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Vous avez donc trouvé un client, effectué des travaux et il est temps de vous faire payer. Génial! C'est la meilleure partie.
La facturation, cependant, peut être un processus intimidant la première fois. Vous avez peut-être besoin d'un certain nombre de questions, notamment: À quoi ressemble une facture professionnelle? Comment pouvez-vous en créer un? Quelles informations devriez-vous inclure?
Dans ce didacticiel, je vais commencer par le début et vous expliquer les étapes de base de la création d’une facture professionnelle. Pour commencer, je définirai une facture, puis je passerai en revue les informations clés que vous devriez toujours vous rappeler d'inclure. Je terminerai en évoquant l'aspect de votre facture et en vous présentant quelques modèles et applications utiles que vous pouvez utiliser..
Avant de commencer le didacticiel, si vous recherchez un modèle de facture intégrant tous les composants d’une facture professionnelle, parcourez notre collection de modèles de facture pour trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins..
Commençons maintenant avec la première partie: Qu'est-ce qu'une facture??
Pour comprendre ce qu'est une facture et à quoi elle sert, regardons un exemple tiré de la vie quotidienne.
Disons que vous allez dîner dans votre pizzeria locale. Vous mangez à votre guise et à la fin du repas, le serveur vous apporte la note (ou si vous êtes aux États-Unis, vous aurez le chèque, c’est la même chose!).
La liste des factures / chèques contient tout ce que le restaurant vous a donné, le prix de chaque article et le total de ce que vous devez. Lorsque le serveur vous tend la note, c'est une façon polie de dire: «Vous avez acheté toutes ces choses chez nous. Maintenant il est temps que vous les payiez.
Une facture est exactement la même chose. Vous avez travaillé pour un client et vous devez maintenant être payé. Donc, vous listez tout ce que vous avez fait, détaillez les prix et indiquez le montant total que le client vous doit.
Étant donné que vous ne remettez probablement pas la facture à un client directement et que vous attendez de l'argent, une facture doit également inclure d'autres informations, telles que la procédure à suivre pour effectuer un paiement, où l'envoyer, quand l'envoyer, etc. Nous " Passons en revue tout cela dans la section suivante. Mais comme définition de base, il est utile de penser à une facture comme à une facture de services que vous avez fournis..
Modèle de facture propre et professionnel de GraphicRiver.Le but principal d’une facture est donc de demander de l’argent, mais elle sert également à d’autres fins..
D'une part, il s'agit d'un enregistrement de la transaction pour les deux parties. Comme je l'ai mentionné dans mon guide de comptabilité de base, vous voudrez vous en tenir aux factures pour prouver le travail que vous avez effectué et le montant que vous avez facturé, à des fins fiscales et si le client revient plus tard avec des requêtes ou des demandes. pour un nouveau travail. La preuve de paiement est également importante, mais c’est la facture qui détaille ce qui a été fait et combien cela coûte. Votre client voudra recevoir une facture pour des raisons similaires.
Une facture est également importante pour définir les conditions de paiement: lorsque vous attendez un paiement, que se passe-t-il si le paiement est en retard, etc. Il existe de nombreuses manières de demander un paiement, et je vais approfondir celles-ci dans mon prochain tutoriel. Mais quelle que soit la condition de paiement que vous choisissez, la facture est importante pour les définir clairement dès le départ (surtout la date d'échéance) et pour éviter les retards inutiles et la confusion..
Enfin, une facture rapide et bien formatée a pour objectif subsidiaire d’impressionner votre client. Cela montre que vous êtes organisé, efficace et professionnel. Il est plus probable que vous soyez payé rapidement, et la bonne impression que vous créez peut même vous aider à obtenir plus de clients réguliers de ce client à l'avenir..
Si vous souhaitez être payé rapidement, il est essentiel que votre facture comprenne toutes les informations appropriées. Si ce n'est pas le cas, le client devra l'interroger, ce qui pourrait entraîner des retards coûteux. Un sondage a révélé que 25% des petites et moyennes entreprises avaient au moins 5 000 dollars par mois de retard en raison d’erreurs de facturation..
