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Vous sentez-vous dépassé au travail?
Si la réponse est oui, ne vous inquiétez pas: vous n'êtes pas seul. Les deux tiers des employés se disent débordés, selon un sondage mené récemment par Deloitte auprès de 2 500 entreprises dans 90 pays.
Pour les entrepreneurs et les propriétaires d'entreprise, c'est souvent un problème encore plus grave. Après tout, il est de votre responsabilité personnelle de veiller au succès de l'entreprise. Vous avez probablement beaucoup d’argent en jeu et vous aurez une part beaucoup plus grande du succès si l’entreprise réussit ou de la peine si elle échoue..
Il en résulte souvent que les propriétaires d’entreprise assument trop de travail. Un sondage réalisé par eVoice a révélé que «le principal défi des entrepreneurs était de jouer plusieurs rôles au sein de l'organisation». En fait, 44% des entrepreneurs ont déclaré porter cinq chapeaux ou plus dans leur entreprise à un moment donné..
La solution consiste à déléguer plus efficacement, de sorte que vous puissiez consacrer moins de temps aux minuties et plus de temps aux décisions stratégiques. Mais ce n'est pas toujours aussi facile que cela puisse paraître. Vous devrez peut-être embaucher du personnel supplémentaire, ce qui signifie plus de dépenses. Et si vous ne le faites pas correctement, vous pouvez créer des problèmes pour vous-même et votre entreprise. Il y a certaines tâches clés, par exemple, que vous venez de ne devrait pas déléguer.
Dans ce tutoriel, je vais vous montrer comment vous pouvez choisir les tâches à déléguer à votre personnel ou à des contractants externes, ainsi que les tâches que vous devriez garder en vous. À la fin, vous aurez une liste de tâches que vous pouvez déléguer en toute sécurité et une compréhension de la manière de le faire efficacement..
Commencez avec une feuille de papier vierge. Oubliez tout ce que vous faites déjà et pensez au mélange idéal. Si vous pouviez recommencer et faire les choses correctement, comment utiliseriez-vous votre temps? Ne vous inquiétez pas des aspects pratiques de la façon dont vous pouvez y parvenir pour le moment. Il suffit d'écrire l'état idéal.
S'en tenir à de grandes catégories pour le moment, plutôt que des tâches individuelles. Au cours d'une semaine moyenne (ou d'un mois, ou de la période qui vous convient le mieux), combien de temps consacreriez-vous idéalement à chaque activité??
Par exemple, si vous utilisez une petite société de logiciels, votre mélange pourrait ressembler à ceci:
Bien sûr, inventez vos propres catégories et concentrez-vous sur les choses les plus importantes que vous puissiez faire pour faire progresser votre entreprise..
Lorsque vous avez défini votre état idéal, il est temps de voir comment la réalité correspond. Vous pensez peut-être déjà avoir une bonne idée, mais vous pourriez être surpris lorsque vous commencez à suivre ces heures et ces minutes en détail.
Pendant une semaine, suivez votre emploi du temps. Il existe de nombreuses applications de suivi du temps et des logiciels pour vous aider, et beaucoup d'entre elles sont gratuites, du moins au niveau de base. Toggl et Harvest sont un couple d'options populaires. Vous pouvez également utiliser une simple feuille de calcul ou un stylo et du papier si vous préférez.
Chaque fois que vous commencez une nouvelle tâche, enregistrez-la à l'aide de la méthode choisie, puis notez l'heure de fin. Cela peut sembler beaucoup de travail, mais rappelez-vous que ce n'est que pour une semaine. L'idée est de se faire une idée précise de la situation actuelle pour pouvoir commencer à évoluer vers votre état idéal..
Vous constaterez peut-être, par exemple, que votre temps réel est consacré à différentes tâches et qu'il se présente ainsi:
Pas bon. Vous passez le plus clair de votre temps sur des tâches qui ne font pas avancer votre entreprise et vous ne trouvez pas du temps pour des tâches importantes telles que la planification, la stratégie et la promotion de nouvelles affaires..
Comment pouvez-vous passer de la réalité à l'état idéal? Nous couvrirons cette prochaine.
Vous devriez maintenant avoir deux listes: une idéale et une reflétant la réalité. Comparez les deux listes l'une contre l'autre et établissez un plan des éléments à réduire et des éléments sur lesquels insister davantage. Puis commencez à choisir des tâches individuelles, et les personnes à qui les déléguer.
Quel genre de choses devriez-vous déléguer?
