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Si vous êtes en affaires depuis un certain temps, je suis sûr que vous avez entendu le dicton suivant: «Vous n’êtes aussi bon que les personnes que vous embauchez.»
Dans un autre tutoriel de cette série sur les ressources humaines pour les petites entreprises, j'ai abordé le processus d'embauche d'employés. Mais embaucher de bonnes personnes ne suffit pas. Vous devez également aider ces personnes à développer leurs compétences et à faire de leur mieux. C'est là que la formation entre en jeu.
Voici cependant le problème: en raison de ressources limitées et d’autres priorités, de nombreuses petites entreprises ne proposent pas le même type de plans de formation structurés que les grandes entreprises. Un rapport publié en 2016 par la Federation of Small Business du Royaume-Uni a révélé que, bien que 91% des propriétaires d'entreprise reconnaissent l'intérêt d'investir dans la formation et le développement du personnel, seuls 43% l'ont déclaré..
Êtes-vous prêt à créer un programme de formation pour votre petite entreprise? (source photo)Dans ce didacticiel, nous verrons comment les petites entreprises peuvent créer un plan de formation des employés et offrir de meilleures possibilités de formation à leurs employés. Nous examinerons certains des avantages d’une bonne formation, puis nous vous montrerons comment élaborer un plan de formation complet pour les employés de votre petite entreprise. Nous examinerons différents types de formation, y compris ceux dont le coût est minime, afin que vous soyez en mesure de concevoir un plan de formation efficace, même avec un budget serré..
Vous avez probablement déjà compris l'importance de former vos employés, mais juste au cas où, voici un bref aperçu des principaux avantages:
Lorsque les personnes ne sont pas formées, elles peuvent souvent encore effectuer des tâches, mais de manière inefficace. Pour prendre un exemple simple, il y a des années, je créais des présentations PowerPoint en formatant chaque diapositive individuellement. Ensuite, je suis allé à une formation rapide et j'ai appris à utiliser des masques de diapositives et des modèles de présentation..
Par la suite, j’ai été beaucoup plus productif: je pouvais créer une présentation deux fois plus vite et le résultat final était bien meilleur, ce qui signifiait moins de retouches. La même chose s’applique à peu près à toutes les compétences pertinentes que vos employés apprennent, cela les rendra meilleurs dans leur travail..
Les gens apprécient la formation et le développement. Un sondage de Bridge a révélé que le fait d’avoir une culture d’apprentissage dans une organisation était le principal facteur d’engagement et de loyauté des employés..
Un sondage a révélé que 40% des employés quittent un emploi au cours de la première année s’ils reçoivent une formation médiocre. Le roulement du personnel est coûteux pour votre entreprise à bien des égards - pas seulement le coût d’embauche d’une nouvelle personne, mais aussi la perte de connaissances, la perte de temps, etc. Formez bien vos employés actuels, et ils resteront plus longtemps dans les parages.
Une bonne formation permet de s’assurer que tout le monde est sur la même page. Il donne à vos employés une formation directe sur les compétences ou les comportements attendus d’eux. Si tout votre personnel a été formé de la même manière, il y a plus de chance qu'il fasse les choses de la même manière.
Quel que soit le secteur dans lequel vous évoluez, de nos jours, vous rencontrez probablement de nombreux changements rapides dus à la technologie et à d’autres facteurs. Dans ce monde en mutation rapide, les entreprises doivent rester agiles pour rester en tête. Il est essentiel d'avoir des employés bien formés et au courant des derniers développements..
En ce qui concerne la formation et le développement des employés, de nombreuses options s'offrent à vous. Voici un aperçu des principaux types de formation que vous pouvez offrir, avec un résumé des avantages et des inconvénients de chacun..
La forme de formation la plus simple (et souvent la moins chère) consiste à former vos employés. Cela tombe sous le sens: vos employés ont tous des compétences différentes, alors pourquoi ne pas les encourager à les partager entre eux?
L'avantage de la formation interne est qu'elle est simple à organiser et que son coût est nul ou minime. Cela peut également présenter des avantages non seulement pour les personnes en formation, mais également pour les personnes qui assurent la formation, qui peuvent se sentir plus autonomes et gagner de la confiance en elles, améliorer leurs compétences en matière de présentation, etc..
Le principal inconvénient est que vous n'introduisez pas de nouvelles compétences ou connaissances dans l'organisation. Vous vous assurez simplement que les informations que les gens connaissent sont partagées plus largement. Il peut y avoir d'autres compétences ou perspectives que vous ne pouvez obtenir que de sources externes. Et tandis que certains employés se sentent responsabilisés par la possibilité de former des personnes, d'autres peuvent y voir un fardeau. Vous devez faire attention à la façon dont vous le gérez..
