Comment structurer une agence de création

L'une des décisions clés lors de la création d'une agence de création est de savoir comment la structurer. Lorsque vous travaillez seul, la structure n'a pas beaucoup d'importance. Diviser votre charge de travail, même entre le travail administratif et le travail du client, ne semble pas avoir trop d'importance si vous êtes la personne qui devra tout faire, peu importe les divisions que vous proposez. Mais lorsque vous vous retrouvez avec plusieurs personnes travaillant sur des projets clients et peut-être même un assistant administratif, vous devez être très clair sur qui est responsable de quoi..

Le risque de ne pas établir clairement la structure est que vous pouvez facilement vous retrouver dans des situations où vous devez payer quelqu'un pour une période au cours de laquelle il n'a pas effectué de travail ou a effectué le même travail qu'une autre personne avait déjà effectué. Mettre en place une structure solide et un flux de travail clair qui montre comment différentes tâches transitent par vos processus métier est nécessaire à la croissance d'une agence.

Qui a l'autorité?

Cela semble être une question facile: c'est votre agence, donc vous êtes responsable. Mais vous devez résoudre certaines nuances, même en supposant que vous serez toujours au sommet de la liste. Soit dit en passant, vous ne serez peut-être pas toujours le grand kahuna.

Vous pouvez vous réserver le droit d’examiner vous-même chaque petite décision, mais ce type de micro-gestion fonctionne rarement pour le meilleur..

Un grand nombre d’agences performantes sont le résultat d’un partenariat: deux ou plusieurs pigistes expérimentés se regroupant pour entreprendre de plus grands projets constituent un point de départ relativement commun pour les agences. Dans ce cas, vous devez définir vos domaines de responsabilité dès le départ. Si une personne est chargée de faire travailler les clients, de diriger les projets ou de gérer les livres, elle doit avoir le pouvoir de prendre des décisions dans leur domaine de compétence sans rencontrer de problèmes de la part d’autres partenaires. Mais ces partenaires ont également besoin d'être rassurés sur le fait qu'une personne ne peut pas dominer l'agence.

Pour les personnes engagées après la fondation de l'agence, la structure sera davantage une question de responsabilité que d'autorité. La personne responsable, après tout, est toujours responsable. Mais vous devez indiquer clairement quelle autorité chaque personne possède dans son domaine de compétence. Vous pouvez vous réserver le droit de passer en revue chaque petite décision vous-même, mais ce type de micro-gestion fonctionne rarement pour le mieux. Les agences qui réussissent délèguent universellement certains types de décisions afin que le patron soit libre de se concentrer sur les tâches que lui seul peut gérer..

Si vous n'êtes pas déjà à l'aise avec la délégation de décisions (ou même de tâches complètes), c'est une compétence qui mérite d'être mise en pratique. Vous en êtes peut-être encore aux premiers stades de votre organisation, mais vous devez identifier les tâches que vous n'avez pas à faire vous-même ou les décisions que quelqu'un d'autre peut prendre..

Dès que vous avez quelqu'un qui travaille pour vous, même si vous commencez à sous-traiter une petite partie d'un projet plus important, commencez à vous exercer à donner une autorité limitée pour cette petite pièce. Déléguer est une compétence que chaque propriétaire d'agence doit posséder.

Vos options structurelles

Plusieurs entreprises créatives ont annoncé qu'elles utilisaient une hiérarchie plate - qu'il n'y avait pas de chefs. C'est une option attrayante, mais particulièrement difficile à mettre en œuvre. Vous avez besoin de toute une équipe de personnes capables de travailler sous leur propre direction et si tout le monde pouvait le faire, ils seraient tous indépendants..

Pour la plupart des agences, la structure et la hiérarchie sont importantes. Vous devez personnaliser votre structure en fonction de vos préférences et des capacités des personnes avec lesquelles vous allez travailler, mais vous devrez résoudre certaines questions clés..

• Projet versus fragmenté: La question de savoir comment diviser le travail est d'abord une question de savoir si vous allez confier tout un projet à une personne de votre équipe ou si vous allez diviser certains morceaux en plusieurs personnes..

  Une partie de cette décision dépendra des types de projets que vous envisagez d’entreprendre et de la facilité avec laquelle ils se répartissent. Dans de nombreux cas, la séparation des tâches est synonyme d’efficacité, car une personne peut répéter le même type de travail encore et encore rapidement. Mais il y a aussi la question de s'assurer que personne dans votre agence n'attend le travail de quelqu'un d'autre.

