Comme vous pouvez le constater, le principe est assez simple. Cependant, la confusion avec la comptabilité en partie double provient en grande partie de la terminologie. Dans la vie quotidienne, nous sommes habitués à considérer les débits comme des diminutions et les crédits comme des augmentations. Dans le monde de la comptabilité, c'est plus compliqué que cela. Donc, pour que ce tutoriel reste simple, nous allons parler d'augmentations et de diminutions plutôt que de crédits et de débits.
Si vous souhaitez avoir une vue d'ensemble de la situation de votre entreprise, vous devez configurer plusieurs comptes. Cela signifie que pour chaque domaine clé de votre entreprise, vous suivez chaque transaction qui la concerne et ajustez le solde en conséquence..
Dans la transaction café ci-dessus, par exemple, nous avons ajouté 500 $ au compte de stock pour refléter l'ajout de la caisse de café. Nous tenons ce compte à jour en permanence, de sorte que chaque fois que nous achetons de nouvelles fournitures ou les utilisions, nous ajustions le solde. De cette façon, nous savons exactement combien nous avons sous la main à tout moment. Nous faisons la même chose avec le compte de caisse.
Outre les liquidités et les stocks, voici quelques autres comptes clés à suivre, selon SCORE:
Selon le niveau de détail souhaité, vous pouvez créer toutes sortes de comptes permettant de suivre divers aspects de vos finances. Par exemple, vous pouvez scinder ce compte «Inventaire» en sous-comptes de suivi des grains de café, des produits alimentaires et autres..
Pour les grandes entreprises, le nombre de comptes pouvant se multiplier rapidement, il est donc essentiel de configurer dès le départ un plan comptable: il s'agit en gros d'une liste de tous les comptes que vous gérez, avec un numéro pour chacun. Vous pouvez voir un exemple de tableau des comptes ici.
Vous avez probablement entendu parler des entreprises qui équilibrent (ou dans certains cas, échouent) les comptes. Dans cette étape, nous allons voir exactement ce que cette phrase signifie et comment équilibrer efficacement vos propres comptes.
Revenons à l'exemple de café de l'étape 1. Nous avons acheté pour 500 dollars de grains de café. La prochaine étape consiste bien entendu à les moudre, à brasser du lattes et des cappuccinos et à les vendre aux clients. Nous le faisons et nos clients satisfaits nous paient 750 $ de revenus. Voyons comment vous enregistrez cela dans vos comptes.
Tout d'abord, nous avons reçu 750 dollars en espèces. Le compte de caisse a donc augmenté de 750 dollars. Mais nous avons également utilisé 500 USD d’inventaire. Le compte d’inventaire doit donc diminuer de 500 USD..
Jusqu'ici tout va bien. Mais qu'en est-il des 250 $ restants? Eh bien, il s’agit d’un profit pour votre entreprise. Il est donc ajouté au compte «report à nouveau». Voici à quoi ça ressemble:
Compte de caisse: + 750 $
Inventaire: - 500 $
Bénéfices non répartis: + 250 $
Ceci est un exemple simplifié, bien sûr. Nous ne cherchons pas à déterminer le coût du lait et du sucre pour la fabrication de ces lattes, ni les coûts de main-d'œuvre, ni aucun des autres facteurs qui réduiraient en réalité le bénéfice de 250 $..
Mais cet exemple simplifié illustre un concept clé: quelles que soient les écritures que vous saisissez dans vos comptes, les livres doivent ensuite être équilibrés..
Qu'est-ce que cela signifie, c'est que l'équation suivante doit toujours tiens vrai:
Actif = Passif + Avoir
Lorsque nous avons ajouté 750 dollars au compte de caisse et retiré 500 dollars du compte d'inventaire, nous avons créé un déséquilibre: l'actif a été augmenté de 250 dollars, mais aucune entrée correspondante ne figurait de l'autre côté de l'équation. En ajoutant 250 $ aux bénéfices non répartis (appartenant à la catégorie «capitaux propres»), le solde a été rétabli. Notre actif a augmenté de 250 $ et nos capitaux propres ont augmenté de 250 $, de sorte que l'équation fonctionne toujours.
En tant que propriétaire d'entreprise, votre objectif est de vous assurer que «l'équation comptable» est toujours vraie, que les livres sont toujours en équilibre. En pratique, cependant, des erreurs se produisent. Les comptables professionnels créent régulièrement des soldes de test et s’ils ne parviennent pas à équilibrer ces comptes, ils relisent les comptes et corrigent les erreurs éventuelles..
La chose la plus importante est que le solde des livres à la fin de chaque période comptable (par exemple mensuelle ou trimestrielle). C'est à ce moment-là que vous mettez tout dans les états financiers.
