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Maintenant, les gens ne sont pas des machines et aucun d'entre nous ne peut être parfaitement productif. En fait, viser la perfection est une recette pour le burn-out. Mais il existe des moyens d'améliorer votre productivité. Pour commencer, vous devez comprendre ce qui vous accable. Une fois que vous avez fait cela, vous serez prêt à intégrer les systèmes de productivité dans votre vie.
Prêt à vous attaquer à ce tas de linge sale? Alors passons à cela.
Nous avons tous trop à faire de temps en temps. Certains jours, nous sommes plus occupés que d'autres. Mais la plupart du temps, nous nous débrouillons très bien.
Le problème vient du fait que trop de travail devient écrasant. Peut-être que les échéances se rapprochent et que vous auriez aimé utiliser la dernière semaine pour cogner et travailler au lieu de vous assurer de remporter la dernière escarmouche au bureau de Nerf. Ou peut-être avez-vous passé quelques mois en mode croisière, puis tout à coup une tonne d'opportunités lucratives s'est présentée. La vie personnelle peut aussi poser des problèmes de productivité-un nouvel enfant, un déménagement, un deuil, un divorce-tout ce qui peut vous laisser vous demander comment faire face.
Alternativement, il est également possible que vous souhaitiez être plus productif afin de pouvoir atteindre un objectif à vie que vous avez laissé passer. Qu'il s'agisse de démarrer une entreprise, d'écrire un roman, d'apprendre une nouvelle langue ou d'apprendre à coder vous-même, vous devrez prendre un peu de temps dans votre semaine pour que cela se produise. Ceci est particulièrement difficile si vous avez un emploi à temps plein et des enfants. En tant que tel, même penser à atteindre ces objectifs peut être aussi accablant que de gros problèmes de la vie.
Une autre source de surcharge de productivité peut simplement être le besoin d’en savoir plus sur la productivité et sur ce qu’il faut pour être motivé. Vous pourriez être dans cette situation si:
Ne pas apprendre à être productif coûte cher. Les entreprises gagnent le maximum d’argent quand elles sont efficaces et bien gérées. Que vous possédiez ou non une entreprise, vous augmenterez votre potentiel professionnel-et votre potentiel personnel-si vous apprenez à gérer votre vie efficacement.
Tout le monde peut le faire et la solution consiste à mettre en place un système de productivité qui vous convient. Mais avant de pouvoir construire un tel système, vous devez trouver un moyen de sortir du désordre accablant dans lequel vous vous trouvez. Voyons comment le faire..
Il est temps de faire la guerre avec la quantité écrasante de choses que vous devez faire. Que fait un général avant de mener son armée au combat? Il découvre tout ce qu'il peut sur l'ennemi. Il prend la mesure de ses ennemis, alors il sait à quoi il fera face.
En tant qu'êtres humains, notre cerveau est conçu pour prendre le virage négatif. Cela a bien servi l'espèce humaine dans le passé, mais cela est souvent inutile dans le monde moderne. Une conséquence de ce biais de négativité est que nous imaginons que nos problèmes sont plus importants qu’ils ne le sont réellement. Lorsque les problèmes ou les choses que nous devons faire tournent dans notre tête, ils commencent à paraître plus grands et plus effrayants..
Il est temps de laisser tomber votre peur et de prendre une mesure de la bête que vous êtes sur le point d'affronter. Regardons cette bête dans les yeux.
Prenez un stylo et du papier et notez tout ce qui vous trotte dans la tête et dont vous pensez qu'il est nécessaire de le faire. Donnez-vous 20 bonnes minutes pour tout tirer de votre système.
Astuce: Une fois que vous avez fait cela pour la première fois, c'est une bonne idée de commencer à porter un stylo et un bloc-notes partout avec vous. Ensuite, chaque fois que vous penserez à un élément de votre liste de tâches, vous pourrez le noter immédiatement pour ne pas obstruer vos ondes mentales..
