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Cela est arrivé à nouveau. Vous avez ouvert votre email et il y avait un message avec la question à laquelle vous avez déjà répondu des dizaines de fois.
Si vous en avez assez de répondre sans cesse aux mêmes questions, alors Gmail Canned Responses peut vous aider..
Utilisez Réponses prédéfinies dans Gmail pour créer des modèles de courrier électronique que vous pouvez réutiliser rapidement avec quelques modifications..
Bien sûr, tous les courriels que vous envoyez ne doivent pas tous être un modèle de réponse. Certains courriels nécessitent une réponse plus unique. Mais pour ceux qui ne le font pas, vous seriez surpris de voir combien de temps vous pourriez économiser en commençant par un modèle d'e-mail Gmail..
Vous pouvez même utiliser des filtres pour automatiser votre réponse préenregistrée afin qu’elle soit toujours envoyée en réponse à certains messages..
Voici plusieurs scénarios dans lesquels vous pouvez utiliser la fonctionnalité de réponses préenregistrées Gmail:
Vous pouvez probablement penser à des scénarios supplémentaires dans lesquels un modèle de courrier électronique pourrait aider votre entreprise. L’apprentissage de la création et de l’utilisation de modèles de courrier électronique avec la fonction Réponses intégrées de Gmail peut vous aider à devenir plus productif. Dans ce didacticiel, découvrez comment utiliser cette fonctionnalité utile: de la configuration à l'utilisation de modèles de courrier électronique..
Maintenant que nous avons expliqué comment utiliser les modèles de courrier électronique, il est temps d'expliquer comment créer vos propres modèles Gmail à l'aide de réponses prédéfinies..
Regardez cette démonstration vidéo pour apprendre les bases de la création d'une réponse préenregistrée dans Gmail:
Ou suivez les étapes écrites détaillées ci-dessous pour plus d'informations sur la création et l'utilisation de modèles de courrier électronique Gmail..
Canned Responses est une fonctionnalité de Gmail Labs. Par conséquent, pour l'utiliser, vous devez d'abord accéder à Gmail Labs:
Pour accéder à Gmail Labs, démarrez à partir de la fenêtre principale de la boîte de réception. Clique le Réglages icône (cela ressemble à un engrenage) dans le coin supérieur droit. Dans le menu déroulant, cliquez sur le bouton Réglages option.
Clique le Réglages option.le Écran des paramètres affiche. Clique le Des laboratoires en haut pour afficher les fonctionnalités disponibles que vous pouvez activer dans Gmail Labs. Utilisez la barre de défilement à droite pour faire défiler la liste Réponses en conserve Option laboratoire Gmail.
Faites défiler jusqu'au paramètre Réponses prédéfinies de Gmail Lab.Le paramètre Gmail par défaut est pour Réponses en conserve être handicapé. Clique le Activer bouton bascule à droite de l'option permettant d'activer la fonction.
Clique le Activer bouton à bascule.Faites défiler vers le bas de l'écran et cliquez sur le bouton Sauvegarder les modifications bouton. Les réponses prédéfinies ont été activées. Maintenant, votre boîte de réception affiche.
Maintenant que les Réponses prédéfinies sont actives, vous êtes prêt à créer vos modèles de courrier électronique. Pour commencer, cliquez sur le Composer bouton en haut à gauche. le Nouveau message formulaire affiche:
Tapez votre message Gmail.Tapez le message que vous souhaitez créer en tant que modèle de courrier électronique. Faites attention à ce que vous tapez dans le Assujettir champ car il deviendra le titre par défaut de votre réponse préenregistrée. Il n'est pas nécessaire de remplir le Destinataires champ.
Pour inclure une signature standard dans votre réponse pré-établie, utilisez une image ou tapez la signature souhaitée..
