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L'un des aspects les plus puissants de Google Documents est la possibilité de partager des documents, des feuilles de calcul et des présentations avec d'autres personnes, ce qui vous permet de les éditer en collaboration et en temps réel, depuis le monde entier..
Les collaborateurs d'un document peuvent afficher, commenter ou même modifier le document, en fonction des autorisations que vous leur accordez. Il n'y a plus jamais de raison d'envoyer par courrier électronique des pièces jointes à un document ou de fusionner les modifications de plusieurs copies d'un document.
Dans ce didacticiel, je vais vous montrer comment utiliser les options de partage de Google Documents pour partager vos documents, feuilles de calcul et présentations avec d'autres personnes afin qu'elles puissent les afficher ou les modifier. Il est assez simple de partager un document, mais ce didacticiel vous montrera comment utiliser toutes les options de Google Documents pour partager des documents comme bon vous semble..
Pour en savoir plus sur Google Documents, consultez les didacticiels suivants:
Découvrons maintenant comment partager vos documents dans Google Docs, inviter des collaborateurs, contrôler les autorisations de document, discuter de vos documents via des commentaires partagés, gérer les notifications correctement, etc. Découvrez ce qui se passe lorsque vous partagez un document Google, son fonctionnement et comment contrôler un certain nombre d'options utiles..
La première chose à savoir sur le partage dans Google Documents est Options de visibilité, qui contrôle qui peut voir les documents. Vos nouveaux documents, feuilles de calcul et présentations dans Google Drive sont privés par défaut, mais à partir du Partager bouton, vous pouvez choisir de rendre vos documents visibles par certaines personnes, par toute personne disposant d'un lien vers le document ou par le public sur le Web..
Pour voir votre paramètre de partage actuel lorsqu'un document est ouvert dans Google Documents, survolez simplement la Partager bouton en haut à droite de votre document. Là, vous verrez un popover montrant la confidentialité du document actuel, qui sera toujours privé par défaut.
Survolez la Partager bouton pour voir votre réglage actuel.Pour changer le réglage, cliquez sur le bouton Partager bouton. le Partager avec d'autres l'écran apparaît.
Du Partager avec d'autres écran, vous pouvez entrer les noms ou les adresses e-mail de ceux avec lesquels vous souhaitez partager le document dans Google Docs..Tapez les noms des personnes de votre liste de contacts ou les adresses électroniques des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le document..
Clique le Envoyer bouton après avoir entré les noms ou adresses e-mail.Continuez à ajouter les noms et adresses électroniques de toutes les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le document. Vous pouvez également ajouter une note à vos collaborateurs dans le Ajouter une note champ.
Clique le Envoyer bouton en bas à gauche de l'écran lorsque vous avez terminé d'ajouter des collaborateurs.
Vous pouvez également utiliser Google Docs Partager avec d'autres écran pour activer les options de visibilité du lien. Si l'option de visibilité des liens est activée, toute personne ayant un lien vers votre document peut y accéder..
Cliquez sur le lien dans le coin supérieur droit pour obtenir un lien partageable..Pour allumer le Partage de lien Cliquez sur l’icône de lien dans le coin supérieur droit de l’écran. Un écran avec un lien apparaît.
Partager le lien pour partager le document.Le système vous fournit un lien que vous pouvez partager avec d'autres.
Remarque: Il est important de se rappeler que l'activation de l'option de partage de lien réduit la quantité de contrôle dont vous disposez sur les personnes pouvant voir le document. L'un de vos relecteurs pourrait partager le lien avec d'autres personnes, et ces autres personnes pourraient accéder au document..
Vous pouvez définir davantage qui peut voir votre document. Partir du Partager avec d'autres écran.
Clique le Avancée lien pour ouvrir le Paramètres de partage menu.Ensuite, sélectionnez Avancée.dans le Paramètres de partage menu, vous pourrez changer qui peut voir le document.
