Comment construire votre propre système de productivité avec OmniOutliner

Il est quasiment impossible de trouver l'application de liste de tâches idéale pour vos propres besoins. Vous aurez peut-être besoin de quelque chose de simple pour garder trace de tout ce qui doit être réparé chez vous, ou vous souhaitez peut-être un chef de projet complet capable de suivre vos projets, tâches, dates d'échéance et le coût de chaque tâche. Les applications simples de liste de tâches ont tendance à être aussi les plus simples et avancés sont si complexes qu’ils vous prendront à jamais pour apprendre à utiliser.

Alors créez plutôt votre propre application de liste de tâches. Pas vraiment. Dans ce tutoriel, je vais vous montrer comment créer votre propre application de liste de tâches personnalisée avec uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin, à l'aide d'OmniOutliner. Vous n'aurez plus jamais besoin d'une nouvelle application de liste de tâches.

Pourquoi OmniOutliner??

Nous allons transformer ce schéma de base en un système de productivité complet.

Si vous ne voulez pas coder votre propre application de liste de tâches, ce qui représente beaucoup trop de travail simplement pour simplifier vos propres tâches, la meilleure option consiste à utiliser une application suffisamment personnalisable pour vous permettre de la transformer en un système de productivité. C'est exactement ce que OmniOutliner est. C’est une application de présentation avec plusieurs colonnes qui est tellement personnalisable qu’elle était la base de la version originale d’OmniFocus, la populaire application de liste de tâches GTD..

OmniOutliner est uniquement disponible sur Mac et iPad, mais si vous utilisez un PC, vous pouvez utiliser UV Outliner, qui est suffisamment similaire pour que son fonctionnement soit pratiquement identique à celui décrit dans ce didacticiel. Alternativement, vous pourriez obtenir quelque chose de similaire à fonctionner dans n'importe quelle application de tableur, bien que vous n'ayez pas toutes les fonctionnalités intéressantes d'OmniOutliner, et le mode Org dans Emacs offre une autre option plus géniale pour créer votre propre liste de tâches..

Vous pouvez suivre ce didacticiel en créant un nouveau document OmniOutliner. J’ai utilisé le logiciel intégré. Classique avec des styles de niveau modèle comme base de ce tutoriel. Ou, vous pouvez télécharger le plan Todo ci-joint, qui comprend toutes les fonctionnalités que nous ajouterons dans ce didacticiel, puis le personnaliser vous-même. De plus, j'utilise OmniOutliner 4 Standard pour Mac dans ce tutoriel, mais vous pouvez obtenir les mêmes résultats avec n'importe quelle version récente d'OmniOutliner pour Mac ou iPad..

Superpuissance un aperçu

Lorsque vous démarrez un nouveau document à partir d'un modèle dans OmniOutliner, il inclut quelques en-têtes, sous-en-têtes et points à titre d'exemple. Remplaçons ceux-ci par certains projets, sous-projets et tâches que vous devez effectuer en tant que premières étapes vers la création de votre propre système de productivité..

Mais tout d’abord, vous devez réfléchir au niveau de détail de votre liste de tâches. Vous voudrez peut-être simplement garder une trace des tâches et rien d’autre. Dans ce cas, vous n'aurez besoin que d'un niveau et d'aucune hiérarchie de projet. Vous pouvez également vouloir tout regrouper dans des projets détaillés, des sous-projets, des tâches, des sous-tâches, etc. Pour cela, vous pouvez créer autant de niveaux que vous le souhaitez, ce qui est bien avec un outil de contour..

Dans ce tutoriel, je vais ajouter des projets (Travail et Personnel), des sous-projets (Maison et Voiture sous Personnel), puis tâches sous chaque sous-projet Pour ce faire, entrez vos projets au niveau supérieur du plan, indentez une fois et indiquez vos sous-projets, et enfin indentez une fois sous les sous-projets et entrez vos tâches.

Projets, sous-projets et tâches et sous-tâches si vous le souhaitez.

