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En tant que pigiste, la partie la plus importante de votre journée peut être consacrée à l’envoi de factures. Vous rencontrerez peut-être un client ou deux qui est heureux de vous envoyer le paiement dès qu’il reçoit un produit fini, mais la plupart attendront votre facture: pas de facture, pas d’argent. Cela signifie que la facturation est juste quelque chose que vous faites. C'est nécessaire - mais c'est aussi un système que vous pouvez améliorer. Examiner certaines des meilleures pratiques en matière de facturation peut vous aider à renforcer votre propre système. Vous pouvez obtenir l'argent qui vous est dû sans perdre trop de temps sur votre travail générateur de revenus.
Pratiquement toutes les étapes du processus de facturation peuvent être normalisées, même si vous utilisez une application de facturation de base. Il y a la facture elle-même, bien sûr, mais toute communication que vous envoyez concernant votre facturation devrait probablement être une question de remplissage des blancs. Mais il existe d'autres aspects de vos pratiques de facturation qui peuvent également être rationalisés avec un peu de normalisation..
Modifiez-vous vos conditions de facturation pour répondre aux besoins de chaque client? Beaucoup de pigistes le font, tout simplement parce que les clients qui ont de l'argent peuvent souvent dicter qu'ils gèrent la facturation sur une base nette de 90, car ils ont besoin de 90 jours complets pour obtenir une facture approuvée et traitée. De même, vos conditions de facturation habituelles (dates de paiement, frais de retard et autres détails) doivent être définies de manière à ce qu'un client puisse être plus accommodant. Ce type de normalisation peut également vous aider à déterminer jusqu'à quel point vous pouvez étendre vos conditions pour aider un client en particulier. Un client a demandé 120 jours pour payer une facture. Pour la plupart des projets, cependant, je ne peux pas me permettre de travailler sur une base nette de 120. Travailler pour un paiement dans quatre mois peut signifier que mes factures dans trois mois ne seront pas payées.
La plupart des pigistes comprennent qu'un email comprenant rien de plus qu'un total et une date d'échéance ne constitue pas vraiment une facture légitime. Mais la plupart d'entre nous comptent sur des applications de facturation qui nous permettent de brancher les informations, les services et les tarifs d'un client, ce qui ne correspond pas nécessairement aux attentes du client pour une facture véritablement professionnelle. Malheureusement, les normes pour une facture peuvent varier, en fonction de l'industrie avec laquelle vous travaillez..
Les déclenchements les plus courants sont les bons de commande et autres informations requises définies par des clients individuels. Il peut être difficile de prédire exactement ce dont le système de comptabilité fournisseurs de chaque client a besoin pour traiter rapidement votre facture - mais si vous ne disposez pas de toutes les informations nécessaires sur votre facture initiale, certains clients peuvent penser de vous comme un pigiste moins professionnel. Cela signifie demander à l'avance les numéros de commande, les numéros d'identification et d'autres détails..
Pour la plupart des pigistes, une facture professionnelle comprend au moins la plupart des éléments suivants:
Plus un différend au sujet d'une facture perdure, moins vous avez de chances de recevoir votre paiement. Faites de la réponse aux questions et aux préoccupations de vos clients concernant les factures une priorité, ne serait-ce que pour obtenir votre argent un peu plus rapidement. Et si le temps file et qu'une facture arrive à échéance parce qu'un client attend votre réponse, prenez les mesures qui s'imposent: supprimez les frais de retard qui pourraient être de votre faute. Cela peut rendre votre situation financière un peu plus difficile, mais cela aidera également à convaincre un client de vous apporter des affaires renouvelées. Après tout, même si un client paie des frais de retard qu’il ne pense pas être de sa faute, il ne reviendra probablement plus avec des affaires..
Si vous n’avez tout simplement pas le temps de traiter les questions relatives à la facturation et à tout votre travail rémunéré, il est peut-être temps de commencer à chercher des solutions de rechange. Un assistant virtuel ou un commis aux livres pourrait probablement prendre en charge les tâches élémentaires de la facturation et de la réponse aux questions des clients. La question de savoir si vous pouvez vous permettre un peu d’aide n’est pas toujours une question: si votre système de facturation n’est pas trop complexe, un assistant pourrait probablement gérer la facturation en une heure ou deux en vous laissant libre de travailler sur des projets payants.
Que vous soyez un designer, un rédacteur ou un créateur de widgets indépendant, votre entreprise ne fonctionne que si vous êtes payé pour vos factures. Cela signifie prendre le temps - ou embaucher quelqu'un - de garder vos factures à jour. Laisser n'importe quelle partie de la facturation échouer signifie mettre de l'ordre dans les problèmes financiers. Vous ne pourrez peut-être pas encaisser chaque facture émise, mais tous les efforts que vous pouvez déployer en valent la peine..
Vous pouvez utiliser Freshbooks pour une facturation et un suivi de paiement professionnels.
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