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Jusqu'à présent, dans cette série sur la gestion des risques, nous avons examiné les principaux types de risques auxquels une entreprise peut être confrontée et comment mesurer ces risques dans votre entreprise..
La prochaine étape logique consiste évidemment à élaborer un plan pour gérer chaque risque identifié, afin de pouvoir gérer vos risques de manière continue. Vous apprendrez exactement comment faire cela dans ce tutoriel.
Nous commencerons par voir à quoi un plan de gestion des risques pourrait ressembler et comment vous pouvez en élaborer un pour votre entreprise. Nous examinerons ensuite vos options pour gérer chaque risque individuel et la manière dont vous pourrez choisir la stratégie à utiliser. Enfin, nous verrons comment vous pouvez surveiller régulièrement les risques de votre entreprise et mettre à jour votre plan, le cas échéant..
L’élaboration d’un plan de gestion des risques solide est l’une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour votre entreprise. Les entreprises échouent tout le temps, accusant parfois la malchance, «l’économie» ou d’autres circonstances imprévues. La gestion des risques consiste à se préparer au plus grand nombre possible d’événements indésirables, de sorte que vous puissiez affronter les tempêtes qui font régner la concurrence sur vos concurrents..
Bien sûr, une catastrophe peut toujours saper les meilleurs plans, mais prendre au sérieux la gestion des risques augmentera certainement vos chances de réussite à long terme. Alors, commençons.
Chaque entreprise devrait avoir un plan de gestion des risques solide. Voici un guide pour en mettre un ensemble.
Le format peut varier considérablement en fonction des besoins de votre entreprise. Un plan de gestion des risques pour une grande entreprise complexe peut facilement contenir des centaines de pages, tandis qu'une petite entreprise peut simplement disposer d'un petit tableur se concentrant sur les principaux éléments..
Il y a cependant quelques éléments essentiels à inclure dans un plan de gestion des risques. Les voici:
Regardons chacun de ceux-ci à tour de rôle. Si vous avez suivi la série jusqu'à présent, vous remarquerez que nous avons déjà couvert les deux premiers éléments du dernier tutoriel. Nous avons donc déjà une bonne longueur d'avance sur notre plan. Voici l'exemple de table que nous avons créé la dernière fois:
| Risque | Probabilité | Impact | Score de risque |
| Le client clé XYZ Corp paie sa facture en retard. | 5 | 2 | dix |
| Perte de courant pendant plus de 24 heures. | 1 | 3 | 3 |
| Notre COO Janet quitte la société. | 4 | 4 | 16 |
| Un nouveau concurrent réduit le prix de notre produit principal. | 2 | 5 | dix |
| Revue de produit cinglante d'un magazine / site internet influent. | 3 | 2 | 6 |
Votre plan complet comportera bien sûr beaucoup plus d'éléments, mais cet exemple illustre au moins le format. Vous pouvez vous référer à l'autre tutoriel pour plus de détails sur la signification de chaque score..
Donc, pour compléter notre plan de gestion des risques, il suffit d’ajouter deux colonnes à notre tableau.
La première nouvelle colonne est une évaluation des contrôles actuels. Pour chacun des risques que vous avez identifiés, que faites-vous actuellement pour contrôler ce risque et quelle est son efficacité??
Par exemple, examinons le premier élément de notre tableau: «Le client clé XYZ Corp paie sa facture en retard. avoir un membre de votre personnel responsable du suivi personnel des appels téléphoniques et des courriels. Vous les listeriez comme contrôles existants de votre plan de gestion des risques..
La prochaine étape consiste donc à examiner l'efficacité de ces actions. Dans quelle mesure les choses fonctionnent-elles maintenant? Si votre client paie presque toujours à temps, par exemple, vos contrôles sont efficaces. Mais si XYZ Corp a déjà effectué ses paiements deux ou trois fois en retard cette année, les contrôles sont insuffisants. Encore une fois, vous pouvez utiliser une simple échelle à cinq points ici:
Ensuite, le dernier élément de votre plan détaille les mesures que vous prévoyez prendre pour gérer les risques plus efficacement. Que pourriez-vous faire, soit pour réduire la probabilité que cet événement se produise, soit pour minimiser son impact lorsque cela se produit??
Ce dernier élément est un peu plus complexe, nous allons donc l'examiner plus en détail dans la section suivante de ce tutoriel..
Ainsi, à ce stade de la série, nous avons identifié tous les principaux risques de notre activité, nous les avons hiérarchisés en fonction de la probabilité et de l’impact et avons évalué l’efficacité de nos contrôles actuels..
