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Nous vivons à l'ère du multitâche. Nous passons nos journées immergés dans des ordinateurs, des tablettes, des téléphones et d'autres appareils nous permettant de faire dix choses à la fois, tout en restant informés des dernières nouvelles, du sport, des courriels et des tweets du monde entier..
Un seul problème: nos cerveaux ne sont pas conçus pour le multitâche.
Ce n'est pas mon avis, au fait. C'est le résultat d'innombrables études, sur lesquelles je reviendrai plus tard. Beaucoup de gens pense ils sont doués pour le multitâche, mais la recherche indique que ce n'est tout simplement pas vrai. Nous obtenons moins de travail et nous le faisons de manière moins précise et efficace lorsque nous essayons de faire plusieurs choses à la fois. Et les personnes qui pensent qu’elles sont douées pour le multitâche sont en fait les pires..
Donc, dans ce tutoriel, nous examinerons une meilleure façon de travailler. Je vais d'abord passer en revue certaines recherches sur le multitâche et la productivité, puis je vous montrerai comment organiser votre journée pour en faire plus en éliminant les distractions et en vous concentrant sur une chose à la fois..
En cette ère de multitâche, il n'est pas facile de vous démêler du réseau de distractions et d'obtenir une mise au point plus cohérente. Débrancher complètement et travailler dans la sérénité monastique est impraticable pour la plupart d'entre nous, même si nous voulions faire une telle chose. Mais vous pouvez faire certaines choses pratiques pour vous aider à rester sur la piste plus souvent et pour terminer chaque journée avec la satisfaction de savoir que vous avez accompli les tâches les plus importantes, une tâche à la fois..
Comme promis, nous allons commencer par examiner cette recherche..
La première chose à comprendre est que, à proprement parler, le multitâche n'existe pas. Les chercheurs disent que même lorsque nous pensons faire plusieurs choses à la fois, nous ne nous concentrons que sur une chose à la fois et nous basculons rapidement entre elles..
«En passant d’une tâche à l’autre, vous pensez réellement être attentif à tout ce qui vous entoure en même temps. Mais ce n’est pas le cas », a déclaré Earl Miller, professeur de neuroscience au MIT, dans un article de NPR. "Vous ne faites pas attention à une ou deux choses en même temps, mais vous passez rapidement d'une affaire à l'autre."
Ce changement a un coût en temps, en attention et en efficacité. Une étude rapportée dans le Journal de psychologie expérimentale ont constaté que les élèves étaient jusqu'à 40% plus lents à résoudre des problèmes mathématiques complexes lorsqu'ils devaient passer à d'autres tâches. Des recherches séparées menées par l'Institut de psychiatrie de l'Université de Londres ont montré que le multitâche avec les médias électroniques réduisait temporairement votre QI de 10 points.
Mais vous pensez peut-être que vous êtes doué pour le multitâche. Peut-être le faites-vous tout le temps et considérez-vous cela comme l'une de vos forces. Cette recherche ne vous concerne pas?
Eh bien, considérons les résultats de cette expérience, dans laquelle des personnes qui se considéraient bonnes pour le multitâche - si bonnes qu'elles utilisaient fréquemment leur téléphone portable en conduisant - obtenaient en réalité un score inférieur à celui des autres personnes lors d'un test de capacité multitâche.
Ceci est juste un petit échantillon des recherches qui ont été effectuées sur le multitâche, et la plupart d'entre elles vont dans le même sens: le multitâche ne fonctionne tout simplement pas. Clifford Nass, professeur de psychologie à l'université de Stanford, a déclaré à NPR:
La recherche est presque unanime, ce qui est très rare en sciences sociales, et il est dit que les personnes multitâches chroniques présentent une gamme énorme de déficits. Ils sont fondamentalement terribles à toutes sortes de tâches cognitives, y compris le multitâche.
Donc, si le multitâche nuit à votre productivité, nous devrions simplement cesser de le faire, non? Idéalement, oui, mais si vous avez déjà essayé, vous avez probablement compris que ce n'est pas si facile.
