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L'embauche d'employés est une étape majeure dans l'évolution de votre petite entreprise. Soudain, au lieu de tout faire vous-même, vous pouvez déléguer des tâches et vous concentrer sur les tâches importantes. Avec plus de personnes contribuant, la croissance de votre entreprise peut décoller.
Mais l'embauche d'employés entraîne également beaucoup de maux de tête administratifs, dont une grande partie consiste à déterminer comment gérer la masse salariale. Vous devez non seulement déterminer le montant à payer à chaque personne et effectuer le transfert, mais vous devez également calculer les charges sociales. Dans une enquête réalisée en 2015 par la National Small Business Association auprès de petites entreprises américaines, les taxes sur la masse salariale se classaient au premier rang des taxes sur le fardeau administratif et administratif.
Se tromper peut aussi coûter cher. En 2015, l'IRS a imposé 6,25 millions d'amendes d'un montant supérieur à 4,25 milliards de dollars liées aux taxes sur l'emploi.
Dans ce didacticiel, vous allez apprendre à configurer vos systèmes et à traiter la paie d'une petite entreprise comptant plusieurs employés. Que vous veniez d'embaucher vos premiers employés ou que vous utilisiez la paie depuis un certain temps et que vous souhaitiez améliorer votre processus, ce didacticiel est la solution qu'il vous faut. Vous en apprendrez davantage sur les différentes options que vous avez, les étapes à franchir et les mécanismes de retenue d'impôt et de versement de paiements à vos employés..
Notez que certains détails, tels que les taxes et autres éléments à déduire, varient selon les régions du monde et les types d'entreprises et d'employés..
Dans ce didacticiel, je vais décrire les étapes générales de la configuration d’un système de traitement de la paie, mais rappelez-vous que les détails peuvent varier selon votre situation. Veillez donc à obtenir du gouvernement local un guide vous expliquant ce que vous devez faire. Aux États-Unis, par exemple, la publication 15 de l’IRS est un guide utile sur les obligations fiscales fédérales des employeurs (bien que les États et les villes aient également leurs propres règles fiscales à prendre en compte).
Commençons par regarder brièvement ce qu'est un système de paie et son fonctionnement.
Fondamentalement, un système de paie a deux fonctions principales: veiller à ce que les employés reçoivent le montant correct et veiller à ce que le gouvernement reçoive le montant correct d’impôt..
De nos jours, de nombreuses entreprises utilisent des logiciels spécialisés ou des applications en ligne pour gérer leurs systèmes de paie (voir la section suivante). Mais la forme qu’elle prend n’est pas importante: tant que vous faites tout avec précision, vous pouvez également exécuter la paie en utilisant vos propres enregistrements manuels..
Donc, les composants de base d'un système de paie sont:
Ce sont des notions de base, mais en fonction de la situation de vos employés, vous devrez peut-être également prendre en compte les heures supplémentaires, les primes, les déductions versées à un régime de retraite, etc..
Payer les employés semble être une tâche facile, mais lorsque vous commencez à prendre en compte des considérations fiscales et autres, cela peut devenir assez compliqué, avec un risque d'erreur important. Tant d'entreprises choisissent d'externaliser le traitement de la paie ou d'utiliser des logiciels ou des services spécialisés.
Voici les principales options de traitement de la paie, avec leurs avantages et inconvénients:
Selon la National Small Business Association, 41% des petites entreprises américaines externalisent leurs services de traitement de la paie à une entreprise externe. Et la majorité des entreprises de plus de cinq employés sous-traitent.
L'avantage de vous faire payer par une autre entreprise est que vous n'avez plus mal à la tête et qu'il est probable que vous vous en tirerez bien, car c'est son activité principale..
Le principal inconvénient est que cela peut être coûteux. Ce même sondage de la NSBA a révélé qu'un tiers des petites entreprises dépensent plus de 6 000 dollars par an pour l'administration de la masse salariale et des charges sociales. C'est un gros investissement pour une petite entreprise.
Bien sûr, il existe de meilleures offres, vous n'aurez peut-être pas à dépenser autant. Obtenez des devis de quelques entreprises pour savoir ce que cela va coûter. ADP et Paychex sont parmi les plus grandes entreprises du secteur. Certaines des entreprises mentionnées dans la section suivante offrent également des options de service complet.
Une autre option populaire, en particulier pour les petites entreprises, consiste à gérer la paie elles-mêmes, mais en utilisant un logiciel spécialisé ou des applications en ligne pour les guider tout au long du processus et effectuer les calculs correspondants..
