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Que vous jouiez aux cartes, au baseball ou à Candy Crush Saga, vous ne réussirez pas tant que vous ne saurez pas garder les scores..
Le jeu des affaires n'est pas différent. Le seul problème est que la manière dont vous tenez la comptabilité de compte et la tenue de livre peut être assez compliquée. Dans un tutoriel récent, nous avons abordé les bases de la comptabilité, mais il y a une partie cruciale que nous n'avons pas mentionnée: la différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice..
Dans ce didacticiel, vous allez apprendre comment fonctionnent à la fois la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice. Vous verrez des exemples de chaque technique en action, vous en apprendrez le pour et le contre et serez prêt à choisir celle que vous utiliserez pour votre entreprise..
Cela peut sembler assez ésotérique, mais si vous possédez une entreprise, vous devez le comprendre. Comme vous le verrez dans ce didacticiel, si vous n'enregistrez pas les transactions de la bonne manière, vous risquez de donner une image erronée du véritable état de votre entreprise. Cela rendra la planification plus difficile, pourrait affecter le montant des taxes que vous payez, et dans des cas extrêmes, cela pourrait même vous faire complètement fuir..
Supposons que vous dirigiez une entreprise de conseil et qu'au mois de septembre, vous remportiez un contrat juteux de 50 000 $ avec une entreprise du classement Fortune 500. Toutes nos félicitations!
Mais vous ne recevez pas l'argent tout de suite. Vous fournissez les services de conseil et soumettez votre facture en octobre. La société tarde ensuite à payer pour que la facture soit payée. Vous ne recevrez donc pas le chèque avant décembre..
Alors, quand enregistrez-vous ces 50 000 $ en recettes? Lorsque vous effectuez la vente, lorsque vous fournissez le service ou lorsque vous recevez de l'argent?
Selon la méthode de la comptabilité de caisse, vous attendriez d'avoir l'argent dans votre compte bancaire en décembre. Tout au long des mois de septembre, octobre et novembre, vous saurez que 50 000 dollars vont arriver bientôt, mais cela n'apparaîtra nulle part dans votre compte de résultat..
Cela semble prudent, non? Après tout, la plupart des propriétaires d'entreprise racontent que des clients retardent le paiement de leurs factures ou, dans certains cas, ne paient pas du tout. En comptabilité de caisse, vous ne reconnaissez le revenu que lorsque vous avez l'argent à la banque.
Mais le revers de la médaille est que si vous engagez des dépenses, celles-ci ne sont pas enregistrées tant que vous ne payez pas l'argent. Pour vous aider à remplir ce nouveau contrat, vous investissez 10 000 USD dans du nouveau matériel informatique, pour lequel le vendeur vous propose un contrat «Achetez maintenant, payez plus tard».
Vous avez dépensé 10 000 dollars en octobre, mais cela n’a pas été comptabilisé comme dépense tant que vous n’avez pas coupé le chèque deux mois plus tard. Pas si prudent.
La méthode de comptabilité d'exercice vise à enregistrer les produits lorsqu'ils sont gagnés et les dépenses lorsqu'elles sont engagées, quel que soit le moment où l'argent change de mains..
Vous devez encore être assez sûr de recevoir l'argent avant de pouvoir l'enregistrer en tant que revenu. En septembre, lorsque votre équipe de vente décroche le contrat, vous ne le calculez pas immédiatement comme un revenu. En règle générale, vous l'enregistriez lorsque le produit ou le service a été livré et qu'une facture a été envoyée. Dans ce cas, ce serait en octobre..
Qu'en est-il de l'équipement informatique que vous avez acheté? Eh bien, selon la méthode de la comptabilité d'exercice, la date à laquelle l'argent change de main est sans importance. Vous l’enregistrez en tant que dépense lors de l’achat, donc en octobre.
Avec ce système, vous obtenez une image beaucoup plus précise de ce qui se passe dans votre entreprise. Vous avez fait le travail en octobre et les revenus sont enregistrés en octobre. Vous avez acheté le matériel informatique en octobre et la dépense apparaît en octobre.
Mais d'un autre côté, vos comptes sont maintenant séparés du flux de trésorerie, ce qui peut créer des problèmes, comme nous le verrons…
Maintenant que vous savez comment chaque méthode fonctionne, il est temps d'examiner leurs avantages et leurs inconvénients.
