Share
Ce que vous allez créerVotre facture est-elle une réflexion après coup? Si c'est le cas, vous faites une erreur.
En tant que propriétaire de petite entreprise, vous devez savoir que votre facture fait partie de votre image de marque. Cela doit être beau car il représente votre entreprise.
Votre facture doit également être claire. Il ne devrait y avoir aucune question sur combien vous facturez ou comment votre client devrait vous payer.
Une facture peu claire pourrait créer des retards de paiement inutiles. Cela peut également vous faire perdre du temps car le client essaie de vous contacter avec ses questions..
Dans ce tutoriel, vous allez apprendre à créer une facture professionnelle à l'aide d'un modèle de facture MS Word. Je vais commencer par énumérer les éléments d’une bonne facture. Ensuite, je vais vous expliquer pas à pas comment établir une facture dans Word. Enfin, je partagerai quelques ressources où vous pourrez trouver vos propres modèles de facture Word..
Créer une facture est inutile si la facture n’est pas informative et utile. En fait, une facture non professionnelle peut être pire que inutile. Cela pourrait dérouter ou contrarier votre client. Voici quelques éléments importants de bonnes factures. Votre facture devrait:
Vous pouvez en apprendre plus sur les bases de la création d'une facture dans cet article:
Regardons de plus près chaque élément de la facture.
Sans la bonne information, votre client peut ne pas savoir à quoi sert la facture. Ils peuvent même ne pas savoir combien vous payer ou où envoyer votre paiement.
Voici les informations de base que toutes les factures devraient contenir:
Pour éviter toute confusion, assurez-vous que vos factures contiennent la bonne information..
Vos conditions de paiement sont particulièrement importantes. Les bonnes conditions peuvent encourager votre client à payer rapidement. Pour en savoir plus sur les meilleures conditions de paiement à utiliser, consultez ce didacticiel:
L'aspect de votre facture est également important. Vous devriez considérer votre facture comme faisant partie de vos efforts de marque. Comme vos papiers à lettres, cartes de visite et autres documents de marque, il représente votre entreprise..
Votre client est susceptible de sauvegarder votre facture dans leurs fichiers. La prochaine fois qu'ils devront commander des services similaires, ils pourront utiliser votre facture pour obtenir vos informations de contact. L'impression de votre facture peut donc être durable. Votre facture doit être nette et professionnelle.
Vous ne pouvez peut-être pas vous permettre un graphiste de faire une facture personnalisée, mais un bon modèle de facture est bon marché (entre 5 et 9 USD) et peut vous aider à créer une facture de qualité professionnelle en quelques minutes..
Vous pouvez trouver des modèles de facture professionnels sur Envato Market (GraphicRiver) ou parcourir une sélection de modèles de facture MS Word de style minimal dans cet article:
Ces modèles de facture ont des conceptions claires, permettent de les adapter rapidement à la marque de votre petite entreprise, de les transmettre à vos clients et de collecter les paiements de manière professionnelle..
Quand devriez-vous facturer votre client?
La réponse peut sembler évidente. Dans la plupart des cas, facturez lorsque le travail est terminé. Mais faites attention aux accords que vous avez passés avec le client. Par exemple, si vous avez accepté de facturer le client une fois par mois, suivez votre contrat..
Étonnamment, certains propriétaires de petites entreprises hésitent à envoyer des factures. Ils peuvent envoyer leur facture quelques jours voire plusieurs semaines après la fin du projet.
Évitez de faire ça. Les factures en retard signifient des paiements en retard. Les clients s'attendent à ce que vous leur facturiez les services rendus. Alors, envoyez vos factures en temps voulu.
Maintenant, regardons comment faire votre propre facture.
Vous pouvez utiliser un modèle pour créer une facture de qualité professionnelle avec Word. Voici un guide étape par étape pour vous aider à créer vos propres factures:
Pour vous assurer que vous ne laisserez rien dans votre facture, dressez une liste des informations que vous souhaitez inclure. Voici quelques endroits où rechercher des informations sur les factures:
Une fois que vous avez rassemblé les informations de votre facture, vous êtes prêt à commencer..
