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Combien de temps passez-vous chaque jour à écrire des courriels? Une heure? Deux heures? Plus? Peu importe le temps que vous passez à écrire des courriels, c’est trop si vous créez à chaque fois un nouveau courriel..
La plupart des courriels que vous écrivez tombent dans plusieurs types courants. Vous pouvez gagner du temps en fondant les courriels que vous écrivez sur des modèles que vous personnalisez en fonction de la situation..
Avec des outils tels que les réponses fixes de Gmail ou d'autres outils tels que TextExpander, il est facile de créer et d'enregistrer des modèles de courrier électronique qui peuvent être utilisés à plusieurs reprises..
Êtes-vous prêt à commencer à utiliser des réponses prédéfinies avec des modèles de courrier électronique permettant de gagner du temps? (source graphique) Dans cet article, nous expliquons pourquoi les modèles de courrier électronique sont importants et comment les utiliser efficacement. Nous décrivons en détail comment les réponses préétablies de Gmail constituent un outil utile qui facilite l'utilisation des modèles de courrier électronique. Nous fournissons également plus de dix exemples différents de réponses préenregistrées que vous pouvez modifier et créer vous-même..
Remarque: Les exemples ici sont fictifs. Ils ne doivent pas être considérés comme des conseils juridiques ou des conseils sur une situation spécifique à laquelle vous pourriez être confronté. Utilisez-les comme point de départ pour créer vos propres modèles de courrier électronique en conserve personnalisés à partir de.
Les modèles de courrier électronique sont un excellent moyen de gagner du temps et d'augmenter votre productivité. S'ils sont utilisés correctement, les modèles de courrier électronique peuvent:
Avec un modèle, un courrier électronique dont la création peut prendre des heures peut ne prendre que quelques minutes..
Les systèmes de messagerie actuels prennent en charge l'utilisation de modèles de messagerie. Les réponses préétablies de Gmail ne sont qu'un exemple d'un bon outil à utiliser. Pour en savoir plus sur l'utilisation des réponses prédéfinies Gmail, lisez ce tutoriel:
Il y a un bon moyen et un mauvais moyen d'utiliser un modèle de courrier électronique..
La mauvaise façon d’utiliser un modèle consiste à envoyer une réponse prédéfinie, ou un autre type de modèle de courrier électronique, exactement comme elle a été écrite. Les emails de formulaire vous font mal paraître.
Pour utiliser un modèle, vous devez le personnaliser en fonction de votre situation. Insérez le nom du destinataire de l'e-mail et le nom de leur société dans l'e-mail. Mais au-delà de cela, vous souhaitez examiner le modèle avec soin pour vous assurer que chaque paragraphe s'applique et que rien ne manque..
Si vous trouvez un paragraphe dans le modèle qui ne correspond pas à la situation actuelle, supprimez-le. S'il manque quelque chose dans le modèle, ajoutez-le ensuite. Une fois que vous avez terminé, le destinataire ne devrait pas être en mesure de dire que vous utilisez un modèle..
Vous devez soigneusement relire vos modèles de courrier électronique Réponses en conserve avant de les enregistrer. Vous voulez commencer avec un modèle aussi propre que possible.
Même si vous commencez avec un modèle vierge, des erreurs peuvent s'y glisser. Vérifiez attentivement:
De plus, n'oubliez pas que chaque email doit avoir une ligne d'objet. (Les e-mails sans objet peuvent être supprimés ou aller directement dans le dossier spam.)
Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour créer votre modèle de courrier électronique professionnel, utilisez ce didacticiel comme guide:
Pour vous donner une longueur d'avance, nous avons inclus quelques modèles de courrier électronique dans cet article. Pour tirer le meilleur parti de ces modèles, personnalisez-les en fonction de votre situation. Une fois qu'elles ont été personnalisées, enregistrez-les en tant que modèle dans les réponses fixes de Gmail ou utilisez un autre outil pour les enregistrer..
Remarque: Les informations à personnaliser dans chaque modèle sont marquées par des crochets, []. Vous pouvez ajouter ou soustraire des phrases ou des paragraphes selon vos besoins. Les exemples d'informations inclus dans ces modèles de courrier électronique sont fournis à titre d'exemple uniquement..
Situation: Vous travaillez sur une équipe de projet. Vous avez besoin d'informations ou de mises à jour d'un autre membre de l'équipe.
Modèle de courrier électronique: Voici comment demander gentiment et obtenir des résultats:
Ligne d'objet: Réponse requise. Projet XYZ
Bonjour [Sally Sampleperson],
Merci beaucoup pour votre travail sur la [Phase B] la semaine dernière.