Faisons en sorte que tout soit plus joli. Nous donnerons aux projets et aux sous-projets leur propre style, en laissant les tâches se démarquer par elles-mêmes. Pour ce faire, cliquez sur le bouton je dans le coin supérieur droit de la barre d’outils OmniOutliner pour ouvrir l’inspecteur, puis cliquez sur le carré bleu à côté de Document entier dans la barre latérale des styles à gauche. Choisissez le type de texte et la couleur d'arrière-plan, ainsi que tous les autres éléments de conception que vous souhaitez pour l'ensemble du document, afin que tout soit cohérent. J'ai conservé la couleur d'arrière-plan Marble par défaut et ai utilisé le caractère Open Sans en 14 points.

Nous allons répéter ces étapes pour faire ressortir les en-têtes de projet. La fenêtre de l’inspecteur étant toujours ouverte, cliquez sur l’un de vos projets, puis sur le bouton Niveau 1 Rangées bouton et sélectionnez la taille de la police et la couleur de fond souhaitées. Répétez cette procédure pour les sous-projets, en cliquant sur un sous-projet, puis en sélectionnant Niveau 2 Rangées bouton et le coiffant comme vous le souhaitez. J'ai utilisé la couleur de fond Graphite et Open Sans à 28 points pour les projets et Orange avec Open Sans à 20 points pour les sous-projets.. 

Des colonnes pour tout

Votre liste de choses à faire semble assez belle pour rivaliser avec n'importe quel chef de projet, mais elle n'a toujours pas assez de fonctionnalités. C’est là que les colonnes d’OmniOutliner entrent en jeu. Vous pouvez ajouter des colonnes pour les dates d’échéance de la tâche, l’état d’achèvement, les balises, etc., de sorte que vous devrez à nouveau réfléchir à ce que vous souhaitez suivre dans votre liste de tâches. Pour ce tutoriel, je vais ajouter trois colonnes pour inclure une case à cocher pour l'achèvement de la tâche, une date d'échéance et une liste déroulante de balises.

Commençons par la date d'échéance. Clique le + l’icône qui se trouve de la seconde à droite de la barre d’outils OmniOutliner pour ajouter une nouvelle colonne et tapez un titre pour cette colonne dans la première ligne. Ouvrez à nouveau la fenêtre d’inspecteur à partir du je Cliquez sur le bouton, sélectionnez le deuxième onglet de l'inspecteur, puis choisissez le type de colonne souhaité. Pour la date d'échéance, nous choisirons le Rendez-vous amoureux type de colonne, puis choisissez le format de date que vous souhaitez dans la dernière option ou cliquez sur Format personnalisé… et glisser-déposer des éléments pour que la date d'échéance ressemble à celle que vous souhaitez. Enfin, il y a un résumé option-choisir Le minimum ou Maximum pour afficher la date d’échéance la plus proche ou la plus éloignée en haut de vos projets, ou choisissez Aucun d'avoir uniquement des dates d'échéance pour vos tâches.

Vous pouvez maintenant ajouter des dates d'échéance à vos tâches pour vous assurer que tout se présente comme vous le souhaitez. OmniOutliner vous permet de saisir des dates dans presque tous les formats. tu pourrais taper aujourd'hui, +2w, ou 31 décembre 2015 pour les dates d'échéance d'aujourd'hui, 2 semaines à compter d'aujourd'hui ou le 31 décembre 2015, respectivement. Le moteur de reconnaissance de la date est assez bon, vous pouvez donc facilement programmer vos tâches pour la date dont vous avez besoin sans avoir à atteindre un calendrier. Vous pouvez également obtenir un calendrier dans OmniOutliner en survolant le coin droit de votre zone de date et en sélectionnant la date souhaitée..

Obtenez des dates d'échéance identiques à celles que vous souhaitez.

