Remue-méninges Comment faire du brainstorming en ligne mieux dans une équipe distribuée

Vous venez juste d'apprendre qu'un nouveau projet a été approuvé et financé. Vous avez hâte d'organiser une réunion de brainstorming avec votre équipe. Mais seuls deux membres de votre équipe sont locaux. Les autres sont soit sur l'autre côte ou sur un autre continent!

Vous pouvez faire voyager tout le monde à grands frais ou trouver un autre moyen de réfléchir en équipe. Entrez "Brain-Netting" ou brainstorming sur Internet.

Outils et techniques de remue-méninges en ligne sur la mise en réseau des cerveaux. (source graphique)

Le brainstorming en ligne n'est pas une idée nouvelle, mais avec les nouveaux logiciels et outils, il est beaucoup plus efficace que jamais. Internet est cependant loin d'être parfait. Il faut une planification minutieuse ainsi que beaucoup d'intuition et de perspicacité humaines pour faire de Brain-Netting une technique efficace..

Un aperçu des outils de remue-méninges en ligne et des techniques de réseautage cérébral

Il est facile de parler de brainstorming «sur Internet», mais la réalité est que cette expression est aussi claire que de la boue. C'est comme parler de brainstorming «dans le monde réel». Le terme soulève la question «Où et comment travaillez-vous ensemble sur Internet?» 

Il existe une foule de réponses à cette question, qui vont du gratuit au coûteux, du simple au complexe, et de l'efficacité à l'inutile. Passons en revue ces outils de brainstorming en ligne et déconstruisons des techniques efficaces.

1. Des outils de réseautage cérébral du plus simple au plus sophistiqué

La forme la plus simple de Brain-Netting-qui peut être utilisée à la fois pour les équipes virtuelles et pour les équipes comprenant des membres timides ou réticents - demande aux membres de l'équipe d'envoyer leurs idées par courrier électronique à un emplacement central pour examen. Une fois que vous avez dépassé cette approche très simple, il existe plusieurs options:

• Appels de groupe - Remue-méninges verbal traditionnel utilisant la connectivité de groupe. Vous rassemblez votre groupe pour une conversation à l'aide de conversations vocales, vidéo ou à écran partagé. Il existe plusieurs fournisseurs de tels services, et la plupart sont bon marché ou gratuits. ConferenceCalling.com (pay-per-use) et FreeConferenceCall.com (gratuit) sont deux des meilleurs fournisseurs.
• Applications de chat - Slack, Yammer, Sribblar et plusieurs autres applications vous permettent de partager des courriels en fonction d'un sujet d'intérêt, du niveau de confidentialité, etc. Vous pouvez créer de petites salles de discussion pour seulement quelques collaborateurs ou partager des informations et des idées beaucoup plus largement. Vous pouvez également utiliser un logiciel de forum ou des applications de projet comme Trello ou Basecamp pour les conversations de groupe..
• Vidéo conférence - La prochaine étape serait la vidéoconférence avec la possibilité de partager non seulement la vidéo les uns avec les autres, mais aussi les écrans d’ordinateur. C'est bien de pouvoir montrer aux gens le site ou le logiciel avec lequel vous travaillez, tout en décrivant ou en discutant à haute voix. Les principales options pour ce type de service incluent Skype, GoToMeeting et UberConference. Google Hangout est également une option, même si elle n'est pas aussi bien adaptée aux besoins des entreprises..

Apprenez à configurer votre équipe et à collaborer avec Slack: 

Mais que se passe-t-il si vous souhaitez réellement collaborer en travaillant ensemble sur des documents, des tableaux blancs ou des activités de cartographie conceptuelle? Vous avez toujours un large éventail d'options à différents prix.

• Documents de collaboration - Au bas de la liste se trouvent des sites gratuits d’édition de documents, tels que Google Docs. Ces outils permettent aux membres de l’équipe de rédiger, modifier, ajouter des commentaires et autrement marquer les documents et les feuilles de calcul. Google Docs, cependant, n’est pas une solution tout-en-un: si vous souhaitez parler pendant la modification, vous devez vous connecter simultanément sur Skype ou sur un autre système de conférence.
• Solutions tout-en-un - Certaines des options tout-en-un qui vous permettent de parler, de partager des écrans, de dessiner sur des tableaux, de la vidéoconférence, d'annoter, etc. Certaines d'entre elles sont gratuites, puis ajoutées à des services payants. Des options telles que join.me, WebEx et Skype for Business, qui permettent toutes beaucoup de collaboration tout en visionnant!

