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Votre équipe de recherche et développement a mis au point un prototype génial pour un widget doté de plus de fonctionnalités que l'iPhone. Il peut également faire vos courses et récupérer les enfants à l'école. Tout le monde n'en veut pas? Bien sûr qu'ils vont! Mais développer le widget coûtera beaucoup d'argent, le marketing et la distribution seront difficiles, et bien sûr, la concurrence sera rude. C'est un excellent widget, mais devriez-vous aller de l'avant avec le développement et la production à grande échelle?
L'un de vos représentants de compte vient de dire que votre entreprise avait une excellente occasion de répondre à une demande de proposition émanant d'un client important. Le projet est énorme, le budget est tout aussi impressionnant et le travail vous convient parfaitement. Bien sûr, vous devrez effectuer des recherches importantes afin de présenter une proposition crédible. Si vous gagnez, vous devrez augmenter le personnel et les ressources. Naturellement, vous voulez répondre à la demande de propositions et vous voulez faire de votre mieux! Ou est-ce que tu?
C'est ce genre de situation qui rend la gestion intéressante - et c'est aussi la raison pour laquelle vous faites beaucoup d'argent. Bien que votre équipe de création, votre force de vente et vos représentants aient des objectifs bien définis, vous devez avoir une vue d'ensemble. Bien entendu, R & D souhaite faire avancer son projet animalier et, bien entendu, votre force de vente et de marketing souhaite créer un gros compte. Mais vous devez déterminer, avec leur implication, si ce projet est dans l’intérêt de l’entreprise à court et à long terme..
En d'autres termes, même s'il serait génial de choisir simplement votre instinct (et de nombreux gestionnaires le feront!), Vous devrez revoir vos ressources, trouver des chiffres, réfléchir au processus et prendre une décision en toute confiance..
Dire «oui» simplement parce que le projet semble passionnant, parce qu'il plaira à un collègue ou parce que l'occasion semble trop belle pour la laisser passer peut conduire à un désastre, mais plutôt à un processus réfléchi..
Toutes les questions ne nécessitent pas une analyse aller-retour. Devriez-vous engager quelqu'un pour remplacer le chef de bureau extrêmement important qui se déplace à travers le pays pour se rapprocher de sa famille? De toute évidence, la réponse est oui; vous avez besoin de quelqu'un dans cette position dès que possible. Est-ce une bonne idée d'aller de l'avant avec un projet sous-financé et en dehors de votre expertise métier? Bien sûr que non! Vous n'avez pas besoin d'une analyse à grande échelle pour savoir quand quelque chose va de soi ou non..
Alors, quand avez-vous besoin d'une analyse aller-retour? Voici certains des critères qui rendent l'analyse intéressante:
En d’autres termes, comme vous vous en êtes probablement déjà rendu compte, l’analyse va-et-vient peut vous aider à prendre des décisions éclairées, mais c’est plus que ça. Une analyse formelle, inclusive et globale peut favoriser l'adhésion des autres membres de votre équipe et de votre entreprise, et peut garantir que vous prenez votre décision en fonction des commentaires de toutes les parties prenantes..
À long terme, votre objectif en tant que manager n'est pas seulement de prendre des décisions intelligentes, mais également de maintenir une équipe forte et cohérente. Si vous évaluez un projet parrainé par une personne (ou un groupe) de votre organisation, vous aurez besoin du soutien de ce groupe pour maintenir le moral au cas où l'évaluation révélerait de graves problèmes..
Comme le note l’auteur Bernie Siben dans un article sur l’évaluation dans la revue Civil and Instructional Engineer: «Une évaluation correcte de Go / No Go, particulièrement si elle est exigée et mise en œuvre par le personnel le plus expérimenté du cabinet, peut aider la décision. le fabricant dit «non» lorsque «non» est la bonne réponse. Le processus peut également aider à garantir qu'aucune opportunité potentiellement viable ne soit manquée en raison d'un ensemble d'hypothèses incorrectes ou d'un manque de considération. ”
Le processus de base pour effectuer une évaluation go / no-go comprend les étapes de base suivantes:
Quels sont les paramètres du projet ou de la proposition que vous envisagez? Plus vous avez d'informations, meilleure sera votre décision. À tout le moins, vous devez comprendre les coûts, le calendrier du projet, les ressources nécessaires et les résultats attendus..
Dans une situation dynamique, il est important de rassembler non seulement les personnes disposant des connaissances nécessaires pour évaluer les risques et les avantages potentiels, mais également les personnes susceptibles de gagner ou de perdre en fonction de votre décision. En d'autres termes, oui, vous devez impliquer une personne possédant les compétences financières nécessaires pour réfléchir aux risques et opportunités financiers potentiels. Vous devez également impliquer la personne (ou les personnes) à l'origine de l'idée, même si ce ne sont pas des calculateurs de chiffres..
Chaque projet est unique et les facteurs que vous considérez doivent correspondre au projet considéré. Les risques et les avantages financiers essentiels sont toujours importants, mais il peut également être important de prendre en compte des résultats intangibles tels que des relations plus ou moins solides avec les autres dans votre domaine, de nouvelles opportunités pouvant survenir au cours du processus de réalisation du projet, etc..
À l'aide d'outils tels qu'une matrice de prise de décision ou un arbre de décision, votre groupe peut réfléchir aux risques et aux opportunités associés au projet..
Une fois votre brainstorming terminé, vous aurez probablement peu de difficulté à analyser les résultats. Souvent, il est clair qu'un projet est vraiment, ou n'est pas, le meilleur choix à l'heure actuelle.
