Comment garder la productivité simple

Avez-vous déjà rencontré des personnes qui aiment travailler dans les coulisses? Ils sont des aides et des organisateurs naturels. Ils sont le complément idéal à toute équipe. Ils aiment faire de grandes choses, mais ils ne prennent jamais le devant de la scène. Ils laissent parler les résultats qu'ils créent.

Les bons systèmes de productivité sont des personnages "dans les coulisses". Ils vous aident à mieux travailler et à faire avancer les choses. Mais ils n'ont jamais devenir ton travail. Si votre système de productivité est une prima donna, il est temps de la congédier et de recommencer.

Regardons les choses autrement. Considérons l'outil de philosophie connu sous le nom Le rasoir d'Occam. William of Ockham était un philosophe du 14ème siècle qui remarqua que la meilleure solution à un problème est généralement la plus simple. C’est certainement le cas en matière de productivité.

En d'autres termes, un bon système de productivité doit être aussi simple que possible. Il devrait faire tout ce dont vous avez besoin et pas plus. Et cela ne devrait jamais entraver votre travail.

Comment pouvez-vous devenir si naturellement productif que c'est aussi instinctif que de respirer? Tout d'abord, vous créez un système de productivité qui correspond le mieux à votre situation et qui est capable de s'adapter à tous les changements qui se produisent dans votre vie. Deuxièmement, vous transformez vos comportements productifs en habitudes. De cette façon, vous les faites sans y prêter attention. Ils se produisent juste dans les coulisses.

Voyons comment développer des habitudes et simplifier votre productivité, étape par étape..

Étape 1: commencez avec un système de productivité

Avant de pouvoir simplifier votre système de productivité, vous aurez besoin d’un système sur lequel travailler..

Vous avez plusieurs options pour trouver un système de base..

Vous pouvez prendre un système prêt à l'emploi. Nous avons couvert beaucoup de choses dans cette série, y compris la technique de Pomodoro, Ne pas casser la chaîne et Faire avancer les choses. Nous avons également quelques systèmes d’habitude simplifiés dans la seconde moitié de cet article que vous voudrez peut-être essayer. Alternativement, vous pouvez créer et modifier votre propre système. 

Ne choisissez pas n'importe quel système et espérez que cela fonctionne pour vous. Trouvez ou créez un système qui correspond le mieux à votre style de vie. Il peut y avoir (et y aura probablement) quelques ratés dans le système, mais globalement, cela devrait fonctionner pour vous..

Étape 2: Mettez votre système sous pilote automatique

Une fois que vous avez trouvé un système qui fonctionne pour vous, il est temps de le déplacer en arrière-plan de votre vie. Vous faites cela en le rendant automatique.

Restez avec le système pendant quelques mois et utilisez-le du mieux que vous pouvez tous les jours. le du quotidien une partie est la clé ici. Cela fera du suivi de votre système de productivité une partie habituelle de votre vie. Jane Ward, chercheuse en sciences de l'habitat, déclare:

Si vous faites quelque chose tous les jours dans la même situation, cela deviendra une réaction automatique en réponse à ces signaux de situation, une habitude.

Les recherches de Ward montrent qu'il faut en moyenne 66 jours pour créer une habitude si vous la pratiquez quotidiennement.

Une fois que votre système de productivité devient une habitude, vous le suivrez instinctivement, presque sans réfléchir..

En plus de vous aider à développer une habitude de productivité, rester avec votre système pendant deux mois vous donnera une bonne idée de ce qui fonctionne dans votre système et de ce qui pourrait être amélioré..

Enfin, rappelez-vous qu’une approche simple de la productivité signifie que votre processus d’apprentissage doit être aussi simple que possible. Si votre système implique d'intégrer plusieurs nouveaux comportements dans votre vie, envisagez de transformer ces comportements en habitudes, une à la fois. De cette façon, vous pouvez construire des habitudes les unes sur les autres. Parce que vous les ajoutez en petites doses, vous êtes plus susceptible de rester avec eux. Cela prend plus de temps, mais c'est plus efficace.

Étape 3: simplifier, simplifier, simplifier

Vous avez créé ce système de productivité parce qu'il vous convient. Vous l'avez mis sur le pilote automatique afin que vous le travailliez sans trop y penser.

