Comment répondre aux introductions par courrier électronique avec une bonne étiquette

Avez-vous déjà reçu une introduction par courrier électronique et vous êtes demandé comment répondre? Avoir des contacts importants avec des personnes que vous connaissez est essentiel au succès. De telles introductions peuvent vous aider à trouver du travail, des clients ou même vous faire un ami..

Connaître la bonne façon de répondre à une introduction par courrier électronique est une compétence commerciale et sociale importante. Vous n'avez pas une seconde chance de faire une bonne première impression. Et vous pouvez être sûr que le courriel que vous envoyez en réponse à une introduction laissera une impression. Vous devez vous assurer que l'impression que vous faites est la bonne..

Dans cet article: 

• Je décris des situations commerciales courantes dans lesquelles une introduction par courrier électronique pourrait être utile.. 
• Nous verrons ensuite ce qu’il faut faire une fois l’introduction du courrier électronique effectuée, y compris certaines pratiques recommandées en matière d’étiquette d’introduction du courrier électronique.. 
• Enfin, je vous fournirai un exemple de courrier électronique de réponse d’introduction que vous pourrez utiliser comme modèle pour créer vos propres réponses de courrier électronique d’introduction..

Quelle est la meilleure stratégie pour répondre aux introductions de courrier électronique? (source graphique)

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5 types de présentations commerciales (souvent faites par courrier électronique)

Les introductions sont un outil commercial commun. Si vous connaissez quelqu'un qui connaît quelqu'un que vous avez besoin de connaître, il est acceptable de demander à votre contact de vous présenter. Souvent, de telles introductions se font par courrier électronique..

Voici quelques scénarios commerciaux fréquents impliquant des introductions:

1. La mise en réseau - En tant que professionnel, vous savez qui compte. Il est utile d’avoir des liens dans votre domaine et dans des domaines connexes. Souvent, l’un de vos contacts peut vous présenter par courrier électronique à d’autres personnes de votre secteur.. 
2. Recherche d'emploi - Si vous recherchez un emploi dans une entreprise spécifique et que vous connaissez quelqu'un qui y travaille, votre contact peut être disposé à vous présenter à un décideur. Souvent, de telles introductions déterminent si vous êtes embauché.
3. Ventes - Si vous êtes dans les ventes, vous pouvez compter sur les autres pour vous présenter des prospects valides. Les connexions se font souvent par des introductions personnelles. Ils sont plus susceptibles d'être intéressés que les contacts établis par d'autres méthodes.
4. Équipes de projet de travail - Dans l'environnement commercial actuel, il n'est pas rare que des équipes distantes travaillent avec des personnes qu'elles n'ont jamais rencontrées. Une introduction par courrier électronique du chef d’équipe peut aider votre équipe à être plus cohérente..
5. Vendeurs - Il peut être difficile de trouver des fournisseurs fiables. Si vous êtes satisfait d'un produit ou d'un service et que votre connaissance recherche le même produit ou service, vous pouvez présenter votre connaissance à votre fournisseur..

Si vous exploitez une petite entreprise ou si vous travaillez en tant que professionnel, bon nombre de ces types d'introduction vous seront envoyés par courrier électronique. Il est important de savoir comment les gérer pour pouvoir répondre avec une bonne étiquette et tirer le meilleur parti de chaque introduction..

Comment répondre à une introduction de courrier électronique avec une bonne étiquette

Si vous êtes sur le point de recevoir une introduction par courrier électronique, que devriez-vous faire? Vous pouvez vous demander comment répondre à une introduction par courrier électronique.

La façon dont vous répondez à une introduction par courrier électronique a un impact sur votre nouvelle connexion. Comme nous l'avons mentionné précédemment, vous voulez que cette impression soit bonne.

Suivez ces 4 étapes pour faire bonne impression

Il existe certaines pratiques recommandées en matière d’étiquette d’introduction des courriers électroniques que vous devez suivre pour vous assurer de faire bonne impression. Lorsque vous recevez une introduction par courrier électronique, procédez comme suit:

1. Intérêt - La première étape pour répondre à une introduction par courrier électronique consiste à décider de l’importance de cette introduction pour vous. Dans certains cas (un argumentaire de vente, par exemple), vous n’avez peut-être pas cherché une introduction ou le contact peut ne pas correspondre à vos besoins. C'est bien de laisser l'autre partie savoir que vous n'êtes pas intéressé. Dans d'autres cas (une recherche d'emploi, par exemple), vous avez peut-être demandé l'introduction. Ce que vous décidez détermine le contenu de votre réponse.
2. Répondre rapidement - Peu importe ce que vous décidez dans la première étape, vous devez réagir rapidement. Normalement, une introduction d’entreprise doit être traitée dans les 24 heures. Vous devriez envoyer une réponse polie même si la connexion ne vous intéresse pas. Vous ne savez jamais ce que l'avenir nous réserve, et un jour, vous devrez peut-être contacter à nouveau cette personne..
3. Personnalisez votre réponse - Vous pouvez baser votre réponse sur un modèle, mais n'envoyez pas la même réponse générique à tous les courriels d'introduction que vous recevez. Personnalisez votre réponse en fonction des circonstances de l’introduction. Ajouter ou supprimer des informations si nécessaire.
4. Merci le référant - Votre contact initial vous a été recommandé, alors laissez-le savoir. Ils seront plus susceptibles de vous aider à nouveau si vous fournissez des commentaires. Même si l’introduction n’était pas souhaitée, faites poliment savoir à votre connaissance que la connexion n’est pas adaptée et expliquez pourquoi. Vous pouvez avoir besoin de l'aide de ce parrain une fois de plus à un autre moment.