La formation interne peut prendre plusieurs formes:
Il existe de nombreuses options pour la formation en ligne. Vous visitez actuellement l'un d'entre eux sur Envato Tuts +, ainsi qu'un large éventail de didacticiels destinés aux entreprises. Nous proposons toute une gamme de cours vidéo détaillés couvrant tous les domaines, du JavaScript à la création de logo. Vous pouvez ainsi encourager vos employés à acquérir de nouvelles compétences en ligne, soit avec des tutoriels gratuits, soit en souscrivant un abonnement pour les laisser également visionner les cours vidéo et les eBooks..
La bonne chose à propos de la formation en ligne est qu’elle est souvent relativement peu coûteuse et que vous pouvez accéder à un large éventail de formations dans de nombreux domaines différents. Il est également flexible et permet aux employés de s’adapter facilement à leur autre travail ou de le faire pendant leurs temps libres. Vous n'avez pas le problème que tout le monde soit absent du bureau en même temps pour assister à un événement de formation planifié.
Cette flexibilité même peut aussi être un inconvénient. Les employés doivent être très motivés pour compléter la formation, qui risque de finir par être reportée. Il peut être intéressant de travailler avec les employés pour les aider à planifier quelques heures de formation régulière chaque semaine. Cela évite également un autre problème potentiel: les employés se sentent comme si on leur demandait de suivre une formation liée au travail à leur propre rythme.
Cela peut ne pas sembler une option de formation au début, mais de nombreuses associations de l’industrie offrent une formation à leurs membres, ainsi que des revues, des livres numériques et d’autres ressources pouvant aider votre personnel à développer de nouvelles compétences..
L'avantage est qu'il s'agit souvent d'une formation hautement ciblée et spécialisée pour votre secteur d'activité et qu'elle peut être rentable. De plus, le fait d'être membre d'une association industrielle présente également d'autres avantages, tels que des possibilités de réseautage, une crédibilité accrue, la mise à jour des tendances de l'industrie, etc..
D'autre part, les options de formation peuvent être plus limitées qu'avec les autres options, car la formation n'est pas la fonction principale d'une association industrielle..
Il existe des possibilités de formation partout: séminaires, conférences, programmes de formation spécialement conçus, etc..
Celles-ci peuvent s'avérer très utiles pour vos employés car ce sont souvent des événements de grande qualité organisés par des formateurs professionnels et ils offrent la possibilité de nouer des contacts avec d'autres personnes du secteur. Ce type d’investissement peut également montrer à votre personnel que vous valorisez vraiment son développement personnel et professionnel..
Le principal inconvénient est le coût. Ces programmes peuvent coûter très cher, sans compter les frais de déplacement, d'hébergement, etc. Les grandes entreprises paient tout le temps ce genre de choses, mais une petite entreprise n'a tout simplement pas le budget nécessaire. Vous perdez également ce membre du personnel et sa productivité pendant la durée de la formation..
Une option connexe consiste à engager une entreprise de formation pour venir sur votre lieu de travail et former les employés sur place. Vous évitez les frais de déplacement de cette façon, mais cela peut quand même être une option coûteuse. Et vous perdez certains des avantages, tels que la mise en réseau, l’absence du bureau, etc..
D'autre part, vous bénéficiez d'une formation personnalisée et personnalisée dispensée par des professionnels expérimentés. Si votre budget le permet, cela peut quand même être une excellente option..
Certains employeurs paient pour que leur personnel poursuive des études, comme un diplôme en commerce ou une qualification en comptabilité. C’est un formidable stimulant à offrir, bien que les coûts puissent bien sûr s’accumuler assez rapidement. Pour respecter votre budget, envisagez de ne verser qu’un certain montant et de laisser l’employé payer le reste, ou limitez-le à des programmes plus courts et moins coûteux..
Si vous en avez les moyens, vous bénéficiez d'une main-d'œuvre mieux éduquée et mieux formée, dotée des compétences et des qualifications nécessaires pour assumer davantage de responsabilités, ce qui vous permet de faire la promotion de l'intérieur au lieu de devoir recruter à l'extérieur pour des postes de responsabilité.
Maintenant que nous avons vu les différents types de formation, commençons à élaborer un plan de formation pour vos employés..
Le premier point de départ est celui des nouveaux employés: que doivent-ils savoir pour se mettre au fait rapidement??
