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Comme beaucoup de propriétaires de petites entreprises, une bonne partie de votre travail vous est probablement transmise par votre boîte de réception. Le suivi de vos tâches de messagerie dans Gmail signifie rester au top de votre charge de travail. Plus important encore, cela pourrait faire toute la différence entre faire des affaires ou perdre des affaires..
Chaque jour ouvrable, un propriétaire d'entreprise peut recevoir des courriels de:
En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez rester concentré sur toutes les tâches générées par vos messages Gmail. Ne serait-il pas formidable de pouvoir vider votre liste de tâches dans votre boîte de réception??
Avec Gmail, vous pouvez intégrer vos messages à une liste de tâches et améliorer votre productivité. Dans ce tutoriel, je vais expliquer pourquoi une liste de tâches est importante. Je vais vous montrer comment créer et modifier des tâches à l'aide de la liste des tâches de Gmail. Je vais également vous montrer comment utiliser la liste des tâches Gmail dans Google Agenda..
Garder une liste de tâches peut faire une grande différence dans votre productivité. Une liste de tâches vous aide à rester sur la bonne voie. Voici quelques avantages concrets à utiliser une liste de tâches:
Les personnes qui utilisent des listes de tâches ont tendance à passer plus de temps à atteindre leurs objectifs et à perdre moins de temps. En général, ils sont plus productifs. En savoir plus sur les techniques de productivité efficaces pour vous aider à rester en tête de votre liste de tâches:
Gmail est l'outil idéal pour vous aider à créer et à gérer une liste de tâches, à savoir l'outil Listes de tâches Gmail..
Si vous souhaitez utiliser Gmail pour gérer vos tâches, l'outil de liste de tâches Gmail est fait pour vous. Voici un guide détaillé expliquant comment tirer le meilleur parti des tâches effectuées dans Gmail (en commençant par un bref aperçu de la vidéo, avant de passer au tutoriel écrit).
Pour commencer à utiliser la liste des tâches Gmail, vous devez pouvoir créer et modifier des tâches..
Commencer à partir de l'écran principal de Gmail.
Vous pouvez ouvrir une liste de tâches à partir de Gmail.. Cliquez sur la flèche rouge à côté du mot Gmail. Un menu déroulant apparaît.
Cliquez sur l'option Tâches dans le menu déroulant..Cliquez sur les tâches pour ouvrir votre liste de tâches Gmail. Votre liste de tâches apparaît dans le coin inférieur droit de l'écran Gmail..
Votre liste de tâches s'affiche en bas à gauche.Pour créer votre tâche, tapez le nom de la tâche en regard de la première case à cocher. Vous venez de créer votre première tâche.
Tapez le nom de la tâche.Tapez le nom de la tâche à côté de la case à cocher.
Pour ajouter une autre tâche, cliquez sous la première tâche. Une autre case à cocher apparaît. Vous pouvez ajouter une tâche à la deuxième case à cocher en tapant le nom de la tâche. (Vous pouvez aussi utiliser le symbole plus au bas de la liste des tâches Gmail.)
Répétez le processus aussi souvent que nécessaire pour compléter votre liste de tâches par courrier électronique..
Maintenant que vous avez créé une tâche, vous pouvez lui ajouter des notes ou d’autres détails. Pour afficher le Détails boîte de dialogue, cliquez sur le bouton flèche à droite de la tâche. Détails boîte de dialogue apparaît.
Entrez les détails de la tâche dans la boîte de dialogue Détails.Du Détails boîte de dialogue vous pouvez:
J'expliquerai comment effectuer les deux premières tâches de cette étape. Nous verrons comment déplacer une tâche dans une étape ultérieure..
Commençons par assigner une date d'échéance. Cliquez dans le Date d'échéance champ. Un calendrier affiche.
Le calendrier Date d'échéance s'affiche lorsque vous cliquez dans le champ Date d'échéance..Pour attribuer une date d'échéance, cliquez sur la date dans le calendrier..
Pour ajouter une note à la tâche, cliquez sur le bouton Remarques champ et tapez votre texte de note.
Tapez une note dans le champ Notes.Vous venez d'ajouter une date d'échéance et une note à une tâche Gmail. Les informations que vous avez ajoutées apparaissent sous la tâche dans votre liste de contrôle..
Passons maintenant au processus de modification des tâches Gmail..
