Incroyablement, des millions de fax sont toujours envoyés et reçus dans le monde entier chaque année. Contrairement aux formats obsolètes tels que les cassettes, les cassettes VHS et les disquettes, le télécopieur refuse de partir et reste un service dont certaines entreprises ont encore besoin. Dans ce didacticiel, nous verrons comment utiliser votre Mac pour envoyer et recevoir des télécopies et trouver des alternatives appropriées.!
Le télécopieur tel que nous le connaissons a été créé en 1964 et a été développé par Xerox. Raffiné en 1966, c’était une merveille technologique. En utilisant le système téléphonique traditionnel, vous pouvez envoyer une copie d’un document n’importe où dans le monde à un autre télécopieur. Avant cela, si vous aviez besoin d’un document légal ou d’un contrat envoyé dans un autre pays, vous deviez l’afficher.
Au fil du temps, le télécopieur est devenu indispensable et pour de nombreuses entreprises, il était aussi nécessaire qu'un téléphone. Toutefois, à la fin des années 90, avec l’avènement de la connectivité Internet bon marché et accessible associée aux scanners de courrier électronique et informatique pour moins de 50 dollars, l’utilité du télécopieur a commencé à décliner..
Avant cela, si vous aviez besoin d’un document légal ou d’un contrat envoyé dans un autre pays, vous deviez l’afficher.
Le télécopieur fonctionne comme un téléphone. Vous tapez un numéro et appuyez sur "composer". Tant que le numéro de destinataire a un télécopieur, celui-ci est pris en charge et le document que vous devez envoyer commence à alimenter votre télécopieur. Si vous avez besoin d’envoyer environ 20 pages d’un document, préparez-vous à y rester pendant un moment. très long temps à contempler l'univers et tout ce qu'il contient en se nourrissant page après page. Vous avez peut-être un télécopieur avec l'un de ces détenteurs sur lequel vous pouvez placer plusieurs documents, mais si vous les avez déjà utilisés, vous saurez que dès que vous tournez le dos, le télécopieur décide qu'il le souhaite tout les pages à la fois.
De nombreuses entreprises utiliseraient une ligne téléphonique dédiée uniquement à des fins de télécopie. En fonction de la taille de votre entreprise, cela s'est avéré très coûteux si vous n'en aviez pas besoin quotidiennement. De plus, si vous composez un numéro international, vous devrez probablement contracter une deuxième hypothèque avant que toutes les pages aient été envoyées..
Il y a très peu de raisons pour lesquelles un télécopieur est nécessaire, mais elles peuvent être très importantes. Il y a encore beaucoup de cabinets d'avocats qui utilisent leurs ordinateurs uniquement pour la dactylographie. Un document faxé est traité de la même manière qu'une photocopie d'un document original par la plupart des cabinets d'avocats. En fonction de la situation juridique, un document numérisé envoyé par courrier électronique peut invoquer l'argument voulant qu'il ait été falsifié (je vais vous laisser une minute pour réfléchir à la raison pour laquelle ce n'est pas plus probable qu'un document de télécopie altéré).
Un document faxé est traité de la même manière qu'une photocopie d'un document original par la plupart des cabinets d'avocats…
Certaines petites entreprises existent depuis longtemps et ne disposent pas nécessairement du budget nécessaire pour continuer à investir dans de nouveaux équipements. Comme le télécopieur existe depuis si longtemps, il est probable que de nombreuses entreprises qui s’entraident sont devenues si habituées à la technologie que cela n’est plus considéré comme un problème. Les commandes de fournitures, la confirmation des factures et une centaine d'autres tâches similaires sont toujours effectuées par fax pour de nombreuses petites entreprises établies de longue date. Comme dit le proverbe: "Si ce n'est pas cassé, ne le répare pas".
Je vais détailler différentes méthodes de télécopie avec un Mac avant de discuter de solutions de rechange pour les entreprises qui débutent..
Oui, le courrier électronique fournit toutes les fonctionnalités de la télécopie sans aucun coût ni limitation. Vous pouvez envoyer un document de 20 pages en quelques secondes, avec des photos en couleur et même joindre des fichiers audio et vidéo. La plupart des gens et des entreprises ont un courrier électronique. Toute entreprise qui n’exploite pas au moins un type de communication en ligne se trouvera dans une période plus difficile alors que le reste du monde devient de plus en plus connecté.
Jusqu'à Mac OS X 10.6 Snow Leopard, Apple fabriquait un modem USB disponible depuis 2005. Avant 2005, Apple incluait un modem 56k dans tous ses modèles Mac. Avec l'introduction du haut débit et son niveau d'adoption élevé, Apple a supprimé le modem mais l'a rendu disponible en tant qu'accessoire en option..
Si vous avez Mac OS X inférieur ou égal à Snow Leopard, vous pouvez brancher le modem USB sur votre Mac et commencer immédiatement à utiliser les fonctions de télécopie. Pour télécopier un document:
Ça y est, assez simple!
Mais il y a un inconvénient: Apple a interrompu le modem il y a quelques années et OS X Lion et Mountain Lion ne le prennent pas en charge. Il y avait des solutions pour Lion mais ce n'est tout simplement pas possible dans Mountain Lion. Si vous utilisez Lion ou une version ultérieure et / ou ne possédez pas le modem USB Apple, continuez à lire!
