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Dans le monde des affaires, la communication est un problème courant. Dans un sondage réalisé par l'entreprise de formation Fierce Inc., 86% des personnes interrogées ont attribué le manque de collaboration ou une communication inefficace à des échecs en milieu de travail.
Le problème de la communication s'aggrave à mesure que l'entreprise grandit et recrute de plus en plus d'employés, mais même les petites entreprises peuvent rencontrer des problèmes. Lorsque vous n’avez qu’un ou deux employés, vous pouvez probablement garder les choses simples et informelles, mais si vous embauchez plus de personnel et commencez à organiser la société en groupes dotés d’une structure de gestion, vous devrez faire très attention à la communiquer avec vos employés et comment ils communiquent avec vous et entre eux.
Dans ce tutoriel, nous examinons comment communiquer efficacement avec les employés. Nous couvrons des stratégies pour informer tout le monde, les moyens de communiquer les valeurs clés de l'entreprise et des méthodes pour obtenir un retour d'information et résoudre les conflits..
Nous examinons également quelques exemples concrets illustrant des points importants. À la fin du didacticiel, vous disposerez de points de repère solides pour améliorer la communication des employés dans votre petite entreprise..
Communiquez-vous bien avec les employés de votre petite entreprise? (source photo)Cela fait partie de notre série sur RH des petites entreprises. Suivez les conseils pour embaucher et fidéliser les meilleurs talents, offrir une rémunération et des avantages concurrentiels, créer une culture d'entreprise inclusive et diversifiée, etc..
Lorsque vous débutez, il est facile de garder tout le monde sur la même page. Mais une fois que vous commencez à vous développer et à avoir de nombreuses équipes, peut-être basées dans différents endroits, il devient un véritable défi de tenir tous les employés informés de ce qui se passe dans les autres secteurs de l'entreprise..
Même dans les petites entreprises, les départements peuvent se scinder en "silos", avec peu de communication entre eux. Cette section examine quelques moyens de supprimer les barrières et de conserver les informations circulant dans l'entreprise..
Le moyen le plus simple de tenir tout le monde au courant est probablement d'envoyer des mises à jour par courrier électronique. Selon un sondage Ragan, 60% des entreprises envoient des newsletters par courrier électronique au moins une fois par semaine et 14% envoient même du quotidien courriels.
L'avantage est qu'il s'agit d'un moyen simple et fiable de joindre tous les membres de l'entreprise. Il est également simple de créer des listes de courrier électronique pour certains groupes d'employés si vous souhaitez segmenter des éléments. Les gens consultent constamment leurs courriels. Il est donc probable que vos messages soient lus et vous pouvez facilement utiliser un logiciel pour suivre les niveaux d’engagement (taux d’ouverture, taux de clics, etc.)..
D'autre part, le courrier électronique en masse est une méthode de communication descendante qui ne suscitera probablement pas de conversations intéressantes, contrairement à d'autres outils. Les gens ne peuvent que vous répondre individuellement, ou ils peuvent cliquer sur le message «Répondre à tous» tant redouté, qui peut rapidement engendrer des fils encombrants, encombrant la boîte de réception si les gens le poussent trop loin. Cela conduit à un autre problème avec le courrier électronique: le même sondage Ragan a révélé que 80% des personnes se plaignaient de la surcharge de courrier électronique. L'utilisation du courrier électronique ne fait qu'aggraver le problème, et vos employés risquent simplement d'ajuster les messages..
Pour utiliser efficacement le courrier électronique, essayez de le rendre attrayant et amusant, en offrant des avantages clairs aux lecteurs: un billet de faveur, une ressource utile ou des informations qu’ils peuvent réellement utiliser dans leur travail. Gardez le visuel aussi, pensez à utiliser un modèle de bulletin électronique conçu par des professionnels:
Les intranets des entreprises existent depuis des années et malheureusement, beaucoup d'entre eux deviennent des cimetières de documents de politique obsolètes et de blogs d'entreprise non lus, rarement visités..
Mais ça ne doit pas forcément être comme ça. Si vous le concevez correctement et que vous le rendez suffisamment attrayant, un intranet peut être un excellent moyen de déclencher des conversations. L'essentiel est de permettre aux utilisateurs de publier facilement leurs propres commentaires et articles et d'encourager leur utilisation au début, de manière à créer une masse critique. Si les gens voient des conversations intéressantes se dérouler, ils en feront un endroit où ils se rendent tous les jours. S'ils voient du contenu obsolète et descendant, ils le marqueront dans leurs favoris et reviendront rarement..
La société de logiciels Dex Media, par exemple, a créé un intranet appelé The Buzz, sur lequel il est facile de commenter et de poser des questions. Leur vice-président, Communications d'entreprise, a déclaré à Interact Intranet:
«À présent, les employés de l’ensemble de l’entreprise ont une voix et un lieu où ils peuvent partager leurs idées et leurs opinions… Les gens mettent en place des sites d’équipe et de projet, commentent des publications et posent des questions. Nous développons une approche plus contemporaine, recherche de la culture d’entreprise en conséquence. "
Si vous ne souhaitez pas investir dans la construction d'un intranet, vous pouvez obtenir un effet similaire avec un logiciel cloud et une technologie de discussion en ligne..
