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Qu'est-ce qui vous vient à l'esprit lorsque vous entendez l'expression lettres commerciales? Est-ce que des enveloppes blanches avec des en-têtes de lettres fantaisistes et une écriture bouchée vous viennent à l'esprit? Dans la plupart des cas, vous auriez raison.
Même si presque tout se fait par courrier électronique de nos jours, les lettres commerciales ne sont pas éteintes ou considérées comme totalement démodées, il est donc utile de savoir comment les écrire et les formater correctement..
Comme vous l'avez probablement appris à l'école primaire, les lettres commerciales sont composées de différentes parties. Cette section couvre ce qui est inclus dans chaque partie et le format correct de lettre commerciale.
Il est important de savoir comment adresser correctement une lettre professionnelle, surtout si vous attendez une réponse..
Cette section comprend votre adresse complète, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique. Certaines personnes aiment inclure leur nom complet en haut de la liste, mais certaines personnes pensent que c'est redondant parce que vous signerez la lettre avec votre nom de toute façon. Vous n'avez pas besoin de l'inclure si le papier que vous utilisez a un en-tête..
Quoi inclure et mise en forme:
Épelez le mois et incluez l'année complète. Écrivez le mois, la date et l'année si vous envoyez une lettre commerciale aux États-Unis, mais commencez par la date avec le jour (par exemple, le 18 octobre 2018) si vous envoyez une lettre au Royaume-Uni ou en Australie..
Inclure les informations du destinataire, en commençant par son nom, suivi de son titre de poste et de son adresse complète. Adressez-vous au destinataire en utilisant Mme, M. ou utilisez un titre approprié à votre travail, si nécessaire.
La salutation utilisée dans la section Destinataire ne doit pas nécessairement être la même que celle utilisée ici. Tout dépend de votre proximité ou de votre familiarité avec l'adresse et du contexte de votre lettre. Le doyen du Collège des sciences est peut-être votre tante, mais si vous lui écrivez à titre officiel, le mieux est d'utiliser les salutations »Dean (nom de famille) ” ou "Dr. (Nom)”Parce qu'il y a une chance que d'autres personnes gèrent sa correspondance. Les titres militaires et religieux doivent être écrits tels quels.
Pas sûr du genre du destinataire? Ne pas utiliser M. ou Mme, écrivez simplement "cher”Suivi de leur nom complet. Si vous ne savez pas qui est la personne de contact exacte, “À qui cela concerne" ça ira. Vous pouvez également vous adresser au département ou au groupe qui traitera votre lettre, par exemple «Membres du comité d'embauche" ou "Condominium Association Management. ”
Terminez toujours la salutation avec un colon, pas une virgule.
Le corps de la lettre est généralement composé de un à trois courts paragraphes, chacun ayant une intention spécifique et organisés pour plus de clarté..
La clôture comprend une ou deux phrases qui demandent au destinataire de prendre les mesures demandées dans votre lettre et les remercient de lire votre courrier..
Exemples de lettres commerciales:
La clôture complémentaire est une phrase de signature insérée avant votre signature. Vous avez beaucoup d'options ici, mais en général vous devriez éviter celles qui dénotent de l'appréciation ou des remerciements dans les lettres où vous ne demandez rien..
Exemples
Signez la lettre sous la fermeture complémentaire. Assurez-vous de laisser au moins quatre espaces simples entre votre nom et la fermeture afin de laisser suffisamment de place pour votre signature. Vous pouvez également inclure votre titre de poste, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique sous votre nom complet..
Avant l’ère du courrier électronique, les gens écrivaient «Boîtiers”Au bas des lettres commerciales pour indiquer que l'enveloppe comprend d'autres documents. Pensez-y comme à la version imprimée de “voir pièce jointe”Pour les emails.