En écrivant les tâches que vous devez accomplir, vous vous mettez sur la bonne voie pour commencer à faire quelque chose à leur sujet. Vous prenez une décision. Vous nettoyez également votre esprit, ce qui vous donnera l'énergie supplémentaire dont vous avez besoin pour commencer à agir sur votre liste de tâches. Comme Dale Carnegie écrit dans Comment arrêter de s'inquiéter et commencer à vivre:
L’expérience m’a prouvé, maintes fois, l’énorme valeur d’arriver à une décision. C’est l’impossibilité d’arriver à un but précis, l’incapacité de cesser de tourner en rond dans des cercles affolants, qui conduit les hommes à une dépression nerveuse et à des enfers vivants. Je constate que cinquante pour cent de mes inquiétudes disparaissent une fois que je parviens à une décision claire et nette; et un autre quarante pour cent disparaît généralement une fois que je commence à exécuter cette décision.
Comment Carnegie parvient-il à prendre une décision? Son premier pas est d'écrire ce qui le préoccupe.
Alors allez-y et prenez ce stylo et ce papier maintenant. Ensuite, vous serez prêt pour l'étape 3.
La prochaine étape consiste à parcourir votre liste en la réduisant à l'essentiel et en la structurant. Essayez de faire deux choses avec les éléments de votre liste:
Pour rendre ce processus aussi simple que possible, vous pouvez utiliser le Matrice d'Eisenhower. Cette matrice provient d’une citation attribuée au président américain Dwight D. Eisenhower:
Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important.
En transformant cette citation en graphique, vous obtenez l'outil décisionnel suivant:
Eisenhower aurait utilisé cet outil pour prendre ses propres décisions.
Dessinez le tableau sur une feuille de papier ou téléchargez la matrice Eisenhower de Businesstuts + et imprimez-en une copie. Ensuite, placez chaque élément de la liste de tâches dans l'une des quatre sections du tableau:
Quelle est la différence entre les tâches urgentes et importantes?
Les tâches urgentes ont une échéance précise qui est proche. Ce délai est généralement imposé par quelqu'un d'autre ou par les circonstances. Exemples de tâches urgentes: faire les courses (avant que le garde-manger ne soit vide) ou répondre au courrier électronique de votre patron.
Les tâches importantes n'ont pas de date limite spécifique, mais elles vous importent toujours. Ils sont souvent liés à vos objectifs personnels. Des exemples de tâches importantes incluent l'exercice, la rédaction d'un journal, l'apprentissage d'une nouvelle langue et l'aide fournie à vos enfants pour leurs devoirs..
Urgent et les tâches importantes vous importent et ont une échéance précise. Exemples: écrire un article pour un cours collégial que vous suivez ou postuler à un nouvel emploi.
Les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes ne devraient pas vraiment figurer sur votre liste de tâches à faire, du moins pas lorsque vous vous attaquez à une tâche difficile. Si vous souhaitez en prendre note, créez une nouvelle liste appelée aspirations.
Si vous avez du mal à décider où placer des tâches spécifiques sur la matrice, vous pouvez leur attribuer une note. Evaluez chaque tâche entre -5 et +5 pour l’importance (+5 étant la plus importante) et entre -5 et +5 pour l’urgence. Une fois que vous avez cette note, vous saurez où placer la tâche dans votre graphique.
Chaque nouveau jour apportera de nouvelles tâches à ajouter à votre liste de tâches. Les tâches urgentes, en particulier, ont tendance à apparaître à la dernière minute. A chaque nouvelle tâche, attribuez-lui une note sur votre graphique. En pratiquant cela, vous allez commencer à le faire presque instinctivement.
Une fois que vous commencez à être honnête sur ce qui doit être fait et ce que vous pouvez abandonner, vous commencerez à vous sentir mieux. Ce qui semblait être une falaise insurmontable à franchir n’est plus qu’un petit pas en avant. Vous savez maintenant exactement quelles sont les étapes à suivre et dans quel ordre les prendre. En parlant de prendre des mesures, voyons comment vous devriez approcher l’élimination de votre liste.