Chez Envato Tuts +, par exemple, nous avons une équipe répartie dans le monde entier, de la Floride à la Thaïlande. Nous utilisons Slack pour des conversations informelles groupées par sujet et par intérêt, ainsi que des applications Web telles que Trello et Basecamp pour des projets plus formels et une collaboration. Et les utilisateurs utilisent également Google Docs et d'autres offres basées sur le cloud pour partager facilement des informations..
Bien sûr, il existe de nombreuses autres options. Il suffit donc de trouver ce qui fonctionne pour votre entreprise et d’encourager la communication. Découvrez ce résumé organisé pour plus de possibilités:
Les réunions et la formation en face à face peuvent également aider les personnes à rester à jour. Vous pouvez programmer des sessions de formation pour un employé d’une région afin d’en informer ceux d’une autre. Par exemple, un vendeur peut organiser une session de formation pour les personnes occupant un rôle de gestion de produit, en leur expliquant les réactions des clients potentiels et les tendances observées dans le secteur. Cette perspective pourrait être précieuse pour ceux qui ont moins de contacts directs avec les clients et contribuer au succès du développement de produits..
Avoir une documentation solide sur les politiques de l'entreprise est un autre outil de communication important. Il peut aider les employés à savoir comment faire leur travail sans perdre de temps à poser des questions. Un manuel de l'employé est un excellent outil pour cela. Nous avons des tutoriels sur la formation et sur les manuels de l’employé ailleurs dans cette série:
Chaque entreprise prospère a ses propres valeurs et objectifs. Que vous les ayez articulés clairement ou non, ils existent - votre entreprise existe dans un but particulier (au-delà du simple fait de gagner de l'argent!), Et vous avez une certaine manière de faire des affaires qui est différente des autres.
Il est important que tous les employés soient sur la même page en ce qui concerne les valeurs et la mission de l'entreprise, mais cela peut facilement se perdre dans la vie professionnelle quotidienne, surtout lorsque vous commencez à vous développer..
Si vous souhaitez communiquer vos valeurs de manière efficace et authentique, vous devez bien entendu les définir clairement. Si vous avez besoin d’aide à ce sujet, consultez les didacticiels suivants:
Alors commence le processus de ce que cet excellent article de Harvard Business Review appelle «vendre la marque à l'intérieur».
Ce que j’aime dans cette formulation, c’est qu’elle encourage les entrepreneurs à aborder la communication avec les employés de la même manière qu’ils abordent le marketing externe. Les objectifs, après tout, sont les mêmes pour les employés et les clients: promouvoir une image positive de la marque de l'entreprise et atteindre des niveaux plus élevés d'engagement et de fidélité..
Les propriétaires d'entreprise considèrent souvent cet engagement et cette loyauté comme allant de soi pour leurs employés, ou pensent peut-être que cela devrait automatiquement venir en contrepartie du versement d'un chèque de règlement, mais ce n'est tout simplement pas le cas. Sondage après sondage, il ressort que de larges pans de la main-d’œuvre sont libérés de leur emploi et envisagent de partir. Chez les employés comme chez les clients, l'engagement et la fidélité doivent être gagnés.
L'article de HBR contient de très bons exemples de la manière dont les entreprises ont procédé. Ils sont principalement basés sur de grandes entreprises, mais les petites entreprises peuvent faire des choses similaires, alors je vous recommande de le lire pour avoir des idées.
Par exemple, certains dirigeants de Nike ont reçu le titre de «Conteur d'entreprise» et les ont encouragés à raconter des histoires illustrant la valeur essentielle de l'entreprise Simplement fais-le:
«Le cofondateur de Nike, Bill Bowerman, dans le but de construire une chaussure de meilleure qualité pour son équipe, a versé du caoutchouc dans le gaufrier de la famille, donnant naissance au prototype de la célèbre semelle Waffle de Nike. En évoquant de telles initiatives, la société espère conserver l’esprit d’innovation qui caractérise ses campagnes publicitaires au sein de la société. »
Bien entendu, le meilleur moyen de renforcer les valeurs de l'entreprise n'est pas d'en parler, mais de les vivre. L'article cite également Quality Bicycle Products, une entreprise du Minnesota, engagée dans la protection de l'environnement. Les employés résidant à moins de 10 miles de la société bénéficient d’un crédit quotidien de 2 dollars pour le vélo, le covoiturage ou l’autobus pour se rendre au travail. C'est des valeurs en action.
La communication est une rue à double sens. En plus de communiquer avec vos employés, vous devez les encourager à communiquer avec vous, à la fois sur ce qu'ils ressentent dans leur travail et sur des informations ou des idées importantes sur l'entreprise..
