Comment configurer un e-mail de répondeur de vacances Gmail (Absent du bureau)

Prendre des vacances est important si vous voulez rester précis et concentré. Cela est particulièrement vrai pour le propriétaire de petite entreprise, qui peut avoir plusieurs rôles à jouer dans son entreprise..

Malheureusement, dans le monde connecté d'aujourd'hui, le courrier électronique peut donner l'impression que vous travaillez tout le temps, même lorsque vous essayez de faire une pause. Vous avez probablement votre téléphone ou votre appareil mobile avec vous, même en vacances. Où se trouve votre appareil mobile, il y a un courrier électronique. Là où il y a du courrier électronique, il y a du travail.

Vérifier constamment votre courrier électronique professionnel n’est pas un moyen de vous reposer convenablement pendant vos vacances. Il y a un meilleur moyen. Configurez un répondeur de vacances Gmail. Un répondeur de vacances Gmail envoie une réponse Gmail au bureau à toute personne qui vous a envoyé un courrier électronique pendant le délai imparti..

Utilisez la réponse Gmail d'absence du bureau pour définir les attentes du client et de vos collègues. Utilisez-le pour les vacances ou à tout autre moment où vous serez absent du bureau. N'oubliez pas qu'il est préférable de recevoir un message d'absence du bureau plutôt que de ne recevoir aucune réponse..

Configurer un e-mail de rappel de vacances Gmail (graphique).

Ce tutoriel fournit des instructions pas à pas pour la configuration d'une réponse à un congé dans Gmail. Il vous fournit également quelques-unes des meilleures pratiques d'email de vacances. Enfin, je parlerai de la façon dont vous pouvez faciliter votre retour au travail une fois vos vacances terminées..

Avant de plonger dans ce tutoriel, Téléchargez notre nouvel eBook (GRATUIT): Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. Cela vous aidera à organiser votre boîte de réception une fois que vous serez de retour de vacances. Il contient de nombreuses techniques de gestion de courrier électronique que vous pouvez utiliser rapidement..

Maintenant commençons avec ce tutoriel comment configurer votre répondeur de vacances.

Comment configurer un courrier électronique à réponse automatique à l'aide de Gmail

Dans la capture d’écran ci-dessus, découvrez comment configurer rapidement un répondeur automatique de vacances Gmail. Vous pouvez également lire les instructions écrites pour vous aider à configurer un message Gmail absent, des conseils de bonne pratique à suivre, et bien plus encore:

1. Activer le message du répondeur en vacances

Configurez votre message de répondeur de vacances dans Gmail. Voici comment procéder étape par étape:

Étape 1

Depuis Gmail, cliquez sur le bouton Réglages symbole. Vous le trouverez en haut à droite de l'écran de messagerie.

Paramètres boutton.

Étape 2

Dans le menu déroulant, cliquez sur le bouton Réglages option.

Sélectionnez les paramètres.

Étape 3

le Réglages l'écran affiche. Faites défiler vers le bas de la Réglages écran pour trouver le Répondeur de vacances options.

Activer et définir la date du premier jour.

La valeur par défaut est que le répondeur de vacances soit désactivé. Pour changer cette sélection, cliquez sur le bouton Répondeur de vacances sur bouton à bascule.

Tapez la date du début de vos vacances dans le champ Premier jour champ. Vous pouvez également cliquer au milieu d'un des champs de date pour afficher un calendrier. Dans le calendrier, sélectionnez la date ou les dates.

Étape 4

À moins que vous ne sachiez pas quand vous serez de retour, je vous recommande également de renseigner le champ Dernier jour. le Dernier jour Ce champ détermine le dernier jour auquel votre message de répondeur Gmail sera envoyé. Pour remplir le champ, cochez la case pour activer le Dernier jour champ. Ensuite, tapez la date ou utilisez le calendrier pour entrer la date.

Certains experts en e-mail recommandent d’ajouter quelques jours supplémentaires à votre date de retour. Ce tampon pourrait vous donner une chance supplémentaire de vous mettre au courant avant que les gens essaient de vous contacter. Cette tactique peut se retourner contre vous si quelqu'un connaît votre date de retour réelle. Alors, soyez prudent avec elle.

Ajouter la date du dernier jour.

Étape 5

Il est maintenant temps de créer votre message d'absence du bureau. Commencez par donner à votre message une ligne d'objet.

N'oubliez pas que la ligne d'objet est l'une des parties les plus importantes d'un email. Certains destinataires ne liront pas au-delà de la ligne d'objet. Donc, vous voulez transmettre autant d’informations ici que possible. Je tape «Accès limité au courrier électronique jusqu'au 8/18» ici parce que cela indique au destinataire ce qu'il doit savoir..

Remplissez le sujet de votre email.