Les pièces jointes sont indiquées en bas à gauche de la lettre, quelques espaces en dessous de votre signature, suivis d'une liste des documents inclus. Par exemple:
Boîtiers:
Les lettres commerciales sont généralement proposées dans l’un des trois formats principaux: bloc complet, modifié ou en retrait. Bien qu'il n'y ait pas de format correct ou incorrect, il existe des exemples, comme dans les applications universitaires, où un format spécifique est requis. Si vous ne savez pas quel format suivre, il suffit de vérifier les lettres précédentes que vous avez reçues de l'institution et de suivre le même formatage..
Le bloc complet est le format le plus courant pour les lettres commerciales parce que c'est le plus simple. Vous n'avez pas à vous soucier des retraits et tout est justifié. Un espacement simple est utilisé à la place des tirets pour les nouveaux paragraphes.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre en bloc complète du centre de rédaction de l'Université de Caroline du Nord:
Le format modifié est un peu difficile à retenir car tout n’est pas justifié à gauche. Le destinataire, la formule de salutation et le corps de la lettre sont justifiés à gauche, tandis que l'adresse, la date, la date de clôture, la signature et la signature de l'expéditeur sont alignées à droite..
Dans l'exemple ci-dessous, il y a deux espaces entre l'adresse de l'expéditeur et la date à laquelle la lettre a été écrite et trois espaces entre l'adresse du destinataire et la salutation. Il y a aussi deux espaces entre le premier paragraphe du corps de la lettre et la salutation et deux espaces pour chaque nouveau paragraphe.
La fin complémentaire, la signature et le dernier paragraphe de la lettre sont deux espaces séparés.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre professionnelle au format modifié tirée de Savvy Business Correspondence:
Le format en retrait ou semi-bloc est similaire au format modifié, à la différence que le début de chaque paragraphe est en retrait.
Votre lettre d’affaires doit faire bonne impression, car dans certains cas sa lecture sera la première fois que le destinataire le recevra »rencontres" votre entreprise.
Les entreprises ne sont pas les seules à pouvoir utiliser du papier à en-tête. Les solopreneurs, les candidats à un poste ou quiconque souhaite se faire une marque peuvent utiliser un en-tête de lettre pour rendre leurs lettres uniques. Les en-têtes peuvent également être utilisés pour vérifier l’authenticité du document auprès du destinataire, ce qui est souvent le cas pour les lettres gouvernementales et les lettres bancaires..
Vous pouvez trouver des modèles de papier à en-tête professionnels sur Envato Elements ou GraphicRiver.La conception de l'en-tête varie, la seule chose qui soit cohérente est qu'elle doit inclure le nom et le logo de votre entreprise, son adresse et ses coordonnées. Si vous n'avez pas de logo ou de nom d'entreprise, remplacez-le simplement par une partie avec votre nom complet. Comme les lettres commerciales sont formelles, choisissez un motif de papier à en-tête qui n’est ni trop chargé ni trop coloré, ce qui nuirait au message que vous envoyez..
N'utilisez pas de papier à lettres ou de papier parfumé.
Vous voulez créer votre propre papier à en-tête? Découvrez ces modèles d'Envato:
C'est bien de sauvegarder des arbres, mais ne forcez pas trop sur une page sans laisser de marge. Laissez 1 "à 1.5" par côté.
Évitez les polices sophistiquées et difficiles à lire cursives. Respectez Verdana, Arial, Courier New ou Times New Roman avec une taille de police minimale de 12..
Utilisez un seul espace entre les paragraphes pour faciliter la lecture de la lettre. Vous devez également utiliser au moins un seul espace entre tous les éléments de la lettre, sauf entre votre signature et le nom imprimé, où quatre sauts de ligne sont requis..
Les lettres commerciales doivent être assez concises pour ne nécessiter qu'une page, mais ce n'est pas toujours le cas. Les contrats légaux, les plaintes et certaines lettres d'avis nécessitent parfois des pages supplémentaires.
Pour éviter toute confusion au cas où les pages de lettre seraient séparées, la deuxième page et les pages suivantes doivent inclure un en-tête et un numéro de page en haut. Vous pouvez également inclure la date et le nom du destinataire..