Liste des personnes ayant accès au document.Prenez note de la Paramètres du propriétaire au bas de la page. Ces paramètres ne sont disponibles que pour le propriétaire du document. Ils vous permettent de limiter ce que les collaborateurs peuvent faire avec le document..
Du Partage réglages menu, sélectionnez Changement pour afficher les options de partage de lien.
Du Paramètres de partage menu, sélectionnez Modifier pour afficher d'autres options.Voici une description de chacune des options:
Pour autoriser des personnes spécifiques à afficher le document, sélectionnez sauvegarder, qui vous ramènera au Paramètres de partage menu. Tapez les adresses électroniques des personnes qui auront accès au document au bas du menu, sous Inviter des gens.
Du Paramètres de partage menu dans Google Docs, entrez simplement les adresses e-mail des personnes qui ont besoin d'accéder à votre document.Pour donner accès à un grand groupe de personnes spécifiques, choisissez Quelqu'un avec le lien parmi les options de visibilité. Sélectionner sauvegarder retourner au Paramètres de partage menu. Du Paramètres de partage menu, vous pouvez mettre en surbrillance le lien vers le document et le partager par courrier électronique, médias sociaux ou SMS..
Du Paramètres de partage menu, mettez en surbrillance le lien à partager. Copiez et collez le lien pour le distribuer à ceux qui ont besoin d'accéder au document..Vous voulez savoir comment partager publiquement un document Google sur le Web? C'est facile dans Google Docs. Pour donner accès à quiconque ou pour intégrer un document Google Doc sur une page Web, choisissez Public sur le web parmi les options de visibilité. Sélectionner sauvegarder pour revenir au menu des paramètres de partage. Dans le menu des paramètres de partage, vous pouvez mettre en surbrillance le lien vers le document et le partager via les médias sociaux pour que tout le monde puisse accéder à votre document..
Dans cette section, découvrez comment partager des documents Google avec davantage de contrôle en configurant des collaborateurs. Ils sont quatre Options du collaborateur Cela donne aux personnes spécifiques que vous partagez un document Google Doc avec différents niveaux d'accès au document. Le propriétaire du document peut autoriser d'autres personnes à afficher, commenter, éditer ou devenir le propriétaire du document..
Pour voir le Collaborateur options, sélectionnez le Partager bouton en haut à droite de votre document. Cliquez sur Avancée. dans le Paramètres de partage menu, inviter des personnes ou des groupes spécifiques à l'aide d'adresses électroniques ou de groupes de contacts de messagerie.
En entrant ces adresses, le Collaborateur les options deviennent visibles. Si vous cliquez sur la flèche vers le bas en regard de l’icône de crayon portant chaque nom. Ici, vous pouvez choisir parmi les options suivantes: Peut éditer, peut commenter, ou peut voir.
Une fois que vous avez cliqué sur la flèche en regard de l'option Crayon, vous pouvez modifier les options du collaborateur dans le menu déroulant..Voici une description de chaque option:
Cette option Collaborator permet à d’autres personnes d’éditer le document. Les collaborateurs peuvent travailler simultanément dans un document en temps réel. Il n'est donc pas nécessaire d'envoyer les modifications par courrier électronique dans les deux sens..
Chaque éditeur travaillant dans le document sera visible sous forme d’icônes en haut à droite de l’écran, à côté de la commentaires bouton. Chaque collaborateur aura une couleur différente autour de son icône et la section du document en cours de modification comportera également un curseur de la même couleur que l'icône..
Avec cette option Collaborator, un document avec lequel le document est partagé dans Google Documents peut visualiser le document et faire des commentaires, mais ne peut en aucune manière modifier le document. Cette option est utile lorsque vous recherchez des commentaires sur un projet, mais ne souhaitez pas que des informations soient modifiées à votre insu..
Pour commenter un document, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez commenter et faites un clic droit pour le sélectionner. Commentaire. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl-Alt-M, ou la commentaires bouton en haut à droite de l'écran à côté de Partager. Le propriétaire du document verra les sections surlignées et les zones de commentaire à droite de leur écran..