Dans cet exemple, je vais utiliser un modèle Word pour créer une facture pour Anytown Consulting, la société que nous avons vue pour la première fois dans ce didacticiel:
Dans ce nouvel exemple, Anytown Consulting a créé une conception de couverture de livre électronique pour Jane Doe. La facture simple que nous allons créer concerne une conception de couverture de livre électronique et un peu de temps de réunion. Vous pouvez suivre ce même processus pour créer des factures pour vos clients..
Une fois que vous savez ce que votre facture doit inclure, sélectionnez le bon modèle de facture Word. J'ai utilisé ce modèle de facture d'Envato Market parce qu'il dégage une impression de propreté et de professionnalisme. Vous devez choisir le modèle de facture adapté à vos besoins..
Après avoir téléchargé la facture, ouvrez Explorateur de fichiers Windows et double-cliquez le fichier modèle de facture pour l'ouvrir. Le fichier a une extension .zip:
Ouvrez le fichier Zip du modèle de facture Word.Cliquez sur le sous-dossier, Principaux fichiers. Pour choisir la couleur qui va avec votre logo, double-cliquez sur le dossier de la couleur que vous souhaitez utiliser. Le modèle que j'ai choisi est livré avec cinq couleurs:
Choisissez le fichier de modèle de facture qui correspond le mieux à votre jeu de couleurs..Chaque jeu de couleurs est dans son propre dossier. J'ai choisi le schéma de couleur de la facture bleue parce que cela convient le mieux à mon logo. Double-cliquez sur le dossier pour l'ouvrir et les fichiers de modèle pour ce jeu de couleurs s'affichent:
Ouvrez le modèle de facture Word bleu.Pour ouvrir le modèle Word, double-cliquez sur le dossier avec .docx extension. Le modèle de facture apparaît dans Vue protégée:
Le modèle de facture ouvert dans la vue protégée de Word.En mode protégé, la plupart des fonctions d’édition sont désactivées. Nous souhaitons personnaliser le modèle pour notre petite entreprise. Nous avons donc besoin des fonctionnalités de modification disponibles. Donc, nous allons désactiver la vue protégée.
Pour activer les fonctions d’édition normales et désactiver la vue protégée, cliquez sur le bouton Activer la modification bouton situé à droite de la barre jaune en haut de la fenêtre. Vous êtes maintenant prêt à personnaliser le modèle..
Une fois le modèle téléchargé, personnalisez-le et personnalisez-le. Avant de commencer, il est toutefois judicieux de sauvegarder le fichier de modèle sous un autre nom afin de pouvoir revenir au modèle d'origine si vous souhaitez l'utiliser à nouveau..
Vous êtes maintenant prêt à personnaliser votre facture. Commencez par remplacer le logo.
Pour remplacer le logo, cochez la case «À gauche du modèle».Logo place here.”Vous verrez des poignées autour de la boîte:
Cochez la case "Logo Place here".Si nécessaire, utilisez les poignées entourant l’espace réservé du logo pour redimensionner l’espace réservé au logo.. (Remarque: Les poignées ressemblent à des points creux.)
Clique le Insérer option du menu en haut de la fenêtre. Maintenant, cliquez sur le Des photos icône pour sélectionner votre fichier de logo à partir de votre ordinateur. Votre écran devrait ressembler à ceci:
Cliquez sur l'icône Photos et sélectionnez votre fichier de logo..Sélectionnez le fichier de logo que vous souhaitez ajouter à votre facture. Clique le Insérer bouton en bas à droite de la Explorateur de fichiers la fenêtre. Le logo est ajouté à votre facture:
Insérez votre logo dans votre facture.Si nécessaire, utilisez les poignées situées aux coins du logo pour redimensionner l’image du logo en fonction de la facture.. (Remarque: Si vous utilisez les autres poignées, vous déformerez votre logo.)
Maintenant vous pouvez aussi effacer l'espace réservé en changeant la couleur de remplissage en blanc. Pour ce faire, sélectionnez l’espace réservé. Clic-droit pour afficher un menu contextuel:
Afficher le menu des espaces réservés pour le logo.Clique le Forme de format option. Le menu de la barre latérale Format Shape apparaît. Clique le Remplir option:
Cliquez sur l'option Mettre en forme, puis remplir..Assurez-vous que le bouton bascule par le Remplissage solide l'option est sélectionnée. Clique le Couleur icône au centre de la Forme de format barre latérale pour afficher le Couleurs Thématiques palette:
Afficher la palette Couleurs du thème.Cliquez sur la case blanche dans le coin supérieur gauche de la palette de couleurs pour appliquer la couleur blanche à l'espace réservé. La facture devrait ressembler à ceci:
Appliquez la couleur blanche à la zone réservée.Nous sommes maintenant prêts à commencer à ajouter nos informations, en commençant par les informations d'adresse..