L'utilisation de certaines des stratégies que nous venons de mentionner, telles que les logiciels de collaboration et les outils de chat, aidera dans une certaine mesure. Mais même dans les petites entreprises, les gens peuvent avoir peur de se prononcer sur des questions sensibles dans les forums publics ou devant le patron.
Des enquêtes régulières auprès des employés sont donc indispensables. Il est préférable de faire appel aux services d’un consultant externe pour deux raisons:
Avec une petite entreprise comptant peu d'employés, vous devrez peut-être déployer des efforts supplémentaires pour vous assurer que les personnes ne peuvent toujours pas être identifiées. Un consultant peut aider avec ça. Pensez également à lier les résultats à certains critères, tels qu'une organisation externe telle que Great Place to Work. Cela peut vous aider à voir où vous allez bien et où vous devez travailler plus fort. En enquêtant régulièrement et en maintenant la cohérence des questions posées, vous pouvez également vous aider à déceler les tendances au fil du temps..
En tant que propriétaire d'une petite entreprise, il n'y a aucune excuse pour ne pas rencontrer vos employés régulièrement. Même le PDG de Facebook, Mark Zuckerberg, rencontre régulièrement des employés débutants dans le cadre de «critiques Zuck»..
Encore mieux qu’un examen formel, c’est une réunion informelle. Zuckerberg est un adepte des réunions à pied, aux côtés d'autres personnalités technologiques telles que Steve Jobs et Jack Dorsey. Les gens peuvent souvent se détendre et se sentir libres de dire ce qu’ils pensent quand ils marchent en plein air plutôt que de s’asseoir devant un bureau ou autour d’une table de conférence.
Ainsi, même si vous êtes occupé, prévoyez du temps avec chaque employé aussi souvent que vous le pouvez. Bien que nous ayons parlé de solutions technologiques à plus grande échelle, une simple discussion en face à face peut souvent constituer la forme de communication la plus efficace. Cela peut sembler flou au début, mais si vous le faites régulièrement, vous pourrez créer un niveau de confiance qui encouragera les employés à s’ouvrir avec vous et à parler librement..
Dans une grande entreprise, une fonction importante du service des ressources humaines consiste à résoudre les conflits entre les employés et à traiter les plaintes. Si un employé se sent traité injustement ou si deux membres du personnel ne peuvent tout simplement pas résoudre leurs différends, ils auront besoin d'une solution appropriée pour résoudre le problème..
En tant que propriétaire de petite entreprise, ces choses pourraient bien devenir votre responsabilité, alors voici un aperçu des meilleures pratiques:
Tout d'abord, vous devez avoir un plan. Des conflits peuvent survenir de temps à autre dans toute organisation, même si la culture du lieu de travail est généralement saine, vous devez donc avoir une méthode pour y faire face. Si votre entreprise est trop petite pour avoir un représentant des ressources humaines, vous devrez peut-être intervenir, mais également rechercher auprès de l'entreprise pour identifier d'autres personnes pouvant posséder les compétences nécessaires pour jouer le rôle de médiateurs efficaces..
Ensuite, établissez un processus de résolution de conflit. La liste de contrôle suivante du département des ressources humaines de l'Université de Californie à Berkeley constitue un excellent point de départ:
Essayez d’encourager des modèles de communication sains en demandant aux gens de ne pas en parler avec leurs personnalités et leurs émotions et essayez de décrire les problèmes et les conséquences de manière objective, sans accuser.
Les conflits peuvent être difficiles à gérer, tant pour les personnes impliquées que pour ceux qui essaient de jouer le rôle de médiateur. Mais si elle n'est pas résolue, cela peut conduire à des ressentiments accumulés et à un environnement de travail empoisonné.
Voir l'article de Berkeley pour plus de détails, ainsi que ce post sur l'utilisation du «langage des girafes», curieusement nommé mais puissant, pour désamorcer les conflits. Si les choses se détériorent au point d’empêcher de penser que vous ne pouvez pas y faire face, ou si la situation exige un niveau d’impartialité que vous ne pouvez pas fournir, envisagez de faire appel à un médiateur ou à un arbitre externe..
Dans ce tutoriel, vous avez appris comment améliorer la communication des employés dans votre petite entreprise. Vous avez vu des exemples d'entreprises prospères et appris certaines techniques que vous pouvez utiliser aujourd'hui dans votre entreprise..
Que vous finissiez par vous appuyer sur des outils logiciels, des enquêtes, des bulletins d’information, des réunions en face-à-face ou une combinaison de tous ces éléments, vous pouvez y apposer votre propre marque et créer vos propres pratiques optimales. Après tout, la communication est meilleure quand c'est authentique, alors faites ce qui vous semble authentique.
Dans cette série sur les ressources humaines des petites entreprises, nous examinerons quelques-unes des exigences importantes en matière de ressources humaines pour les petites entreprises. Ensuite, nous examinerons d’autres sujets tels que les pires problèmes de ressources humaines et les meilleures solutions logicielles de ressources humaines. Alors restez à l'écoute!
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