Share
Les congés sont un avantage commun offert par la plupart des entreprises. Selon les statistiques du Center for Economic and Policy Research, le travailleur américain moyen prend dix jours de congé par an. Les congés accordés aux travailleurs d’autres pays sont toutefois beaucoup plus importants. UNE États-Unis aujourd'hui article rapporte que le nombre moyen de jours de congé dans de nombreux pays européens est de 30 jours ou plus-avec l'Autriche et le Portugal à égalité pour le plus grand nombre de jours de congé (35).
Nous aimons notre temps libre! Et pourquoi pas nous? Les journées personnelles peuvent être utilisées pour des vacances, des rendez-vous chez le médecin, etc. Mais si vous voulez prendre du temps au bureau, la chose professionnelle à faire est de configurer un message électronique automatique de départ. Le message indiquera aux clients et aux collègues que vous n'êtes pas disponible et leur indiquera quoi faire jusqu'à votre retour..
Dans ce court didacticiel avec une vidéo, vous apprendrez à configurer un message d'absence du bureau dans Microsoft Outlook à l'aide de l'assistant de règles Outlook. Nous vous fournirons des instructions pas à pas sur la configuration d'une réponse automatique d'absence du bureau dans Outlook. Nous partagerons également quelques bonnes pratiques en matière d'email de vacances.
Avant d'aller plus loin dans l'apprentissage de l'utilisation de Microsoft Outlook, assurez-vous de récupérer notre eBook gratuit: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. Il regorge de stratégies d'organisation de la boîte de réception et de conseils pratiques pour gérer plus efficacement tous vos messages entrants..
Dans la capture d’écran ci-dessus, découvrez comment configurer rapidement une réponse automatique dans Outlook. Vous pouvez également lire les instructions écrites pour vous aider à configurer un message Outlook, les conseils de bonne pratique à suivre, etc.:
Si vous n'avez pas de compte Microsoft Exchange, vous devez configurer votre message d'absence du bureau à l'aide de la fonctionnalité de règles d'Outlook. Vous pouvez en apprendre plus sur l’utilisation des règles MS Outlook dans ce tutoriel:
La première étape pour configurer une réponse Outlook d'absence du bureau consiste à créer le texte de votre message d'absence du bureau et à l'enregistrer en tant que modèle. Commencez dans votre boîte de réception Outlook:
La première étape pour créer un message d'absence consiste à ouvrir un nouveau message électronique.. Clique le nouveau courriel icône en haut à gauche. le Nouveau message La fenêtre apparaît:
Tapez le corps du message Outlook absent dans le nouvel email que vous venez d'ouvrir.Remarque: Ce message utilise le Modèle de 1000 signatures de courrier électronique de Envato Elements. Vous pouvez également télécharger et personnaliser votre propre signature électronique à partir de GraphicRIver.
Si vous utilisez des images de signature de courrier électronique ou tout autre type d'image incorporée dans votre courrier électronique, assurez-vous que le format de votre message est défini sur HTML. En savoir plus sur les modèles de signature électronique dans ce tutoriel:
Tapez votre Assujettir ligne et le corps de votre message électronique. Vous n'avez pas besoin de remplir le À champ car le message sera automatiquement envoyé à celui qui vous envoie un message.
Voici un exemple:
Gardez votre message Outlook bref et concis..Une fois le brouillon de votre message terminé, vous devez l'enregistrer en tant que modèle. Sélectionner Fichier> Enregistrer sous. UNE Windows Explorer une invite apparaît pour que vous stockiez et sauvegardiez votre message.