Étape 6

Étant donné que vous ne pouvez pas prédire qui recevra votre message de répondeur en congé, vous ne pouvez pas adresser votre réponse en congé à un individu ou à un groupe. Il est préférable de simplement taper le corps de votre email.

Ensuite, tapez le corps de l'email. C'est toujours une bonne idée d'inclure un autre contact au cas où il y aurait un problème urgent à résoudre rapidement. Si vous avez plusieurs projets, vous pouvez nommer un contact différent pour chaque projet. Informez vos contacts de secours qu'ils peuvent recevoir des messages supplémentaires pendant votre absence..

Écrivez le corps de votre email.

Si vous utilisez un modèle de signature Gmail, votre signature Gmail sera appliquée à l'e-mail de votre correspondant vacances. Pour plus d'informations sur les modèles de signature, consultez:

Étape 7

Enfin, vous remarquerez une case à cocher en bas qui vous permet de limiter le courrier électronique à réponse automatique aux personnes figurant dans votre liste de contacts. Je recommande de sélectionner cette option. Vous ne voulez pas que votre réponse de vacances aille aux courriels auxquels vous êtes abonné ou aux courriels indésirables que vous recevez.

Sélectionnez l'option pour limiter la réponse automatique.

Lorsque vous êtes satisfait de votre message Gmail d'absence du bureau, cliquez sur Sauvegarder les modifications.

Notez que Gmail n'envoie le message du répondeur à un destinataire qu'une fois tous les quatre jours. Si un destinataire ignore votre réponse à vos vacances et vous envoie plus d'un e-mail par jour, il ne recevra pas votre message d'absence du bureau Gmail encore et encore..

2. Tester le message du répondeur en vacances

Une fois que votre courrier électronique à réponse automatique Gmail est configuré, vous pouvez demander à un ami de vous aider à tester la fonctionnalité. Pour tester votre message, demandez à votre ami de vous envoyer un email le premier jour de votre absence.

Si le répondeur en vacances travaille, votre ami devrait recevoir votre message d'absence du bureau. S'ils ne reçoivent pas le message de vacances, répétez les étapes ci-dessus jusqu'à ce que le courrier électronique du répondeur de vacances soit correctement configuré..

3. Désactiver le message du répondeur en vacances

Si vous n'avez pas entré le dernier jour de la fin du courrier électronique du répondeur en vacances, désactivez manuellement le courrier en réponse automatique après votre retour de vacances. Retour à la Réglages écran et faites défiler vers le bas. Clique le Répondeur de vacances off bouton à bascule.

Pour en savoir plus sur Gmail, consultez certains de nos autres didacticiels, notamment:

Meilleures pratiques de répondeur de vacances

Comme tout autre courrier électronique que vous envoyez, votre répondeur vacances Gmail représente votre petite entreprise. Vous voulez qu'il ait l'air professionnel et qu'il donne une image positive.

Bien que ce tutoriel s’applique spécifiquement à Gmail, vous pouvez utiliser bon nombre de ces meilleures pratiques avec d’autres systèmes de messagerie..

Voici quelques bonnes pratiques à suivre pour vous assurer que votre message d'absence du bureau Gmail laisse la bonne impression:

Humour. Vous serez peut-être tenté de faire passer un message absurde, tel que les e-mails absents énumérés dans ce document. HubSpot article de Lindsey Kolowich. Sauf si vous êtes très Assurez-vous que ce type de réponse sera bien reçu par vos clients et vos collègues. Ne laissez pas un courriel de vacances amusant. Il est trop facile pour l'humour de se retourner.
Quoi inclure. Votre message de répondeur devrait inclure les informations suivantes: les dates auxquelles vous serez absent, votre date de retour et ce que le lecteur peut faire en cas d'urgence. C'est aussi une bonne idée d'inclure une estimation approximative du moment où ils peuvent s'attendre à une réponse..
Format. Utilisez le format de courrier électronique approprié dans votre courrier électronique à réponse automatique. Pour en savoir plus sur le format de courrier électronique approprié, consultez notre didacticiel Tuts +, Comment maîtriser le format de courrier électronique professionnel approprié et Éviter les désastres professionnels. Étant donné que vous ne pouvez pas prédire qui recevra votre message de répondant aux vacances, vous ne pouvez pas l’adresser à un individu ou à un groupe..
Modèle. Si vous avez un modèle de signature configuré pour vos courriels, son utilisation ici est une partie importante de votre stratégie de marque. Cela est particulièrement vrai si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise ou pigiste.
Contact de sauvegarde. C'est une bonne idée de diriger le destinataire de votre courrier électronique vers une autre personne pouvant répondre aux questions. Choisissez une personne de secours familiarisée avec vos projets, telle qu'un collègue ou un assistant virtuel. N'oubliez pas de demander à votre sauvegarde si elle peut gérer vos appels en votre absence.
Autres systèmes. Une fois que vous avez terminé votre répondeur de vacances Gmail, n'oubliez pas de noter votre absence dans d'autres outils tels que votre agenda ou dans tout outil de planification de projet pour lequel vous êtes répertorié en tant que ressource. Cette étape empêchera les gens de vous programmer pour des réunions pendant votre absence.
Résister à la tentation. Pendant que vous êtes en vacances, vous pourriez être tenté de vous connecter à distance à votre courrier électronique et de répondre à quelques messages. Ne le fais pas. Si vos contacts réalisent que vous répondez aux messages, ils présumeront que vous êtes disponible. D'autres ne respecteront pas votre temps passé au travail si vous ne la respectez pas vous-même..