Passons maintenant aux balises (ou catégories, comme elles seraient appelées dans OmniFocus). Cela vous permet de répertorier des tâches similaires, par exemple, de répertorier toutes vos tâches d’achat depuis le travail et la maison avec achats tag pour les trouver facilement ensemble. Pour ce faire, ajoutez une colonne supplémentaire et, dans l'inspecteur, sélectionnez cette fois Liste Pop-up en tant que type et choisissez Aucun pour le résumé. Vous pouvez ensuite remplacer les options de liste par défaut par les balises que vous souhaitez utiliser. J'ai ajouté achats, l'écriture, et Voyage.

L'ajout de balises à vos tâches ultérieurement est facile. Il suffit de commencer à taper, et OmniOutliner suggère automatiquement la balise appropriée. Ou bien, vous pouvez simplement taper une nouvelle balise dans la zone de balise de votre tâche et l'ajouter à votre liste déroulante pour la prochaine fois..

Ajoutez des tags ou des contextes à vos tâches si vous le souhaitez.

La dernière colonne que nous ajouterons est une case à cocher pour indiquer que nos tâches sont terminées lorsqu'elles sont terminées. Il s'agit d'un excellent endroit pour mettre les tâches en ordre. Résumé utiliser. Ajoutez simplement une colonne de plus, faites-la glisser à l'extrême gauche de votre plan pour que la case à cocher apparaisse avant vos tâches, puis sélectionnez l'option Case à cocher tapez l'inspecteur. Cette fois, allez-y et cliquez sur le bouton Résumé lister et sélectionner Etat ainsi que. Cela montrera que votre projet complet est terminé lorsque vous avez terminé toutes les sous-tâches, ou vous pouvez simplement cliquer sur la coche de votre projet pour marquer automatiquement toutes ses sous-tâches comme complètes..

Cela termine notre liste de tâches, mais vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires si vous souhaitez inclure plus d'informations. Dites que vous voulez garder une trace de combien achats tâche coûtera. Ajoutez simplement une autre colonne pour les dépenses, et définir le type de colonne sur Nombre. Ensuite, choisissez lestyle de numéro de devise pour le format, et réglez le résumé sur Total. Cela montrera le coût total de toutes vos tâches pour chaque projet, ce qui est un excellent moyen de suivre automatiquement le coût de votre projet..

Vous pouvez utiliser ces mêmes idées pour ajouter de nombreuses fonctionnalités à votre liste de tâches, alors n'hésitez pas à expérimenter. Mais maintenant, voyons comment mettre votre liste de choses à faire au travail.

Mettre votre liste à jour au travail

Notre liste de tâches est maintenant assez belle et a les fonctionnalités nécessaires pour prendre sur n'importe quelle application liste à faire là-bas. Il est temps d'arrêter de modifier et de commencer à faire les choses avec. Si vous ne l'avez pas déjà fait, enregistrez votre liste de tâches dans un endroit sûr (si vous utilisez OmniOutliner sur votre Mac et iPad), enregistrez-la dans votre dossier OmniPresence, le service de synchronisation gratuit pour les applications Omni, afin que vos tâches restent synchronisées automatiquement..

Il y a encore une chose que vous voudrez personnaliser avant de commencer à utiliser OmniOutliner comme application pour la liste des tâches. Ouvrez les préférences de l'application en appuyant sur Commande - ou depuis le menu Fichier menu, le sélectionnez le Clavier languette. Maintenant, pour faciliter la saisie des tâches, modifiez le Languette paramètres à Aller à la cellule suivante, et le Revenir paramètres à Fractionner la ligne en cours au point d'insertion. Cela vous permettra d'appuyer sur l'onglet après avoir entré une tâche pour ajouter une date d'échéance et une étiquette, et vous permettra d'entrer rapidement de nouvelles tâches en appuyant simplement sur entrée après avoir saisi une tâche..