• Options de communication: Les différentes exigences de communication d’une agence dépendent du fait que tout le monde est dans le même bureau, dans le même fuseau horaire; ou simplement sur la même planète. La simplicité de la communication pour deux personnes de votre organisation imposera des exigences quant à savoir si vous pouvez avoir une hiérarchie souple, où tout le monde peut entrer en contact avec les autres ou si la communication doit passer par des canaux..
• Responsabilité: En tant que responsable, vous devrez peut-être responsabiliser une autre personne pour une mauvaise décision. C'est difficile à faire, mais fixer des attentes claires en termes de responsabilité et d'autorité réduit souvent ces problèmes. Vous n’avez peut-être pas besoin de spécifier les conséquences d’une erreur, mais vous devez réduire les risques que tout le monde dans l’organisme souffre d’une telle situation..
• Accès client: Si vous voulez être le seul visage de votre entreprise, vous devez alors faire en sorte que toutes les communications avec le client passent par vous. Cela peut être une proposition difficile. L’alternative est d’indiquer quand et où votre équipe peut contacter les clients. Cela peut également signifier que vous devez former votre équipe à communiquer avec les clients comme vous le feriez.
• Évolution: Vos exigences structurelles quand il n'y a que vous et une seule personne travaillant pour votre agence seront très différentes de ce qu'elles sont quand il y a cinq membres de l'équipe, dix ou vingt. Vous devez vous assurer qu'il existe un mécanisme d'évolution intégré dans votre structure..

Tout mettre par écrit

Pendant que vous définissez la structure sur laquelle votre agence fonctionnera, prenez beaucoup de notes. Bien qu'il soit tentant de supposer que non seulement vous vous souviendrez de dire à chaque personne que vous travaillez avec chaque détail, mais qu'ils se souviendront également de tout, il est rare que chaque personne dans une agence s'avère avoir un rappel parfait. En fonction de l’emplacement de votre agence, vous pouvez également avoir l’obligation légale de mettre certaines choses par écrit..

• Contrat: Avec chaque personne travaillant avec votre agence, vous devez rédiger un contrat spécifique. Pour tous les employés, vous avez besoin d’un contrat de travail qui définit à la fois leurs responsabilités et leurs avantages..

  Pour les pigistes et les entrepreneurs, vous avez besoin d’un contrat qui stipule quelque chose de similaire. C’est une fois que vous trouverez avantageux de consulter un avocat pour rédiger les contrats, même si vous ne disposez que d’un modèle que vous pourrez utiliser encore et encore..

• Un manuel de l'employé: Rédiger un manuel à l’intention des employés (et éventuellement des entrepreneurs) vous permettra d’économiser beaucoup de travail à long terme. Plus important encore, cela vous évite de devoir réciter toutes les informations qu’il contient aux nouveaux employés. Mais un manuel peut également vous protéger légalement en vous assurant que toutes les personnes travaillant pour votre agence ont accès aux politiques en vertu desquelles vous prenez des décisions. Cela peut en fait résoudre beaucoup de problèmes juridiques, comme les accusations de licenciement injuste.
• Vos propres documents de référence: Vous allez avoir beaucoup à faire lorsque vous dirigerez une agence à part entière. Ne vous mettez pas dans une position où vous devez vous souvenir de tous ces détails, créez plutôt des documents de référence que vous pouvez suivre. Cela vous fera économiser du temps et du stress à long terme. Du flux de travail écrit au manuel du propriétaire de votre agence, n’ayez pas peur de rédiger vos propres documents de référence..

Enregistrement sur votre structure périodiquement

Même lorsque votre agence est pleinement établie et que les choses semblent se dérouler parfaitement, il est important de vérifier comment les choses se passent. Il est possible que vous deviez apporter de petites modifications à votre système - et il est toujours préférable d'attraper de petites choses aussi rapidement que possible..

Vous trouverez peut-être aussi des signes précurseurs qui vous obligeront à faire venir une autre personne: si la structure est solide mais que des choses se sont glissées, cela peut vouloir dire que tout le monde a trop à faire. Malheureusement, cela peut aussi signifier qu'il y a une mauvaise pomme dans le baril. Dans les deux cas, examiner où sont les problèmes peut vous dire si vous devez commencer à recruter (et si vous devez laisser quelqu'un partir en premier).

Quelques fois par an suffisent souvent pour examiner le fonctionnement de votre agence, du moins en termes de structure. Des discussions trimestrielles avec chaque personne travaillant avec vous, ainsi qu'un coup d'œil sur l'efficacité avec laquelle l'agence réalise les projets sont généralement suffisants pour mettre en lumière les problèmes potentiels..

Avertissement

Vous devez toujours rechercher des conseils financiers indépendants et lire attentivement les conditions générales relatives aux assurances, problèmes fiscaux, juridiques ou financiers, aux services et aux produits. Cet article est destiné à servir de guide uniquement.