Pour permettre aux autres utilisateurs de ne voir qu’un document, sélectionnez Peut voir option. Cette option est particulièrement utile pour distribuer un modèle qui doit être utilisé par d'autres. En définissant l'option Collaborator sur Peut voir, les collaborateurs seront obligés de Faire une copie du document afin d’apporter des modifications, garantissant ainsi que personne ne puisse modifier le modèle directement..
Une quatrième option de collaborateur, Propriétaire, n'est disponible que lorsque vous avez déjà partagé un document dans Google Docs avec quelqu'un d'autre. Une fois le document partagé, le nom du propriétaire apparaîtra sur le Qui a accès liste sur le Paramètres de partage menu.
Vous pouvez transférer la désignation de propriétaire Is à un autre collaborateur dans Google Documents..Cette option de dernier propriétaire vous permet de transférer la propriété du document à quelqu'un d'autre. Il apparaît dans le menu déroulant à côté des noms des collaborateurs si vous possédez le document..
Sélectionnez le Son propriétaire possibilité de changer la propriété du document dans Google Docs.Le créateur du document est le propriétaire par défaut. Si la propriété du document est transférée à une autre personne, le créateur du document ne sera plus en mesure de le faire, par exemple:
Collaborateurs avec le Peut commenter ou Peut éditer Cette fonctionnalité peut laisser des commentaires sur un document partagé dans Google Documents. Un commentaire peut indiquer au propriétaire du document de corriger une simple faute d'orthographe ou d'ouvrir un dialogue sur une certaine section du document..
Pour ajouter un commentaire à un document Google partagé, mettez en surbrillance la section du document que vous souhaitez commenter. Cela peut être un mot, une phrase ou un paragraphe entier. Après avoir sélectionné la section, faites un clic droit et sélectionnez Commentaire.
Lorsque vous mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez commenter, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Commentaire.Une zone de texte avec votre nom apparaîtra à l'extrême droite de l'écran pour que vous puissiez entrer votre commentaire..
Une zone de texte comme celle ci-dessus apparaîtra à l'extrême droite du document. Tapez dans cette case et cliquez Commentaire.Si quelqu'un écrit un commentaire sur votre document, vous pouvez commencer un dialogue en répondant à son commentaire. En dessous du commentaire, une zone de texte apparaîtra indiquant Répondre. Ici, vous pouvez taper votre réponse.
Pour répondre à un commentaire, cliquez dans la zone de commentaire et saisissez le type dans la zone de texte en bas..Si le commentaire est une solution simple qui ne nécessite aucune réponse, vous pouvez apporter les modifications nécessaires au document et marquer le commentaire comme résolu en cliquant sur le bouton Résoudre bouton à côté du commentaire. En résolvant un commentaire, le commentaire est masqué. Pour rouvrir le commentaire, cliquez sur le bouton Commentaire bouton en haut à droite du document.
Même après la résolution d'un commentaire, vous pouvez le voir à nouveau. Clique le commentaires bouton en haut à droite de votre document.
Utilisez le Rouvrir lien permettant de rouvrir les commentaires résolus dans les documents Google partagés.Pour rouvrir les commentaires résolus, cliquez sur le lien bleu rouvrir à côté du document. Les commentaires sont rajoutés dans le document.
Nous expliquons comment partager un document Google avec les notifications appropriées dans cette section. Vous pouvez informer automatiquement les collaborateurs par courrier électronique lorsqu'une modification est apportée à un document partagé. Cette fonctionnalité est pratique si vous travaillez sur un document et que vous devez informer vos collaborateurs de vos modifications..
Ouvrez votre document. Assurez-vous que votre document est partagé avec au moins une autre personne..
Clique le commentaires bouton en haut à droite du document. Clique le Les notifications bouton en dessous.
Clique le Les notifications bouton pour voir un menu déroulant de notification.Après avoir cliqué sur le Les notifications bouton, un menu déroulant s'affiche avec vos options de notification.
