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Lorsque vous ajoutez un nouvel employé à votre entreprise ou un nouveau membre de votre équipe, vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu'ils sachent tout dès le premier jour. Et bien que vous devriez certainement prendre le temps de les former, le temps manque toujours pour la formation.
C’est pourquoi les entreprises de toutes tailles se développent procédures d'utilisation normalisées, ou SOP. Ces documents de processus cruciaux contiennent les instructions nécessaires pour mener à bien des processus critiques dans une entreprise. La rédaction de procédures d’exploitation standard garantit la continuité des activités d’une entreprise lorsque ses employés vont et viennent..
Les procédures opérationnelles standard créent une continuité dans les affaires. Les employés, les clients et le lieu de travail vont changer. Les SOP veilleront à ce qu’un ensemble standard de tâches puisse continuer d’être achevé pendant que.
Dans cet article, nous allons parler de l’importance des procédures opérationnelles standard et de la façon de les développer. Plongeons dedans.
Alors, quelle est une SOP? Et pourquoi devriez-vous mettre en œuvre des SOP dans votre entreprise?
Une SOP, ou procédure opératoire standard, est simplement une documentation sur le fonctionnement d'un processus. Les SOP fonctionnent mieux comme une liste étape par étape de procédures que n'importe qui peut suivre avec un peu de formation..
Les entreprises élaborent des SOP pour diverses raisons. L'une de ces raisons est que les SOP contribuent à réduire le temps de formation des nouveaux membres de l'équipe. Donnez-leur une POS bien construite et ils auront une longueur d’avance considérable sur la tâche à accomplir..
Une fois que toute la formation et l’intégration des ressources humaines est terminée, une SOP bien rédigée peut servir de premier point d’introduction pour les nouveaux membres de l’équipe..
L'une des raisons les plus importantes pour la rédaction de procédures opératoires standard est la continuité. Avez-vous déjà travaillé avec quelqu'un qui a joué un rôle crucial dans le succès de l'équipe en raison de ses connaissances et de son expérience? J'ai vu ce type de personne quitter plusieurs fois des entreprises, et le processus échoue et ne peut pas être complété.
Bien sûr, il n’est pas facile de remplacer les meilleurs talents. Mais les SOP sont une bonne couverture qui permet de garantir que les tâches cruciales seront toujours accomplies, même si les membres clés changent de rôle ou partent pour de nouvelles opportunités. Même si les membres de l’équipe changent, une SOP bien conçue garantira que les autres employés puissent s’acquitter de la tâche..
Les SOP constituent également une protection juridique importante pour une entreprise. Le fait est que nous évoluons dans un environnement litigieux semé de poursuites. S'assurer que les processus critiques sont documentés et examinés par les employés peut fournir une couche de protection à l'entreprise..
Les SOP garantissent le bon fonctionnement d’une entreprise. (Source de l'image: Envato Elements)Toutefois, les procédures opérationnelles standard ne concernent pas uniquement les grandes entreprises du classement Fortune 500. Dans ma pratique indépendante, j'ai développé des SOP qui m'ont aidé à sous-traiter certaines parties de mon entreprise. Cela inclut des tâches que je préférerais ne pas faire, comme envoyer des factures à mes clients ou même éditer un document pour publication..
Regardons les choses en face: si vous n'avez pas de processus documenté, vous n'avez pas de processus. Vous avez des étapes que vous accomplissez parfois au hasard. Les procédures opératoires standard ne sont que cela - normalisées. Ils peuvent être transférés à d'autres personnes sans que le processus ne se décompose.
Surtout, les pigistes et les propriétaires de petites entreprises devraient envisager de créer des SOP afin que leur pratique puisse se développer.
Il est probable que vous n’ayez pas créé votre petite entreprise dans le seul but de créer des factures. Vous êtes parti et avez commencé à offrir vos services à cause de la passion que vous éprouvez pour votre travail, pas de tous les trucs administratifs qui vont avec..
Mais vous savez également que vous ne pouvez pas simplement négliger ces processus métier. La facturation, par exemple, est essentielle pour maintenir votre activité et poursuivre votre travail de création. C’est la tâche idéale pour laquelle une SOP doit être élaborée afin de pouvoir éventuellement être externalisée ou gérée par d’autres.