Une fois que vous avez créé quelques tâches, vous souhaiterez peut-être modifier la tâche et ses détails. Heureusement, le processus d'édition est simple. La liste des tâches étant ouverte, ouvrez le Détails boite de dialogue. Il existe deux méthodes pour ouvrir le Détails boite de dialogue:
Cliquez sur Modifier les détails pour modifier les détails d'une tâche Gmail..Une fois dans le Détails boîte de dialogue s'ouvre, vous pouvez choisir une autre date d'échéance dans le calendrier ou taper sur le nom de la tâche et les notes.
Une fois que vous avez complété votre liste de tâches Gmail, vous pouvez décider de supprimer une tâche. Peut-être que la tâche n'est plus nécessaire ou peut-être s'est-elle inscrite par erreur sur la liste des tâches. Quoi qu'il en soit, il n'est pas difficile de supprimer une tâche.
Pour supprimer une tâche, supprimez-la simplement. Vous pouvez également déplacer la tâche vers une autre liste de tâches. Je vais vous montrer les deux méthodes. Commençons par supprimer une tâche.
Votre liste de tâches étant ouverte, cliquez sur la tâche que vous souhaitez supprimer. Clique le icône de la corbeille en bas à droite de votre liste de tâches.
Utilisez l'icône de la corbeille pour supprimer une tâche.La tâche est supprimée.
Supposons que la tâche était sur la mauvaise liste. Vous pouvez supprimer une tâche de votre liste en l'attribuant à une autre liste..
Cliquez sur la tâche que vous souhaitez supprimer et cliquez sur le bouton flèche à droite de la tâche. le Détails boîte de dialogue apparaît.
Vous pouvez déplacer une tâche sélectionnée vers une autre liste.Clique le Déménager à liste bouton en bas de la boîte de dialogue pour afficher un menu déroulant contenant les listes de tâches Gmail actuelles.
Sélectionnez la liste des tâches Gmail dans laquelle vous souhaitez déplacer votre tâche..Cliquez sur la liste de tâches dans laquelle vous souhaitez déplacer la tâche. Dans ce cas, la liste d'épicerie. Si la liste que vous sélectionnez n'est pas active, vous recevrez le message suivant: "La liste" Épicerie "n'est pas visible pour le moment, cette tâche ne sera donc plus affichée."
Vous pouvez utiliser plusieurs méthodes pour améliorer l’organisation de vos listes de tâches Gmail. Dans cette section, je discuterai:
Vous pouvez changer l'ordre des tâches dans votre liste. Commencez avec votre liste de tâches Gmail ouverte. Cliquez sur la tâche que vous souhaitez déplacer. Clique le actes option en bas à gauche de la liste des tâches. Le menu déroulant affiche.
Sélectionnez Monter ou Descendre pour déplacer votre tâche dans votre liste de tâches..Pour déplacer la tâche vers le haut de votre liste, cliquez sur le bouton Déplacer vers le haut option. Pour déplacer la tâche vers le bas de votre liste, cliquez sur le bouton Descendre option. La tâche sélectionnée monte ou descend d'un élément de votre liste de tâches..
Répétez le processus pour continuer à déplacer la tâche.
Vous pouvez également utiliser des retraits pour créer des sous-tâches dans votre liste de tâches Gmail. Commencez avec une liste de tâches ouverte. Cliquez sur la tâche que vous souhaitez transformer en une sous-tâche..
Cliquez sur la tâche que vous souhaitez transformer en sous-tâche..Clique le actes option en bas à gauche de la liste des tâches. Le menu déroulant affiche.
Cliquez sur l'option Indent pour indenter une tâche sous une autre tâche..Pour mettre la tâche en retrait dans votre liste de tâches Gmail, cliquez sur le bouton Retrait option. La tâche sélectionnée est mise en retrait sous la tâche précédente dans votre liste de tâches. Dans ce cas, le Exécuter la tâche de vérification orthographique.
La tâche de vérification orthographique est une sous-tâche de la tâche de texte Révision du didacticiel..Pour annuler la tâche, sélectionnez-la et cliquez sur actes. Puis cliquez sur le Non-retrait option du menu déroulant.
Le tri des tâches dans votre liste de tâches Gmail est un excellent moyen de rester organisé. Gmail vous permet de trier automatiquement vos tâches de trois manières:
Commençons par trier les tâches par date d'échéance.
Commencez dans la fenêtre principale de Gmail avec la liste des tâches ouverte.
Vous pouvez utiliser le menu déroulant Actions pour trier votre liste de tâches..Cliquez sur actes en bas à gauche de la liste des tâches pour afficher le menu déroulant.