Nous prévoyons de conclure bientôt la [Phase C] et nous avons besoin d’une mise à jour concernant [Action Point] pour pouvoir procéder. Si vous pouviez me faire savoir le statut de [Phase C] d'ici [demain matin], je l'apprécierais.
Merci d'avance pour votre aide.
Cordialement,
[Maria Perez]
[Chef de projet, XYZ]
La ligne de sujet comprend la phrase, Réponse requise. L'e-mail est plus susceptible de recevoir une réponse avec cette phrase dans la ligne d'objet.
Notez également que le courrier électronique est adressé à une personne spécifique. Vous ne saurez pas toujours le nom de la personne que vous essayez d'atteindre, mais si vous le connaissez, vous devriez l'utiliser.
Situation: Vous recherchez un produit ou un service, mais le site Web de l'entreprise ne fournit pas suffisamment d'informations.
Modèle de courrier électronique: Ce courrier électronique en conserve vous aidera à obtenir les informations dont vous avez besoin pour décider.
Ligne d'objet: [Nom du produit]
Cher [service client],
Je prévois d’acheter un [type de produit] dans les prochains jours. Sur votre site Web, [SAMPLECOMPANY.COM], je remarque que votre société propose un [type de produit].
Cependant, votre site Web ne fournit pas la [taille et le poids] de [type de produit]. Pourrait vous plaire veuillez me fournir des informations supplémentaires, y compris [taille et poids]. Mon adresse électronique est [[email protected]].
Merci pour votre aide.
Cordialement,
[John Doe]
[Agent d'achats Anytown Consulting]
Mettre le nom du produit dans la ligne d'objet est le meilleur choix ici. Cela aide le destinataire à envoyer votre courrier électronique au bon département.
Écrire la salutation est également délicat, car nous n'avons pas de nom individuel. Deviner le titre de la personne qui est le plus susceptible d'aider peut être votre seule option. Notez que le ton de l'email est un peu plus formel puisque vous ne connaissez pas le destinataire..
Situation: Les propriétaires de petites entreprises demandent souvent des estimations de coûts aux prestataires de services. Il y a une mauvaise façon et une bonne façon de demander une estimation des coûts à un fournisseur de services..
Exemple de courrier électronique incorrect: La mauvaise façon d'écrire un email demandant une estimation des coûts ressemble à ceci:
Ligne d'objet: Travail de conception Web
salut,
Je suis une petite entreprise. J'ai besoin d'un concepteur de sites Web. Combien facturez-vous?
Cordialement,
Joe propriétaire d'une petite entreprise
Malheureusement, l'exemple de courrier électronique ci-dessus correspond souvent à ce qu'un fournisseur de services reçoit. Malheureusement, il ne fournit pas suffisamment d'informations pour que le fournisseur de services puisse réellement répondre à la question. De plus, votre petite entreprise a l'air de ne pas savoir ce qu'elle fait..
Exemple de modèle de courrier électronique: Une meilleure approche consiste à anticiper certaines des questions du prestataire de services dans votre courrier électronique et à fournir les réponses à ces questions également. Voici un meilleur exemple de courrier électronique demandant une estimation des coûts à un concepteur Web:
Ligne d'objet: [Web Design] Travail
Chère [Jennifer],
J'ai trouvé des exemples de votre travail sur [Sample Site (lien)]. J'ai particulièrement aimé [Nom de l'échantillon].
Notre entreprise, [The Small Company], prévoit de [refondre notre site Web] dans [le mois prochain]. Nous envisageons d’engager un contrat [concepteur de sites Web] pour nous aider dans ce processus. Nous aimerions vous considérer pour ce poste.
Laissez-moi vous parler un peu du projet.
[Notre site Web actuel utilise la plate-forme [WordPress], et nous aimerions continuer à utiliser cette plate-forme. Notre site Web comprend actuellement [cinq pages]. Nous aimerions élargir le site Web pour incorporer notre liste de produits (actuellement [30] éléments). Nous aimerions que chaque article soit lié à une page de description du produit. Nous aimerions également mettre à jour notre thème pour un look plus contemporain. Il est particulièrement important que le nouveau site soit compatible avec les appareils mobiles.]
S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous êtes intéressé par le projet. Aussi, si vous le pouvez, pourriez-vous me fournir une estimation approximative des coûts?
Je serai ravi de répondre à vos questions. Vous pouvez me joindre à [[email protected]] ou par téléphone au [XXX-XXX-XXXX].
J'espère avoir de vos nouvelles bientôt.