Mais en travaillant avec le système, vous avez probablement remarqué des améliorations possibles. Ce sont probablement des aspects de votre système qui nécessitent encore de la concentration. Bien que vous souhaitiez qu’elles soient automatiques, elles ne fonctionnent pas tout à fait pour vous. Ils sont un cliquetis dans votre moteur de productivité.

Peut-être que vous les oubliez la moitié du temps. Ou peut-être avez-vous trouvé qu'il était plus facile de les laisser en dehors de votre journée. Il est temps d'appliquer le rasoir d'Occam à votre système et de commencer à élaguer ce qui ne fonctionne pas.

Pendant que vous faites cela, il est utile de suivre la philosophie japonaise du kaizen. Kaizen est japonais pour "amélioration" ou "changement pour le meilleur". Lorsque vous suivez la philosophie du kaizen, vous apportez de petits changements progressifs. Au fil du temps, ces petits changements s'empilent, qui est une façon dont vous trouvez que vous avez fait un grand changement sans réaliser à quel point vous êtes venu.

Pour commencer le processus de simplification, prenez l’un des aspects de votre système qui vous cause le plus de problèmes. Demande toi:

  • Puis-je vider complètement? Vous risquez de ne pas connaître la réponse avant d’essayer de la retirer de votre système. Si vous constatez que vous pouvez vous en passer, ou même que le supprimer améliore votre productivité, vous pouvez le laisser tomber. Sinon, passez à la question suivante.
  • Quel est le but de ce comportement? Pourrais-je atteindre l'objectif d'une manière plus simple? Ayez une idée de différentes techniques que vous pourriez utiliser pour atteindre le même objectif. Par exemple, la technique Pomodoro concentre votre attention en vous faisant travailler avec une minuterie. Pendant que le chronomètre tourne, vous accordez toute votre attention à votre travail. Les logiciels de blocage d’Internet, en revanche, vous obligent à vous concentrer en supprimant les distractions. Si le fait de travailler avec une minuterie vous stresse, pourriez-vous améliorer votre concentration en éliminant les distractions?
  • Qu'est-ce qui cause le problème? Connaître la cause du problème peut vous aider à apporter de subtiles améliorations. Avez-vous toujours oublié votre carnet de capture lorsque vous quittez la maison? Si oui, pourriez-vous simplifier les choses en ayant un cahier qui est toujours dans la poche de votre veste?
  • Puis-je combiner cela avec un autre comportement? Par exemple, supposons que vous utilisiez GTD pour capturer des tâches et créer des listes de tâches. Ensuite, vous utilisez la technique de Pomodoro pour parcourir vos listes de tâches, ce qui implique de recréer vos listes à la manière de Pomodoro. Pourriez-vous modifier votre système de création de liste de tâches afin de créer des listes de tâches prêtes à l'emploi pour Pomodoro dès la première visite?

En vous entraînant à différentes itérations, vous obtiendrez un système extrêmement simple qui vous ira comme un gant..

Vous vous demandez à quoi pourrait ressembler le système que vous développez? Voyons quelques exemples.

Systèmes de productivité simples

La simplicité est une belle chose. En optimisant votre système de productivité, vous obtenez quelque chose de tout à fait unique. C'est juste pour toi-mais il serait également très utile que les autres voient comment vous faites les choses.

Voici trois exemples de systèmes de productivité simplifiés. Laissez-les vous inspirer lorsque vous créez votre propre système. Vous pouvez même utiliser l'un d'eux comme base pour votre propre système.

Zen à faire

Leo Babauta est l'un des systèmes de productivité simplifiés les plus connus. Zen à faire (ZTD). Babauta a créé ZTD en adaptant le système Getting Things Done (GTD) à sa vie.

ZTD a abordé les problèmes spécifiques de Babauta avec GTD. C'étaient:

  • GTD l'a aidé à planifier ses tâches, mais pas à se concentrer sur les tâches tout en les complétant.
  • GTD ne l'a pas aidé à décider quoi faire à un moment donné.
  • Parce que GTD a capturé tout dans sa vie, il a fini par se sentir dépassé.
  • GTD l'a amené à se concentrer sur urgent tâches plutôt que important objectifs (pour en savoir plus, consultez la matrice Eisenhower).