Dans une série précédente de didacticiels, nous avons examiné les principaux états financiers préparés par une entreprise: bilan, état des résultats et état des flux de trésorerie..
Les informations relatives à ces déclarations proviennent directement des comptes que nous venons d’examiner. L’équation comptable que nous avons abordée à l’étape 3, par exemple, est reflétée dans la structure du bilan, qui totalise l’ensemble des actifs d’un côté, ainsi que tous les passifs et les fonds propres de l’autre, et veille à ce qu’ils soient toujours équilibrés..
En ce qui concerne le compte de résultat, il utilise les comptes que nous avons examinés à l'étape 2, tels que les revenus, les dépenses et le coût des produits vendus. Et le tableau des flux de trésorerie est principalement basé sur le compte de caisse, tout en extrayant des informations d'autres comptes pour indiquer où toute cette trésorerie est allée.
Ainsi, vous réunissez régulièrement toutes les informations de vos différents comptes et créez un jeu complet d'états financiers. Le bilan est un instantané de votre société à un moment donné, tandis que le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie présentent les modifications sur une période donnée..
À quelle fréquence devriez-vous passer par ce processus? Les sociétés ouvertes sont tenues de produire des états financiers à l’intention des actionnaires sur une base trimestrielle et annuelle. Si votre entreprise a des investisseurs ou des prêteurs, ils peuvent également vous dire à quelle fréquence ils s'attendent à les voir. Si ce n'est pas le cas, vous devrez choisir ce qui convient à votre entreprise. Vous pouvez choisir un aperçu mensuel de vos activités ou décider, surtout si votre entreprise est très petite, que vous n'avez pas besoin de déclarations officielles. si souvent.
Les exemples que nous avons examinés dans ce tutoriel sont très simples. En pratique, la tenue de comptes exacts peut être un processus complexe, en particulier à mesure que votre entreprise se développe. Une transaction unique peut impliquer plusieurs entrées dans plusieurs comptes différents, et lorsque vous avez des centaines voire des milliers de transactions à enregistrer, cela peut rapidement devenir écrasant..
La technologie aide, bien sûr. Les systèmes de comptabilité tels que QuickBooks, FreshBooks, NetSuite et Xero sont beaucoup plus faciles à utiliser que l'ancien système d'enregistrement de chaque transaction dans des grands livres physiques..
Cependant, un moment viendra probablement où vous devrez engager un professionnel. Même lorsque vous utilisez un logiciel, il est facile de faire des erreurs. Et le temps nécessaire pour saisir toute cette information pourrait probablement être mieux dépensé ailleurs.
Bien que vous entendiez souvent les termes «comptable» et «comptable» utilisés indifféremment, ils remplissent en réalité des fonctions différentes. Un comptable gère les tâches quotidiennes d'enregistrement des transactions et s'assure que tout est correctement représenté. Un comptable se concentre davantage sur la situation dans son ensemble, en produisant des états financiers de haut niveau et en vous aidant dans des tâches telles que la production de taxes et l'obtention d'un financement.
Vous pouvez commencer par employer un comptable et un comptable à temps partiel ou sur une base indépendante, toutes les heures, puis progresser à partir de là. Lorsque votre entreprise compte plus de 30 employés, soit un chiffre d'affaires supérieur à 1 million de dollars, il est probablement temps d'envisager l'embauche de personnel à temps plein..
La comptabilité est un domaine complexe et il y a encore beaucoup à apprendre. Mais ce tutoriel vous a fourni les outils de base dont vous avez besoin pour conserver des enregistrements précis et vous assurer que votre entreprise est en bonne santé..
Vous avez appris à enregistrer des transactions simples à l'aide de la comptabilité en partie double et à mettre en place un système de comptabilité adapté à votre entreprise. Vous avez vu le lien entre les écritures de comptabilité au jour le jour et les états financiers globaux tels que le bilan et le compte de résultat. Et vous avez appris quel type d’aide dont vous avez besoin et quand.
Alors commencez à mettre de l'ordre dans vos livres, en utilisant votre logiciel de comptabilité préféré (ou vos vieux livres si vous préférez). Assurez-vous de conserver tous vos reçus et vos commandes dans un système de classement bien rangé, de manière à pouvoir vérifier en arrière tout ce que vous voudrez. Et continuez à vous assurer que ces livres s'équilibrent régulièrement.
Une autre chose importante à décider pour votre entreprise est de savoir quand et comment enregistrer chaque transaction. Il existe deux approches principales: la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice. Nous verrons ce que ces termes signifient et comment ce choix affecte votre entreprise dans un futur tutoriel..
Crédit graphique: Tableur conçu par Adam Mullindu projet Noun.
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