Cordialement,
[Propriétaire de petite entreprise Joe]
[La petite entreprise]
Voyez-vous la différence? Jennifer le concepteur de sites Web est beaucoup plus susceptible de prendre le deuxième courriel au sérieux. Tout le monde peut voir que vous avez réfléchi au projet. Notez également que l'e-mail mentionne un délai pour le projet. Ceci est important car Jennifer peut ne pas être disponible lorsque vous avez besoin d'elle.
Bien que vous n'ayez peut-être pas anticipé chaque question du fournisseur de service, vous leur avez donné la possibilité de poser des questions supplémentaires en fournissant votre adresse électronique et votre numéro de téléphone..
Remarque: Bien que cet exemple de réponse intégrée soit spécifique à un projet de conception Web, vous pouvez également le modifier pour d'autres types de projets. Le quatrième paragraphe est entièrement personnalisable et doit contenir les détails de votre projet..
Situation: Annuler un service peut être délicat. Même si vous êtes insatisfait du service, vous voulez toujours être considéré comme un professionnel.
Si vous avez un compte en ligne pour le service, l'annulation de votre compte peut être aussi simple que de vous connecter à votre compte et de cliquer sur un bouton. Annuler les services lien. Habituellement, vous trouverez ce lien sous un Mon compte ou Facturation option.
Modèle de courrier électronique: Parfois, l'option d'annulation automatique n'est pas disponible. Pour ces instances, créez un modèle Réponses prédéfinies que vous pouvez utiliser plusieurs fois. Voici un exemple:
Ligne d'objet: [Newspaper Delivery], [Compte 007XZY]
Cher représentant de compte,
Je souhaite mettre fin à mon [service d'abonnement et de distribution de journaux] à compter du [31 avril 2017]. Mon numéro de compte est [007XYZ].
La raison pour laquelle je cesse ce service est que [je déménage dans une nouvelle zone le 1er mai et que je n'ai plus besoin du journal local].
Dès que possible, veuillez confirmer la réception de cet email..
Cordialement,
[Jennifer Cho]
Comme vous pouvez le constater, le courrier électronique est court et précis. Le deuxième paragraphe, fournissant une raison pour laquelle vous interrompez le service, est facultatif. Cependant, inclure une raison peut les empêcher d’essayer de vous convaincre de conserver le service. Cela pourrait également les aider à améliorer leurs services pour d'autres clients.
En règle générale, il est préférable de garder un ton professionnel même si vous interrompez le service car vous êtes contrarié..
Situation: Vous êtes un pigiste ou un propriétaire de petite entreprise. Quelqu'un a demandé vos informations par e-mail, comment répondez-vous?
Il est préférable d'avoir un processus en tête pour répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique. De nombreux pigistes commencent par effectuer des recherches sur l'entreprise de l'enquêteur afin de déterminer s'il s'agit d'une perspective légitime. Vous pouvez le faire en ligne en consultant leur site Web, des critiques de leurs services et d’autres informations accessibles au public..
La prochaine étape varie. Certains propriétaires de petites entreprises demandent une première conférence téléphonique. D'autres envoient un questionnaire de qualification. Décidez quelle approche convient le mieux à votre entreprise et rédigez votre courrier électronique en fonction de votre décision..
Modèle de courrier électronique: Voici un exemple de réponse par courrier électronique à l'échantillon 3 ci-dessus. Il utilise l'approche consistant à envoyer un questionnaire:
Ligne d'objet: Re: [Web Design] Travail
Salut Joe],
Merci de votre intérêt pour mes [services de conception Web]. J'aimerais en savoir plus sur votre projet.
J'ai consulté le site Web actuel de [The Small Company] et je crois pouvoir vous aider..
[Mes prix commencent à XXXX.00 $ pour un site simple de quatre pages. Des frais supplémentaires peuvent être facturés si des travaux de conception, des révisions ou des réunions sont nécessaires. Pour les nouveaux clients, j'ai également besoin d'un paiement initial de 50%.]
Mon processus typique consiste à envoyer un court questionnaire [ci-joint] pour déterminer l'étendue du travail. Je crée une proposition personnalisée basée sur vos réponses. Une fois que vous avez approuvé la proposition et reçu le paiement initial, je peux démarrer le projet..
J'espère que cette information vous a aidé. S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions supplémentaires. J'espère avoir de vos nouvelles bientôt.
[Jennifer Cho]
Propriétaire et directeur
La société de design Web
Naturellement, vous souhaitez personnaliser ce modèle de courrier électronique en fonction de vos propres besoins. S'ils ont posé une question spécifique, telle que où puis-je voir des échantillons de votre travail?, modifier l'email pour inclure une réponse à cette question.
