Qu'est-ce que MS Outlook? (Outil logiciel de messagerie électronique professionnelle)

Le courrier électronique est une énorme partie de la journée de la plupart des gens. Selon une source, l’homme d’affaires moyen envoie et reçoit plus de 100 messages par jour. Nous comptons beaucoup sur le courrier électronique, que beaucoup vérifient constamment, même lorsque nous sommes dans la salle de bain ou au lit.

Avec autant de temps passé sur le courrier électronique, le paquet de courrier électronique que nous avons choisi est évidemment important. Il existe de nombreux systèmes de messagerie et l'un des plus populaires est Microsoft Outlook..

Pensez-vous utiliser MS Outlook ou votre entreprise utilise-t-elle déjà Outlook? Si tel est le cas, vous devez savoir à quoi sert Microsoft Outlook. C'est là que ce tutoriel peut aider.

Vous savez peut-être que Microsoft Outlook est un package de messagerie faisant partie de la suite de productivité Microsoft Office. Ce que vous ignorez peut-être, c’est que cela peut faire beaucoup plus que simplement envoyer et recevoir des courriels.

Dans ce tutoriel, vous apprendrez tout sur Outlook. Nous définirons Outlook pour vous. Vous découvrirez à quoi sert Outlook. De plus, nous discuterons de la différence entre Microsoft Outlook et Outlook.com.

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Maintenant, apprenons ce qu'est Outlook et comment il est utilisé. 

Qu'est-ce que Outlook Email??

Vous pouvez vous demander ce qu'est Microsoft Outlook. Vous savez probablement déjà qu'il s'agit d'un logiciel de messagerie inclus dans un abonnement Microsoft Office payant. Et tu aurais raison. Mais Outlook a plus de fonctionnalités que le courrier électronique.

Outlook peut vous aider à organiser votre emploi du temps avec un calendrier et des listes de tâches, stocker des informations de contact, envoyer des rappels, etc. Pas étonnant que Outlook soit souvent appelé un gestionnaire d'informations personnelles (PIM)..

Si vous envisagez d'utiliser Outlook pour vos besoins organisationnels et de messagerie, il est important de comprendre qu'il peut y avoir des différences dans l'outil en fonction de la version que vous possédez. Outlook existe depuis la fin des années 90 et il y a eu beaucoup de changements au fil des ans. Avec les versions plus anciennes, il peut exister des différences dans l’interface utilisateur et certaines des nouvelles fonctionnalités peuvent être manquantes. Pour les besoins de cette série de tutoriels, nous allons parler de MS Outlook 2016.

Si vous n'avez pas Microsoft Office mais souhaitez utiliser Outlook, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez utiliser le courrier électronique gratuit de Microsoft, Outlook.com. La version Web présente bon nombre des mêmes fonctionnalités que la version de bureau d'Outlook, à quelques différences près. (Si vous avez un compte Hotmail ou Windows Live, vous l'avez peut-être déjà depuis que ces comptes ont été convertis en Outlook.com)

Qu'est-ce que Outlook.com??

Connaissez-vous la différence entre Outlook.com et Microsoft Outlook??

De nombreuses personnes font référence à la messagerie Outlook lorsqu'elles parlent du logiciel gratuit de messagerie Outlook.com basé sur le Web. Non seulement les noms des deux progiciels sont similaires, mais ils partagent également certaines fonctionnalités. Mais il y a des différences majeures.