Certaines des informations pratiques que nous avons abordées dans le didacticiel du manuel de l’employé: comment fonctionnent les salaires et les avantages sociaux, quelle est la politique en matière de vacances, etc. Mais un plan d'orientation ira plus loin que cela. Donnez au nouvel employé une introduction complète à la société: votre histoire, ce que vous faites, pourquoi vous le faites, etc. Quelle est votre philosophie? Comment aimez-vous faire des affaires?
Présentez ensuite les gens. Quelle est la structure générale de l'entreprise et quelle sera la place du nouvel employé dans cette entreprise? Qui sont les employés clés? Comme vous le savez, si vous avez déjà rencontré un groupe de personnes lors d’une grande fête, il est impossible de retenir trop de noms à la fois. Alors gardez la lumière et concentrez-vous uniquement sur les personnes clés avec lesquelles le nouvel employé va interagir au début.
Et qu'en est-il des clients? Qui sont-ils et que veulent-ils de votre entreprise? Ceci est important même si la personne ne sera pas directement en contact avec le client. Une entreprise existe pour servir ses clients. Tous les membres de l'entreprise doivent donc comprendre comment faire cela et travailler dans le but de le faire plus efficacement, même s'ils ne traitent jamais directement avec un client..
Ensuite, couvrez tout ce qui est spécifique à votre entreprise ou au rôle de la personne. Utilisez-vous un logiciel spécial que l'employé devra apprendre? Avez-vous des processus spéciaux qu'ils devront comprendre? Toutes les compétences spéciales que la personne devra acquérir si elle ne les possède pas déjà?
Comme vous vous en êtes probablement rendu compte, une partie du matériel de votre plan d'orientation sera commune à tous les employés, tandis que d'autres devront être personnalisés pour chaque employé en fonction de ses fonctions, des compétences avec lesquelles il arrive, etc..
Commencez donc par créer un programme de formation d’orientation de base contenant les éléments qui s’appliquent à tous les niveaux, puis évaluez-le pour chaque nouvel employé et ajoutez les domaines nécessaires. Si vous embauchez un grand nombre de nouvelles personnes, il peut être intéressant de créer des «modules» d’informations applicables à certains rôles courants, tels qu'un module de vente pour le personnel en contact direct avec le client, un module traitant du logiciel financier pour le personnel de back-office, etc. Ensuite, il suffit de choisir les modules appropriés pour la situation de chaque nouvel employé.
Un élément clé d'un programme d'orientation ou d'intégration efficace consiste à mener des enquêtes régulières auprès des nouveaux employés. Rendez-vous avec eux après une semaine ou deux de travail et découvrez ce qui a fonctionné ou non. Quelles questions sont restées sans réponse et quels problèmes ont été rencontrés à leurs débuts? Puis intégrez cela dans les futurs programmes de formation d'orientation.
Former efficacement les nouveaux employés est un bon début. Maintenant, vous pouvez passer à vos employés existants. Souvent, les directeurs et les propriétaires d’entreprises réagissent assez bien en matière de formation: ils attendent que les employés demandent une formation ou rencontrent un programme de formation qui sonne bien et disent aux employés de le suivre. Mais il vaut mieux adopter une approche plus systématique et créer un plan de formation individuel pour chaque employé. Voici comment:
Commencez par évaluer les compétences actuelles de l'employé par rapport à ce qui est nécessaire pour son travail. Si vous avez créé une description de poste appropriée lorsque vous les avez embauchés, vous devriez avoir une idée précise de ce qui est requis pour le poste. Considérer:
Nous parlons ici de compétences personnelles, telles que la gestion du temps et la présentation, ainsi que de la maîtrise des logiciels, des processus et des autres tâches nécessaires à l'exécution de leur travail. Pour les personnes qui gèrent d'autres employés ou peuvent avoir besoin de le faire à l'avenir, vous devrez également évaluer leurs compétences en gestion..
Bien que les besoins spécifiques du travail de l'employé soient importants, il convient également d'aller au-delà et de réfléchir aux besoins de l'entreprise dans son ensemble..
Avez-vous des lacunes dans les compétences? Y a-t-il des fonctions supplémentaires que vous souhaiteriez que cet employé assume à l'avenir, pour lesquelles il aura besoin de formation? Et qu'en est-il des tendances au sein de l'industrie? Existe-t-il une nouvelle technologie dans laquelle la personne devrait être formée? Nouvelles tendances de gestion ou pratiques commerciales que vous souhaitez qu'ils comprennent?