Choisissez un emplacement de fichier sur votre ordinateur pour stocker le message, tapez le nom du fichier et enregistrez le fichier au format de modèle Outlook:
Enregistrez votre message d'absence en tant que modèle. L'étape suivante de la création d'un message d'absence du bureau automatique consiste à créer une règle d'envoi du message. Cliquez sur Fichier sur votre boîte de réception Outlook pour aller à la Information sur le compte écran:
Vous pouvez accéder aux règles Outlook à partir du Information sur le compte écran.Cliquez sur Gérer les règles et les alertes. Assurez-vous que le Règles de messagerie l'onglet est sélectionné. le Règles et alertes La fenêtre apparaît. Vous verrez une liste de vos règles de messagerie actuelles:
Vous pouvez créer une nouvelle règle de messagerie à partir du Règles et alertes fenêtre ou modifier un existant.Clique le Nouvelle règle icône au-dessus de la liste des règles pour afficher le Assistant de règles:
Commencez votre message d'absence avec une règle vide qui sera appliquée aux messages que vous recevez.Sous le Partir d'une règle vide catégorie sélectionner la Appliquer la règle sur les messages que je reçois option. Clique le Suivant bouton. La deuxième Assistant de règles l’écran affiche:
Dans cet écran, définissez les personnes qui recevront votre adresse électronique d'absence du bureau..Remarque: certains experts en sécurité recommandent désormais de limiter le nombre de destinataires de votre réponse d'absence d'Outlook au lieu de l'envoyer à tous ceux qui vous envoient un message électronique..
Pour déterminer qui reçoit la réponse d'absence du bureau, cochez la case suivante. de personnes ou groupe public sous Étape 1. Cliquez sur le lien sous Étape 2 pour ouvrir votre carnet d’adresses et choisir qui recevra votre message de réponse automatique, puis cliquez sur le bouton De bouton. Il est fort probable que vous souhaitiez choisir les adresses électroniques de collègues avec lesquels vous traitez souvent, ainsi que les adresses électroniques de clients importants. Lorsque vous avez sélectionné le destinataire du répondeur, cliquez sur D'accord puis cliquez sur Suivant sur le Assistant de règles.
Si vous ne souhaitez pas limiter le nombre de destinataires de votre réponse d'absence du bureau, cliquez sur Suivant sans faire de sélections sur ce Assistant de règles écran. Votre message à réponse automatique sera envoyé à toutes les personnes qui vous enverront un courrier électronique.)
De toute façon, le troisième Assistant de règles l'écran apparaît:
Dans cet écran, choisissez le modèle de message d'absence que vous avez créé précédemment..Sélectionnez le répondre à l'aide d'un modèle spécifique option sous Étape 1. Sous Étape 2 clique le répondre à l'aide d'un modèle spécifique lien. le Sélectionnez un modèle de réponse La fenêtre apparaît:
Choisissez le modèle contenant votre réponse automatique au message d'absence.Sélectionnez le modèle que vous avez créé précédemment et cliquez sur Ouvrir. (Si vous n'avez pas enregistré votre modèle à l'emplacement par défaut, vous devrez peut-être Feuilleter pour le trouver.)
Cliquez sur Suivant aller au suivant Assistant de règles, qui demande des exceptions. Nous ne voulons spécifier aucune exception. Cliquez sur Suivant et vous serez invité à nommer la règle:
Utilisez la finale Assistant de règles fenêtre pour nommer la règle et l'allumer.Tapez le nom de la règle. Assurez-vous que le Activer cette règle case à cocher est cochée.
Clique le terminer bouton sur l'assistant de règles. Puis cliquez sur le Appliquer bouton sur le Règles et alertes fenêtre puis cliquez sur D'accord.
Vous venez de créer un répondeur automatique dans MS Outlook!
Maintenant que vous avez créé votre message d'absence du bureau, c'est une bonne idée de voir si cela fonctionne avant de quitter votre bureau..
Vous pouvez tester le message de réponse automatique en envoyant un message provenant d'un autre courrier électronique que vous possédez, tant que vous avez inclus cet e-mail dans la règle en tant que message supposé recevoir le message de réponse automatique. Ou, vous pouvez faire appel à un ami dont vous avez inclus le courrier électronique comme étant supposé recevoir le message d'absence du bureau..
Après une courte attente (certains systèmes de messagerie récupèrent les messages entrants par lots), vérifiez l’email à partir duquel vous avez envoyé l’email test. Si vous avez suivi les étapes correctement, cette adresse e-mail aura reçu le message de départ automatique..
Lorsque vous revenez au bureau, il est temps de désactiver le message d'absence du bureau. Dans votre boîte de réception, sélectionnez Fichier pour aller à la Information sur le compte écran.