Bien que l’argent revienne le plus probablement à vous, le directeur, il est logique de travailler à la recherche d’un consensus sur une décision prise ou pas. Souvent, une décision d'interdiction peut être formulée dans les termes «pas encore», «pas cette fois-ci» ou «pas dans ces circonstances», qui permettent aux intervenants de quitter la table avec le sentiment que leurs idées ont été entendues et respectées..
Il existe de nombreux outils disponibles pour la réflexion et la résolution d'un problème, mais pour une décision prise ou pas, la matrice de prise de décision est un choix idéal. La matrice est un outil formidable pour examiner les aspects positifs, neutres et négatifs des facteurs que vous avez choisis de prendre en compte. l'arbre de décision peut vous aider à réfléchir aux résultats des décisions oui ou non.
La matrice est un tableau qui répertorie vos critères de haut en bas et fournit des espaces pour une analyse positive, négative et neutre en haut. En tant que groupe, vous complétez les blancs au mieux de vos capacités. Si nécessaire, vous devrez peut-être effectuer des recherches supplémentaires avant de remplir la matrice..
Par exemple, imaginez que votre équipe ait eu l’opportunité de répondre à une demande de proposition pour un grand projet de conseil. La proposition suscite beaucoup d’enthousiasme, mais c’est une entreprise de grande envergure et vous voulez être sûr que l’effort correspond à l’opportunité. Vous avez réuni votre équipe de parties prenantes et avez décidé de prendre en compte les facteurs suivants:
Pour créer votre matrice, commencez par répertorier ces questions de haut en bas, à gauche du tableau. Ensuite, vous créez des en-têtes de colonne - Go, No-Go, Options Score. Discutez chacune des questions tour à tour avec le groupe, en remplissant le tableau au fur et à mesure avec des résumés de votre processus de brainstorming..
Exemple de matrice de décisions partiellement complétée. Par exemple, en répondant à la question «Avons-nous les ressources internes ou externes nécessaires pour mener à bien ce projet? Votre groupe pourrait déterminer que, du côté positif, vous avez bon nombre des compétences requises, mais du côté négatif, il vous manque des domaines d'expertise clés. Vos options consistent donc à recruter et à facturer du personnel supplémentaire pour compléter une équipe de projet. Votre score (souvent présenté comme 1-5) pourrait être un 3: vous avez environ la moitié de l'expertise dont vous avez besoin pour concourir avec succès pour ce projet.
Une fois que vous et votre groupe avez terminé le processus de remplissage de la matrice, additionnez vos scores pour voir si vous vous situez dans la plage Go ou No-Go. Cela peut devenir évident, une fois que vous avez revu votre score, que ce soit pour avancer ou rester en place. Il se peut également que vous ayez découvert un certain nombre d’options qui vous permettront de vous préparer plus complètement à cette occasion ou à une occasion similaire à l’avenir..
Quels sont les résultats possibles de prendre avec l'intestin une décision importante d'aller / non-aller? Il est certainement possible que, si vous avez suffisamment d'expérience et de connaissances (et de chance!), Vous fassiez une excellente décision avec des résultats extraordinaires. Mais faute de perspicacité extraordinaire (ou de chance), les inconvénients sont assez impressionnants. Ces inconvénients comprennent:
En fonction de vos activités, vous avez même le potentiel de mettre inutilement en danger des êtres humains en prenant une mauvaise décision «non» ou «non passable». Par exemple, aller de l'avant avec un projet de transport, de sécurité ou de santé pour lequel vous n'étiez pas complètement préparé pourrait avoir des conséquences désastreuses.
En raison de l’importance de la prise de décision «go / no go», de nombreuses entreprises (en particulier dans les domaines de l’ingénierie et de la santé) intègrent la prise de décision «go / no-go» à divers aspects de leurs activités quotidiennes. Il n’est pas surprenant que l’industrie minière soit un autre secteur qui fait un usage intensif de l’analyse aller-retour. Dans le domaine minier, il faut dépenser beaucoup d’argent pour localiser et évaluer les mines potentielles et, bien sûr, le processus d’extraction minière engendre d’énormes dépenses en capital et des problèmes de sécurité / santé. Si la société entreprend un projet minier, étant donné les nombreux risques potentiels?
En 2011, la société minière australienne Rio Tinto a utilisé une matrice complexe et détaillée pour analyser les avantages relatifs de l'ouverture d'une nouvelle mine de fer. Dans leur cas, ces facteurs comprenaient des problèmes tels que le type et la quantité de minerai disponible, la proximité des étendues d'eau avec la mine, les dangers liés à la procédure d'extraction, et plus encore. Le document qu'ils ont publié s'intitulait «Risque de conséquences catastrophiques». Comme vous pouvez l'imaginer, les sociétés minières ont tendance à être prudentes lorsqu'elles évaluent le risque relatif. Par conséquent, le niveau de danger et de risque associé à la réalisation d'un nouveau projet minier est souvent jugé très élevé..
Bien que vous ne soyez peut-être pas dans une situation décisive, votre décision prise ou non-prise pourrait bien avoir un impact important sur le bien-être de votre entreprise. Dans ce cas, prenez le temps d'analyser les avantages et les inconvénients d'un projet complexe ou exigeant..
Il est vrai que vous pouvez entendre des plaintes sur votre réticence à "faire simplement", et vous devrez peut-être faire face à la critique. À long terme, toutefois, vous savez que vous avez pris la meilleure décision possible avec les informations disponibles. Si quelque chose ne va pas, vous devez savoir que vous avez couvert vos bases. La décision n'était pas capricieuse, ni prise isolément de votre équipe..
Crédit graphique: Panneau conçu par Simple Icons du projet Noun.
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