Si vous décidez de configurer des modèles de réponse, l’outil de réponse préenregistrée de Gmail peut vous aider. Pour plus d'informations sur la configuration des modèles de courrier électronique à l'aide des réponses prédéfinies Gmail, consultez ce didacticiel:

Maintenant que vous avez compris le processus de réponse à une introduction par courrier électronique, examinons quelques détails sur la façon de composer une réponse d'introduction par courrier électronique..

Comment répondre aux courriels d'introduction et rédiger votre réponse

Vous êtes prêt à rédiger la réponse d'introduction par courrier électronique. Que fais-tu en premier? Regardons quelques détails.

Remarque: J'ai utilisé Gmail ou MS Outlook pour ces exemples de messagerie, mais ils fonctionnent avec la plupart des fournisseurs de messagerie. Tous les noms, adresses électroniques et numéros de téléphone donnés dans ces exemples sont fictifs..

1. Rédigez la ligne d'objet de l'e-mail

L'objet de n'importe quel email est important. Il peut déterminer si votre email est lu ou non. Une mauvaise ligne d'objet pourrait même entraîner le courrier électronique dans le dossier courrier indésirable..

Si vous répondez à une introduction de courrier électronique, vous pouvez vous demander ce qu'il faut mettre en objet. Dans certains cas, vous répondrez à l'introduction du courrier électronique. Si la ligne d'objet de l'introduction du courrier électronique était claire et concise, vous pouvez la conserver intacte. Certains systèmes de messagerie (tels que MS Outlook) ajouteront RE: devant la ligne d’objet pour identifier votre réponse en tant que réponse..

De nombreux systèmes de messagerie ajoutent RE: lorsque vous répondez à un message.

Si la ligne d'objet de l'introduction du courrier électronique n'était pas claire, vous pouvez écrire le vôtre. Votre sujet doit être court et précis. Ce qui suit est un exemple de ligne de sujet de réponse d'introduction de courrier électronique.

Votre sujet doit être court et précis.

Comme vous pouvez le constater, cet email est direct et va droit au but. Le nom qui tombe peut aussi être important. Si le destinataire respecte et fait confiance à Joe Jones, il ouvrira probablement l'e-mail..

2. Adressez votre email de réponse

Le courrier électronique de réponse doit être adressé à la personne à qui vous êtes présenté. Cependant, il y a un dilemme.

Le courrier électronique d’introduction que vous avez reçu provient probablement de votre contact avec la personne à laquelle il adresse le courrier électronique dans le champ cc. Si vous venez de frapper Répondre à tous pour répondre à l'e-mail, votre contact d'origine continue d'être inclus dans la conversation. Cependant, vous souhaitez que votre contact d'origine sache que vous avez répondu à son introduction par courrier électronique..

La meilleure façon de résoudre ce problème consiste à transférer votre contact d'origine vers BCC. De cette façon, la personne qui vous a présenté saura que vous avez agi lors de l'introduction, mais elle ne s'attend pas à prendre part à la conversation..

Pour plus d'informations sur la manière d'adresser correctement un courrier électronique, consultez ce didacticiel utile:

3. Choisissez le bon ton pour votre réponse

La courtoisie compte. Rappelez-vous que vous faites une première impression. Un ton amical mais professionnel est généralement préférable.

Faites attention au ton de votre email d'introduction. Est-ce formel, informel? Faites que votre réponse reflète ce ton. Votre connexion initiale sait probablement quel ton convient le mieux à votre nouveau contact..

Ce tutoriel explique plus en détail la différence entre un email formel et un email informel:

4. Soyez direct

Votre nouvelle connexion est probablement occupée, il est donc préférable d’arriver au point dans le corps de votre courrier électronique de réponse d’introduction. Si vous recherchez un emploi, expliquez quel type de travail vous faites. Si vous vendez un produit ou un service, expliquez pourquoi vous pensez qu'il sera utile à votre nouvelle connaissance..

N'oubliez pas de mentionner en quoi votre relation profite à votre contact. Si vous êtes à la recherche d'un emploi, expliquez pourquoi vous êtes un bon candidat. Expliquez comment l’entreprise profitera de vos compétences. Si vous vendez un produit ou un service, expliquez comment votre produit répond à leurs besoins et décrivez le principal avantage de votre produit..

