Apprivoisez votre boîte de réception Outlook avec des sous-dossiers, des règles et des filtres

Obtenir des flots de courrier électronique ne doit pas être un cauchemar! Au lieu de cela, les applications que vous utilisez pour lire et envoyer vos courriels devraient également pouvoir vous aider à les organiser et à les trier automatiquement. Nous avons déjà vu comment garder votre boîte de réception Gmail sous contrôle, mais dans le monde des affaires, Outlook est l'une des applications de messagerie les plus courantes. Il dispose également d'un certain nombre d'outils pour garder votre boîte de réception propre, et plus encore.

Dans Outlook, vous pouvez facilement rechercher et regrouper des messages si vous les triez dans des sous-dossiers. Outlook peut également effectuer le tri pour vous automatiquement. Une autre option consiste à appliquer une mise en forme qui se démarque aux messages importants, avec ou sans sous-dossiers..

Dans ce didacticiel, je vais vous montrer comment utiliser ces outils et plus encore pour que votre boîte de réception Outlook soit automatiquement propre et ciblée sur les messages électroniques qui vous intéressent vraiment..

Screencast

Vous pouvez suivre ce didacticiel en utilisant les comptes de messagerie que vous avez déjà configurés dans les versions récentes d’Outlook pour Windows ou Mac. Certaines techniques fonctionnent de la même manière dans les éditions Windows et Mac, mais l'édition 2013 d'Outlook pour Windows comporte quelques fonctionnalités supplémentaires qui simplifient un peu l'organisation de votre messagerie. Mais une fois que tout est configuré, les deux éditions fonctionnent bien.

Création de sous-dossiers

Les sous-dossiers sont la clé pour rester organisés dans Outlook et vous pouvez avoir des sous-dossiers de n’importe lequel de vos dossiers principaux: pour la messagerie électronique, les calendriers, les contacts, etc. La création d’un sous-dossier ne prend que quelques clics sous la version Windows ou Mac.

Dans la liste des dossiers sur le côté gauche, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bouton. Boîte de réception, puis sélectionnez Nouveau dossier depuis le menu pop-up.

Cliquez avec le bouton droit sur un dossier pour créer un sous-dossier à l'intérieur.

Tapez un nom, puis appuyez sur Entrer. Le nouveau dossier sera répertorié sous la boîte de réception.

Les sous-dossiers sont imbriqués dans leurs dossiers parents.

Maintenant, vous pouvez faire glisser les messages que vous voulez dans le nouveau dossier.

Vous pouvez faire glisser les messages dans des sous-dossiers

Pointe: pour sélectionner plusieurs messages à faire glisser, Ctrl-clic individuels, ou sélectionnez un groupe dans une rangée en cliquant sur le premier que vous voulez, puis Maj-clic le dernier.

Après avoir fait glisser le message, le message disparaîtra de la boîte de réception et si vous cliquez sur le sous-dossier, vous verrez le message qu'il contient. Avez-vous traîné le mauvais par erreur? Aucun problème! Faites-le glisser à nouveau.

De plus, si vous préférez copier le message plutôt que le déplacer, maintenez la touche enfoncée. Ctrl touche pendant que vous faites glisser.

Et si vous décidez plus tard de ne pas vouloir ce sous-dossier, vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionner Supprimer le dossier dans le menu contextuel. Tous les messages du dossier seront supprimés, également.

Déplacement d'un message à l'aide d'une étape rapide ou du bouton de déplacement

La fonctionnalité Étape rapide (Windows uniquement) ou le bouton Déplacer de la barre de ruban des versions Windows et Mac sont deux autres moyens de déplacer manuellement des messages. Une étape rapide est un peu comme une macro et quelques-unes d'entre elles sont prêtes avec Outlook. Dans ce cas, nous devons créer le nôtre pour le nouveau dossier..

Création et utilisation d'une étape rapide (Windows uniquement)

Commençons par créer une étape rapide: sélectionnez le message que vous souhaitez déplacer, puis cliquez sur le bouton Flèche vers le bas dans le coin inférieur droit de la zone Quick Steps.

