Share
Se sentir fatigué? Vous trouvez-vous vous lever tôt, travailler tard et ne pas tout faire? Si tel est votre cas, comme de nombreux propriétaires de petites entreprises, vous risquez de trop vous étirer.
En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous avez beaucoup à faire. Si vous ne gérez pas votre travail, votre charge de travail peut sembler impossible.
La tension et le stress d'un travail occupé. Dans ce tutoriel, nous examinerons de plus près le travail occupé. Nous vous montrerons également cinq étapes pour vous aider à gérer même vos tâches les plus banales et à récupérer une partie de ce temps perdu..
Est-ce que le travail occupé vous retient? De nombreux propriétaires de petites entreprises sont surchargés de travail, mais ne le réalisent même pas. En effet, le travail occupé semble tout aussi important que les autres travaux, mais cela n'a pas le même impact sur votre entreprise..
Un travail occupé peut être une tâche qui doit être accomplie, mais ne contribue pas au résultat final. Cela inclut par exemple les tâches comptables et fiscales, la réponse aux e-mails, la maintenance du site Web, les tâches de bureau et autres tâches de routine. Ce n'est pas que ces tâches ne sont pas importantes, c'est simplement que votre entreprise pourrait être mieux lotie si elles étaient gérées différemment.
Un travail occupé peut également être une tâche inutile, qui a une signification, mais qui ne contribue en rien à votre entreprise. Vous pourriez par exemple redécorer votre bureau ou prendre des cours, mais ne jamais appliquer ce que vous avez appris. Même des tâches telles que la promotion de votre entreprise par le biais des médias sociaux ou la vérification de votre boîte de réception peuvent être un travail chargé si elles sont effectuées de manière excessive.
L'élimination du travail occupé commence au sommet. Si, en tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous perdez beaucoup de temps avec un travail surchargé, il est fort probable que vos employés perdent également du temps..
Vous pouvez cependant améliorer votre approche. Voici quelques étapes clés pour reprendre votre temps et réduire votre travail chargé.
Pour trouver un moyen de réduire le travail surchargé, il est essentiel de savoir combien de temps vous y consacrez vraiment. La plupart d'entre nous ne font pas ça. La dernière chose que nous voulons prendre le temps de faire quand nous sommes occupés est de suivre notre temps.
Cependant, le fait de savoir comment vous utilisez votre temps est le début d’une réduction du travail surchargé. Sans suivre votre temps, vous ne pouvez pas savoir où vous êtes inefficace.
Lorsque vous suivez votre temps, soyez détaillé. Incluez tout ce que vous faites en une journée, aussi minime soit-elle. Pour de meilleurs résultats, suivez votre temps sur plusieurs jours au lieu d'un seul jour. Aussi, soyez honnête. Si vous passez deux heures par jour à consulter Facebook ou une heure à regarder des vidéos YouTube, enregistrez cette activité..
Par exemple, imaginez que vous êtes un développeur Web. Après avoir suivi votre temps pendant quelques jours, vous découvrez que, outre les tâches de codage, de test, de brainstorming et de maintenance, vous passez également du temps sur les tâches très chargées suivantes:
Votre suivi du temps montre également que vous passez une heure et demie chaque semaine à rencontrer les membres de votre équipe. Vous tenez des réunions régulièrement, même si personne n’a de questions et qu’il n’ya pas de problèmes. Les réunions inutiles sont une perte de temps commune, soit dit en passant. Les statistiques d'Atlassian montrent que la moitié des réunions sont une perte de temps.
Lorsque vous additionnez ce temps, vous constatez que vous ne disposez en moyenne que de cinq heures environ de temps productif chaque jour. Je parie que ce temps est beaucoup moins productif que vous ne le pensiez. Vous devez en tirer le meilleur parti.
Le principe de Pareto, également connu sous le nom de règle des 80/20, implique que vous constaterez qu'un petit nombre de tâches vous font perdre votre temps. Réduisez le temps que vous consacrez à ces tâches et réduisez le travail occupé.
Pour en savoir plus sur le principe de Pareto et sur la manière d'effectuer une analyse de Pareto, reportez-vous à notre tutoriel Tuts + sur le sujet:
Apprendre comment vous passez votre temps est un élément important de la réduction du travail occupé. Si vous avez des employés, demandez-leur également de suivre leur temps pour savoir comment ils le dépensent. Vous pouvez utiliser un logiciel de suivi du temps comme Harvest pour vous aider.
Si vous savez comment vous passez votre temps, vous êtes prêt pour la prochaine étape.
Une fois que vous savez comment vous passez votre temps, vous pouvez commencer à planifier l'utilisation de ce temps plus efficacement. La planification de votre temps commence par la hiérarchisation.
Voici trois questions à poser sur chaque tâche que vous identifiez:
Ces questions vous aideront à hiérarchiser vos tâches et à définir des objectifs de planification..
Si vous commencez chaque journée sans but, il est facile de vous perdre et de perdre votre temps. Utilisez plutôt un calendrier ou un planificateur pour planifier votre temps plus efficacement. Voici un guide sur l'utilisation d'un planificateur papier imprimable, si vous ne souhaitez pas utiliser un calendrier numérique..