Donc, dans cette section, je vais énumérer toutes les informations essentielles qu'une facture professionnelle doit inclure. Selon le secteur dans lequel vous travaillez et le type de travail que vous effectuez, il se peut que vous ayez besoin ou que vous vouliez ajouter certaines choses, et c'est très bien. Ceci est une liste de contrôle des éléments de base que toutes les factures doivent inclure, et vous pouvez toujours ajouter des éléments supplémentaires en fonction de vos besoins.
Ne vous inquiétez pas pour le moment pour savoir où chaque élément devrait aller. Cela deviendra clair lorsque nous parlerons de formatage dans la section suivante..
Toute facture doit inclure le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse électronique, le site Web et le logo de votre entreprise. (Et si vous faites partie d'une grande entreprise, indiquez les coordonnées de la personne au sein de l'entreprise que le client devrait contacter pour toute question.)
N'oubliez pas de nommer votre client! Cela peut sembler évident puisque vous le leur envoyez, mais souvenez-vous qu'il s'agit également d'un enregistrement officiel de la transaction et que le nom et l'adresse du client doivent y figurer..
Créez un numéro de référence afin que la facture correcte puisse être facilement identifiée en cas de questions. Peu importe ce que ce nombre est - je base souvent le mien sur la date, par exemple. 08122015 (8 décembre 2015). Vous pouvez également simplement numéroter vos factures de manière séquentielle, en partant d'un nombre aléatoire (ou de 0001 si cela ne vous dérange pas de montrer votre manque d'expérience!)..
Quel que soit le système de numérotation que vous utilisez, assurez-vous simplement que chaque facture que vous créez porte un numéro différent. Si vous en créez deux par accident avec des numéros identiques, vous risquez de créer une confusion..
Il s’agit d’une référence importante. Elle détermine le moment où vous envoyez la facture et les conditions de paiement (par exemple, paiement dans les 30 jours) commencent à partir de cette date. (Remarque: vous pouvez également indiquer sur votre facture la date à laquelle vous avez réellement effectué le travail, mais assurez-vous que la date de facturation est plus visible, car elle est plus importante pour le processus de paiement.)
À quelle vitesse vous attendez-vous à être payé? Dans les 30 jours, c'est assez courant, bien que cela puisse varier considérablement en fonction du type de travail, de vos besoins et des attentes du client. J'en parlerai davantage dans mon prochain tutoriel, mais pour le moment, l'important est d'inclure une date d'échéance sur votre facture..
C'est la partie la plus importante: combien d'argent le client doit-il? Il devrait être en évidence sur la facture. Vous devrez également donner le détail des frais, comme nous le verrons plus loin..
Modèle de facture commerciale, disponible à l'achat auprès de GraphicRiver.Toute facture doit inclure les détails de base du travail que vous avez fourni et combien vous facturez pour chaque composant.
La quantité de détails à inclure dépend de la complexité du projet et de la structure du paiement. S'il s'agissait d'un projet simple avec un paiement unique et unique à la fin, il pourrait alors s'agir d'une seule ligne, telle que:
Conception de carte de visite pour XYC Corp: 500 $
Mais si vous avez réalisé plusieurs projets ou un seul projet avec de nombreux composants ou jalons distincts, vous devez les répertorier séparément et en afficher le prix. Par exemple:
Et si vous chargez à l'heure, vous devrez fournir des détails complets sur les heures travaillées, votre taux horaire et indiquer votre calcul du total, tel que:
Conception de cartes de visite, 10 heures à 50 $ l'heure: 500 $
En fin de compte, le but est de s’assurer que votre client comprend exactement comment vous arrivez au montant total que vous devez, et n’a pas de questions..
C'est comme dans la pizzeria: vous ne voulez pas avoir une facture disant juste: «50 $». Vous voulez savoir combien coûtent chaque pizza et chaque verre de vin, de manière à pouvoir les additionner et vous sentir à l'aise de payer le montant correspondant. D'autre part, vous ne voulez pas ou besoin d'un projet de loi qui se décompose tout: “Faire la pâte, 50 cents. Ajout d’olives, 75 centimes… ». Indiquez simplement ce que le client doit savoir pour que ses accusations soient justes et exactes..