Découvrez comment commencer à partager et à collaborer sur des documents dans Google Docs: 

Mais ces options ne sont qu'un début. Parce qu'il existe un tout nouvel outil de création de secteur pour les groupes intéressés par un brainstorming plus élaboré et sophistiqué à distance. Avec des noms tels que MindMeister, Concept Board, StormBoard et RealtimeBoard, ils offrent une gamme complète d’outils permettant de créer des cartes mentales, de créer des calendriers, d’annoter des rapports, etc. Ils ne sont ni gratuits ni bon marché, mais ils peuvent constituer votre meilleure option pour capturer un large éventail d’idées et d’idées de manière gérable..

2. Limitations du brainstorming en ligne avec Brain-Netting

Lorsque vous commencez à penser à travailler avec un groupe collaboratif dans le temps et dans l’espace, vous commencez à rencontrer des problèmes fondamentaux. Par exemple:

• Si un membre de l'équipe se trouve en Corée et l'autre à Détroit, vous risquez d'être confronté à de graves conflits d'horaire..
• Si certains membres de l'équipe sont des employés à temps plein alors que d'autres sont des sous-traitants ou des pigistes, vous pouvez rencontrer des problèmes avec le logiciel partagé. Voulez-vous vraiment acheter un logiciel coûteux pour un membre de l'équipe qui partira (avec son logiciel) dans six mois??
• Si certains membres de l'équipe sont techniquement avisés alors que d'autres ont du mal à éteindre puis rallumer l'ordinateur, vous constaterez peut-être que certaines personnes abandonnent complètement le processus plutôt que d'apprendre une toute nouvelle façon de communiquer..
• Si certains membres de l'équipe utilisent des Mac et d'autres des PC, vous risquez de rencontrer des problèmes de compatibilité..
• Les logiciels complexes peuvent prendre du temps à tout le monde à apprendre, ce qui signifie qu'ils ne sont utiles que si vous prévoyez de les utiliser plusieurs fois avec le même groupe de personnes..

Il est également important de rappeler que, quelle que soit la complexité du logiciel ou de la connectivité, le brainstorming nécessite la coopération intelligente d'un groupe d'êtres humains. En d'autres termes, la réussite de la création d'un réseau de cerveaux, comme n'importe quel type de brainstorming en ligne ou hors connexion, nécessite une facilitation qualifiée de la part de quelqu'un qui comprend le processus, les personnes et les objectifs..

3. S'ajuster à l'asynchronisme du brainstorming en ligne

De nombreux groupes de brainstorming à distance se trouvent dans des fuseaux horaires très différents. Un groupe dort tandis que l'autre est réveillé; l'un déjeune tandis que l'autre se dirige vers l'happy hour. Comment un tel groupe travaille-t-il ensemble? La réponse est asynchronicité.

La collaboration asynchrone est une idée simple: certaines personnes travaillent pendant que d'autres sont en sommeil, puis les deux groupes changent de rôle. C'est une bonne idée, et cela fonctionne bien lorsque votre plan est de collecter des idées, d'annoter des documents et de partager des informations sur un projet ou un produit..

Les difficultés d'asynchronicité se posent dans des situations telles que:

• L'employé A est endormi et donc incapable de défendre ses idées; En conséquence, l'employé B révise complètement le travail de l'employé A. Employé A se réveille et se met instantanément sur la défensive.
• Un animateur a été engagé pour aider à gérer un projet de brainstorming distribué. Le facilitateur, qui vit dans le fuseau horaire 1, rentre chez lui au moment où les collaborateurs du fuseau horaire 2 se présentent au travail. Le second groupe de collaborateurs établit ses propres règles, ce qui empêche de poursuivre le processus facilité le lendemain..
• Un membre de l'équipe commence à travailler sur un processus de brainstorming distribué et réalise qu'elle a une question. Elle poste sa question, mais doit ensuite attendre six heures pour entendre une réponse, le répondant se rendant au travail ou en réunion toute la journée..

La gestion d'un processus de brainstorming asynchrone nécessite un peu de confiance, mais elle présente également certains avantages. Oui, des conversations évoluent pendant que vous dormez ou que des problèmes (de prise de contrôle) se produisent, en particulier sur des sujets d'actualité. Mais vous avez également la possibilité de prendre le temps de réfléchir avant de composer vos réponses, en réfléchissant vraiment aux choses au lieu de vous précipiter au-dessus de la tête. Et parce que le temps passe entre les interactions, les membres de l'équipe ont la possibilité de commenter les idées au fil du temps. 

