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Si quelqu'un s'approchait de vos clients et leur demandait: "Qu'est-ce que ce pigiste fait pour vous?" Que pensez-vous que votre client va dire? Vont-ils chanter vos louanges ou se gratter la tête et se demander pourquoi ils vous ont embauché en premier lieu?
Bien que vos clients puissent vérifier sur vos factures une liste de tâches accomplies, les factures n’ont pas été conçues pour expliquer pourquoi ces tâches sont importantes et ne justifient pas non plus le coût. Une proposition de projet peut contenir ces détails, mais cela est écrit au début du projet. Les clients doivent savoir ce que vous avez fait pour eux dernièrement - et ils ont besoin d'un rappel récurrent.
Pour que votre client comprenne votre valeur, vous devez l'affirmer vous-même. Vous pouvez le faire en créant un "rapport de valeur mensuelle". Ce document leur montre à quel point vous contribuez à leurs affaires.
Avant de créer un rapport de valeur mensuel, vous devez suivre tout ce que vous faites pour chaque client. Vous pouvez utiliser des applications de suivi du temps ou une feuille de suivi papier. Je préfère ce dernier, car vous pouvez l'utiliser même lorsque vous travaillez sur quelque chose hors ligne, comme un brainstorming ou un dessin à la main. De plus, vous n’auriez jamais besoin d’électricité, d’une connexion Internet ou d’un ordinateur portable pour suivre quelque chose.
La meilleure partie d'une feuille de suivi papier est que vous pouvez la formater comme bon vous semble. Créer un rapport mensuel fini sera plus facile, car il existe un modèle basé sur votre façon de travailler.
Vous connaissez déjà les objectifs de votre client si vous avez effectué une analyse des besoins au début de votre projet. Plus vous vous alignerez sur ces objectifs, plus il sera facile de démontrer la valeur de votre travail. Cela devient encore plus facile si vous connaissez les détails.
Par exemple, si votre client a déclaré une fois qu'il souhaitait "plus de lecteurs", vous pouvez mieux suivre votre contribution s'il l'exprimait de manière plus spécifique, tel que "nous voulons 500 nouveaux abonnés au courrier électronique sur notre blog"..
Si vous n'êtes pas au courant de leurs objectifs spécifiques et quantifiés, ce serait le bon moment pour poser des questions..
Les clients ont généralement plus d'un objectif. Vous pouvez donc inclure leurs objectifs moins importants s'ils sont pertinents pour votre travail. Assurez-vous de classer chaque objectif en fonction de la priorité - la priorité du client, pas la vôtre.
Tout ce que vous faites est d'aider vos clients à atteindre leurs objectifs, sinon il est difficile de justifier ce que vous faites pour eux. Lesquelles de vos tâches facturables sont directement liées à la réalisation de leurs principaux objectifs? Énumérez-les sous chacun des objectifs que vous avez identifiés à l'étape 1, afin qu'ils puissent se distinguer du reste de vos tâches. Voici un exemple de feuille de suivi remplie de tâches liées aux objectifs:
Chaque tâche que vous écrivez pour cette étape doit avoir un impact direct sur les objectifs de votre client. Celles-ci seront identifiées plus tard comme vos tâches les plus importantes.
Peu importe votre compétence, tout ce que vous faites n'est pas directement lié aux objectifs de votre client. Ils peuvent vous engager pour d'autres tâches qui relèvent de votre expertise, mais ne sont pas une étape directe vers ce qu'ils veulent atteindre.
Sur la base de l'exemple ci-dessus, le rédacteur publicitaire engagé pour augmenter les ventes peut également apporter des modifications à la page Facebook du client. Cette tâche peut être importante pour le client, mais elle n’a pas le même poids que les tâches liées à l’objectif. Faites une liste séparée pour ces tâches non liées, car elles ne rapprochent pas nécessairement votre client de ses objectifs..
Le support client et d'autres formes de communication client entrent également dans cette catégorie. Les autres tâches administratives telles que la facturation, la planification et même la création de ce rapport doivent être répertoriées ici..
Une fois que vous avez répertorié toutes vos tâches non liées à un objectif, identifiez chacune d’elles "A" ou "B". Les tâches marquées "A" ont des conséquences graves si vous les laissez non exécutées. Par exemple, les tâches "A" peuvent inclure d'autres travaux facturables. Lorsque vous ne remplissez pas ces tâches, vous êtes moins bien payé et votre client peut ne pas être satisfait. Mais, si vous ne faites pas une tâche "B" comme demander un témoignage de client, les conséquences sont moins graves..
Pourquoi vous marquer? Premièrement, la notation est un moyen pour vous de rivaliser avec vous-même. Les scores peuvent vous aider à vérifier si vous effectuez un travail de grande valeur pendant vos heures facturables plutôt que de le dépenser avec minutie..
Cela peut aussi s'avérer utile si vous souhaitez commencer à déléguer le travail ultérieurement. De plus, avec le score écrit à côté de chaque tâche, il est plus facile de repérer les tâches que vous allez regrouper lors de la finalisation de votre rapport..
Voici le système de notation que je suis:
Il est temps d'utiliser votre feuille de suivi des tâches. Après l’avoir imprimé, enregistrez chaque opération effectuée pour un client au cours du mois, y compris les détails de la tâche suivants:
Ce n'est pas grave si votre journalisation est un peu désordonnée, surtout si vous la faites à la main. De toute façon, vous ne collectez que des données. Vos clients ne verront pas votre feuille de suivi des tâches brutes.
À la fin de chaque mois, utilisez toutes les données que vous avez collectées et créez un rapport élégant pour vos clients. Commencez par énumérer les tâches liées aux objectifs, y compris le résultat final, et associez-les aux objectifs de votre client. Voici un exemple:
Viennent ensuite vos autres tâches clés, les tâches de niveau A les plus importantes que vous avez marquées dans votre feuille de suivi. Mais ne vous contentez pas d’énumérer ces tâches, d’ajouter leur résultat direct (le cas échéant) et la manière dont le client a pu tirer parti de la tâche terminée..
La création de feuilles de suivi des tâches et de rapports de valeur mensuels pour chaque client peut sembler fastidieuse, mais ils peuvent contribuer à renforcer vos relations avec les clients. De cette façon, votre client peut se sentir mieux de vous payer chaque mois. Après tout, ils ont maintenant un rapport concret qui montre les résultats de leur investissement en vous. De plus, si le moment est venu pour le client de réduire ses dépenses, vos services resteront l’un des éléments essentiels qu’il conservera..
Téléchargez un exemple de fiche de suivi.
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