Avant de commencer cette section, une chose est claire: une liste de tâches à faire est rarement vide. Une fois que vous avez vidé votre assiette, de nouvelles tâches vous attendent pour le remplir..
La nature a horreur du vide, de même que l'âme humaine. Nous aimons avoir quelque chose à faire. La bonne chose à propos de votre liste de tâches est qu’elle vous indique quoi faire ensuite. Vous serez concentré au lieu de sauter au hasard d'une tâche à l'autre.
Voici comment vous devriez aborder chaque type de tâche de votre liste.
Tâches urgentes et importantes. Pour des raisons évidentes, ce sont ceux-là qu'il faut effacer en premier. Sortez votre calendrier (ou achetez-en un si vous n'en avez pas) et planifiez l'heure de votre journée pour le faire. Vous avez le temps de les faire. Si vous ne trouvez pas le temps, ils ne sont probablement ni importants ni urgents, et vous devez les re-classer dans la matrice Eisenhower..
Tâches urgentes (mais pas importantes). Demandez-vous: Qu'est-ce qui rend ces tâches urgentes? Avez-vous vraiment besoin de les faire? Si cela doit être fait, pourriez-vous les déléguer à quelqu'un d'autre? Si vous devez les faire et que la délégation est impossible, ajoutez-les à votre calendrier.-mais seulement après avoir terminé les tâches urgentes et importantes.
Astuce: Le courrier électronique est une source importante de tâches dites "urgentes". Essayez de réduire le nombre de fois où vous consultez vos courriels chaque jour. Cela permettra de libérer du temps supplémentaire pour se concentrer sur des tâches importantes.
Tâches importantes (mais pas urgentes). Réservez du temps chaque jour pour vous concentrer sur des tâches importantes. Veillez à ne pas trop vous étirer. Si l’une de vos tâches importantes est d’exercer, mais que vous n’avez pas fait d’exercice depuis des mois, le fait de prévoir une heure par jour d’activité physique vous submergera. Prévoyez plutôt dix minutes d’exercice ou ajustez votre journée pour l’intégrer. Par exemple, pourriez-vous aller au travail en vélo au lieu de prendre la voiture?
Tâches non urgentes, non importantes. Que font-ils encore sur votre liste? Les rayer!
Vous pensez peut-être "C'est très bien, mais mon problème est de trouver la motivation pour faire avancer les choses."
Si vous pensez cela et vous n'ont pas encore effectué les étapes 2 et 3, revenez en arrière et faites-les. La motivation est souvent la conséquence d'une action. En prenant des mesures pour redimensionner votre liste de tâches, vous serez motivé pour continuer à agir..
Cela dit, motivation et concentration sont éléments importants de la productivité. Dans les prochains articles de cette série, nous examinerons des outils pour vous aider à vous concentrer sur la tâche à accomplir et des techniques pour vous motiver.
Lorsque votre arriéré de tâches est effacé, vous êtes prêt pour l'étape suivante..
La matrice Eisenhower est un exemple de système de productivité. Ce n'est pas le seul système par tous les moyens, mais il est facile à apprendre, ce qui en fait un bon point de départ. De nombreux autres systèmes de productivité ont été développés, y compris Getting Things Done (GTD), la technique Pomodoro et Don't Break the Chain. Nous couvrirons ces systèmes dans une série d’articles sur la productivité chez Businesstuts+.
En testant ces systèmes, vous développerez une boîte à outils de productivité. En lisant cet article et en apprenant à utiliser Eisenhower Matrix, vous avez déjà intégré votre boîte à outils à votre premier système. Maintenant, vous êtes prêt à expérimenter avec d'autres systèmes de productivité.
Une fois que vous avez essayé divers systèmes, vous allez commencer à apprendre ce qui fonctionne pour votre état d'esprit et votre style de vie. Vous pouvez ensuite prendre des aspects des différents systèmes pour pirater votre propre système. Nous vous montrerons comment développer ce système de productivité personnalisé pour répondre à vos besoins..
Alors restez avec nous et vous deviendrez un ninja de la productivité.
Crédit graphique: Panic Conçu par Cédric Villain du projet Noun.
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