Une fois votre message terminé, cliquez sur la flèche vers le bas située dans le coin inférieur droit de la fenêtre. Nouveau message forme. Un menu déroulant apparaît:
Clique le Nouvelle réponse en boîte option.Maintenant, cliquez Réponses prédéfinies> Nouvelle réponse prédéfinie. Vous êtes invité à nommer la réponse prédéfinie (votre ligne d'objet est la valeur par défaut):
Cette réponse pré-nommée sera nommée Nos heures d'ouverture.Si vous souhaitez modifier le nom de votre réponse prédéfinie, vous pouvez le faire maintenant. Assurez-vous que le nom est suffisamment descriptif pour que vous puissiez dire à quoi sert le modèle à l'avenir..
Clique le D'accord lorsque vous êtes satisfait du nom de la nouvelle réponse prédéfinie. Il n'est pas nécessaire d'envoyer un message pour créer une réponse prédéfinie..
Remarque:Réponses en conserve sont enregistrés dans le Brouillons étiquette. Si vous supprimez accidentellement une réponse prédéfinie de Brouillons, il ne fonctionnera plus même s'il apparaît comme une option sur le Réponses en conserve menu.
Maintenant que vous avez créé un modèle Gmail, vous êtes prêt à l'utiliser. Vous pouvez utiliser une réponse préenregistrée pour un nouveau message ou pour répondre à un message que vous avez reçu. Vous pouvez également créer un filtre pour envoyer automatiquement un modèle de réponse par courrier électronique à un message que vous recevez..
Dans cette étape, je vais expliquer comment faire les deux.
Pour utiliser une réponse prédéfinie, commencez un nouveau message ou cliquez sur le bouton Répondre icône pour répondre à un message entrant.
Une fois que vous avez ouvert le Nouveau message ou Répondre forme, cliquez sur la flèche vers le bas dans le coin inférieur droit (à côté de l'icône de la corbeille) pour voir les réponses prédéfinies disponibles:
Sélectionnez une réponse prédéfinie Gmail.Cliquez sur la réponse prédéfinie que vous souhaitez insérer dans le message sous le Insérer option.
Dès que vous cliquez sur la réponse préenregistrée de votre choix, le modèle de réponse est copié dans votre courrier électronique..
Si vous devez personnaliser le modèle de courrier électronique, faites-le maintenant. De même, si la réponse prédéfinie inclut une signature, supprimez toute autre signature automatique que vous utilisez ou votre message peut avoir deux signatures..
Clique le Envoyer bouton en bas à gauche du formulaire pour envoyer votre message.
Vous pouvez également concevoir un filtre Gmail pour envoyer automatiquement une réponse prédéfinie..
Commencez par ouvrir le Réglages écran. Clique le Les filtres et adresses bloquées option.
Clique le Créer un nouveau filtre lien.Clique le Créer un nouveau filtre lien. le Recherche Gmail avancée présentoirs.
Tapez les paramètres de filtre.Tapez les paramètres pour les emails que vous voulez recevoir. Une réponse toute faite. Vous pouvez créer un filtre basé sur n'importe quelle combinaison de:
Tapez les informations dans les champs de paramètres appropriés.
Après avoir choisi vos paramètres, cliquez sur le bouton Créer un filtre avec cette recherche lien. le Créer un filtre La boîte apparaît:
Sélectionnez la réponse prédéfinie Gmail à utiliser..Étant donné que les réponses prédéfinies sont activées, il existe un Envoyer une réponse préenregistrée case à cocher dans la Créer un filtre boîte.
Cochez la case et utilisez les flèches vers le haut et vers le bas à droite pour sélectionner la réponse prédéfinie à utiliser avec ce filtre..
Clique le Créer un filtre bouton. Vous verrez une invite qui "Votre filtre a été créé."
Les messages que vous recevez qui répondent aux paramètres de filtrage se verront automatiquement envoyer la réponse préenregistrée que vous avez sélectionnée..