Que vous travailliez dans un bureau ou que vous dirigiez votre propre entreprise, vous devez probablement jongler avec un grand nombre de tâches différentes chaque jour, ainsi que naviguer dans le monde de la communication quasi instantanée dans laquelle nous vivons. Vous ne pouvez pas simplement raccrocher un panneau «Occupé» et dire à vos clients de revenir la semaine prochaine..
Il est donc nécessaire de déployer des efforts conscients pour créer un environnement de travail exempt de distraction dans lequel vous pouvez vous concentrer plus longtemps sur des tâches simples. Nous examinerons quelques techniques utiles dans cette section et les suivantes..
Cela commence au début de chaque journée de travail. Avant de vous plonger dans le mode de résolution de problèmes, prenez quelques minutes et planifiez consciemment votre journée. Cela ne signifie pas créer une liste exhaustive de tâches à accomplir. Concentrez-vous plutôt sur quelques objectifs clés, des éléments qui correspondent à vos objectifs commerciaux à long terme et qui vous aideront à progresser..
Rappelez-vous le principe de Pareto, également connu sous le nom de règle des 80/20: 80% des résultats proviennent de 20% des causes. Dans ce cas, 80% de votre succès provient de 20% de vos efforts. Quelles tâches constituent ces 20%? Essayez de vous limiter à trois tâches que vous devez accomplir aujourd’hui pour que votre journée soit un succès..
Puis, estimez le temps nécessaire pour effectuer chaque tâche et bloquez-le dans votre calendrier pour le faire. L'idée est de faire en sorte que ces blocs de temps soient exempts de distraction, de sorte que vous ne fassiez qu'une tâche à la fois et que vous accomplissiez vos tâches les plus importantes. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les outils organisationnels de votre choix, mais souvenez-vous que les applications Web ont leur propre potentiel de distraction. Par conséquent, vous pouvez envisager un planificateur traditionnel..
OK, vous avez donc une bonne idée des tâches les plus importantes à faire aujourd’hui. Maintenant, vous allez en ligne, consultez votre courrier électronique et trouvez toute une pile de nouveaux messages qui vous attendent. Au moment où vous avez fini de répondre à tous ces courriels, quelques heures se sont écoulées et vous n’avez fait aucun progrès sur les points que vous avez jugés importants..
Envato Unstock Photo.Pire, vous avez perdu la concentration et la clarté que vous aviez au début de la matinée. Vous avez probablement dû faire des recherches pour répondre à certains courriels. Vous avez donc maintenant un tas d'applications et d'onglets de navigateur ouverts, et votre tête bourdonne de nombreuses informations non pertinentes..
En commençant votre journée par courrier électronique, vous laissez d'autres personnes définir comment vous passez votre temps. Certains de ces courriels étaient peut-être vraiment urgents mais, selon toute vraisemblance, la plupart d'entre eux auraient pu attendre au moins une heure ou deux, voire un jour ou deux sans que le ciel ne tombe..
Alors essayez ceci: accordez-vous un bloc de temps chaque matin pour travailler sur vos tâches les plus importantes, avant même de regarder votre boîte de réception. Si cette idée vous met mal à l'aise, vous pouvez commencer petit: peut-être vous permettre une demi-heure.
Si vous survivez à ce bloc de temps sans courrier électronique sans une foule de clients en colère marchant sur vous avec des torches et des fourches, envisagez de le prolonger à 45 minutes, une heure, deux heures. Si vous parvenez à survivre toute la matinée sans vérifier votre courrier électronique, votre productivité va monter en flèche. Cela peut ne pas être possible, mais trouvez juste le bon équilibre pour vous et votre entreprise.
OK, il y a plus de mauvaises nouvelles pour les accros au courrier électronique. Des chercheurs de Microsoft et de l’Université de l’Illinois ont découvert que, lorsque les e-mails étaient interrompus pendant la journée, les pertes de temps et d’attention étaient coûteuses..