ADP et Paychex proposent également ce type de solution, à l'instar de nombreuses autres sociétés telles que Intuit, Gusto et Patriot Software..
L’avantage de cette approche est qu’il est souvent moins coûteux de faire appel à un fournisseur de service complet, mais vous bénéficiez toujours d’un service fiable. Tant que vous fournissez les bonnes informations, le logiciel effectuera les calculs nécessaires et facilitera le processus. vous.
L'inconvénient est que vous ne recevez pas autant qu'un fournisseur de services complets, vous êtes donc responsable de l'utilisation correcte du logiciel. Et cela coûte toujours plus cher que l'option 3, qui est…
Si vous avez confiance en vos capacités financières et techniques et en votre compréhension du code des impôts de votre pays, ou si vous avez un membre du personnel capable de le faire pour vous, vous voudrez peut-être gérer la paie entièrement à l'interne. Vous pouvez calculer vous-même les salaires et les impôts, imprimer des chèques de paie et traiter les paiements à vos employés..
L'avantage de cette approche est que vous ne payez aucun autre fournisseur et que tout est sous votre contrôle..
L'inconvénient évident est que cela peut être assez compliqué et que le faire sans aide extérieure peut entraîner des erreurs coûteuses. N'oubliez pas non plus que votre temps est assorti d'un coût. Si vous consacrez beaucoup de temps et d'énergie à la gestion de la paie, vous perdez du temps et de l'énergie au détriment d'autres tâches plus productives que vous pourriez faire..
Nous allons passer en revue certaines étapes du reste de ce didacticiel. Il existe des calculatrices en ligne et d’autres outils qui peuvent vous aider, mais il peut toujours être difficile de gérer votre propre système de gestion de la paie. Par conséquent, considérez au moins certains fournisseurs en ligne ou de services complets.
Une fois que vous avez décidé de votre approche, la première étape du processus de paie consiste à recueillir les informations nécessaires sur chacun de vos employés..
Au minimum, cela comprend:
La plupart de ces questions sont assez simples, mais je vais juste expliquer un peu le deuxième point, à savoir les déductions fiscales. Cela dépend de votre système fiscal, mais aux États-Unis, par exemple, les employés peuvent demander différentes allocations pour réduire leur impôt en fonction de leur mariage, du nombre d’enfants qu’ils ont, etc. Vous devez connaître cette information afin de pouvoir retenir le montant correct de l'impôt. Vous pouvez le récupérer en demandant à l’employé de remplir un formulaire W-4..
Si vous utilisez un logiciel de paie, il devrait calculer le salaire pour vous, mais il est toujours bon de savoir le faire pour que vous puissiez comprendre et vérifier les résultats..
Heureusement, le calcul du salaire brut (c’est-à-dire le montant total avant impôt) est assez simple..
Si votre employé reçoit un salaire annuel, il vous suffit de diviser le salaire par le nombre total de périodes de paie de l'année. Par exemple, si votre employée gagne 30 000 dollars par an, son salaire mensuel serait de 30 000 dollars / 12 = 2 500 dollars. Si vous la payiez chaque semaine, vous diviseriez simplement par 52 au lieu de 12.
Si vous payez à l'heure, il vous suffit de multiplier le nombre d'heures travaillées par le taux de rémunération. Supposons que l'employé gagne 30 $ l'heure et un taux de 45 $ l'heure en heures supplémentaires. La semaine dernière, elle a travaillé 40 heures normales et 10 heures supplémentaires. Son salaire brut serait:
Veillez également à ajouter des bonus ou autres éléments ponctuels. Jusqu'à présent, c'est assez simple, mais les choses se compliquent lorsque le percepteur s'implique…
Vos employés doivent payer des impôts sur leurs salaires et, dans la plupart des pays, ils devront également verser une partie de leurs salaires pour financer une sorte de régime de sécurité sociale. C'est à vous de retirer cet argent de leur chèque de paie et de l'envoyer aux autorités compétentes..
De plus, en tant qu’employeur, vous devrez peut-être payer un impôt en fonction du nombre de travailleurs que vous avez ou, plus souvent, du montant de leurs revenus..
Votre responsabilité en tant qu'employeur est donc de vous assurer que votre système de paie retient le montant approprié de taxes et de sécurité sociale auprès des employés, et que vous payez également en tant qu'employeur le montant correct de taxe sur les salaires..
Les détails varient considérablement d'un pays à l'autre, mais voici un exemple de la manière dont cela fonctionnerait au Royaume-Uni:
Disons que votre employée, Tina, a un salaire annuel de 60 000 £.