Vous pouvez trier votre liste de tâches Gmail par date d'échéance..Cliquez sur Trier par date d'échéance organiser les tâches de la liste en fonction de leur date d'échéance. Les dates d'échéance apparaissent de la date la plus ancienne à la date la plus récente. Les tâches sans date d'échéance apparaissent à la fin de la liste.
Les dates d'échéance apparaissent de la date la plus ancienne à la plus tardive. Les tâches sans date d'échéance sont affichées en dernier.Pour que l’ordre de tri passe de la date d’échéance la plus récente à l’échéance la plus ancienne, retournez à actes menu déroulant. Clique le Ordre de tri inversé option.
Commencez dans la fenêtre principale de Gmail avec la liste des tâches ouverte. La première chose à faire est de marquer certaines tâches comme terminées. Pour marquer une tâche comme terminée, cliquez sur le bouton case à cocher à gauche de la tâche.
Marquez certaines tâches comme terminées en cliquant dans la case à cocher.UNE coche apparaît à côté de chaque tâche terminée. La tâche terminée est barrée mais reste visible.
Ensuite, cliquez sur actes en bas à gauche de la liste des tâches pour afficher le menu déroulant.
Vous pouvez choisir de ne voir que les tâches terminées.Cliquez sur Afficher les tâches terminées. Seules les tâches terminées sont affichées.
Dans cette vue, seules les tâches terminées sont visibles..Après avoir utilisé votre liste de tâches Gmail de différentes manières, vous souhaiterez peut-être revenir à votre ordre de tri initial. Pour ce faire, cliquez sur le bouton actes option pour afficher le menu déroulant. Dans le menu déroulant, cliquez sur Voir dans ma commande.
La liste des tâches est utilisée dans l'ordre de tri d'origine.
Remarque: Toutes les tâches que vous avez marquées comme terminées précédemment apparaissent toujours comme terminées..
Vous pouvez partager votre liste de tâches Gmail en l'imprimant ou en l'envoyant par courrier électronique à d'autres personnes..
Pour imprimer votre liste de tâches, démarrez à partir de l'écran principal de Gmail et ouvrez votre liste de tâches. Clique le actes option pour afficher le actes menu déroulant.
Vous pouvez imprimer votre liste de tâches.Clique le Imprimer la liste des tâches option. La liste des tâches apparaît dans une fenêtre séparée avec les Impression boite de dialogue.
Vérifiez les paramètres de votre imprimante dans la boîte de dialogue Imprimer..Vérifiez que les paramètres de votre imprimante sont corrects. Cliquez sur D'accord pour imprimer votre liste de tâches.
Pour envoyer votre liste de tâches par courrier électronique, démarrez à partir de l'écran principal de Gmail et ouvrez votre liste de tâches. Clique le actes option pour afficher le actes menu déroulant.
Vous pouvez envoyer votre liste de tâches Gmail par courrier électronique..Cliquez sur Liste de tâches de messagerie. Une nouvelle fenêtre de message s'ouvre à côté de la liste des tâches..
Cliquez sur Envoyer pour envoyer votre liste de tâches Gmail par courrier électronique à quelqu'un d'autre..Tapez l'adresse de messagerie de la personne à laquelle vous souhaitez envoyer votre liste de tâches de messagerie en haut du nouveau message. Clique le Envoyer bouton dans le coin inférieur gauche de la nouvelle fenêtre de message.
Bien que vous puissiez faire beaucoup avec la liste des tâches Gmail, une liste ne suffit probablement pas. Vous souhaiterez peut-être créer des listes de tâches distinctes pour différentes raisons, par exemple, vous souhaiterez peut-être une liste de tâches distincte pour chaque projet. Vous voudrez peut-être une liste de tâches personnelle.
Heureusement, dans Gmail, vous pouvez créer plusieurs listes de tâches. Nous avons déjà expliqué comment déplacer une tâche vers une autre liste de tâches. Dans cette étape, je vais vous montrer comment:
Commencez dans la fenêtre principale de Gmail avec la liste des tâches ouverte.
Cliquez sur l'icône Liste pour afficher le menu contextuel Liste..Clique le liste icône dans le coin inférieur droit de la liste des tâches de courrier électronique. Un menu contextuel s'affiche.
Vous pouvez créer une nouvelle liste à partir du menu contextuel Liste.Clique le Nouvelle liste option. le Nouvelle liste boîte de dialogue apparaît.