Pour chaque interruption de courrier électronique, les personnes passaient en moyenne près de 10 minutes à traiter le courrier électronique et 10 à 15 minutes supplémentaires avant de revenir à une activité ciblée sur la tâche perturbée. Dans de nombreux cas, les retards étaient beaucoup plus longs: «Nous avons constaté que 27% des suspensions de tâches entraînaient plus de deux heures jusqu'à la reprise.»
La leçon est claire: même s’il s’agit «d’un simple courrier électronique», cela vous sort de ce que vous faisiez et il peut prendre beaucoup de temps pour se remettre sur la bonne voie. Donc, désactivez les notifications par courrier électronique lorsque vous travaillez sur vos tâches quotidiennes les plus importantes, et désactivez toutes les autres notifications que votre ordinateur ou votre téléphone peut être configuré pour produire.
N'oubliez pas que vous avez bloqué le temps nécessaire pour travailler sur une seule tâche et que vous savez que vous n'avez aucune réunion importante ni aucun autre événement pendant cette période. La seule notification dont vous avez besoin est une simple minuterie vous permettant de savoir quand votre temps imparti est écoulé et que vous pouvez passer à votre tâche ou à votre événement suivant. Il ne devrait pas y avoir d'autres petits bourdonnements ou bips.
Soit dit en passant, si vous craignez de ne pas recevoir un appel d'urgence de votre conjoint ou de l'école de vos enfants, la plupart des smartphones vous permettent de les régler en mode silencieux tout en permettant aux personnes sélectionnées de vous contacter.
L’option «nucléaire» pour se concentrer avec succès sur une seule tâche consiste à débrancher complètement: pas d’Internet, pas de téléphone. Juste vous et la page blanche. Il n'y a rien comme ça.
Je peux déjà entendre les protestations et je vous avouerai que beaucoup d’entre elles sont valables. Pour mener à bien une tâche ces jours-ci, nous avons souvent besoin d'accéder à Internet pour des recherches, des images et d'autres ressources à inclure dans notre projet, ou toute une gamme d'autres choses..
Mais en avons-nous vraiment besoin tout le temps? Parfois, mais souvent pas. Si cela est réalisable, envisagez d’utiliser Internet pendant une période limitée pour accomplir une tâche particulière, puis de le désactiver à nouveau..
Par exemple, pour cet article, je devais faire des recherches en ligne. J'ai donc commencé par rechercher les articles et les études dont j'avais besoin et à les ouvrir dans de nombreux nouveaux onglets de mon navigateur. Voici une capture d'écran du désordre dans lequel je me trouvais (à l'époque, vous pouvez voir que je cherchais si le multitâche devait comporter un trait d'union).
Le multitâche à son meilleur. Mais après avoir ouvert tous ces onglets, je me suis déconnecté d'Internet et j'ai lu et pris des notes sur ce que j'avais trouvé. Pour écrire ce tutoriel, je n'avais pas besoin d'être en ligne. En fait, être en ligne aurait entraîné plus de distractions, plus de tentation de cliquer d'une page à l'autre, suivant les tangentes et les tangentes des tangentes, jusqu'à ce que je sois complètement hors-piste.
La clé est de séparer la recherche (une tâche) de l'écriture (une autre tâche). La première tâche nécessite Internet. le second ne le fait pas. Des questions sont apparues au moment où j'écrivais, mais j'ai simplement pris une note et les ai vérifiées plus tard, lorsque je suis revenu en ligne. Tout en écrivant, je suis resté concentré sur la tâche à accomplir.
Bien sûr, si cela fonctionnera pour vous dépend du type de travail que vous effectuez. Débrancher à long terme n'est pas réalisable pour beaucoup d'entre nous ces jours-ci. Mais réfléchissez à la possibilité de vous passer d'Internet, au moins pour de courtes périodes. Si vous envisagez de le faire, vous voudrez peut-être également passer aux organisateurs et calendriers de la vieille école, afin d'avoir plus d'informations à portée de la main sans passer par Internet..