La prochaine étape consiste à décider quoi faire face à chaque risque, afin que nous puissions mieux les gérer. Dans le monde de la gestion des risques, il existe quatre stratégies principales:
Chaque stratégie a ses avantages et ses inconvénients et vous finirez probablement par utiliser les quatre. Parfois, il peut être nécessaire d’éviter un risque et d’autres fois, vous voudrez le réduire, le transférer ou tout simplement l’accepter. Voyons ce que ces termes signifient et comment décider de la bonne classification à utiliser pour chacun des risques de votre entreprise..
Parfois, un risque sera si grave que vous voudrez simplement l'éliminer, par exemple en évitant complètement l'activité ou en utilisant une approche complètement différente. Si un type de trading est très risqué, vous pouvez décider que cela ne vaut pas la récompense potentielle et l'abandonner..
L'avantage de cette stratégie est que c'est le moyen le plus efficace de gérer un risque. En arrêtant l'activité à l'origine des problèmes potentiels, vous éliminez les risques de pertes. Mais l'inconvénient est que vous perdez également des avantages. Les activités risquées peuvent être très rentables, voire avoir d'autres avantages pour votre entreprise. Cette stratégie est donc mieux utilisée en dernier recours, lorsque vous avez essayé les autres stratégies et constaté que le niveau de risque est encore trop élevé..
Si vous ne voulez pas abandonner complètement l'activité, une approche commune consiste à réduire le risque qui y est associé. Prendre des mesures pour que le résultat négatif soit moins susceptible de se produire ou pour minimiser son impact lorsque cela se produit.
Dans notre cas précédent, «Le client clé XYZ Corp paie ses factures en retard», par exemple, nous pourrions réduire la probabilité en offrant au client une incitation à payer ses factures à temps. Peut-être une réduction de 10% pour paiement anticipé et une pénalité pour paiement tardif. Il peut être difficile de traiter avec des clients qui paient tardivement, et nous en avons parlé plus en détail dans notre tutoriel sur la gestion plus efficace des flux de trésorerie, mais voici quelques options..
Dans le même exemple, nous pourrions réduire le impact en accordant un accès à une facilité de crédit à court terme. Ainsi, même si le client paie en retard, nous ne manquons pas d’argent. Pour plus d'informations sur les options d'emprunt à court terme telles que l'affacturage et les lignes de crédit, consultez notre tutoriel sur l'emprunt d'argent pour financer une entreprise..
Cette stratégie est probablement la plus courante et convient à un large éventail de risques différents. Cela vous permet de continuer l'activité, mais avec les mesures en place pour la rendre moins dangereuse. Si bien fait, vous avez le meilleur des deux mondes. Mais le danger est que vos contrôles sont inefficaces et que vous finissez toujours par subir la perte que vous craigniez.
Nous connaissons tous le concept d'assurance de notre vie quotidienne, et il en va de même pour les entreprises. Un contrat d’assurance est fondamentalement un transfert de risque d’une partie à une autre, avec un paiement en retour.
Lorsque vous êtes propriétaire d'une maison, par exemple, le risque d'incendie, de vol et autres dommages est élevé. Vous pouvez donc acheter une police d’assurance habitation et transférer ce risque à la compagnie d’assurance. Si quelque chose ne va pas, c'est la compagnie d'assurance qui supporte la perte et, en échange de cette tranquillité d'esprit, vous payez une prime..
Lorsque vous êtes propriétaire d’une entreprise, vous avez également la possibilité de transférer bon nombre de vos risques à une compagnie d’assurance. Vous pouvez assurer vos biens et vos véhicules et souscrire divers types d’assurance responsabilité civile afin de vous protéger des poursuites. Nous examinerons l'assurance plus en détail dans le prochain tutoriel de la série, mais c'est une bonne option pour gérer les risques qui ont un impact potentiel important, tant que vous pouvez trouver une police abordable..
Comme nous l'avons vu, la gestion des risques a un prix. Éviter un risque signifie restreindre les activités de votre entreprise et passer à côté des avantages potentiels. La réduction d'un risque peut impliquer de nouveaux systèmes coûteux ou des processus et contrôles fastidieux. Et le transfert d'un risque a aussi un coût, par exemple une prime d'assurance.
Ainsi, dans le cas de risques mineurs, il peut être préférable de les accepter simplement. Il ne sert à rien d'investir dans une toute nouvelle suite de logiciels coûteux simplement pour atténuer un risque qui n'aurait de toute façon pas eu un impact très important. Pour les risques qui ont reçu un score faible pour l'impact et la probabilité, recherchez une solution simple et peu coûteuse. Si vous ne pouvez pas en trouver une, il peut être intéressant de simplement accepter le risque et de continuer comme si de rien n'était..
L'avantage d'accepter un risque est assez clair: il n'y a aucun coût et libère des ressources pour se concentrer sur des risques plus graves. L'inconvénient est également assez clair: vous n'avez aucun contrôle en place. Si l'impact et la probabilité sont mineurs, cela peut aller. Mais assurez-vous d’avoir évalué ces choses correctement, afin d’éviter toute mauvaise surprise..