Une fois que vous avez configuré votre courriel de réponse automatique, vous êtes prêt à profiter de vos vacances. Mais, comme toutes les bonnes choses, vos vacances doivent prendre fin.

Voici quelques idées pour vous aider à retourner au travail.

Une liste de contrôle pratique pour la fin des vacances

Avec un e-mail de vacances configuré pour signaler à vos contacts que vous êtes indisponible, vous pouvez vous détendre et profiter de vos vacances..

Une fois vos vacances terminées, vous voulez être sûr de retourner au travail rafraîchi et prêt à partir. Malheureusement, ces premiers jours peuvent être difficiles sauf si vous avez un plan.

Voici une liste de contrôle pratique pour vous aider à retrouver du travail après votre absence:

Désactiver le message d'absence du bureau Gmail.Rien de plus ennuyant que de continuer à recevoir un courriel de vacances longtemps après le retour de la personne. Si possible, cela devrait être l’une des premières choses que vous ferez à votre retour au bureau..
Analysez vos messages avant de répondre. Un examen rapide des messages vous permet de savoir à quoi vous attendre. Cela peut également réduire votre charge de travail si vous découvrez qu'un expéditeur a déjà répondu à sa propre question..
Prioriser vos messages et tâches de retour. N'essayez pas de tout faire le premier jour de votre retour. Prenez note de toutes les urgences réelles ou des messages indésirables évidents. Après avoir traité les urgences et supprimé les messages indésirables, répondez aux autres messages dans l'ordre dans lequel ils ont été reçus..
Consultez votre calendrier pour toutes les réunions à venir. Prévoyez du temps pour préparer les réunions prévues. Vous serez peut-être tenté de vous concentrer sur le nettoyage de votre boîte de réception lorsque vous retournerez au travail, mais cela peut vous laisser mal préparé pour d'autres aspects de votre travail..
Pas de panique. Cela peut prendre plusieurs jours pour vous rattraper. C'est normal. Si vous abordez d’abord des questions urgentes, la plupart de vos clients et collègues comprendront s’ils doivent attendre un jour ou deux pour que vous puissiez y revenir..
Laisser le travail à l'heure. Trop souvent, nous rentrons de vacances et annulons tous les avantages d’un bon repos en en faisant trop lors de la première semaine. Quelle que soit votre charge de travail, quittez votre travail à une heure raisonnable et évitez de vous inquiéter pour votre boîte de réception..

Bien que ce didacticiel soit spécifiquement destiné aux utilisateurs de Gmail, de nombreux points de cette liste de contrôle peuvent également être utilisés par ceux qui utilisent d'autres systèmes de messagerie..

Qu'est-ce que la configuration d'un répondeur Gmail signifie pour vous??

Avec un répondeur de vacances Gmail, vous n'avez pas besoin d'être «branché» tout le temps. Votre entreprise survivra à votre absence du travail. En configurant correctement un e-mail de réponse automatique dans Gmail, vous pouvez vous assurer que vos vacances sont une pause du travail et permettre à vos clients et à vos collègues de savoir à quoi s'attendre en votre absence..

N'oubliez pas que vos courriels, y compris votre message d'absence du bureau Gmail, font partie de votre stratégie de marque. Vous voudrez suivre les pratiques recommandées des répondants en vacances afin que votre message soit aussi professionnel que possible..

Une fois de retour au travail, vous pouvez prendre certaines mesures pour faciliter la transition des vacances. Commencez par désactiver votre message d'absence du bureau Gmail et hiérarchiser les messages auxquels vous souhaitez répondre..

Vous pouvez également vous procurer notre nouvel eBook: Le guide ultime de la boîte de réception zéro La maîtrise. Il est disponible en téléchargement GRATUIT lorsque vous vous inscrivez à la newsletter Tuts + Business..

Utilisez ce guide idéal pour organiser votre boîte de réception après votre retour de vacances. Apprenez à nettoyer rapidement votre boîte de réception et commencez à traiter les emails comme un pro.

Répondez-vous aux e-mails lorsque vous êtes hors du bureau? Pourquoi ou pourquoi pas?

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