Certaines choses sont des candidats évidents pour la délégation. Les tâches administratives de routine, par exemple, ne font manifestement pas avancer votre entreprise et ne nécessitent pas votre attention. Ils sont importants, mais vous pouvez facilement déléguer la plupart d'entre eux à d'autres personnes de l'entreprise..
Si vous n'avez pas le personnel disponible ou si votre budget est serré, envisagez de faire appel à des assistants virtuels. Vous bénéficiez ainsi d'une plus grande flexibilité et pouvez effectuer vos tâches à moindre coût que si vous aviez embauché un membre du personnel à temps plein. La qualité sur des sites comme Elance et Upwork est assez variable, mais il y a beaucoup de personnes qualifiées. Vous pouvez également publier des messages sur des forums d’emploi en ligne ou essayer un site comme Zirtual, spécialisé dans la fourniture aux entreprises d’assistants virtuels basés aux États-Unis et formés aux universités..
Une tâche courante qui prend beaucoup de temps à un propriétaire d'entreprise consiste à vérifier et à approuver des tâches que d'autres membres du personnel ont déjà effectuées..
Si vous avez engagé de bonnes personnes, vous n'avez pas besoin de regarder par-dessus leur épaule tout le temps. Faites confiance à vos commerciaux pour communiquer avec des clients clés et des prospects, par exemple, et à votre équipe marketing pour gérer les comptes de blogs et de médias sociaux. Si une tâche relève du domaine de compétence de quelqu'un d'autre, vous ne devriez pas vous impliquer sauf dans une situation critique vraiment inhabituelle qui pourrait avoir des implications plus vastes. Sinon, laissez tomber la nécessité d'approuver chaque décision.
Diriger une entreprise implique de nombreuses tâches qui ne sont probablement pas vos points forts. Externaliser ou déléguer autant de personnes que possible.
Comme nous l'avons vu dans notre récent tutoriel sur les bases de la comptabilité, par exemple, de nombreux propriétaires de petites entreprises n'ont tout simplement pas l'expertise ou l'intérêt pour faire un bon travail de gestion de leurs comptes. Vous pouvez apprendre l'essentiel (et le didacticiel vous aidera à cela), mais si ce n'est tout simplement pas votre force, vous pouvez engager un comptable et / ou un comptable pour prendre en charge la gestion quotidienne des comptes, de sorte que il vous suffit de prendre une vue de plus haut niveau.
De même, si vous n'êtes pas particulièrement technique, n'essayez pas de concevoir et d'exploiter votre propre site web tout seul. Bien sûr, engager de l’aide est une dépense, mais vous gagnez du temps et vous gagnerez souvent en avance..
Dans notre exemple ci-dessus, la PDG de la société de logiciels a passé 30% de son temps à corriger des bogues dans le code. Si elle a démarré une entreprise de logiciels, il est logique que le codage soit un domaine dans lequel elle est douée. Mais est-ce une bonne utilisation de son temps?
En supposant que d’autres personnes parmi le personnel soient capables de s’en occuper, la réponse est clairement «non». En tant que chef de la société, son temps serait mieux consacré à des tâches telles que la planification et la stratégie, comme indiqué dans la première partie..
Mais ce qui peut souvent arriver, c’est que les gens se mobilisent pour travailler sur des choses qu’ils savent faire. Ils savent qu'ils devraient déléguer des tâches comme celle-là, mais pensent: «C'est plus rapide si je le fais moi-même." Tout ce que cela fait, c'est perdre du temps et libérer la personne que vous avez embauchée pour faire le travail..
Conclusion: même si à court terme, il serait peut-être plus rapide de le faire vous-même, à long terme, il est préférable d'aider quelqu'un d'autre à apprendre à le faire..
Si vous ne le faites pas correctement, la délégation peut créer davantage de travail, car vous passez plus de temps à corriger les erreurs des autres et à dissiper les incompréhensions que vous avez enregistrées. Le danger est que vous finissez par penser que cela n'en vaut pas la peine et que vous reprenez la tâche vous-même. Alors, voici quelques lignes directrices pour bien faire les choses.
Si vous ne déléguez pas aux bonnes personnes, vous risquez de souffrir de ce que cet article du Wall Street Journal appelle «effet boomerang». Vous déléguez de nombreuses tâches, puis vous les retrouvez, car les personnes auxquelles vous les avez affectées n'ont pas pu les exécuter..