Pour passer d’une pratique créative à une seule personne à une entreprise florissante et en plein essor, vous devez mettre en œuvre ces processus évolutifs que vous pouvez externaliser ou transférer aux autres membres de l’équipe..
Je suis sûr que personne n’est enthousiasmé par l’idée de rédiger des SOP. Mais pour développer votre cabinet, il vous faut mettre en place des systèmes évolutifs pouvant évoluer avec votre charge de travail. Une partie de cela consiste à élaborer des procédures opératoires normalisées pour ces processus critiques. Parlons de la façon de les construire.
La rédaction de procédures opératoires standard ne concerne pas uniquement les grandes entreprises. Toute entreprise qui cherche à se développer au-delà de son niveau actuel a besoin de procédures opératoires normalisées.
Prenons l'exemple que j'ai mentionné plus tôt, comment facturer mon entreprise, comme exemple de rédaction d'un SOP.
Les procédures opérationnelles standard peuvent prendre certaines formes, mais le format le plus populaire est peut-être un document texte qui comprend une liste détaillée à suivre. Construisons un exemple de SOP (procédure opératoire standard) pour l’émission de factures aux clients à la fin du mois..
Il est difficile d’accepter la création de procédures opératoires normalisées si le lecteur ou le préparateur ne comprend pas pourquoi le travail est important. C'est pourquoi je commence toujours par Pourquoi.
Pour mon exemple de procédure d'utilisation standard, je vais rester simple. Le but de créer des factures est simple: être payé! Y compris cela, car le raisonnement aidera tout le monde à savoir que ce processus est important et qu'il est essentiel de le lancer chaque mois..
Un document texte simple comme celui-ci devrait s’ouvrir avec une brève description du processus et de son importance pour l’entreprise..En outre, assurez-vous d'inclure quelques détails administratifs sur les personnes qui doivent gérer la POS. Cela identifie qui travaillera dessus.
Où se situe le processus documenté dans la vision globale de l'entreprise? Quand doit-il être effectué et quelles autres étapes sont nécessaires avant de pouvoir le terminer? De nombreux processus dépendent d'autres étapes, alors assurez-vous que cela est capturé.
Assurez-vous de documenter la partie "Quand terminer" du processus afin que tout le monde comprenne quand mettre la PNE en œuvre. Quand la tâche est-elle effectuée et à quelle fréquence? Ce sont tous des détails qui doivent être capturés dans une SOP afin que n'importe qui puisse être suivi par d'autres.
Nous sommes maintenant arrivés à la partie la plus importante du processus de création de SOP: des étapes simples que tout le monde peut suivre..
Documentez les étapes du processus. Rendez-les aussi simples que possible. Pour moi, il est plus facile d’écrire une liste d’étapes SOP tout en effectuant la tâche pour moi-même afin que rien ne soit oublié..
Créez des étapes simples que tout le monde peut suivre pour que la procédure standard d'exploitation soit répétable.Il est possible que vous deviez inclure des conditions dans votre liste. C'est bien de commencer par une étape avec "si ...", tant que vous abordez le scénario.
De nombreuses procédures d'exploitation normalisées bénéficieront de captures d'écran illustrant les différentes étapes d'un processus. En particulier si vous demandez à l’utilisateur d’utiliser une application ou un système de gestion de projet spécifique,
Pour moi, j'utilise généralement Trello pour ma pratique de pigiste. Les captures d'écran que j'inclurais dans une SOP incluraient des procédures pas à pas sur l'exécution d'une tâche dans Trello, par exemple. N'oubliez pas que l'utilisateur n'a peut-être jamais utilisé le système. Il est donc toujours utile de fournir plus de détails..
Voici le meilleur moyen de tester la viabilité de vos procédures opérationnelles standard: essayez de les transmettre et voyez si elles ne fonctionnent pas..
Je sais que lorsque j'écris des procédures opératoires standard, je suis coupable d'avoir oublié le point de vue du débutant. Je fais probablement la tâche depuis si longtemps que j'ai oublié ce que c'est que de commencer sans connaître le processus..
C'est pourquoi les tests sont si importants. Vous devez appliquer les SOP pour voir si les autres les comprennent. Remettez-le à un pigiste ou à un autre membre de l'équipe pour voir si cela a du sens pour quelqu'un de nouveau.
