Exportez vos envois de formulaires Gravity vers une feuille de calcul Google avec Zapier

Ce que vous allez créer

Quiconque a lu mes tutoriels sait que je suis un grand fan de Gravity Forms. Je ne fais pas souvent la promotion de plugins payants car il y a tellement de bons plugins gratuits, mais en ce qui concerne les formulaires, il n'existe pas de moyen plus simple et plus souple de créer le formulaire dont vous avez besoin avec Gravity Forms..  

Parce que j'utilise Gravity Forms sur presque tous les sites que je crée, j'utilise la version du développeur, qui comporte des fonctionnalités très importantes. Pour intégrer vos formulaires Gravity Forms à Zapier, vous devez disposer d'une version de la licence de développeur à 199 $ avec les add-ons avancés..  

Mais j'ai entendu les commentaires de clients et d'autres développeurs qui éprouvent des difficultés avec la fonction d'exportation de Gravity Form, qui vous permet uniquement d'exporter vers un .CSV fichier. Bien que le fichier CSV puisse généralement être facilement converti en une feuille de calcul Excel, cela peut parfois entraîner des problèmes et des complications. Une façon de contourner ce problème consiste à exporter les réponses directement dans une feuille de calcul Google Docs, qui peut facilement être convertie en Excel. Entrez Zapier.com.  

Zapier propose 80 méthodes différentes pour intégrer Gravity Forms à d’autres applications courantes telles que Salesforce, Zendesk, SugarCRM, etc., mais aujourd’hui, j'aimerais vous expliquer comment l’intégrer à Google Spreadsheets.

Avant de commencer, vous devez créer un compte Zapier. Si vous avez un petit site Web, ils offrent même des comptes gratuits. Si vous avez un site Web plus grand, il se peut que le prix en vaille la peine pour vous faciliter la vie. Pour les besoins de ce tutoriel, j'utilise un compte gratuit.  

Vous remarquerez que chaque niveau autorise un certain nombre de "zaps". Les zaps sont comme des déclencheurs: lorsqu'une chose se produit (dans notre cas, quelqu'un envoie un formulaire), quelque chose d'autre se produit (ici, la soumission du formulaire sera ajoutée à notre feuille de calcul Google). Donc, nous allons mettre en place un "zap".  

Chaque fois que quelqu'un soumet un formulaire, c'est une tâche. La version gratuite permet à 80 personnes de soumettre des formulaires par mois. Une fois que vous avez appris toutes les autres intégrations que Zapier peut créer, vous pouvez configurer davantage de zaps..  

Une fois que vous avez ouvert votre compte Zapier, vous serez redirigé vers cet écran pour faire votre premier Zap..

Étape 1: Cliquez sur le bouton "Faites votre premier Zap now" et vous serez emmené ici:

Pour cet exemple, j'ai une feuille d'inscription pour un cours que je propose. Je veux pouvoir partager les inscriptions avec d'autres personnes impliquées dans la classe. Donc, mon déclencheur sera le formulaire Gravity que j'utilise pour les inscriptions. Utilisez la fonction de recherche pratique car vous avez le choix entre de nombreuses applications.. 

Choisissez ensuite l'action - ce que vous voulez qu'il se passe lorsqu'un nouveau formulaire est soumis. Dans ce cas, Google Spreadsheet n'est pas spécifiquement indiqué. Nous allons donc choisir Google Documents..

Étape 2: Une fois que vous avez fait vos choix, appuyez simplement sur le bouton Continuer et vous serez redirigé vers cette page:

Vous devez maintenant vous assurer que le complément Zapier est activé avec votre installation de Gravity Forms. Comme je l'ai mentionné précédemment, vous aurez besoin de la version Developer de Gravity Forms. Trouvez-le sous Formulaires> Compléments, puis cliquez sur le bouton Installer pour l'activer facilement..  

Une fois le module complémentaire installé et activé, recherchez le formulaire que vous souhaitez utiliser et accédez à Paramètres du formulaire > Zapier 

Ensuite, vous serez amené à cette page où vous pouvez configurer votre flux. 

Cliquez sur le lien "créer un" que vous voyez en bleu. Ensuite, il vous sera demandé de créer un nom de zappage. Ce nom est pour vous afin que vous vous souveniez à quoi sert le Zap, alors nommez-le comme bon vous semble. Je vais nommer le mien "Formulaire d'inscription".  

L'URL Webhook est l'URL qui vous a été renvoyée sur la page Zapier. Revenez-y, copiez-le et collez-le ici. Il devrait être actif par défaut et cliquez sur le bouton bleu pour enregistrer votre flux Zapier. Une fois que cela est fait, retournez à votre page Zapier et cliquez sur Continuer..

Étape 3: Ensuite, il vous sera demandé de sélectionner un compte Google Documents..

Lorsque j'ai appuyé sur le bouton "Connecter un compte Google Documents", j'ai eu cette fenêtre contextuelle:

Remarque: L’étiquette que vous voyez ici n’est qu’une étiquette générique..  Il m'avait automatiquement donné le nom de mon compte Gmail avec lequel j'avais ouvert une session sur ce navigateur; Cependant, j'étais connecté à un compte Gmail différent de celui que je souhaitais utiliser. Par conséquent, lorsque j'ai cliqué sur l'icône Continuer bouton, il m'a d'abord connecté au mauvais compte.  

