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Garder les livres pour votre entreprise devrait être un processus relativement simple: avec les bons outils, vous pouvez automatiser au moins une partie du travail et laisser le logiciel gérer les éléments les plus difficiles. Freshbooks est un outil de comptabilité particulièrement simple à utiliser pour:.
Selon votre entreprise, vous pouvez configurer votre compte rapidement. Dans ce didacticiel, découvrez les fonctionnalités utiles de l'utilisation de Freshbooks: configuration, importation de vos données client, apprentissage de la gestion de factures, suivi du temps, enregistrement des dépenses, etc..
Il est temps de mettre votre entreprise en ordre.
Pour compléter le didacticiel, vous aurez besoin des éléments suivants:
Avant de pouvoir créer des factures dans Freshbooks, vous devez ajouter vos clients. L'application Web nécessite une adresse électronique pour chaque client, ainsi qu'un nom d'organisation. Toutes les autres informations sont facultatives, bien que cela vaille la peine d'ajouter au moins les informations dont vous avez besoin pour pouvoir envoyer une facture à ces clients, ainsi que de suivre toute situation dans laquelle le simple fait d'envoyer une facture ne suffit pas.
Vous devrez cliquer sur le Personnes onglet du tableau de bord Freshbooks, suivi du bouton Nouveau client bouton pour ajouter des clients individuellement.
Considérant que de nombreuses entreprises préfèrent recevoir les factures par courrier ou par fax, il est généralement judicieux d’inclure ces informations. Vous pouvez également importer des clients via différents formats. Il y a un lien pour démarrer le processus d'importation sur le Personnes page.
Créez une nouvelle facture dans Freshbooks en sélectionnant le Factures onglet sur le tableau de bord, puis en cliquant sur le Nouvelle facture bouton. Dans votre nouvelle facture, vous pouvez ajouter des entrées de temps ou des éléments, en fonction de la manière dont vous facturez vos clients. Vous pouvez modifier chaque détail de votre facture directement, quels que soient vos paramètres universels:
Les factures sont jointes aux clients et vous pouvez envoyer votre facture, soit par courrier électronique, soit par courrier postal, directement à partir de la page de la facture individuelle. Vous avez également la possibilité d'enregistrer les factures en tant que brouillons, dans les cas où vous ne souhaitez peut-être pas envoyer une copie d'une facture à un client mais que vous souhaitez que celle-ci soit enregistrée (le client est peut-être déjà payé)..
Pour les factures récurrentes qui ne changent pas, vous pouvez automatiser l’ensemble du processus. Lorsque vous êtes dans le tableau de bord de la facture, cliquez sur Récurrent et puis sur Nouveau profil récurrent. Le processus est identique à la création d'une facture régulière. Vous devez donc définir un calendrier d'envoi de vos factures. Freshbooks peut gérer de telles factures sans autre intervention de votre part. Freshbooks offre également la possibilité de créer des estimations, de les faire approuver et de les transformer en factures..
La feuille de temps est la principale méthode de suivi du temps de Freshbook. Vous pouvez le trouver en cliquant sur le bouton Suivi du temps onglet sur le tableau de bord principal. Dans une feuille de temps, vous pouvez enregistrer les heures que vous avez déjà travaillées sur un projet spécifique, ainsi que lancer une minuterie pendant que vous travaillez. Les deux méthodes nécessitent de définir un projet auquel associer votre travail, lequel peut à son tour être attribué à un client ou à un travail interne..
Dans un projet, vous pouvez contrôler les tâches assignées ainsi que les membres de l'équipe, en précisant le coût d'un projet donné en termes de nombre d'heures de votre équipe..
Générez des factures pour chacun de vos projets, de sorte que vous puissiez facilement facturer les clients pour le temps dont ils ont besoin. Lorsque vous créez une nouvelle facture, vous pouvez simplement ajouter toutes les heures non facturées et les dépenses directement à la facture. Vous avez également la possibilité d'ajouter des heures ou des dépenses facturables sélectionnées, y compris par plage de dates..
En fonction de vos préférences et du degré de précision de votre approche en matière de suivi du temps, vous pouvez ajouter des heures à une facture avec une explication détaillée pour chaque tranche de temps que vous avez suivi. Vous pouvez également minimiser les détails pour les clients qui veulent vraiment les chiffres globaux..
Gérez les feuilles de temps de votre équipe via Freshbooks. Si vous avez plusieurs membres de l'équipe, il est logique de tous les enregistrer leur temps dans l'application Web. Vous pourrez voir comment ils passent leur temps dans plusieurs rapports différents, ainsi que dans des feuilles de temps standard..