Une fois que vous avez élaboré les SOP, vous en êtes à la partie la plus importante du processus: les distribuer et les rendre utiles. Trop d'équipes considèrent la création de SOP comme un processus unique ne nécessitant pas de maintenance régulière. Une documentation bien créée n'est utile que si elle est distribuée et utilisée.
Premièrement, il est essentiel que vous disposiez d’un emplacement dans lequel vous pouvez stocker les SOP afin que toutes les personnes qui en seront touchées puissent y accéder. Cela peut être un partage Dropbox, un lecteur réseau partagé ou même une page intranet.
Surtout, les SOP devraient être accessibles et stockées dans un seul endroit. Je les ai vus devenir inutiles parce que tout le monde commence à conserver des copies séparées du fichier et qu'ils deviennent rapidement désynchronisés. Assurez-vous que tout le monde travaille sur le même modèle principal afin que les procédures opératoires normalisées conservent l'utilité à laquelle elles étaient destinées..
J'ai travaillé dans de nombreuses situations où la rédaction de documentation et de SOP est un processus ponctuel. La haute direction s'efforce de documenter les processus actifs et l'équipe passe de nombreuses heures à documenter les procédures d'exploitation standard..
Six mois plus tard, les processus évoluent et évoluent. Et les procédures opératoires normalisées restent à la traîne et ne sont pas mises à jour pour correspondre à la réalité du nouveau processus. Très vite, personne n'utilise les SOP car elles ne sont pas représentatives du fonctionnement du processus..
Pour lutter contre cela, vous devez mettre à jour périodiquement les SOP afin qu'elles ne soient pas trop mal synchronisées. Il est essentiel que le responsable vérifie régulièrement les procédures d'utilisation standard..
Chaque SOP doit avoir un propriétaire de processus qui est responsable de sa mise à jour et de son édition périodique pour s'assurer qu'il correspond au processus en cours. C’est la seule façon pour les SOP de rester utiles et d’être utilisées par votre équipe..
Les screencasts sont l’un de mes formats préférés pour l’enseignement et ils fonctionnent également très bien pour la documentation des processus..
Vous n'avez peut-être pas entendu parler de screencasts, mais je suis sûr que vous les avez vus en action. Un screencast est juste l'enregistrement d'un écran numérique, généralement avec des annotations et une narration en voix off pour ajouter des détails supplémentaires.
Un screencast est le moyen idéal pour illustrer un concept en regardant un expert effectuer une tâche.Essayez une plate-forme de screencasting comme Screenflow ou Camtasia pour enregistrer un processus. Même si elle ne fait que compléter une POS écrite, elle peut ajouter un autre angle qui est plus illustratif que les instructions écrites seules..
Les légendes, par exemple, peuvent illustrer et mettre en évidence des éléments spécifiques de la vidéo. Consultez le didacticiel ci-dessous pour voir un exemple d'utilisation d'une annotation dans Screenflow pour créer des légendes très spécifiques..
Une des autres raisons pour lesquelles les screencasts fonctionnent bien est que vous pouvez ajouter des détails supplémentaires qui ne correspondent pas à un format écrit. J'aime créer des instructions "conditionnelles" dans des screencasts. Par exemple, vous pouvez illustrer des options telles que "si la situation est A, cliquez sur cette option; si la situation est B, cliquez sur cette option à la place".
Les screencasts peuvent servir de SOP. J'ai trouvé qu'ils sont l'un des moyens les plus efficaces d'enseigner aux autres. Cela les rend idéales pour la création de procédures opérationnelles standard, car elles permettent une compréhension immédiate pour le relecteur..
Si vous avez des aspirations de croissance pour votre petite entreprise ou votre activité indépendante, vous avez besoin de systèmes et d’étapes qui vous aident à évoluer. Nous venons d'explorer la question de savoir ce qu'est une SOP. Vous avez également appris la définition de SOP. De plus, vous avez appris à rédiger une SOP.
La mise en place de systèmes efficaces vous permettra d’ajouter des employés à votre équipe ou d’accepter plus de travail lors de l’externalisation. Découvrez ces trois excellents tutoriels sur les processus métier pour en savoir plus:
Quels systèmes avez-vous mis en place pour documenter et développer votre entreprise? Assurez-vous de me faire savoir avec un commentaire sur ce tutoriel.
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