Cliquez sur la flèche inférieure dans la zone Étapes rapides pour créer une nouvelle étape.

Dans la liste déroulante, choisissez Nouvelle étape rapide, puis Déplacer vers un dossier.

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, attribuez-lui un nom explicite, choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer les éléments, puis éventuellement marquer les messages comme lus. Puis clique terminer.

Dans la boîte de dialogue de configuration Quick Step, choisissez le dossier dans lequel déplacer les messages.

Pour l'utiliser, sélectionnez un message, puis cliquez sur l'étape rapide que vous venez de créer..

Les étapes rapides que vous créez apparaîtront dans la zone de l'onglet Accueil

Cela déplace le message, comme si vous l'aviez fait glisser.

Le bouton de déplacement (Windows et Mac)

À côté du groupe Quick Step sur le ruban se trouve le bouton Déplacer. Lorsque vous créez des dossiers ou déplacez des messages, il suppose généralement que vous voudrez le faire à nouveau. C'est comme une étape rapide créée automatiquement, mais nécessitant quelques clics supplémentaires à utiliser..

Sélectionnez un message, cliquez sur le bouton Bouge toi bouton, puis dans le menu, choisissez le dossier dans la liste. Si le dossier souhaité ne figure pas dans la liste, choisissez Autre dossier. Vous pouvez sélectionner le dossier souhaité dans une liste de dossiers..

Le bouton Déplacer propose des méthodes similaires pour déplacer les messages.

Bien que cela fonctionne, je pense que cela prend trop de pas. Il y a une bien meilleure façon.

Création de règles pour déplacer les messages automatiquement

Si vous recevez beaucoup de messages, il est facile de rater certains de ceux que vous souhaitez placer dans des sous-dossiers. Heureusement, la fonctionnalité Règles peut le faire pour vous lorsque les messages arrivent. Vous pouvez créer des règles pour déplacer les messages en fonction de qui est l'expéditeur, de la ligne d'objet, du champ À ou du champ CC, et de nombreux autres critères. Dans le cadre de la création d'une règle, vous pouvez créer un sous-dossier, de sorte que vous n'ayez même pas à le faire à l'avance..

Création d'une règle à partir d'un message que vous avez déjà déplacé (Windows uniquement)

Dans la version Windows, si vous avez manuellement fait glisser un message dans un sous-dossier, Outlook peut créer une règle pour le refaire automatiquement..

Faites glisser un message dans un sous-dossier que vous avez créé. Sur le ruban, cliquez sur le bouton Règles bouton, et notez les deux premiers choix:

Le bouton Règles propose des méthodes simples et avancées pour définir des règles.

Si vous sélectionnez Toujours déplacer les messages de… Outlook déplace toujours les messages de cet expéditeur dans le sous-dossier actuellement sélectionné.

Si tu choisis Créer une règle, vous obtiendrez une boîte de dialogue dans laquelle vous pourrez choisir des paramètres supplémentaires, tels que le déplacement des messages en fonction du nom de l'expéditeur, de l'objet du message, du destinataire de l'envoi et plus encore..

Dans la boîte de dialogue Créer une règle, vous pouvez marquer les messages en fonction de l'expéditeur, du sujet et du destinataire.

Choisissez les paramètres souhaités, puis cliquez sur D'accord.

L'assistant de règles vous donne encore plus de contrôle. Voyons comment créer une règle dans Windows.

Création d'une règle à l'aide de l'assistant de règles sous Windows

L'assistant de gestion de règles contient de nombreuses autres conditions pour le tri des messages et vous permet également de spécifier des exceptions aux règles..

Il existe deux manières d’afficher l’Assistant. Dans la boîte de dialogue Créer une règle (voir la capture d'écran ci-dessus), vous pouvez cliquer sur le bouton Options avancées bouton. Une autre façon est de cliquer sur le Règles bouton et sélectionnez Gérer les règles et les alertes de la liste déroulante.