Sélectionnez vos options de notifications dans le menu déroulant..Vous pouvez modifier les options de notification dans le menu déroulant de votre document Google partagé, avec les paramètres suivants:
Pour envoyer des notifications par courrier électronique à toutes les personnes avec lesquelles le document est partagé, sélectionnez Tout option. C'est un bon choix lorsqu'un document est rédigé par une équipe..
Pour envoyer une notification par courrier électronique uniquement à vous-même lorsqu'un commentaire est fait ou que le document est modifié, sélectionnez l'option Seulement les tiens option. C'est un bon choix lorsque vous êtes l'auteur principal et que vous avez besoin d'examiner les commentaires, mais les examinateurs n'ont pas besoin de voir les commentaires des autres..
Pour désactiver les notifications par courrier électronique, sélectionnez le Aucun option. C'est un bon choix s'il n'est pas important que vous voyiez les commentaires et les modifications rapidement.
Si vous activez les notifications par courrier électronique, vous recevrez un courrier électronique résumant les notifications au fur et à mesure de leur envoi. Allez dans votre boîte de réception pour voir la notification. Voir l'exemple de courrier électronique ci-dessous:
Accédez à votre boîte de réception pour afficher vos notifications par courrier électronique à partir de votre document Google partagé..Parfois, vous devrez peut-être supprimer un collaborateur d'un document. Cela peut arriver lorsqu'un membre de l'équipe quitte l'équipe et n'a plus besoin d'accéder au document. Voici comment supprimer un collaborateur d'un document partagé dans Google Docs.
Remarque: Seul le propriétaire d'un document peut ajouter ou supprimer des collaborateurs à un document..
Tout d’abord, assurez-vous que vous travaillez dans un document comportant des collaborateurs..
Commencez à la Paramètres de partage menu à partir de votre document. Vous voyez un X à côté de chaque nom dans le Qui a accès liste.
Clique le X supprimer un collaborateur de votre document partagé.Pour supprimer un collaborateur de votre document partagé, cliquez sur le bouton X ensuite le nom de la personne. Le nom de la personne disparaît de la liste.
La modification en temps réel dans Google Documents vous permet de collaborer avec n'importe qui, n'importe où, sans confusion ni tracas. Prenons cet exemple d'une école. Ils utilisent Google Docs comme leurs annonces matinales.
Les enseignants peuvent ajouter des annonces à la page pour des événements spécifiques. Tous les enseignants peuvent utiliser leurs projecteurs pour afficher les annonces simultanément au cours de la salle de classe. Cela économise du temps et de l'aggravation. En haut de la page, vous pouvez voir les autres enseignants qui modifient ou affichent actuellement les annonces, et même voir quelle partie du document ils modifient en direct..
Les annonces du matin ressemblent à cela quand ils y travaillent.
Ici, vous pouvez voir à quoi ça ressemble quand plusieurs personnes collaborent simultanément sur le même document dans Google Docs..Une icône apparaît en haut du document pour chaque personne qui y travaille. Les curseurs dans le document correspondent à la couleur de la personne qui édite le document.
Google Documents simplifie le partage et la collaboration sur des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Vous pouvez l'utiliser de différentes manières. Maintenant que vous savez partager des documents dans Google Docs et que vous pouvez contrôler un certain nombre de paramètres utiles, il est temps de les utiliser..
Bien que vous n'ayez pas besoin d'autres personnes pour vous aider à modifier chaque document que vous créez, le partage de documents dans Google Documents peut s'avérer très pratique. Voici quelques exemples de collaboration possible pour optimiser le partage de documents dans Google Docs:
Si vous avez des questions ou souhaitez partager un exemple d'utilisation et de collaboration de Google Documents, laissez un commentaire ci-dessous..
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Note éditoriale: Ce poste a été publié pour la première fois en 2014. Il a été entièrement révisé pour le rendre actuel, précis et à jour par notre personnel - avec l’assistance spéciale de Laura Spencer.
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