Après tout, la formation vise à répondre aux besoins de l’employé et de l’entreprise. Assurez-vous de couvrir les deux angles..
Parfois, les membres du personnel auront des idées claires sur ce qu'ils veulent apprendre. Peut-être ont-ils entendu parler d'une nouvelle technologie qu'ils souhaitent maîtriser. Peut-être veulent-ils occuper un poste plus élevé et acquérir des compétences en gestion.
Un élément important de la création d’un plan de formation consiste à encourager l’employé à suggérer une formation qui l’intéresserait. Dans la mesure du possible, et dans les limites de votre budget, essayez de répondre à ces demandes dans la mesure du possible; L'apprentissage auto-motivé est souvent le type le plus efficace. L’apprentissage des adultes n’est pas comme l’école: les gens ont besoin de voir ce qu’il en tire pour eux, de sentir que la formation est pertinente et d’être pleinement en phase avec les objectifs.
Maintenant que vous avez rassemblé toutes ces informations, rencontrez l'employé et préparez ensemble un plan de formation. C’est quelque chose que vous devriez faire régulièrement, au moins une fois par an ou peut-être plus fréquemment. Planifiez les compétences sur lesquelles vous souhaitez vous concentrer au cours de la prochaine année..
Encore une fois, essayez d'écouter l'employé autant que possible. Bien sûr, votre entreprise a certains besoins, mais si l'employé est vraiment réticent à l'idée d'apprendre une nouvelle compétence, il est peu probable que la formation soit efficace. Soyez prêt à faire des compromis et essayez de trouver un juste équilibre entre vos besoins et ceux de vos employés..
Une fois que vous avez défini les compétences, décidez ensuite comment elles seront acquises. Laquelle des options que nous avons examinées à la section 2 utiliserez-vous? Cela dépendra en partie de votre budget et d'autres, en fonction des préférences et du style d'apprentissage de l'employé. Chacun a sa propre façon d’apprendre. Un cadre commun consiste à diviser les apprenants en trois groupes:
Ceci est juste un résumé rapide, et il existe de nombreux autres modèles concurrents. L'idée de base à retenir est que tout le monde apprend différemment. Essayez donc de savoir quel type de formation fonctionnerait le mieux pour chaque individu et organisez les options de formation sur cette base..
Lorsque vous établissez un plan de formation, que vous y revenez et que vous le mettez à jour chaque année, gardez à l'esprit qu'il ne s'agit pas uniquement d'acquérir des compétences: il s'agit de l'orientation de la carrière d'une personne..
La formation dispensée par les personnes permet souvent de déterminer les opportunités qui s'offrent à elles. Il est donc important de prendre cela en compte. En plus des besoins immédiats de l'entreprise et de l'individu, prenez également le temps de planifier plus loin. Quels sont les objectifs de carrière à long terme de l'employé? Comment pouvez-vous les aider à atteindre ces objectifs?
Dans certains cas, le cheminement de carrière de vos employés peut les amener à des rôles qui ne sont tout simplement pas disponibles dans votre entreprise. Vous pouvez finir par former les gens qui partent. Cela peut être difficile, mais c'est inévitable. Si la personne est suffisamment déterminée, elle partira quand même - ou restera et sera insatisfaite. Mieux vaut bénéficier des services d'un employé fidèle et motivé pendant quelques années que d'un employé désengagé pendant des décennies..
Ou, comme le dit la blague de longue date des entreprises:
Un directeur financier demande: «Que se passe-t-il si nous investissons dans le développement des personnes et qu’elles nous laissent?»
Le chef de la direction répond: «Que se passe-t-il si nous ne le faisons pas et qu'ils restent?»
Dans ce didacticiel, vous avez appris à créer un plan de formation pour les employés de votre petite entreprise. Vous avez vu les avantages de la formation, exploré les différentes options disponibles, puis vu comment élaborer une formation d'orientation et des plans de formation individuels continus pour chaque employé..
Ce tutoriel fait partie d'une série plus vaste sur les ressources humaines pour les petites entreprises. Restez à l'écoute pour le reste de la série, dans laquelle nous examinerons une meilleure communication avec les employés, des solutions logicielles de gestion des ressources humaines pour les petites entreprises, etc..
Avant de partir, voici un dernier conseil pour la formation des employés: les petites entreprises peuvent parfois obtenir des incitations gouvernementales ou des crédits d’impôt pour la formation des employés. Veillez donc à examiner ce qui est disponible dans votre région. Cela pourrait aider à réduire considérablement le coût de la formation.!
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