Le principal avantage de la méthode de paiement en espèces est sa simplicité. La méthode de comptabilisation peut en réalité devenir assez compliquée lorsque vos transactions sont plus complexes que celles que nous avons examinées jusqu'à présent. Si vous avez des factures payées à l'avance, des arriérés et d'autres des paiements échelonnés, vous pouvez finir par transférer de l'argent entre plusieurs comptes et vous décoiffer au moment où il est possible de reconnaître chaque transaction dans le compte de résultat..
Avec la comptabilité de caisse, vous n'avez pas à vous soucier de cela. Lorsque l'argent apparaît dans votre compte, il s'agit d'un revenu. Lorsque l'argent quitte votre compte, c'est une dépense. Simple.
Un autre avantage de la méthode de l’argent liquide est qu’elle donne une image précise du montant d’argent dont vous disposez à un moment donné. Il est vrai que vous aviez gagné cet argent en octobre, mais l’essentiel, c’est que vous n’avez pas d’argent avant décembre. Comme nous l'avons vu dans un didacticiel précédent, la gestion de votre trésorerie est essentielle pour les petites entreprises. L'utilisation de la comptabilité de caisse peut vous aider à toujours disposer de suffisamment de ressources pour rester à flot..
Comme nous l'avons vu dans l'introduction, la comptabilité est essentiellement un moyen de conserver le score pour votre entreprise. Si vous utilisez la méthode de la comptabilité de caisse, le score peut parfois être trompeur.
La méthode de la comptabilité de caisse montre que octobre a été un mois terrible pour notre entreprise de conseil, par exemple. Nous n'avons réalisé aucun revenu et engagé une dépense de 10 000 dollars. Décembre, en revanche, a été un mois exceptionnel - 50 000 $ de revenus et aucune dépense.
Ceci est clairement trompeur. Octobre était en fait le mois où nous avons travaillé fort et gagné 50 000 $ de revenus, et le fait que décembre soit le moment où le chèque est enfin arrivé par la poste n'en fait pas un bon mois..
Il est facile de repérer ces types d’erreurs et de les corriger lorsqu’il s’agit d’une transaction unique, mais lorsque votre entreprise génère de nombreux éléments de produits et de charges différents, c’est beaucoup plus difficile. Plus l'écart entre le moment où les revenus sont gagnés et celui où ils sont perçus est grand, plus le problème est grave.
Essentiellement, vous essayez de juger de votre performance en vous basant sur un ensemble de comptes reflétant le fait assez arbitraire du moment où les paiements ont été effectués, ce qui peut créer des problèmes. Par exemple, les entreprises observent souvent des périodes relativement occupées et calmes et affectent leur personnel en conséquence. Si vos revenus sont enregistrés dans une période différente de celle où ils sont gagnés, vous risquez de vous retrouver en sureffectif pendant les périodes creuses et de manquer de personnel en période de pointe..
La comptabilité d'exercice résout certains des problèmes créés par la comptabilité de caisse, mais crée ses propres problèmes. Voici un résumé:
La comptabilité d'exercice donne une image beaucoup plus claire de la rentabilité de l'entreprise en reflétant avec précision le moment où les produits sont gagnés et les dépenses engagées..
Cela peut vous aider à déterminer quels mois, trimestres et années ont été fructueux pour vous. La situation n’est pas faussée par les retards de paiement ou de réception des paiements..
Cela donne également une meilleure image de votre «score» global à tout moment. Il est plus facile pour vous de planifier, car vous avez comptabilisé tous vos revenus et toutes vos dépenses, même si vous n'avez pas encore reçu les paiements..
La méthode de la comptabilité d'exercice est plus efficace pour le traitement des transactions complexes, car vous suivez l'argent dans des comptes différents selon qu'il est reçu à l'avance ou prévu, mais qu'il n'a pas encore été reçu. Vous comptabilisez également les dépenses que vous avez engagées mais que vous n'avez pas encore payées, ce qui vous permet d'éviter les dépenses excessives..
La comptabilité d'exercice est plus compliquée que la comptabilité de caisse. Tout le monde peut suivre l’argent entrant et sortant d’un compte; anticiper les transferts qui ne se sont pas encore produits est plus difficile.
La complexité peut également être source de confusion et même de déception. Il y a un vieil adage dans les affaires: «L'argent ne ment pas.» Les régularisations, en revanche, peuvent être manipulées..