Pour plus de détails sur ce que vous pouvez faire avec un filtre Gmail, consultez le didacticiel suivant:
Parfois, vous n'avez plus besoin d'une réponse prédéfinie. Peut-être que la réponse doit être complètement réécrite ou peut-être que la situation nécessitant la réponse prédéfinie n'existe plus. Par exemple, vous étiez peut-être responsable du support client, mais vous avez été promu et vous ne traitez plus avec les clients. Vous pouvez modifier ou supprimer un modèle de courrier électronique Gmail selon vos besoins. Voici comment:
Pour supprimer un modèle d'e-mail de Canned Response, ouvrez un Nouveau message ou Répondre forme. Cliquez sur la flèche vers le bas dans le coin inférieur droit pour ouvrir le Réponses en conserve menu:
Sélectionnez une réponse prédéfinie à modifier.Cliquez sur Réponses en conserve. Puis clique [Nom de la réponse préenregistrée] sous le Insérer option. La réponse prédéfinie que vous avez sélectionnée remplit le message:
Modèle de réponse préenregistrée Gmail dans un message.Apportez les modifications et les modifications nécessaires au message. Lorsque vous avez terminé de modifier le message, cliquez sur la flèche vers le bas dans le coin droit de l'écran. Clique le Réponses en conserve option. Puis clique [Nom de la réponse préenregistrée] sous le sauvegarder option. Une invite de confirmation affiche:
Cliquez sur D'accord pour écraser la réponse prédéfinie.Clique le D'accord bouton pour enregistrer la version modifiée de votre réponse préenregistrée.
Remarque: Lors de la modification d'un Une réponse toute faite, assurez-vous de supprimer l'original Une réponse toute faite du Brouillons étiquette. Si vous enregistrez accidentellement deux réponses préenregistrées portant le même nom, elles risquent de ne pas fonctionner..
Vous pouvez également supprimer une réponse prédéfinie dont vous n’avez plus besoin dans le menu déroulant. Commencez au sein de Nouveau message forme.
Cliquez sur la flèche en bas à droite de la Nouveau message forme. Clique le Réponses en conserve option. le Réponses en conserve le menu apparaît:
Sélectionnez le nom de la réponse préenregistrée à supprimer..Cliquez sur le nom de la réponse prédéfinie que vous souhaitez supprimer. L'invite du système affiche:
Cliquez sur D'accord supprimer la réponse préenregistrée.Pour supprimer la réponse prédéfinie, cliquez sur le bouton D'accord bouton.
Remarque: Bien que le message soit supprimé de l'outil de réponse préenregistrée et ne puisse être utilisé, le texte de la réponse préenregistrée reste dans votre Brouillons étiquette jusqu'à ce que vous le supprimiez.
Si vous décidez de ne plus utiliser les réponses prédéfinies dans Gmail, vous pouvez désactiver la fonction Réponse prédéfinie..
Pour désactiver les réponses prédéfinies, accédez à Gmail Labs à travers le Réglages écran. Utilisez la barre de défilement à droite pour faire défiler la liste Réponses en conserve Laboratoire Gmail. (Ce sera dans le Laboratoires activés section en haut de l'écran.)
Clique le Désactiver bouton à bascule.Clique le Désactiver bouton à bascule. Ensuite, cliquez sur le Sauvegarder les modifications bouton en bas de l'écran. le Réponses en conserve l'option n'est plus disponible.
Remarque: Les messages de réponse prédéfinie que vous avez créés précédemment restent dans la liste. Brouillons étiquette jusqu'à ce que vous les supprimiez.
Arrêtez de réécrire les mêmes messages électroniques. Utilisez les modèles de courrier électronique Gmail que vous avez créés une fois et que vous utilisez chaque fois que vous en avez besoin avec le laboratoire Réponses prédéfinies Gmail. Vous gagnerez du temps et serez plus productif. La fonctionnalité de réponse préenregistrée Gmail est facile à utiliser une fois que vous savez comment procéder..
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