Je devais me déconnecter et me reconnecter au bon compte. Puis j'ai eu cette prochaine pop-up. En haut à droite de la fenêtre contextuelle, vous pouvez vous déconnecter et vous connecter au compte de votre choix, mais je vous recommande simplement de vous connecter au compte de votre choix avant de procéder à cette étape. Une fois que vous êtes satisfait d'avoir le bon compte, cliquez sur le bouton Acceptez bouton.

Si vous l'avez fait correctement, la note "Le compte fonctionne" apparaît en vert sur le côté. Ensuite, vous pouvez cliquer sur le Continuer bouton.

Étape 4 est où il devient un peu déroutant.  

Je suis allé ajouter mon premier champ de filtre et j'ai eu cette fenêtre contextuelle:

J'avais déjà mis en place l'add-on Zapier, mais pour une raison quelconque, Zapier ne l'avait pas repris. Au début, je pensais que le numéro 2 disait que je devais créer un nouveau formulaire, ce que je ne voulais pas faire parce que j'avais déjà configuré le formulaire, mais j'ai ensuite réalisé que le formulaire nécessitait simplement une nouvelle soumission.. 

Alors je suis allé à l'endroit où le formulaire était sur mon site et entré des valeurs de test dans tous les champs et cliqué sur soumettre. Une fois que j'ai fait cela, Zapier était capable de trouver ma forme et de me connecter. Une remarque spéciale ici: je n’avais pas ma fiche en direct lorsque j’essayais de la connecter, c’est donc peut-être une partie du problème. J'espère que vous ne rencontrerez pas ce problème du tout, mais si vous le faites, c'est assez facile à résoudre.  

Alors, j’ai enfin pu cliquer sur le bouton Terminé bouton et les menus déroulants étaient maintenant mappés à ma fiche. Vous devrez sélectionner l'un de vos champs, puis une condition. Ici vous pouvez voir les champs de mon formulaire et les réponses au test que j'ai soumises.

Pour l'option condition, j'ai fini par choisir la dernière option "Exists", puis j'ai cliqué Continuer.

Étape 5: Ensuite, il était temps de faire correspondre mon formulaire à la rangée de la feuille de calcul Google Docs. Avant de passer à cette étape, vous devez créer votre feuille de calcul dans Google Drive..    

J'ai appelé ma feuille de calcul "Feuille de calcul de test - Enregistrement de classe". Dès que je l'ai créé, j'ai pu le trouver dans la liste déroulante de la cinquième partie de Zapier et le sélectionner. Pour la sélection de la feuille de calcul, je prévois une feuille sur une feuille de calcul, elle a donc été affichée et je l'ai sélectionnée..  

J'ai simplement créé ma feuille de calcul mais je ne l'avais pas encore formatée. Zapier m'a donc demandé de le faire..

J'ai ajouté les en-têtes et une ligne de test, qui ressemblait à ceci:

Ensuite, j'ai rafraîchi la page pour mettre à jour les informations. Un pop-up est apparu me demandant si je voulais quitter la page et je suis allé de l'avant et j'ai accepté. Une fois le rafraîchissement de la page Zapier terminé, mes en-têtes sont apparus..

Ensuite, j'ai pu aligner les colonnes que j'avais créées sur les champs appropriés de mon formulaire..

Étape 6: Enfin, j'ai pu tester le déclencheur de formulaire.

Lorsque j'ai cliqué sur le bouton "Tester les formulaires de gravité", j'ai vu ceci: 

L'échantillon déclencheur était le texte que j'avais soumis afin que Zapier puisse trouver le formulaire. J'ai cliqué sur "Tester Zap avec cet exemple" et le message "Succès!"

Étape 7: Enfin, j'ai pu nommer le Zap et l'allumer.  

Bien sûr, vous souhaiterez tester votre nouvelle connexion pour vous assurer qu'elle fonctionne correctement. J'ai donc créé une nouvelle soumission via mon formulaire..  

Voici ma nouvelle feuille de calcul:

Vous verrez que la première ligne contient les en-têtes que j'avais initialement donnés à chaque colonne. La rangée 2 inclut les exemples de réponses que j'ai définis lors de la création de la feuille de calcul. La rangée 3 contient les réponses de test que Zapier a envoyées lors de la connexion au tableur. Et la ligne 4 est ma dernière soumission de test sur mon site web - ça marche!  

Bien entendu, vous pouvez désormais partager votre feuille de calcul avec n'importe qui et celui-ci sera immédiatement en mesure de voir toutes les nouvelles soumissions, un des grands avantages de Google Drive. Vous pouvez également utiliser Zapier pour créer un fichier dans Dropbox avec Gravity Forms..  

Comme je l'ai déjà mentionné, il existe de nombreuses façons de combiner des applications avec Zapier. J'espère que ce tutoriel vous a montré à quel point il est facile et vous encouragera à trouver de nouveaux usages..  

J'aimerais entendre comment vous utilisez Zapier.