Comme exemple plus spécifique de la façon dont la hiérarchisation et la planification peuvent aider à réduire la charge de travail, examinons de plus près les cinq pertes de temps de travail, identifiées dans l'exemple de l'étape 1. Voici comment vous pouvez gérer chaque perte de temps:
Maintenant que vous avez planifié votre temps, examinons d'autres moyens de réduire le travail occupé.
En tant que propriétaire de petite entreprise, vous avez de nombreuses responsabilités, y compris de nombreuses tâches de routine. Il n'est pas rare qu'un propriétaire d'entreprise tente de gérer ces tâches en utilisant uniquement les outils logiciels avec lesquels il est le plus familier..
Si vous n'avez ajouté aucun nouvel outil logiciel à votre processus de travail depuis plusieurs années, il est probable que vous ne travailliez pas aussi efficacement que vous le pourriez. De nombreuses tâches de routine peuvent être gérées plus efficacement si vous disposez du bon outil. Et de nouveaux outils sont développés chaque jour.
Si vous constatez qu'un seul type de tâche prend beaucoup de temps, recherchez un moyen plus efficace de l'exécuter. Par exemple, la paie est un type de tâche qui peut prendre beaucoup de temps à mesure que votre entreprise se développe. Le traitement de la paie peut prendre beaucoup de temps, même si vous n’avez que quelques employés. Il existe des moyens de rationaliser le processus de paie. Consultez notre didacticiel Tuts + pour obtenir des conseils sur la gestion efficace de la paie:
La désorganisation peut aussi être une grosse perte de temps pour le propriétaire de petite entreprise. Heureusement, il existe de nombreux outils pour vous aider avec votre organisation et votre productivité. Pour des idées spécifiques sur l'amélioration de votre productivité à l'aide du logiciel Mac, consultez:
Pour les propriétaires de petites entreprises avec des employés, il est également important de veiller à ce que vos employés disposent également des bons outils..
Les outils ne sont pas le seul moyen de réduire le temps consacré aux tâches de routine.
Semble-t-il que la seule façon de tout faire est de le faire soi-même? Beaucoup de propriétaires de petites entreprises se surpassent en essayant de tout gérer. C'est une voie rapide vers l'épuisement professionnel et les erreurs.
Même si vous n'êtes pas encore prêt à engager plus d'employés, vous n'avez pas à tout faire vous-même. L'externalisation d'une partie de votre charge de travail vous fait gagner du temps et vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. Voici trois types de tâches à envisager en sous-traitance:
Pour dire s'il est judicieux d'engager quelqu'un pour une tâche, posez-vous les questions suivantes:
Au début, externaliser certaines tâches peut sembler trop coûteux. Par exemple, vous pourriez penser que vous ne pouvez pas vous permettre d’engager un avocat ou un comptable. Rappelez-vous cependant que leur formation et leurs connaissances spécialisées leur permettent d’accomplir leurs tâches beaucoup plus rapidement que vous ne le pourriez. De plus, l'utilisation d'un professionnel vous permet de vous concentrer sur des activités génératrices de revenus.
Il y a une dernière étape qui réduira le travail (et améliorera votre santé).
Cela peut sembler contre-intuitif, mais parfois, plus vous travaillez, moins vous avez terminé. Cela est particulièrement vrai pour le propriétaire de petite entreprise, qui peut être surchargé de travail et de préoccupations.
Malheureusement, les personnes fatiguées travaillent plus lentement. Si vous travaillez de longues heures et que vous vous couchez tard pour essayer de faire plus, ne le faites pas. Vous êtes probablement en train de vous saboter.
Selon un rapport des Centers for Disease Control, le manque de sommeil est un grave problème de santé. Le manque de sommeil peut causer des problèmes de concentration et, dans certains cas, conduire à la maladie. La plupart des adultes ont besoin de sept à huit heures de sommeil. Planifiez donc votre emploi du temps de manière à vous reposer suffisamment. Si vous avez des employés, assurez-vous qu'ils prennent également suffisamment de temps pour se reposer suffisamment.
En tant que propriétaire de petite entreprise, vous pouvez vous sentir dépassé par tout ce que vous devez faire. Ça ne doit pas être comme ça.
Pour réduire votre travail, rappelez-vous les cinq étapes suivantes:
Pour en savoir plus sur l'amélioration de votre productivité, commencez par les bases, explorez notre série sur la construction de votre propre système de productivité ou consultez notre catégorie de productivité sur Tuts +. Voici quelques-uns de nos didacticiels de productivité les plus utiles pour les propriétaires de petites entreprises:
Effectuez quelques étapes initiales pour vous familiariser avec les tâches que vous et votre équipe exécutez dans votre entreprise. Déléguez au besoin, améliorez vos systèmes, allouez mieux votre temps et modifiez votre orientation. Expérimentez avec des domaines qui peuvent améliorer le flux de travail de votre petite entreprise. Vous voulez vous assurer que votre temps est utilisé au mieux, car il n'y en a qu'une quantité finie.
Accentsconagua