Pour éviter cela, assurez-vous de gérer vos ressources correctement. Si les personnes auxquelles vous déléguez des tâches sont déjà submergées de travail, la tâche ne sera pas terminée - ou du moins, elle ne sera pas bien effectuée. Vérifiez donc leur charge de travail et engagez une aide supplémentaire si nécessaire. Et considérez les forces et les faiblesses des personnes à qui vous déléguez, pour vous assurer qu'elles sont en mesure de faire ce que vous leur demandez..
Un élément crucial d’une délégation réussie consiste à donner des instructions claires. Le consultant en étude du temps, Mark Ellwood, suggère de commencer par clarifier le résultat souhaité et l’importance du pouvoir décisionnel de l’employé. Expliquez quelles ressources sont disponibles et demandez-leur si elles ont besoin de quoi que ce soit.
Ensuite, fixez des jalons tout au long du parcours et demandez des rapports d’avancement pour vous assurer que les choses se déroulent comme prévu. Assurez-vous de féliciter et de commenter au fur et à mesure que le projet avance et se termine avec succès.
Bien que vous deviez être impliqué et aider la personne à qui vous avez délégué, ne micro-gérez pas. Cela défait l'objet de la délégation. «Déléguez l'objectif, pas la procédure», déclare Ellwood. «Décrivez les résultats souhaités, pas la méthodologie. Que faut-il faire et quand devrait-il être terminé?
Après cela, laissez le soin à l’employé d’atteindre ces résultats. Vous avez peut-être votre propre façon de travailler, mais la délégation consiste à abandonner le contrôle des détails. Alors reculez et laissez-les continuer.
Il y a certaines tâches qu'un propriétaire d'entreprise ne devrait jamais déléguer à quelqu'un d'autre. Voici un aperçu des choses que vous devriez toujours garder le contrôle de vous-même ou au moins surveiller de très près..
Comme nous l'avons vu dans la partie 3, la comptabilité au jour le jour peut être déléguée ou externalisée en toute sécurité. Mais vous devriez toujours avoir une image claire de la santé financière de votre entreprise et une prévision de la façon dont les choses vont se dérouler au cours de la prochaine année. Contrôler régulièrement vos finances et savoir dans quel état elles se trouvent est quelque chose que vous ne pouvez tout simplement pas déléguer. Obtenez de l'aide avec les détails, bien sûr, mais assurez-vous de surveiller au moins les chiffres de haut niveau. Voici quelques mesures de bénéfices clés sur lesquelles vous concentrer, par exemple:.
Une entreprise vit ou meurt par les personnes qui l'exploitent. À mesure que votre entreprise s'agrandit, vous déléguerez probablement certaines tâches d'embauche à un responsable des ressources humaines. Mais s’agissant du personnel clé, il est bon de rester impliqué. Steve Jobs avait l'habitude d'embaucher des candidats chez Apple pour de longues promenades autour de Palo Alto afin qu'il puisse faire connaissance avec eux et voir s'ils conviendraient bien. Mark Zuckerberg a plus tard adopté la même approche sur Facebook.
Ainsi, votre base de données de clients vient d'être piratée, ce qui pourrait compromettre leurs mots de passe et leurs données financières. La dernière version de votre logiciel phare est pleine de bugs. Votre responsable des ressources humaines est poursuivi en justice pour harcèlement sexuel.
Ce sont toutes des menaces majeures pour la réputation de votre entreprise et nécessitent toute votre attention. Vous pouvez déléguer certaines tâches individuelles, telles que la préparation de communiqués de presse et le traitement des plaintes des clients, mais vous devez être très pratique pour gérer la crise dans son ensemble..
N'oubliez pas que toutes les «crises» ne sont pas critiques. Certaines choses que votre personnel peut gérer seul. Mais si cela représente une menace sérieuse pour votre entreprise, ne déléguez pas: impliquez-vous.
Dans ce tutoriel, vous avez découvert comment identifier les tâches à déléguer et vous avez quelques astuces pour le faire efficacement. Il est maintenant temps d'agir. Faites cette liste à partir de la première partie, en montrant comment vous pensez devoir passer votre temps, puis suivez votre temps pendant une semaine. Comparez les deux listes et créez un ensemble de tâches que vous pouvez déléguer, à l'aide des instructions de ce didacticiel..
Vous ne pouvez jamais atteindre votre «état idéal» - il y a toujours des compromis à faire et des événements inattendus peuvent vous faire dérailler. Mais avec un peu de planification et une délégation bien pensée, vous pouvez libérer un temps précieux dans votre emploi du temps, ce qui vous permet de consacrer plus de temps à des tâches qui feront vraiment progresser votre entreprise..
Crédit graphique: Hiérarchie conçue par Murali Krishna du projet Noun.
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