Les lettres commerciales sont envoyées pour toutes sortes de raisons. Les entreprises l'envoient à leurs clients ou à d'autres entreprises avec lesquelles ils travaillent, tels que des fournisseurs ou des partenaires logistiques. Les particuliers écrivent des lettres commerciales à des fins commerciales et à des fins moins formelles.
Voici quelques exemples de types de lettres commerciales:
Toutes les plaintes ne peuvent pas être diffusées et traitées correctement sur les médias sociaux, certains sujets sont un peu sensibles ou gênants, vous ne voulez pas courir le risque de le voir viral. Il y a ensuite des plaintes selon lesquelles un appel à la hotline du service clientèle de l'entreprise ne suffit pas. Pour toutes ces plaintes, une lettre de plainte imprimée est la réponse.
Rendez votre plainte brève, concise et polie. Ne vous contentez pas de dire ce que la compagnie a fait de mal, dites-leur exactement ce que vous voulez qu'ils fassent à ce sujet..
Une lettre de démission est ce qu'un employé envoie à son patron quand il veut quitter son emploi. Dans la plupart des cas, vous devrez prévoir au moins 14 jours ou deux semaines avant la date de votre départ officiel de l'entreprise..
Vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre de démission d’American Recruiters:
Remarque: Si vous ne connaissez pas le sexe de la personne qui recevra votre lettre, il vaut mieux utiliser un message d'accueil générique du type "à qui cela peut concerner" plutôt que d'utiliser "Monsieur / Madame". ou "Monsieur."
Une lettre de motivation imprimée est envoyée avec un CV pour expliquer brièvement pourquoi vous êtes un bon candidat pour le poste. Les bonnes lettres d'accompagnement sont comme des entrées dans le sens où cela donne aux recruteurs une idée de ce qu'ils peuvent attendre de vous, sans nécessairement répéter ce qui est déjà sur votre CV..
Lisez ces guides pour plus d'informations sur la rédaction d'une lettre de motivation:
Des lettres de recommandation sont envoyées pour vérifier le statut d'un candidat auprès d'un ancien employeur ou gestionnaire. Dans certains cas, ces recommandations ne sont rien de plus qu'un modèle généré par une personne des RH après avoir renseigné les blancs relatifs aux dates de début et de fin d'un employé. Cependant, si vous écrivez une lettre d'accompagnement pour un bon employé, il est préférable de dépasser le modèle pour montrer que vous appréciez le temps passé à travailler ensemble..
Consultez ce guide si vous avez besoin d’aide pour rédiger une lettre de recommandation:
Les lettres demandant des informations sont souvent envoyées aux entreprises par des particuliers ou des représentants d’autres entreprises lorsqu’elles veulent des informations sur un produit ou un service particulier. Ces lettres peuvent également être écrites aux bureaux du gouvernement lorsque vous demandez des informations sur une demande de permis ou sur une procédure gouvernementale..
Vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre demandant des informations à Word Mart:
Remarque: Si vous ne connaissez pas le sexe de la personne qui recevra votre lettre, il vaut mieux utiliser un message d'accueil générique du type "à qui cela peut concerner" plutôt que d'utiliser "Monsieur / Madame". ou "Monsieur.":
Avez-vous déjà reçu une lettre indiquant que la date d'échéance de votre facture de téléphone a été ajustée ou que le montant que vous payez a été modifié? C'est une lettre d'ajustement. Il n’ya pas que des dates et des montants, des lettres d’ajustements ou de modifications sont également envoyées lorsque les entreprises souhaitent informer les clients des modifications apportées au produit ou au service acheté..
Vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre d’ajustement de la date d’échéance du Corporate Finance Institute:
Les lettres d’actionnaires, les annonces de nouveaux produits et les activités caritatives sont des lettres commerciales. Les lettres annonçant un nouveau PDG, une introduction en bourse et même celles qui vous invitent à une convention relèvent également des lettres d’annonce d’affaires. Ces lettres sont soit envoyées sous forme de mémo interne afin que tous les employés soient informés des changements au sein de l'entreprise, soit annoncées aux parties prenantes de l'entreprise..