Les fabricants d’imprimantes tels que HP et Epson disposent d’imprimantes multifonctions spécifiques. En plus de la numérisation et de la copie, certains modèles incluent des fonctionnalités de télécopie intégrées. Des modèles tels que le HP M1212 (illustré ci-dessous) peuvent numériser, imprimer, copier et télécopier. C'est un télécopieur autonome, mais connecté à votre Mac, vous pouvez également envoyer et recevoir des télécopies directement sur votre ordinateur..
Les avantages par rapport à un télécopieur normal signifient beaucoup moins de papier, car le document que vous aviez besoin de télécopier peut être envoyé directement de votre ordinateur à l'imprimante multifonction, qui l'enverra au destinataire. De plus, les fax peuvent être reçus directement sur votre Mac plutôt que d'être imprimés. Si vous devez envoyer un document signé, l’imprimante multifonction peut toujours envoyer des télécopies de la manière traditionnelle..
L'inconvénient est qu'il s'agit toujours d'un télécopieur autonome. Il faudra toujours une ligne téléphonique dédiée (et les coûts des appels) à moins que vous ne soyez prêt à partager votre ligne principale et à gérer en conséquence..
Un certain nombre d'entreprises proposent un service de télécopie par courrier électronique. EFax est un fournisseur populaire populaire offrant ce service. Ces services diffèrent en ce que vous n'envoyez ni ne recevez de télécopies au sens traditionnel du terme, vous les envoyez par courrier électronique. Donc comment ça fonctionne? Pensez à eFax comme à Skype pour les fax. Il y a généralement un coût de service qui peut commencer à environ 10 $ par mois.
Recevoir un fax
Lorsque vous vous abonnez à un service tel que eFax, vous pouvez sélectionner un numéro de téléphone dans le pays où vous résidez. Lorsque quelqu'un souhaite vous envoyer un fax, il l'envoie à ce numéro et… vous le recevez par e-mail sous forme de PDF! Cela signifie pas de papier gaspillé et vous avez une copie numérique instantanée. Cette copie numérique sera sur votre Mac et dans le cloud.
Envoi d'un fax
L'envoi d'une télécopie est identique à l'envoi d'un courrier électronique à quelqu'un. Vous venez de créer un nouveau message électronique et de joindre le document que vous souhaitez envoyer par télécopie (qu'il s'agisse d'un document Word ou PDF), puis de l'envoyer à une adresse électronique spécifique. Parce que des services tels que eFax fonctionnent avec un certain nombre de documents, je vais vous montrer comment vous assurer que vous pouvez envoyer tout type de document sous forme de fax.
Ouvrez le document que vous souhaitez faxer. Cela peut être n'importe quoi qui serait imprimé. N'oubliez pas que la qualité des fax est très basse, alors n'essayez pas d'envoyer des photos! Texte brut avec le graphique occasionnel fera.
Cliquez sur Impression faire apparaître la fenêtre d'aperçu avant impression.
Maintenant que notre courrier électronique est prêt, nous devons l'envoyer. Supposons que le numéro de téléphone auquel je souhaite l’envoyer est (212) 555-5555. Avec l’indicatif téléphonique international des États-Unis +1, nous entrons [email protected]. Assurez-vous de l'envoyer à partir d'une adresse e-mail que vous avez enregistrée avec eFax et le fax sera instantanément envoyé. Ne vous inquiétez pas si le numéro du destinataire est occupé, eFax continuera d'essayer jusqu'à ce qu'il soit envoyé..
Pointe: Pour les destinataires fréquents de télécopies eFax, ajoutez leur adresse électronique de télécopie aux contacts pour un accès rapide sans avoir à mémoriser leur numéro.!
Fax en déplacement
Une caractéristique assez impressionnante d'un service de télécopie à courrier électronique est que si vous avez configuré votre compte de messagerie sur votre iPhone ou votre iPad, vous pouvez également envoyer et recevoir des télécopies. Si vous êtes en déplacement et que vous attendez un fax, vous pourrez toujours les recevoir. De même, si vous avez un document PDF ou Word que vous devez envoyer par fax, vous n'avez pas besoin d'espérer que quelqu'un se trouve au bureau..
Alors que vous vous demandez probablement si cela vaut vraiment la peine de vous abonner à un service que vous pouvez utiliser plusieurs fois par an, il existe des services gratuits permettant aux particuliers et aux entreprises de recevoir des fax par courrier électronique. Certains de ces services sont le fax gratuit par courrier électronique, Wonderfax et Faxtastic.
Ces services vous fourniront un numéro de téléphone gratuit qui vous permettra de recevoir des fax par courrier électronique. Ils travaillent en facturant des prix plus élevés aux appelants et vous obligent à utiliser leur service au moins une fois tous les 90 jours. Les entreprises qui n’ont pas besoin de télécopier mais qui ont toujours besoin (ou ont des contacts qui en ont besoin) de télécopier des documents, cela en vaut la peine. Cependant, si vous constatez que vous recevez un fax une ou deux fois par an, cela ne vaut peut-être même pas la peine..
Pour la plupart des gens et des entreprises, l'alternative au fax est le courrier électronique, sans aucun doute. C'est gratuit, facilement accessible et ne présente aucune des limitations de la télécopie. Si vous pouvez numériser autant de processus que possible et (le cas échéant) utiliser des méthodes alternatives, cela aidera le monde du travail!
Accentsconagua
Share