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Dans ce didacticiel, vous apprendrez à créer votre propre plan de projet à l'aide d'un tableur Google que vous pourrez utiliser pour vos propres projets ou partager avec votre équipe..
C'est une technique simple que vous pouvez adapter à tout projet pour vous aider à organiser votre temps et à respecter les délais..
Vous pouvez également l'utiliser pour estimer le temps que prendra un projet lorsque vous présentez votre projet à un client. Tout ce dont vous avez besoin est une feuille de calcul Google, alors commençons!
Créer une nouvelle feuille de calcul (Créer> Tableur). Définissez la colonne de tête A sur «Tâches» et la colonne B sur «Durée» (en jours)..
Attribuez des dates consécutives aux colonnes C et suivantes. Si vous n'avez pas d'échéance spécifique, estimez la durée: vous pouvez toujours ajouter ou supprimer des colonnes plus tard..
Dans la colonne A, répertoriez toutes les tâches à exécuter pour votre projet. Essayez d'être aussi précis que possible. Si vous travaillez avec une équipe, énumérez les tâches de chacun. C’est une étape très importante: plus vous entrez dans les détails, plus vous n’oubliez rien d’essentiel..
Réorganisez votre liste jusqu'à ce qu'elle soit lue dans l'ordre chronologique, avec la première tâche en haut et la dernière en bas. Pour cet exemple de projet, je vais planifier un événement de lancement. Cela peut demander un peu de réflexion, mais cela vaut la peine de bien faire les choses: certaines tâches ne peuvent pas commencer avant la fin d'une autre!
Dans la colonne B, indiquez combien de temps chaque tâche devrait durer, en jours. Cela ne signifie pas qu'il faudra toute une journée pour exécuter une tâche, mais simplement que vous devez prévoir des jours différents pour chaque tâche. Vous devrez peut-être en discuter avec votre équipe ou un contractant externe pour obtenir une estimation précise. C'est une partie essentielle de la phase de planification car cela peut avoir un impact sur le moment où vous pourrez commencer les tâches futures..
Si vous travaillez avec une équipe, attribuez une couleur à chaque membre de l'équipe afin qu'il puisse facilement voir les tâches dont il est responsable..
Bloquer la durée des jours avec une couleur dans les champs de date appropriés.
Vous pouvez soit: commencer par la date limite et la tâche finale et travailler à l'envers, ou bien recommencer depuis le début pour vous donner une date de fin pour le projet. Certaines tâches pourront être exécutées simultanément tandis que d'autres ne pourront démarrer qu'une fois la tâche précédente terminée. Pour mon exemple de planification d’un événement, je vais commencer par la date limite du 20 mai et revenir en arrière..
Si vous avez une équipe de projet, veillez à utiliser une couleur différente pour chaque membre de l'équipe afin d'indiquer les tâches affectées à chacun..
Cette étape montre l’importance de la planification: dans l’état actuel des choses, il se peut que vous dépassiez l’échéance ou que vous ayez besoin d’un membre supplémentaire de l’équipe, de ressources supplémentaires ou d’une contribution supplémentaire de votre client. Dans mon exemple, ci-dessous, je suis à court de jours!
Si vous dépassez l'échéance ou si vous ne pouvez pas commencer plus tôt, examinez les tâches que vous pouvez déplacer à une date antérieure, ou quelles tâches pourraient être exécutées en parallèle..
Les feuilles de calcul Google sont faciles à partager avec n'importe qui. Allez dans Fichier> Partager et entrez les adresses email de vos collaborateurs.
Vous pouvez également partager un lien via Gmail, Google+, Facebook ou Twitter. Veillez à régler vos paramètres sur Public sur le Web (accessible à toutes les personnes ayant accès au lien) ou à le garder privé..
Vous avez maintenant terminé votre plan de projet. N'oubliez pas de vous y reporter chaque jour pour rester sur la bonne voie. Téléchargez ici l'exemple de projet et utilisez-le à bon escient.
Avez-vous utilisé Google Spreadsheets pour suivre vos projets commerciaux? Si oui, commentez vos meilleurs conseils ci-dessous.
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