Voici un exemple d’invitation d’entreprise au séminaire d’information de Letters.org:
Remarque: Si vous ne connaissez pas le sexe de la personne qui recevra votre lettre, il vaut mieux utiliser un message d'accueil générique du type "à qui cela peut concerner" plutôt que d'utiliser "Monsieur / Madame". ou "Monsieur."
Utiliser la bonne justification et inclure tous les bons éléments ne suffit pas pour une bonne lettre. Il est encore plus important de choisir le bon ton et de veiller à ce que votre destinataire comprenne l'intention de votre lettre..
Gardez à l'esprit les conseils suivants lors de la prochaine lettre d'affaires.
Évitez les mots compliqués et les descriptions fleuries. Gardez le premier paragraphe bref. Si vous ne savez pas comment commencer, écrivez simplement “J'écris en référence à… " alors expliquez votre demande à partir de là.
Il est plus facile d'obtenir la coopération du destinataire si vous écrivez une lettre dans son intérêt. Insistez sur ce que vous pouvez leur offrir au lieu de ce que vous voulez qu'ils fassent.
Quel est le but de la lettre que vous envoyez? Exprimez-vous vos remerciements, votre sympathie ou demandez-vous un remboursement de vos dettes? Quoi qu'il en soit, vous devez établir le bon ton pour que le destinataire comprenne l'urgence de votre demande..
Évitez le jargon sauf si vous êtes absolument certain que le destinataire comprendra de quoi vous parlez.
Même s'il s'agit d'une lettre professionnelle, vous pouvez utiliser des pronoms personnels comme vous, moi, nous et nous. Tenez-vous au «je» si vous écrivez en fonction de votre opinion et utilisez «nous» si vous écrivez au nom de la société..
Saviez-vous que «CC» signifie copie de courtoisie? À l'époque où les lettres étaient dactylographiées, «CC» signifiait copie au carbone, car c'est ce que les dactylographes utilisent pour faire des copies. Quoi qu’il en soit, c’est l’abréviation que vous devez inclure au-dessous de la ligne de clôture si vous envisagez d’envoyer une copie de la lettre à une autre personne..
Si vous envoyez une copie de courtoisie à plus d'une personne, inscrivez le deuxième nom sous le premier sans le «CC».
Exemple:
"Cc: Mark Smith, directeur financier XYZ Widgets"
Selon Text Experts, Text Request, seuls 20% des e-mails sont ouverts et 95% des textes lus dans les trois minutes suivant leur réception, alors qu’une quantité énorme de courrier est immédiatement perdue ou détruite. Il n’est donc pas surprenant que certaines entreprises envoient des messages correspondance écrite et courrier électronique suivie d'une version abrégée sous forme de texte, histoire de s'assurer que le destinataire reçoit la lettre.
Pour conserver un air de formalité lors de l’adaptation au support numérique, le formatage et tous les éléments de la lettre commerciale imprimée sont toujours inclus dans une lettre commerciale par courrier électronique, à l’exception de deux petites différences. La ligne Objet sert de résumé de lettre ou d’indication de l’objet de la lettre. Les informations sur l'expéditeur sont situées au bas de la lettre, juste en dessous du nom imprimé de l'expéditeur..
Pour en savoir plus sur le formatage des messages électroniques, étudiez les tutoriels suivants:
Utilisez une enveloppe commerciale si vous envoyez une lettre par la poste. Utilisez une enveloppe avec le logo de votre entreprise pour que le destinataire puisse immédiatement reconnaître que celle-ci provient de votre entreprise et pour éviter que votre lettre ne soit mise à la corbeille avec d'autres documents promotionnels qu'il reçoit..
Si vous n'êtes pas sûr que votre écriture soit lisible, utilisez votre imprimante et votre traitement de texte pour imprimer l'adresse sur l'enveloppe. Envoyer des documents importants et des lettres urgentes par courrier.
Maintenant que vous avez appris à formater une lettre, vous pouvez commencer à envoyer vos propres lettres..
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