Si vous ne pouvez pas débrancher, envisagez au moins de prendre des mesures plus petites, comme utiliser des applications pour bloquer vos sites Web distrayants préférés, ou passer en mode de mise au point en plein écran sur le programme dans lequel vous travaillez pour vous aider à bloquer tout le reste..
En plus d'être mauvais en multitâche, le cerveau est également incapable de se concentrer pendant de longues périodes. C'est pourquoi, lorsque vous vous efforcez de travailler heure après heure pour respecter un important délai, vous continuez à avoir envie de regarder des vidéos hilarantes sur YouTube. C'est juste ton cerveau qui te dit qu'il a besoin d'une pause.
Ainsi, lorsque vous bloquez ce temps pour travailler sur des tâches importantes, pensez à planifier des pauses. Avoir un temps limité vous aidera à rester sans distraction, et la pause vous aidera à recharger vos batteries pour le prochain bloc.
Une recherche suggère que l'équilibre optimal entre travail et pauses consiste à travailler pendant 52 minutes et à prendre une pause de 17 minutes. Bien sûr, vous n’avez pas à vous en tenir à cette échelle de temps précise; trouvez-en un qui fonctionne pour vous. Un système populaire qui suit un principe similaire est la technique Pomodoro, dans laquelle vous travaillez par blocs de 25 minutes appelés «pomodoros», prenant des pauses de cinq minutes entre les deux. Ce tutoriel sur la technique Pomodoro va plus en détail.
Si vous suivez les suggestions données jusqu'à présent, vous devriez être capable de terminer vos tâches quotidiennes les plus importantes en petites activités concentrées, sans distraction. C'est un grand pas en avant pour la plupart d'entre nous.
Mais bien sûr, vous devez toujours consulter vos courriels, vous tenir au courant des médias sociaux et de toutes les autres choses qui tendent à nous distraire. En fait, si vous ne vous en occupez pas, tous ces courriels sans réponse vous appelleront encore plus fort, vous éloignant ainsi d'autres activités..
Il est donc préférable de traiter avec eux, mais de manière concentrée. Au lieu de vous séparer d'autres tâches pour répondre à un courrier électronique ici et là, prévoyez une demi-heure ou une heure à la fin de la journée pour blitzer votre boîte de réception. Au lieu de passer inutilement sur Twitter lorsque vous devriez rédiger un rapport, planifiez de brefs blocs de temps (peut-être un à midi et un autre le soir) pour mettre à jour tous vos profils et interagir avec vos amis et vos abonnés..
Même si vous ne faites pas de médias sociaux, il y aura toujours de petites tâches quotidiennes qui, bien que n'étant pas votre priorité globale, doivent encore être accomplies. Le principe est le même: conservez-les. Faites-les faire, mais seulement après avoir terminé vos trois tâches les plus importantes de la journée. Vous devez payer la facture de services publics, mais vous n'avez pas besoin d'interrompre votre travail créatif pour le faire. Planifiez-le plus tard dans la journée et oubliez-le jusqu'à ce que ce soit l'heure.
Dans ce didacticiel, vous avez constaté que le multitâche constituait une méthode de travail vraiment inefficace. Il est préférable de diviser votre journée en blocs de temps lorsque vous vous concentrez sur des tâches uniques. Vous avez constaté que les pauses régulières sont un moyen important de maintenir cet objectif. Désactiver les notifications, ignorer les courriels et rester en mode hors connexion pendant certaines périodes peut également aider..
Une concentration parfaite toute la journée est un objectif inatteignable pour la plupart d'entre nous. Cependant, avec les techniques décrites dans ce didacticiel, vous devriez être mieux équipé pour éviter les distractions et au moins effectuer vos tâches les plus importantes sans avoir l'envie de faire plusieurs choses à la fois..
Avez-vous d'autres techniques préférées pour éviter le multitâche? Faites-moi savoir dans les commentaires.
Accentsconagua