Voici ce que vous devez savoir sur les différences entre MS Outlook et Outlook.com:

1. Coût. MS Outlook fait partie de votre abonnement Microsoft Office payant, qui comprend également le dernier logiciel Office. Outlook.com, est un package de messagerie gratuit sur le Web avec certaines des fonctionnalités d’Outlook.
2. Les publicités.MS Outlook n'a pas d'annonces. En revanche, l’interface Outlook.com contient des annonces visibles (bien qu’elles soient réduites au minimum)..
3. Votre propre serveur. Outlook peut être configuré pour s'exécuter sur votre propre serveur de messagerie, ce qui en fait l'outil idéal pour les entreprises et les organisations. Outlook.com fonctionne sur le Web.
4. Taille de la boîte de réception. Les utilisateurs d'Outlook.com ont jusqu'à 15 Go d'espace de stockage. Les utilisateurs de MS Office 365 ont 50 Go de stockage pour commencer. (Les utilisateurs d'Outlook fonctionnant avec un compte Microsoft Enterprise peuvent disposer de davantage d'espace.)
5. Pièce jointe taille. La taille maximale combinée du fichier pour Outlook.com est de 20 Mo. Pour les comptes Outlook professionnels, la limite de fichiers combinés commence également à 20 Mo. Vous pouvez apprendre à gérer les pièces jointes volumineuses dans Outlook avec ce tutoriel..
6. Support technique. Outlook.com n'inclut pas l'assistance téléphonique, bien que vous puissiez contacter l'assistance via un formulaire de contact. Vous pourrez peut-être également trouver des réponses à vos questions ici. Avec les versions récentes de MS Office (qui inclut Outlook), vous pouvez toutefois contacter un professionnel du support par téléphone..

Néanmoins, si vous recherchez un paquet d'email gratuit et basique pour répondre à vos besoins, Outlook.com peut faire l'affaire. Pour une comparaison entre Outlook.com et Gmail (un autre logiciel de messagerie gratuit), étudiez ce didacticiel:

Remarque: Sauf indication contraire, ce didacticiel fait référence à Microsoft Outlook (disponible avec Microsoft Office) et non à Outlook.com basé sur le Web. Bien que certaines fonctionnalités fonctionnent pour les deux plates-formes de messagerie.

Avantages de Microsoft Outlook

Si vous utilisez Microsoft Outlook pour vos besoins en gestion de courrier électronique ou d'informations, félicitations. C'est un choix solide - et vous n'êtes pas seul. Selon les chiffres de Microsoft, il y a plus d'un milliard d'utilisateurs de Microsoft Office dans le monde. Cela signifie qu'il y a beaucoup d'utilisateurs Outlook.

L'utilisation de Microsoft Outlook présente des avantages certains par rapport à d'autres fournisseurs de messagerie. En voici quelques unes:

• Populaire dans de nombreuses grandes organisations.Les recherches menées par iDatalabs indiquent que plus de 40 000 entreprises utilisent Microsoft Outlook dans le monde entier. Cela signifie que si vous comprenez comment utiliser Outlook, vous possédez déjà une compétence utile pour de nombreux lieux de travail..
• Fonctionne bien avec MS Exchange. Microsoft Exchange est un serveur d'entreprise utilisé par les écoles, les entreprises et autres grandes organisations..
• Compatible avec les logiciels populaires.Naturellement, Outlook fonctionne de manière transparente avec Microsoft Office. Mais cela fonctionne également bien avec de nombreux autres compléments disponibles via le magasin Microsoft Office..
• Inclut des outils d'organisation.Même sans compléments, Outlook inclut ses propres outils d'organisation, tels qu'un carnet d'adresses et un calendrier..
• Bonne sécurité.Outlook possède de nombreuses fonctionnalités de sécurité. Par exemple, il offre une authentification à deux facteurs, le cryptage des messages et la possibilité de voir l'activité récente du compte..
• Support technique. Microsoft propose une assistance technique par téléphone (frais supplémentaires pour certains forfaits), disponible 24h / 24 et 7j / 7. Si vous avez un problème, c'est un énorme avantage.

À quoi sert Microsoft Outlook??