Enron est un exemple célèbre d'entreprise qui a massacré ses comptes en se montrant très agressive quant à la rapidité avec laquelle elle a reconnu ses revenus. Elle a signé des contrats pluriannuels pour le gaz et l’électricité et a enregistré la totalité des bénéfices dans ses livres le même jour. Cela a conduit à un énorme déséquilibre entre le montant des bénéfices de la société et le montant de ses revenus..
Bien sûr, la plupart des entreprises ne vont pas aussi loin qu’Enron. Toutefois, lorsque vous utilisez la méthode de la comptabilité d'exercice, vous devez vous rappeler que vous enregistrez les revenus avant de les recevoir. Si vous ne faites pas attention, vous pouvez vous retrouver à court d'argent, même si votre entreprise est rentable. Vous devez suivre votre flux de trésorerie séparément lorsque vous utilisez le système de régularisation et tenez toujours compte de la possibilité que les revenus escomptés ne se matérialisent pas..
Alors, ce qui convient à votre entreprise: comptabilité de caisse ou comptabilité d'exercice?
Les grandes entreprises n'ont pas le choix: elles doivent adopter la comptabilité d'exercice. Si votre entreprise réalise un chiffre d'affaires supérieur à 5 millions de dollars par an ou conserve un inventaire d'articles vendus au public et génère des recettes brutes supérieures à 1 million de dollars par an, vous devez utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice..
Pour les petites entreprises, c'est plus compliqué. Pensez à ce qui a le plus de sens pour votre propre situation. Si vous avez une très petite entreprise, la simplicité de la comptabilité de caisse pourrait en faire la meilleure approche, en particulier si vous êtes généralement payé assez rapidement. Mais au fur et à mesure que votre entreprise se complique, les informations supplémentaires enregistrées dans la méthode de la comptabilité d'exercice commenceront à porter leurs fruits, surtout s'il y a souvent un grand écart entre le moment de la vente et celui du paiement..
Pensez également à votre situation fiscale. Ce n'est pas qu'une méthode soit intrinsèquement «meilleure» que l'autre aux fins de l'impôt, mais la méthode que vous utilisez peut affecter l'année d'imposition dans laquelle les produits et les charges sont enregistrés. Pour certaines entreprises, choisir une méthode plutôt qu'une autre peut vous donner un avantage..
Par exemple, si vous faites beaucoup de travail pendant la saison des vacances à la fin de l’année, mais que vous ne recevez pas les paiements avant le mois de janvier, le mode de paiement peut vous sembler judicieux. Vous pouvez reporter l'enregistrement des revenus (et payer l'impôt sur ceux-ci) à l'année d'imposition suivante, ce qui vous donne une année supplémentaire pour conserver cet argent et l'utiliser comme bon vous semble. Dans différentes situations, la méthode de comptabilisation peut être meilleure: il s'agit de comprendre ce qui aidera votre entreprise.
Alors maintenant, vous avez appris la différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice. Vous avez vu pourquoi c'est important, comment chaque système fonctionne et quels sont les avantages et les inconvénients.
Vous avez vu que les principaux avantages de la méthode de paiement en espèces sont sa simplicité et la façon dont elle maintient vos comptes liés à l'argent que vous avez sous la main. La méthode de comptabilisation, en revanche, est plus compliquée, mais fournit une image plus précise de la rentabilité de votre entreprise et du moment où ces bénéfices ont été réalisés..
Il ne vous reste donc qu’à décider lequel vous convient le mieux. Tenez compte de la taille et de la complexité de votre entreprise et de votre situation fiscale. Les deux méthodes sont valables, mais vous devez choisir l’une ou l’autre, et non basculer entre elles à votre guise. Lorsque vous aurez décidé, vous saurez le bon moment pour enregistrer chaque transaction et son incidence sur votre entreprise..
Lorsque vous utilisez la méthode que vous avez choisie, rappelez-vous que chaque approche a ses limites. Si vous utilisez la comptabilité de caisse, rappelez-vous que les résultats peuvent ne pas refléter votre performance réelle à chaque période. Et si vous utilisez la comptabilité d’exercice, rappelez-vous qu’il mesure vos bénéfices et non votre trésorerie, vous devrez donc également suivre de près vos flux de trésorerie..
Crédit graphique: Tableur conçu par Adam Mullindu projet Noun.
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