Vous devez retourner au Règles et alertes fenêtre pour désactiver le message d'absence du bureau.Clique sur le Gérer les règles et les alertes icône. le Règles et alertes La fenêtre apparaît:
Utilisez la case à cocher pour activer Réponse d'absence du bureau clore.Retirez le chèque de côté Réponse d'absence du bureau (ou ce que vous avez nommé votre règle). Clique le Appliquer bouton puis cliquez sur D'accord. Votre réponse d'absence du bureau a été désactivée.
Pour le réactiver, retournez à la Règles et alertes la fenêtre. Cochez la case en regard de votre règle, puis cliquez sur Appliquer et D'accord.
Étant donné que vos clients Outlook et vos collègues, ainsi que vos collègues, recevront votre message d'absence Outlook, vous devez vous assurer qu'il est professionnel. Voici certaines des meilleures pratiques à suivre pour les messages Outlook:
Si vous savez exactement qui recevra vos messages, vous comprendrez probablement leur sens de l'humour. Vous pouvez insérer de l'humour de bon goût dans votre message d'absence du bureau, mais soyez prudent. Ce que vous pensez drôle peut sembler peu professionnel aux autres. Si vous ne savez pas qui recevra votre message, c'est probablement une bonne idée de passer de l'humour..
CollectiveHub a une liste de courriels amusants en dehors du bureau. Je vous laisse décider quels sont ceux que vous jugez appropriés.
Votre message d'absence du bureau est une communication professionnelle et vous devez le traiter comme tel. Cela peut être bref, mais vous devriez au moins inclure ce qui suit:
Pour plus de détails sur la maîtrise du format de courrier électronique professionnel approprié, consultez ce didacticiel:
Dans les conseils traditionnels concernant les réponses d'absence du bureau, le créateur du message indiquait quand ils partiraient et quand ils reviendraient. Il est également souvent conseillé à l'expéditeur de nommer un collègue qui pourrait aider ceux qui vous envoient un courrier électronique pendant votre absence. Certains créateurs de messages ont même inclus des détails sur leurs vacances, par exemple leur destination..
Malheureusement, les temps ont changé. De nombreux experts estiment à présent que des messages de ce type détaillés peuvent vous mettre en danger, en particulier si votre message est envoyé à tous ceux qui vous envoient un courrier électronique, ce qui peut inclure des spammeurs et même des criminels. Il est plus sûr de garder votre message général pour les réponses d'absence du bureau qui vont automatiquement à tous ceux qui vous écrivent. Une autre solution consiste à contrôler qui reçoit votre réponse d'absence d'Outlook, comme je l'ai fait dans l'exemple que j'ai créé..
Si vous savez qui recevra votre réponse d'absence d'Outlook, vous devez traiter le répondeur automatique comme tout autre message professionnel que vous envoyez. Cela signifie que vous devriez inclure une signature électronique avec ce message. (Si vous ne savez pas qui recevra le message d'absence, une signature électronique complète peut contenir trop de détails.)
Si vous avez un modèle de signature configuré pour vos courriels, son utilisation constitue un élément important de votre stratégie de marque. Cela est particulièrement vrai si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise ou pigiste.
Si vous prenez des vacances, vous pourriez être tenté de vérifier votre courrier électronique souvent. Et nos téléphones portables et téléphones intelligents facilitent l'enregistrement en toute simplicité.
Ne cédez pas à cette tentation. À moins que votre travail ne vous oblige à vous enregistrer, laissez votre pause être une vraie pause. Vous serez de retour au travail assez tôt. Profitez de votre temps libre. À votre retour, vous vous sentirez beaucoup plus reposé.
La création d'une réponse automatique dans Outlook n'est que l'une des choses que vous pouvez faire avec votre système de messagerie. Pour en savoir plus sur l'utilisation de Microsoft Outlook, étudiez ces didacticiels:
Nous avons également une excellente ressource qui vous aidera à organiser votre boîte de réception et à en prendre le contrôle. C'est appelé: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception et c'est à vous gratuitement lorsque vous vous inscrivez à la newsletter Tuts + Business.
Vous venez d'apprendre comment configurer une réponse automatique d'absence du bureau dans Outlook. Pourquoi ne pas aller de l'avant et créer un message Outlook Outlook aujourd'hui? De plus, si vous n'avez pas encore d'image de signature pour votre courrier électronique, vous pouvez en télécharger une à partir d'Envato Elements ou de GraphicRiver..
Accentsconagua