Vos options incluent:
Vous pourrez utiliser ces informations pour améliorer vos processus de travail internes, en particulier si vous pouvez habituer les membres de votre équipe à suivre leur travail, quel que soit le type de travail sur lequel ils travaillent, même si tout est interne et non actif. tous facturables.
Freshbooks insiste sur le fait que vous importez automatiquement toutes vos dépenses; Il y a un certain état d'esprit selon lequel vous ne devriez même pas avoir à toucher au processus, au-delà de vous assurer que les dépenses correctes sont connectées aux bons clients. Cela a du sens, en particulier pour les propriétaires d’entreprise occupées: à quelle fréquence allez-vous réellement vous asseoir et saisir toutes vos dépenses?
Pour configurer l’importation automatique de vos dépenses, vous devez cliquer sur le bouton Les dépenses onglet pour la première fois; le site affichera une boîte de dialogue dans laquelle vous pourrez sélectionner votre banque ou institution financière, puis saisir vos identifiants de connexion. Vous pouvez également ajouter des cartes de crédit et certains processeurs de paiement (y compris PayPal)..
Pour les dépenses que vous ne pouvez pas importer automatiquement (comme celles payées en espèces) de votre institution financière, vous pouvez saisir les dépenses individuelles à la main. Le processus est aussi simple que de remplir un court formulaire comprenant le montant, la date, le fournisseur et la catégorie. Vous pouvez aller plus loin pour affecter une dépense à un client, pour joindre une image du reçu et pour traiter les informations..
Freshbooks dispose également d'un moyen d'automatiser ces dépenses: via l'intégration de l'application Web avec Shoeboxed. Avec Shoeboxed, il est possible d’envoyer vos reçus par courrier, de les faire numériser et d’ajouter les données obtenues à votre compte Freshbooks. Tout ce que vous avez à faire est de mettre les reçus dans une enveloppe. C'est aussi simple que ça.
Parcourez vos rapports. Bien que Freshbooks puisse générer une variété de rapports, vos rapports de dépenses et vos relevés d’impôt seront probablement particulièrement utiles. À compter de la saison des impôts, vous pouvez vous en procurer une copie et être prêt à commencer à calculer votre déclaration. Freshbooks peut également exporter des données de taxe au format CSV ou Excel, ce qui est utile si votre comptable n’est pas encore prêt à accepter la comptabilité en ligne..
Faites une liste des autres applications Web que vous utilisez. Vous serez peut-être surpris du nombre d'applications pouvant être liées à Freshbooks. Vos outils de gestion de projet, en particulier, sont utiles pour vous connecter à Freshbooks: de nombreuses fonctionnalités, telles que le suivi du temps et le CRM, permettent de partager des informations entre deux applications différentes..
Vous pouvez comparer votre liste à la liste des add-ons Freshbooks. Il existe une grande variété d’intégrations disponibles, principalement créées par les applications Web qui souhaitent pouvoir se connecter à Freshbooks..
Téléchargez l'application mobile pour Freshbooks. L'application est disponible pour iPhone, iPad et Android. Avec l'application mobile, vous pouvez suivre le temps, enregistrer les dépenses et envoyer des factures sans ouvrir votre ordinateur portable. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous travaillez en dehors du bureau ou de votre ordinateur. enregistrer une session de conseil, par exemple, consiste à écrire une note sur votre téléphone.
Poussez pour de nouvelles intégrations ou add-ons, si un outil sur lequel vous comptez est absent de la liste de Freshbooks. La société maintient même un formulaire pour de telles demandes. Si vous êtes techniquement avisé, Freshbooks propose également une API qui vous permettra de créer vos propres outils à partir de la plate-forme Freshbooks..
Freshbooks a le potentiel de devenir une plaque tournante principale des données de votre entreprise, facilitant ainsi l'automatisation des éléments de routine des finances de votre entreprise. Si vous parlez des outils dont vous avez besoin, Freshbook pourrait très bien en ajouter.
Une fois que votre entreprise est installée sur Freshbooks, veillez à tenir vos registres à jour. Le processus d'intégration peut être un peu fastidieux, selon l'endroit d'où proviennent vos données financières, mais les outils de Freshbook permettent de garder vos dossiers à jour presque sans effort..
Lorsque le temps des impôts arrivera à échéance, vous serez prêt à imprimer vos rapports et à préparer vos impôts, sans avoir à parcourir de nouveau cette boîte à chaussures remplie de reçus qui auraient pu nuire à votre vie auparavant..
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