ZTD est similaire à GTD. Les trois aspects de ZTD que nous n’avons pas abordés dans cette série de productivité incluent:

  • Avoir une place pour tout dans votre bureau et à la maison, de sorte que votre bureau soit dégagé. Un bureau vide signifie un esprit zen.
  • Élaguer les projets le plus loin possible afin de faire le minimum possible pour atteindre vos objectifs.
  • En utilisant seulement un outil pour capturer vos tâches. Babauta recommande stylo et papier:

Utilisez un simple carnet ou des fiches pour vos listes ou utilisez le programme de liste le plus simple possible. Vous n'avez pas besoin d'un agenda, d'un PDA ou d'Outlook.

Vous pouvez lire un aperçu complet du système ZTD.

Kanban personnel

Les Kanbans ont été développés par le constructeur automobile japonais Toyota en tant qu'outil visuel pour montrer ce qui était accompli et ce qui restait à faire. (A propos, Toyota était aussi au moins en partie responsable de la vulgarisation du concept de kaizen.)

En tant que tel, le Kanban personnel Ce système implique la création d’un outil visuel pour que vous puissiez voir votre travail en cours. Au fond, le système n'a que deux règles:

  1. Visualisez votre travail.
  2. Limitez votre travail en cours.

En visualisant votre travail, vous restez concentré sur ce qui doit être fait et sur quoi vous travaillez. Vous voyez également ce que vous avez accompli, ce qui vous aide à conserver un état d'esprit positif..

Vous pouvez créer votre kanban personnel comme bon vous semble-y compris les dessins. Cela dit, un kanban personnel signifie en général l’écriture de chacune de vos tâches (travaux en cours / travaux en cours) sur un post-it. Vos post-it sont ensuite organisés en trois colonnes:

  1. Arriéré
  2. Faire
  3. Terminé

C'est tout! Bien sûr, vous pouvez modifier les colonnes pour répondre à vos besoins ou modifier le système comme vous le souhaitez..

Vous pouvez en savoir plus sur Personal Kanban, y compris des idées pour le développer dans votre propre système..

Big Rocks (ou 1-3-5)

Remplissez un seau de sable et vous constaterez qu'il n'y a pas de place pour autre chose-certainement pas de gros rochers. Remplissez un seau avec de gros rochers et il reste encore beaucoup de place pour le sable.

Stephen R. Covey, auteur de Les 7 habitudes des gens très efficaces popularisé l'idée de gros rochers en productivité. Covey écrit:

Quels sont les gros rochers dans ta vie? Un projet que vous souhaitez réaliser? Du temps avec vos proches? Votre foi, votre éducation, vos finances? Une cause? Enseigner ou encadrer les autres? N'oubliez pas de mettre ces gros rochers en premier ou vous ne les aurez jamais du tout.

Le concept a ensuite été développé par Leo Babauta (de la renommée de ZTD). Il recommande d'avoir une tâche "big rock" par jour et de se concentrer sur cette tâche avant de faire autre chose. Ensuite, vous pouvez passer aux tâches de galets et de sable.

Cette approche a récemment refait surface en tant que règle 1-3-5. Le fondateur de The Daily Muse, Alex Cavoulacos, explique comment cela fonctionne:

Chaque jour, supposons que vous ne pouvez accomplir qu'une seule chose importante, trois choses moyennes et cinq petites choses. Avant de quitter le travail, prenez quelques minutes pour définir votre 1-3-5 pour le jour suivant, pour être prêt à courir dès le matin. Si votre position est celle où chaque jour implique de nombreuses tâches inattendues, essayez de laisser un moyen et deux petites tâches en blanc, en prévision des demandes de dernière minute de votre patron.

En limitant votre liste de tâches de cette manière, vous augmentez vos chances de la parcourir. Après cela, le succès repose sur le succès.

Maintenant que vous avez quelques idées sur ce à quoi un système de productivité simplifié pourrait ressembler, amusez-vous à développer votre propre!

Ressources

Crédit graphique: Lotus Flower conçue par Carlos Andujar du projet Noun.