Ajustez vos préférences de clavier dans OmniOutliner

Maintenant, vous devez lire OmniOutliner pour un vrai travail. Ajoutez vos tâches dans de nouvelles lignes sous vos sous-projets et utilisez les flèches du clavier pour ajouter rapidement des dates d'échéance et des balises. Si vous voulez des sous-tâches, appuyez simplement sur languette pour indenter une tâche ou transformer une tâche en un sous-projet en appuyant sur Commande- [. Vous pouvez même ajouter des commentaires et des pièces jointes à vos tâches. Appuyez sur Commande- 'ou cliquez sur le bouton de note situé à l'extrême gauche pour ajouter une note, puis faites glisser des fichiers ou des dossiers pour les attacher à votre tâche. Vous pouvez même enregistrer une note audio sur vos tâches en cliquant sur le bouton du microphone dans la barre d'outils..

Une liste de tâches complète dans OmniOutliner, avec des cases à cocher, des projets, des dates d'échéance, des balises, des commentaires et des pièces jointes

Vous aurez également besoin d’un moyen de trier vos tâches afin de déterminer les besoins, d’effectuer une recherche et de vous concentrer sur les tâches qui s’appliquent à votre travail actuel. Le tri est facile: faites un clic droit sur votre Date d'échéance colonne, et trier par Du plus tôt au plus récent pour voir les tâches qui doivent être faites en premier. Vous pouvez alors répéter et sélectionner Aucun lorsque vous souhaitez afficher à nouveau vos tâches dans l'ordre par défaut. La recherche est pareillement facile; appuyez simplement sur Commande-Alt-F et tapez n'importe quoi pour effectuer une recherche dans vos tâches, avec des résultats rapides apparaissant dans la barre latérale gauche. Vous pouvez taper un nom de tâche, une balise ou même une date d'échéance (vendredi, par exemple) pour rechercher les tâches associées à cette tâche..

Il existe également l'outil de focus qui vous permet d'afficher uniquement les tâches d'un projet ou d'un sous-projet. Faites un clic droit sur la gauche du projet sur lequel vous souhaitez vous concentrer, puis sélectionnez Concentrer. Vous ne verrez désormais plus que le contenu de ce projet, pour vous éviter de vous inquiéter de ce que vous devez faire à la maison pendant que vous êtes au travail. Ensuite, lorsque vous souhaitez tout voir à nouveau, cliquez à nouveau avec le bouton droit de la souris sur le projet et sélectionnez Flou. Vous pouvez également cliquer sur le triangle situé à gauche d'un projet pour masquer rapidement les sous-projets et les tâches tout en affichant tous les projets..

Recherchez et triez vos tâches, filtrez-les par projet et plus encore pour rester au courant de ce qui se passe..

Vous voudrez peut-être aussi prendre vos tâches avec vous. Il n'y a pas encore d'OmniOutliner pour iPhone ou Windows, votre meilleure option consiste donc à exporter votre liste de tâches. La plus belle option est d'exporter en tant que HTML (dynamique), qui vous permet de parcourir tous vos projets et tâches dans un navigateur Web avec presque les mêmes fonctionnalités que OmniOutliner lui-même (bien qu’il soit impossible d’ajouter ou de compléter des tâches). Ou bien, vous pouvez exporter au format PDF pour une grande partie des mêmes fonctionnalités, ou au format OPML afin de pouvoir afficher votre plan sur d’autres applications vectorielles (sachez que la plupart des applications hiérarchiques ne prennent pas en charge plusieurs colonnes). vos fonctionnalités en faisant cela).

Conclusion

Vous disposez maintenant de la liste de tâches idéale pour vos tâches, qui présente exactement le style et les fonctionnalités dont vous avez toujours rêvé. Vous pouvez utiliser ces astuces pour peaufiner votre liste de tâches autant de fois que vous le souhaitez et obtenir le moins de fonctionnalités ou autant de fonctionnalités que vous le souhaitez, tout en vous permettant de trouver facilement les tâches sur lesquelles vous devez travailler. dû.

Si vous rencontrez des problèmes pour peaufiner votre liste de tâches OmniOutliner, laissez un commentaire ci-dessous et nous serons heureux de vous aider afin que vous puissiez obtenir l'application de liste de tâches que vous avez toujours souhaitée.!