Tapez le nom de votre nouvelle liste dans la boîte de dialogue Nouvelle liste..Tapez le nom de votre nouvelle liste dans le champ Créer une nouvelle liste nommée champ. Clique le D'accord bouton. Une nouvelle liste de tâches est créée. Votre nouvelle liste est maintenant la liste de messagerie active. Votre autre liste Gmail n'est pas visible.
Si vous avez configuré plusieurs listes de tâches Gmail, vous devez savoir comment basculer entre elles..
Commencez par ouvrir votre liste de tâches dans la fenêtre principale de Gmail. Clique le icône de la liste dans le coin inférieur droit de la liste des tâches. Un menu contextuel s'affiche.
Il y a maintenant deux listes disponibles.Au bas du menu contextuel, vous verrez une liste de toutes les listes de tâches de courrier électronique. Dans ce cas, L liste de Spencer et tâches personnelles.
Pour afficher l'une des listes de tâches, cliquez dessus. La liste de tâches Gmail que vous avez sélectionnée devient la liste active. Vous le verrez dans la liste des tâches. La liste inactive (la liste que vous n'avez pas sélectionnée) n'est pas visible.
Parfois, une liste de tâches peut perdre son utilité. Lorsque cela se produit, vous devez le supprimer..
Pour supprimer une liste de tâches Gmail, commencez par ouvrir la liste de tâches que vous souhaitez supprimer dans la fenêtre principale de Gmail. Clique le icône de la liste dans le coin inférieur droit de la liste des tâches. Un menu contextuel s'affiche.
Vous pouvez supprimer une liste de tâches.Clique le Supprimer la liste option dans le menu contextuel. Une invite système apparaît vous demandant de confirmer que vous souhaitez supprimer définitivement la liste de tâches Gmail active. Cliquez sur D'accord. La liste active est supprimée.
Remarque: Votre liste par défaut (la première liste qui apparaît lorsque vous ouvrez l'outil de tâche Gmail) ne peut pas être supprimée. Cependant, vous pouvez supprimer toutes les autres listes de tâches..
L'outil de liste de tâches Gmail est également intégré à votre outil de calendrier Google..
Ouvrez Google Agenda en utilisant le même compte Google que le compte que vous avez utilisé pour créer votre liste de tâches Gmail. La fenêtre principale de Google Agenda apparaît..
Vous pouvez afficher votre liste de tâches Gmail dans la fenêtre de votre agenda Google..Sur la gauche du calendrier Google, vers le milieu, vous trouverez Mes calendriers. Le dernier calendrier répertorié sous Mes calendriers est Des rappels. C'est ici que vous trouverez votre liste de tâches Gmail..
Cliquez sur Des rappels et cliquez sur la flèche à droite pour ouvrir une fenêtre popup.
Cliquez sur Basculer vers les tâches pour afficher votre liste de tâches Gmail..Clique le Passer aux tâches possibilité d'ouvrir la liste de tâches Gmail active à droite dans la fenêtre de votre agenda Google. Vous remarquerez aussi que cases à cocher de tâches apparaissent en haut de votre liste d'événements Google Agenda.
Vous pouvez utiliser votre liste de tâches Gmail dans Google Agenda..Une fois que votre liste de tâches de messagerie est visible dans l'agenda Google, vous pouvez l'utiliser de la même manière que dans Gmail. Vous pouvez également utiliser les cases à cocher en haut de votre calendrier pour marquer une tâche comme terminée..
Lorsque vous revenez dans Gmail, les modifications apportées à votre liste de tâches dans Google Agenda apparaissent dans votre liste de tâches dans Gmail..
Pour en savoir plus sur l'utilisation des fonctionnalités de Gmail, consultez notre guide d'apprentissage Gmail, le Guide du débutant ultime pour utiliser Gmail. Il comprend des tutoriels sur l'utilisation de la recherche Gmail, des mots de passe, la personnalisation de l'interface, etc. Ou commencez à en apprendre plus avec ce tutoriel sur les raccourcis clavier Gmail:
Les tâches Gmail peuvent vous aider à travailler de manière plus productive avec ces courriels importants. Créez une liste de tâches Gmail basée sur les tâches qui arrivent dans votre boîte de réception.
Vous pourrez rester au top de votre charge de travail. Mieux encore, vous répondez rapidement aux messages des clients actuels et potentiels. Améliorer la productivité de votre messagerie n’est pas difficile, une fois que vous savez utiliser efficacement les tâches de Gmail.
Voulez-vous en savoir plus sur la productivité? Passez en revue notre série sur les principes essentiels de la productivité.
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