Au Royaume-Uni, comme dans de nombreux autres pays, les employés bénéficient d'une allocation non imposable chaque année. Une personne peut gagner 11 000 £ avant de payer un impôt. Tina ne paiera donc l'impôt que sur 49 000 £ de son revenu annuel.
Après cela, le revenu est imposé à des taux différents à mesure qu'il augmente. Au Royaume-Uni, les groupes sont:
Ainsi, l'impôt sur le salaire de Tina ressemblera à ceci:
Chaque mois, son salaire ressemblerait à ceci:
Notez que vous devez également effectuer un calcul similaire pour déterminer le montant à retenir pour l'assurance nationale. De plus, en tant qu'employeur, vous devrez vous-même verser des cotisations à l'assurance nationale, en fonction d'un pourcentage du salaire mensuel de Tina dépassant un certain seuil..
Dans certains cas, vous devrez peut-être apporter d’autres ajustements à la paie de votre employé, tels que des cotisations à un régime de retraite, des primes d’assurance maladie, des vacances ou une indemnité de maladie..
Indiquez clairement si vous devez effectuer ces ajustements avant ou après la retenue à la source. Par exemple, dans de nombreux pays, les cotisations aux régimes de retraite sont souvent déduites avant le calcul de l'impôt, ce qui réduit effectivement le revenu imposable du salarié et constitue un incitatif à l'épargne-retraite..
Une fois que vous avez déterminé le montant à payer et le montant à retenir, c'est le moment de passer du bon temps: envoyer réellement à vos employés l'argent qu'ils ont durement gagné!
Traditionnellement, cela se faisait habituellement par chèque, mais les virements électroniques sont de plus en plus populaires. La Fédération nationale des entreprises indépendantes indique que près de 60% des employés aux États-Unis sont payés par virement automatique sur leurs comptes bancaires..
Son fonctionnement est simple: vous devez simplement obtenir les détails du compte bancaire de votre employé et effectuer un virement sur son compte, soit en utilisant le logiciel de banque en ligne de votre banque, soit en utilisant votre logiciel de paye, qui inclut souvent cette fonctionnalité (par exemple, voici le lien direct de Intuit. dépôt offert).
C'est moins cher et plus rapide que l'impression et l'envoi de chèques et le risque de perte ou de vol des chèques est moindre. Notez que, même si vous effectuez le paiement par voie électronique, vous devrez tout de même fournir à chaque employé une déclaration indiquant les détails de son salaire pour cette période et les impôts retenus..
Vous devez également adresser des rapports aux autorités fiscales et leur envoyer les fonds que vous avez retenus des employés..
Au Royaume-Uni, par exemple, vous enverriez les 1 100 £ que vous avez retenus sur la paie de Tina, plus les cotisations d'assurance nationale nécessaires, au service des impôts et des douanes de Sa Majesté au plus tard le 22 du mois. Le non-paiement à temps entraîne une perte de 3% du quotidien intérêts plus autres pénalités.
Vous devez également envoyer des rapports chaque mois sur le montant que vous avez payé à vos employés et le montant que vous avez déduit de leur salaire. Et vous devrez vous rapporter à HMRC chaque fois que vous engagez un nouvel employé ou lorsque la situation de cet employé change..
Ensuite, vous devrez présenter un rapport annuel à HMRC à la fin de chaque année d'imposition et envoyer un relevé «P60» à tous vos employés, résumant leur salaire total et leurs déductions pour l'année..
D'autres pays ont leurs propres exigences, mais il s'agira probablement d'un processus assez similaire. L'idée de base est que vous déclarez régulièrement aux autorités fiscales et payez rapidement tout l'argent que vous avez retenu sur les chèques de paie de vos employés, ainsi que tout argent que vous devez vous-même..
Les autorités fiscales de chaque pays auront également des règles sur les registres de paie que vous devez conserver et pour combien de temps. Assurez-vous donc de conserver tout ce dont vous avez besoin..
Vous savez maintenant comment configurer et gérer un système de paie pour votre petite entreprise. Comme vous l'avez vu, bien que le calcul du salaire de base soit assez simple, les déductions d'impôt, de sécurité sociale et d'autres éléments peuvent compliquer le processus..
Un bon fournisseur de services de paie ou un logiciel vous évitera beaucoup de maux de tête. Votre investissement en vaut peut-être la peine, d'autant plus que votre entreprise se développe et embauche de plus en plus de personnes..
Maintenant que vous maîtrisez parfaitement la paie, il est temps de vous informer sur les aspects les plus amusants de l'embauche d'employés pour votre entreprise:
Icône de paie conçue par Yamini Ahluwalia du projet Noun.
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