Les détails de la taxe varient beaucoup selon les secteurs d'activité et les régions du monde. Je ne peux donc pas vous donner de détails, mais si vous devez facturer une taxe de vente ou une autre forme de taxe, vous devez absolument l'indiquer sur votre facture. (vous devrez peut-être aussi inclure un numéro d'identification fiscale).
Et si vous expédiez des produits physiques, n'oubliez pas de facturer la livraison en tant que poste séparé..
Comment le client devrait-il vous payer? Il est important de spécifier cela et d'inclure toute information dont le client aura besoin. Par exemple, j’écris normalement «Veuillez payer par PayPal» et inclure mon identifiant PayPal sur la facture. Vous pouvez également offrir plusieurs options. Il existe de nombreux autres processeurs de paiement et les virements bancaires ou autres virements électroniques sont également une option..
Assurez-vous simplement d’offrir au moins une option largement utilisée: à moins que vous entreteniez une relation très forte avec un client et fassiez beaucoup d’affaires en commun, il n’est pas réaliste quelques dollars en frais.
Ce dernier élément n’est pas indispensable, mais c’est souvent une bonne idée d’inclure des conditions supplémentaires sur votre facture afin d’encourager le paiement rapide. Par exemple, vous pouvez offrir un rabais aux personnes qui paient dans les 10 premiers jours, ou imposer des intérêts ou des pénalités sur les paiements en retard..
Alors maintenant pour le formatage. À quoi devrait ressembler votre facture?
Pour comprendre, revenons à notre exemple de pizzeria. A quoi ressemble l'addition dans une pizzeria?
En vérité, vous avez probablement déjà vu toutes sortes de choses. S'il s'agit d'une sorte de pizzeria basique, il peut s'agir simplement d'une liste griffonnée sur le bloc-notes du serveur illisible, avec le total au bas encerclé au stylo. S'il s'agit d'un endroit plus chic, il est généralement écrit correctement, avec le nom, le logo et les coordonnées du restaurant en haut, ainsi qu'un message de remerciement convivial en bas..
Je suis sûr que vous voulez que votre entreprise soit considérée comme chic, et non basique, nous allons donc ignorer l'idée du bloc-notes gribouillé. Mais comme il n’existe pas de format unique pour les factures de pizzeria, il n’existe pas non plus de format prescrit pour les factures professionnelles. Il existe certaines dispositions communes, mais les styles varient considérablement. Les points importants sont:
En règle générale, votre nom et vos coordonnées apparaissent généralement en haut, avec le nom et l'adresse du client, ainsi que le numéro et la date de la facture à proximité. Ensuite, les détails du travail occupent la plus grande partie de la page, avec le total général en bas, ainsi que d'autres détails tels que la taxe, la livraison, les options de paiement, la date d'échéance et d'autres conditions..
Mais rien de tout cela n'est gravé dans la pierre. Tant que vous incluez clairement toutes les informations importantes, vous pouvez utiliser le format de facture de qualité professionnelle que vous préférez..
Modèle de conception de facture, disponible sur GraphicRiver.Vous pouvez commencer en parcourant une collection de modèles de facture professionnels pour voir ce qui est disponible. Vous pouvez affiner votre recherche avec des balises telles que propre, moderne, d'entreprise ou créative, et voir comment les conceptions varient.
Une autre option consiste à créer votre facture avec une application de facturation telle que Harvest ou un logiciel de comptabilité tel que QuickBooks ou FreshBooks. Ces applications et progiciels auront généralement de bons formats intégrés.
Dans ce didacticiel, vous avez vu en quoi consiste une facture, les éléments clés qu’elle devrait inclure et à quoi devrait ressembler une facture. Vous avez vu une collection de modèles que vous pouvez utiliser pour créer le format souhaité pour votre entreprise, en fonction de sa marque..
La création de la facture n’est cependant qu’une partie du processus. Si vous souhaitez savoir comment gérer des tâches telles que le suivi des factures impayées et le traitement des paiements en retard, consultez mon guide sur la méthode de paiement à temps. Et dans un prochain tutoriel, je détaillerai davantage les conditions de paiement que vous pouvez utiliser pour encourager le paiement rapide..
Crédit graphique: Icône de facture conçue par Alex Auda Samora du projet Noun.
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