Mettre en place des mesures ne suffit pas; vous devez également vérifier leur efficacité et surveiller votre entreprise régulièrement pour identifier et gérer les nouveaux risques..
Le point de départ est le plan que vous avez élaboré. Vous devriez maintenant avoir une liste de tous les risques de votre entreprise, une évaluation de leur probabilité et de leur impact, une évaluation de vos contrôles actuels et un plan d'action pour y faire face. Voici un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler lorsque vous mettez tout cela ensemble (cliquez sur le bouton Plan de gestion des risques et inscription bouton en bas de page).
Le danger avec un document comme celui-ci est que vous passez beaucoup de temps à le préparer, mais que vous ne le remettiez jamais à jour ultérieurement. Un bon plan de gestion des risques doit être un document évolutif, constamment référencé et mis à jour pour refléter les nouvelles situations, les nouveaux risques et l'efficacité de vos actions..
Tout d’abord, chaque action que vous définissez doit avoir une date butoir à terminer et une personne qui en est le principal responsable. Par exemple, avec notre client en retard de paiement, nous pourrions décider que notre vendeuse, Tina, sera chargée de renégocier les conditions de paiement avec XYZ Corp. afin de créer des incitations à un paiement rapide, et que cela sera terminé le 1er mars..
Une fois que Tina a terminé, vous pouvez déplacer cela de la colonne «actions» vers la colonne «contrôles actuels». Ensuite, au cours des mois suivants, vous évalueriez l’efficacité des nouvelles conditions de paiement pour réduire les risques. S'ils ne sont toujours pas efficaces, vous pouvez envisager l'option de financement à court terme pour réduire l'impact des retards de paiement..
Si aucune de ces options ne fonctionne, vous pouvez alors rechercher d'autres solutions. Si vous avez tout essayé et que le client paie toujours en retard, vous pouvez alors décider d'accepter le risque si les affaires du client sont vraiment importantes pour vous ou opter pour l'option nucléaire d'éliminer complètement le risque en évitant de traiter avec cela. client.
La situation évoluera constamment au fil du temps, à mesure que les risques évolueront et que vos réponses produiront leurs propres effets. Certains des contrôles que vous avez mis en place peuvent réduire la probabilité que le client paie en retard, ce qui le rend moins important. Ou bien vous pouvez prendre tellement de clients que XYZ Corp. représente une part plus petite de vos revenus, de sorte que l’impact des retards de paiement est moindre. Tout cela doit être pris en compte.
Il n'y a pas de règle absolue concernant la fréquence de mise à jour de votre plan de gestion des risques. Les grandes entreprises ont des départements entiers dédiés à la gestion des risques à temps plein, alors que dans une petite entreprise, les ressources que vous pouvez y consacrer seront probablement plus limitées. La clé est de vous engager à mettre à jour votre plan régulièrement, que ce soit sur une base mensuelle, trimestrielle ou même annuelle..
Une des meilleures approches consiste à apporter des modifications mineures à des éléments individuels, au fur et à mesure que les changements se produisent, puis à effectuer un examen plus complet du document selon un calendrier moins fréquent, mais toujours régulier. L’examen approfondi inclurait le retour aux étapes décrites dans les premières parties de cette série, une réflexion sur tous les risques auxquels votre entreprise est exposée, l’ajout de nouveaux éléments à la liste et leur classement par ordre d’importance. Faites de même avec vos risques existants, en notant tout changement..
Si vous suivez toutes les étapes décrites dans ce didacticiel et dans les premières parties de la série, vous serez bien placé pour protéger votre entreprise des nombreux écueils qui se présenteront à vous..
Vous disposez maintenant d'un plan de gestion des risques complet qui décrit tous les risques auxquels votre entreprise est confrontée et les classe en fonction de leur probabilité de survenue et de la gravité de leur impact..
Vous avez évalué l'efficacité des contrôles que vous avez actuellement mis en place et élaboré un plan d'action pour éviter, réduire, transférer ou accepter le risque..
Votre plan d'action est assorti d'un calendrier précis et d'une personne responsable de sa mise en œuvre. Vous vous êtes engagé à surveiller le succès de vos actions et à mettre à jour le plan, le cas échéant..
Toutes nos félicitations! Vous êtes dans une meilleure position que beaucoup d'autres propriétaires d'entreprise. Des événements véritablement imprévisibles peuvent quand même surgir et poser des défis, mais vous avez fait de votre mieux pour planifier les risques potentiels et vous protéger autant que possible..
Le dernier didacticiel de cette série examinera plus en détail l'option de transfert des risques. Il existe de nombreux types d’assurance entreprise, et ces catégories sont différentes de celles auxquelles vous pourriez être habitué de votre vie personnelle. Alors restez à l'affût des principaux types d'assurance dont votre entreprise a besoin.
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