Nous avons déjà abordé certaines des utilisations de Microsoft Outlook, mais voici une liste plus complète:

• Email. C'est probablement l'utilisation la plus élémentaire d'Outlook. Utilisez-le pour envoyer et recevoir des emails.
• Calendrier. Utilisez le calendrier Outlook intégré pour planifier et suivre vos rendez-vous et réunions. Vous pouvez même programmer des rappels pour vous-même. Les calendriers peuvent également être partagés.
• Carnet d'adresses. Ne perdez plus jamais les informations d'un contact. Outlook vous permet non seulement de stocker les informations de courrier électronique de vos contacts, mais également d'autres informations telles que les numéros de téléphone et les adresses postales.
• Liste de choses à faire. Vous pouvez utiliser MS Outlook pour configurer vous-même une liste de tâches..
• Suivre les messages envoyés.Vous pouvez demander un accusé de réception pour un message que vous envoyez et qui vous indique si le message a été reçu ou lu. (Cela varie en fonction du système de messagerie du destinataire.)
• Envoyer des pièces jointes. Si vous avez des images ou des documents à envoyer, vous pouvez les joindre à un courrier électronique..
• Planifier les ressources. Si vous utilisez Outlook au travail, déterminez qui utilise les salles de conférence ou le matériel partagé en les ajoutant aux réunions..
• Trier les messages en utilisant des règles. L'outil de règles MS Outlook est un moyen pratique d'exécuter automatiquement un certain nombre de tâches, mais il est plus efficace lorsqu'il est utilisé pour filtrer et archiver des messages automatiquement..
• Ajouter des éléments graphiques.Grâce à la fonctionnalité Smart Art de MS Office, vous pouvez ajouter des images au corps de vos emails et les personnaliser à partir de l'email..
• Partagez votre bureau dans un email. Avoir un problème avec une application? Cette fonctionnalité peu connue vous permet de prendre une capture d'écran depuis un courrier électronique et de l'insérer dans votre message..
• Avoir des conversations en direct. Office Communicator vous permet d'envoyer un message instantané à vos contacts s'ils sont disponibles.

Et bien sûr, il existe de nombreuses autres façons d’utiliser Outlook. Vous pouvez probablement penser à quelques utilisations spécifiques à votre situation..

Commencez avec MS Outlook

Si vous utilisez Outlook à votre école ou votre lieu de travail, il est peut-être déjà configuré pour vous. Vous pouvez également être amené à collaborer avec le spécialiste informatique de votre entreprise pour configurer le courrier électronique Outlook..

Si vous êtes une petite entreprise, un professionnel solo ou si vous configurez Outlook pour une utilisation à domicile, c'est à vous de configurer votre système de messagerie. Ces instructions de Microsoft peuvent vous aider à configurer votre compte de messagerie.. 

Une fois votre messagerie Outlook configurée, ce didacticiel détaillé vous explique comment rédiger votre premier courrier électronique:

Vous pouvez trouver des didacticiels Outlook supplémentaires dans notre série de guides d’apprentissage, Comment utiliser Microsoft Outlook (Guide du didacticiel essentiel). Le guide d’apprentissage peut être utilisé de deux manières:

1. Parcourez chaque tutoriel pour une maîtrise plus complète de l'utilisation de MS Outlook.
2. Choisissez uniquement les tutoriels Outlook dont vous avez besoin ou qui vous intéressent.

Comment rendre vos messages Outlook plus professionnels

Une fois que vous avez commencé à utiliser Microsoft Outlook comme package de messagerie, vous devez vous assurer que vos messages sont aussi professionnels que possible afin de vous permettre de faire bonne impression. Voici une liste de tutoriels sur les courriers électroniques qui vous apprendront comment rédiger des courriels professionnels sur divers sujets:

Conseils et stratégies de messagerie plus utiles

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Conclusion

Comme vous l'avez découvert, MS Outlook est un puissant outil de messagerie électronique. Maintenant que nous avons expliqué ce qu'est Outlook et à quoi sert Outlook, vous disposez des informations dont vous avez besoin pour décider si c'est pour vous..

Que vous décidiez d'utiliser Microsoft Outlook seul ou que vous travailliez pour une société utilisant Outlook, l'utilisation de Microsoft Outlook présente certains avantages certains par rapport à d'autres fournisseurs de messagerie.. 

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