Pour en savoir plus sur la manière de rendre votre courrier électronique clair et concis, étudiez ce didacticiel:

5. Soyez prudent et vérifiez votre courrier électronique avant de l'envoyer

Lisez attentivement le courrier électronique. Recherchez les erreurs d'orthographe et de grammaire. Utilisez le correcteur orthographique pour détecter les erreurs évidentes, mais allez au-delà et recherchez des informations incorrectes et d'autres fautes de frappe. Etre insouciant avec n'importe quel email professionnel peut envoyer le mauvais message. Vous ne voulez pas que votre nouveau contact pense que vous n'êtes pas professionnel ou ne vous souciez pas de la qualité.

Un exemple d'email de suivi

Examinons un exemple de scénario et un exemple de réponse par courrier électronique d’introduction que vous pourriez envoyer en réponse au scénario..

Exemple de scénario

Une ancienne collègue, Jane Perez, est employée par une société ABC où vous souhaitez travailler. Vous remarquez que la société ABC a un travail de développement Web répertorié sur son site Web que vous seriez parfait pour. 

Vous savez également que vos chances d'obtenir un emploi sont meilleures si quelqu'un au sein de l'entreprise vous présente au responsable du recrutement. Vous demandez à votre contact de faire une introduction par courrier électronique et quelques jours plus tard, vous retrouvez le courrier électronique suivant de Jane dans votre boîte de réception:

Un exemple d'introduction d'email.

Il est temps que vous répondiez au courrier électronique d'introduction de Jane. Passons rapidement en revue certains points de l'étiquette d'introduction au courrier électronique que nous avons apprise précédemment:

• Intérêt - Depuis que vous avez demandé l'introduction du courrier électronique, vous êtes intéressé par la connexion.
• Répondre rapidement - Vous savez que vous devez répondre rapidement, de sorte que vous enverrez la réponse aujourd'hui..
• Personnalisez votre réponse - Vous n'avez pas de modèle enregistré pour les introductions par courrier électronique, la réponse ne sera donc pas générique.. (Vous pouvez enregistrer cette réponse d'introduction de courrier électronique en tant que modèle, à condition de ne pas la personnaliser.)

Nous aborderons le quatrième point de l'étiquette de réponse par courrier électronique plus tard. Jetons maintenant un coup d'œil à la réponse d'introduction du courrier électronique que vous pourriez écrire:

Voici un exemple de réponse d'introduction par courrier électronique.

Pour un modèle de cet exemple de réponse d'introduction de courrier électronique que vous pouvez personnaliser avec vos propres informations, cliquez ici..

Notez que l'e-mail de réponse commence par reconnaître Jane, mais la déplace ensuite vers Cci. Plus tard, vous lui écrirez un email de suivi séparé..

Le courrier électronique prend également un ton courtois professionnel. Cela va droit au but, en mentionnant les possibilités d’emploi et vos qualifications. Vous aidez également Sally à répondre en indiquant plusieurs fois où vous serez disponible et en indiquant votre numéro de téléphone..

Remarque: Il existe un certain désaccord sur le point de savoir si vous devez fournir des dates et des heures spécifiques dans une réponse d'introduction par courrier électronique. Ceux qui sont contre estiment que cela vous fait paraître moins disponible. Ceux qui y sont favorables estiment qu’il est plus facile de prévoir un temps de réunion agréable pour le destinataire..

Enfin, fermez le message exemple sur une note positive et avec un ton professionnel.

Quelques jours plus tard, une fois que Sally a pris rendez-vous, envoyez un courrier électronique de suivi à Jane. Faites-lui savoir que la connexion a réussi. Cet email de remerciement est le quatrième point de l'étiquette de réponse à l'introduction de l'email. Si vous trouvez un travail en raison de l'introduction de Jane, vous devriez le lui faire savoir et la remercier à nouveau.

De plus, si l'email donne lieu à une interview, vous pouvez trouver utile ce tutoriel sur la façon d'écrire un email de remerciement à votre interlocuteur:

Prenez le courriel (gratuit) Stratégies de boîte de réception Ebook

En plus de maîtriser les stratégies d'introduction de courrier électronique, il existe un certain nombre de stratégies de courrier électronique supplémentaires qui vous aideront à envoyer un courrier électronique plus professionnel. Si vous avez du mal à suivre tous vos emails, il est temps de prendre le contrôle.

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Répondez efficacement à votre prochain courriel

Il est important de comprendre comment répondre correctement à une introduction par courrier électronique. Si votre réponse d'introduction de courrier électronique est professionnelle, vous laissez une bonne impression. Mais si vous répondez mal, votre nouveau contact sera moins qu'impressionné. Votre réponse à l'introduction d'email compte.

Il n’est pas difficile d’écrire une réponse d’introduction de courrier électronique efficace une fois que vous comprenez les bases de l’étiquette d’introduction de courrier électronique. Suivez les instructions pour rédiger une réponse d'introduction par courrier électronique dans cet article et vous n'aurez aucun mal à répondre efficacement à votre prochaine introduction par courrier électronique..