Cela peut conduire à un brainstorming de groupe plus réfléchi - avec certains des avantages similaires qu'une équipe pourrait tirer du processus d'écriture de cerveau: 

4. Quand le brain-neting prend-il du sens?

Quand faut-il aller au-delà d'une simple approche consistant à «envoyer un courrier électronique» pour travailler avec une équipe virtuelle? Voici quelques règles de base:

• Examinez vos objectifs, votre équipe, votre calendrier et votre budget. Si vous réfléchissez à un projet complexe avec un groupe de concepteurs sophistiqués qui disposent de beaucoup de temps, d'argent et d'esprit de collaboration, un grand achat de logiciel peut avoir un sens. Mais, si vous êtes pressé de recueillir les idées d'un groupe diversifié, pourquoi y aller?
• Certaines équipes réussissent mieux que d'autres avec Brain-Netting. Si votre entreprise est habituée au travail d'équipe virtuel ou à distance, tout le monde connaît les règles de base. Une fois que vous avez défini vos attentes pour une utilisation générale, il devient plus facile de travailler ensemble à distance chaque fois que l'occasion se présente..
• L'approche la plus simple est généralement la meilleure. Si vous pouvez réunir tout le monde sur GoToMeeting ou WebEx et animer une session de brainstorming en ligne pour obtenir les idées dont vous avez besoin, pourquoi devenir plus compliqué?
• Des outils gratuits et bien compris sont généralement une bonne option. Si vous pouvez utiliser Google Documents pour gérer un processus de brainstorming collaboratif, pourquoi investir dans des logiciels et une formation coûteux?
• Utilisez des outils intuitifs pour votre groupe. Si vous travaillez avec un groupe de concepteurs, les outils visuels sont souvent une bonne option. Si vous travaillez avec des analystes financiers, vous serez peut-être plus heureux de partager et de baliser des feuilles de calcul, des graphiques et des graphiques..
• Choisissez des outils qui vous aideront à collecter, examiner et compiler les résultats. Les notes autocollantes et les cartes heuristiques peuvent sembler superbes, mais si le logiciel que vous choisissez ne peut pas vous aider à produire un rapport ou à générer une liste de tâches à faire, il peut s'avérer fastidieux.

5. Utiliser efficacement les outils de brainstorming en ligne

Quels que soient les outils de réseautage cérébral que vous utilisez, les règles de base du brainstorming s'appliquent. En effet, aucune technologie ne peut remplacer un animateur qualifié, encourager la participation ou savoir quand il est temps de faire une pause, de résumer ou d'essayer une nouvelle tactique pour renforcer la créativité..

Alors… voici les règles de base pour mener une session de Brain-Netting efficace:

• Comprendre votre logiciel, ses options et ses limites
• Entraînez votre équipe à utiliser le logiciel efficacement
• Décrivez vos objectifs et le processus que vous utiliserez pour les atteindre
• Expliquez le calendrier. Incluez des informations sur le calendrier des réponses et la durée du brainstorming, que ce soit sur quelques heures, plusieurs jours ou plus.
• Faciliter le processus. Si tout se passe en même temps, vous pouvez animer comme vous le feriez en personne. Mais si c'est asynchrone, vous devrez peut-être intervenir à intervalles réguliers pour intervenir dans les arguments, faire appel à des membres de l'équipe réticents, résumer des points ou faire bouger les choses..
• Sachez comment vous allez clore la séance, présenter les résultats et organiser le groupe pour que celui-ci agisse.
• Expliquez comment le logiciel sera utilisé à l'avenir pour des discussions supplémentaires, des réunions de groupes de travail, etc..
• Restez au top!

Commencez le brainstorming Better Online

Le brain-netting est une excellente option pour la bonne équipe au bon moment. 

Si vous avez une équipe largement distribuée possédant les compétences techniques et personnelles nécessaires pour utiliser le brainstorming en ligne, choisissez l'outil qui répond à vos besoins particuliers.. 

Si, d’autre part, votre équipe n’est pas au courant des technologies de l’information ou n’est pas à l’aise avec le travail d’équipe virtuel et asynchrone, envisagez la possibilité de vous réunir dans la même pièce en même temps, en tant qu’alternative plus simple et plus appropriée..

Découvrez d'autres techniques de brainstorming: 

Vous pouvez également vous plonger dans notre guide ultime en plusieurs parties, qui propose de meilleures techniques de brainstorming, pour des tutoriels plus approfondis sur le brainstorming et des méthodes pour générer de nombreuses bonnes idées..