Pour changer votre adresse de retour dans le modèle, cliquez sur le champ adresse de retour. Des poignées apparaîtront autour du texte:
Cliquez sur le champ d'adresse de retour.Mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez modifier pour le sélectionner. Votre écran devrait ressembler à ceci:
Surligner le texte.Tapez sur les informations en surbrillance avec l'adresse de votre entreprise, numéro de téléphone et site Web.
Répétez le processus pour modifier le texte des informations du client et de toute autre information de texte que vous souhaitez modifier..
Dans ce modèle, tous les champs de texte sont les suivants:
Tous ces champs peuvent être modifiés en utilisant le processus décrit ci-dessus. Vous pouvez également supprimer le texte que vous ne voulez pas en cliquant avec le bouton droit sur le texte sélectionné et en choisissant la Cut option du menu déroulant.
Lorsque vous avez terminé, votre facture devrait ressembler à ceci:
Modèle de facture Word avec texte personnalisé appliqué.Nous avons discuté de la façon de personnaliser la majeure partie de la facture, mais le texte de l'énumération de la facture est sous forme de tableau et nécessite un traitement spécial..
Pour mon exemple de facture, je ne souhaite facturer que deux services:
Cela signifie que mon tableau de facturation comprend beaucoup de lignes supplémentaires. Nous devons supprimer ces lignes supplémentaires.
Commencez par sélectionner toutes les lignes du tableau sauf deux en les mettant en surbrillance. Suivant, clic-droit pour afficher le menu déroulant:
Sélectionnez les lignes du tableau et cliquez avec le bouton droit de la souris..Clique le Supprimer les cellules option pour supprimer les lignes de table indésirables. Sélectionnez le Supprimer la ligne entière option et cliquez D'accord. Votre facture devrait ressembler à ceci:
Supprimer les lignes indésirables.Modifiez le texte dans chaque cellule en le sélectionnant (c.-à-d.. le soulignant) et en tapant dessus. Veillez à ne pas sélectionner plusieurs cellules en même temps.
Les chiffres en dollars sous la Prix du temps colonne et le Coût colonne sont également du texte. Vous pouvez les changer en les tapant aussi.
N'oubliez pas de modifier les chiffres Sous-total, Impôt et Total. Ils ne sont pas automatiquement calculés dans ce modèle de facture dans Word.
Dans cet exemple, il n'y a pas de remise client, j'ai donc supprimé cette ligne de table en utilisant le processus décrit précédemment.
Votre facture devrait bien paraître en ce moment. Prenez un moment pour vous assurer que tous les champs sont corrects. N'oubliez pas de changer le Achat total figure en haut à droite de la facture. Ceci est un champ de texte.
C'est une bonne idée de relire votre facture entière à ce stade. Rechercher les fautes d'orthographe dans le nom ou l'adresse du client et d'autres fautes de frappe.
Si vous avez beaucoup modifié la facture, vous devrez peut-être également repositionner certains des champs de texte. Pour ce faire, sélectionnez le champ de texte (vous devriez voir les poignées) et faites-le glisser où vous voulez qu'il soit.
Votre facture finie devrait ressembler à ceci:
Conception de facture finale personnalisée MS Word.Remarque: J'ai utilisé la version de Word à partir d'Office 365 pour créer cette facture. Si vous avez une version antérieure de word, vos étapes peuvent être légèrement différentes.
Vos factures sont importantes pour votre petite entreprise. Une facture professionnelle fait bonne impression auprès de vos clients et vous aide à être payé rapidement. Une facture non professionnelle peut semer la confusion et retarder le paiement.
Une bonne facture devrait:
Vous pouvez créer votre propre facture en utilisant un modèle de facture pour Word. Commencez par trouver le modèle de facture qui vous convient chez Envato Market.
Accentsconagua