Le troisième paragraphe est facultatif. De nombreux pigistes mentionnent des frais approximatifs au début du processus pour décourager les demandeurs qui recherchent des services bon marché ou gratuits. D'autres préfèrent attendre plus loin dans le processus.
Notez le ton amical et utile. Cet email est en fait une lettre de vente car vous vendez vos services, mais il n'utilise pas de méthode de vente difficile..
Situation: Dans l’échantillon 10 ci-dessous, nous décrivons comment répondre à une lettre d’introduction. Mais si vous êtes celui qui écrit la lettre d'introduction?
Écrire une "lettre" d'introduction par courrier électronique est un moyen de plus en plus important pour les professionnels de se connecter. Le réseautage étant plus important que jamais, plus vous connaissez de personnes, plus vous avez de chances de réussir..
Mais parfois, les gens ne veulent pas être connectés. C'est donc toujours une bonne idée de vérifier auprès des deux parties pour vous assurer qu'elles sont disposées à établir une nouvelle connexion avant de rédiger une lettre d'introduction..
Par exemple, une connaissance souhaite que vous leur présentiez le responsable du recrutement d'une grande entreprise. Cependant, l’entreprise est en train de réduire ses effectifs et n’a aucune ouverture. Ils ne veulent pas être en contact avec de nouveaux candidats. Dans ce cas, l'envoi d'une lettre d'introduction par courrier électronique pourrait être une mauvaise chose à faire..
Modèle de courrier électronique: Disons que les deux parties acceptent d’être connectées. Vous pourriez écrire quelque chose comme ceci:
Objet: Présentation de [John Doe]
Salut Suzanne],
J'ai apprécié notre conversation à la [réunion des professionnels des ressources humaines] du mois dernier..
J'écris aujourd'hui pour vous présenter [John Doe] (copié sur ce courrier électronique). [John] a travaillé pour ma société [XYZ Co.] l'été dernier en tant que [stagiaire en informatique]. Je pense que [il] serait un excellent candidat pour votre département [IT].
[John] vient de terminer ses études à [l'Université ABC] où il s'est spécialisé en [informatique]..
[John]… [Susan] est [agente de recrutement des services techniques] pour [MNOP Corp.] [Elle] peut répondre à vos questions concernant votre carrière chez [MNOP Corp.]
Meilleures salutations,
[Juan Perez]
[Directeur des ressources humaines]
[Anytown Consulting]
Comme vous pouvez le constater, le courrier d’introduction est convivial. Pourtant, c'est court et précis. La concision est importante car les personnes avec lesquelles vous vous connectez risquent d'être très occupées.
Un autre type d'email que vous pourriez avoir besoin d'écrire est un email de négociation salariale. Vous n'obtiendrez pas votre tarif souhaité à moins que vous ne le demandiez.
En tant que professionnel, vous souhaitez que votre courrier électronique de négociation salariale soit professionnel, mais efficace. En savoir plus sur la rédaction d'un e-mail de négociation salariale dans ce didacticiel:
L'entrevue de remerciement sera peut-être l'un des courriels les plus oubliés, mais les plus importants, que vous enverrez. Découvrez comment laisser une bonne impression avec une interview bien écrite. Merci par email dans ce tutoriel:
Personne ne veut avoir l’air d’être harcelant. Pourtant, les gens oublient des tâches importantes, ce qui peut affecter votre entreprise. Utilisez les exemples de modèles prédéfinis du didacticiel suivant pour envoyer un courrier électronique de rappel convivial:
Votre contact vient de vous présenter une nouvelle connexion importante. Ce que vous faites ensuite détermine comment ils pensent de vous. Laissez la bonne impression en suivant les conseils de ce tutoriel:
Votre lettre d'accompagnement par courriel peut être tout aussi importante que votre CV pour trouver un emploi. Suivez les conseils détaillés et les exemples de modèles de ce didacticiel pour vous assurer que votre lettre de motivation par courrier électronique est professionnelle:
Il ne faut pas prendre des heures pour écrire un email. Vous pouvez réduire considérablement le temps que vous passez sur les courriers électroniques en personnalisant les modèles de courrier électronique pré-écrits. Les réponses instantanées de Gmail sont un excellent outil pour stocker et utiliser des modèles de courrier électronique..
Nous avons fourni des modèles de courrier électronique pour de nombreuses situations et des liens vers d'autres exemples de réponses par courrier électronique pour vous aider à créer vos propres modèles de réponses prédéfinies..
Avez-vous des courriels que vous semblez écrire encore et encore? Partagez vos propres modèles de courrier électronique courts pour les scénarios commerciaux courants dans les commentaires ci-dessous..
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