Pensez à une série de messages que vous recevez souvent, par exemple un bulletin d’information, qui ont toujours des mots cohérents dans l’objet. Nous allons déplacer les messages en fonction de ces mots. Vous ne pas devez sélectionner l’un des messages pour créer cette règle. Vous n'en avez même pas besoin dans votre boîte de réception. Outlook les récupérera quand ils arriveront.

Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle, au sommet.

Activez l'Assistant Gestion des règles en cliquant sur le bouton Nouvelle règle.

Cela affiche plus de règles prédéfinies que vous pouvez appliquer.

L'assistant de gestion des règles contient des règles prédéfinies, ou vous pouvez en choisir une vierge et en créer une de toutes pièces.

Pour accéder à la même partie de la boîte de dialogue que cliquer sur le bouton Avancé ci-dessus, choisissez l’avant-dernière option: Appliquer la règle sur les messages que je reçois. Puis clique Suivant, sur le bas. Cela amène l'étape 1 de l'assistant.

Cochez la case pour mots spécifiques dans le sujet ou le corps. Au bas de la boîte de dialogue, cliquez sur le lien hypertexte pour mots spécifiques.

Lorsque vous choisissez une option dans la partie supérieure de la boîte de dialogue, il y aura un lien pour cliquer sur la partie inférieure.

Dans la boîte de dialogue Rechercher du texte qui apparaît, tapez les mots que vous souhaitez marquer, puis cliquez sur Ajouter pour les ajouter à la liste de recherche. Si vous ajoutez plusieurs éléments, Outlook ne récupérera que les messages où tout des articles sont présents. Cliquez sur D'accord Une fois terminé.

Si vous ajoutez plus d'un mot ou une phrase, ils doivent tous être présents pour que le message soit signalé.

Cliquez sur Suivant, et vous décidez quoi faire avec les messages qui sont marqués.

En haut, cochez la case pour déplacez-le dans le dossier spécifié. Au bas de la boîte de dialogue, cliquez sur le lien hypertexte pour spécifié.

Plusieurs actions sont disponibles et vous pouvez en choisir plusieurs si vous le souhaitez.

Dans l’arborescence de dossiers qui apparaît, faites pivoter la boîte de réception, puis sélectionnez le sous-dossier dans lequel vous souhaitez déplacer ces messages..

Vous pouvez demander à la règle de déplacer un message dans n’importe quel dossier.

Cliquez sur D'accord, puis clique Suivant décider si vous souhaitez des exceptions à la règle. Faites des choix ici de la même manière que vous avez fait lors des deux étapes précédentes. Bien sûr, vous n’avez pas à choisir d’exception si vous ne le souhaitez pas. Puis clique Suivant aller à la dernière étape.

Donnez un nom significatif à la règle (vous pouvez conserver le nom suggéré). Si vous choisissez le Exécutez cette règle maintenant… En option, Outlook traitera tous les messages actuellement dans la boîte de réception qui répondent à vos critères. L'option pour Activer cette règle vous permettra de désactiver et d'activer la règle à tout moment.

Vous pouvez avoir une nouvelle règle exécutée immédiatement, ou attendre que de nouveaux messages arrivent

Cliquez sur terminer. La règle que vous avez créée sera maintenant répertoriée dans la zone Règles et alertes, et vous pouvez désactiver l'activation des règles ici sans avoir à modifier la règle. Pour modifier la règle ultérieurement, double-cliquez dessus ou sélectionnez-la, puis cliquez sur Changer la règle.

Cliquez sur Appliquer, puis clique D'accord. La prochaine fois que vous recevrez un message qui répond à vos critères, Outlook le déplacera automatiquement dans le sous-dossier que vous avez choisi. Le sous-dossier sera en gras, indiquant qu'il y a des messages non lus, et le nombre qu'il contient indique combien il y en a..

Quand les nouveaux messages arrivent et sont triés, Outlook les indiquera

Créer une règle sur le Mac

L'édition Mac d'Outlook n'a pas autant de détails pour la création de règles, mais elle a probablement ce qu'il vous faut, de toute façon.

Sur le Accueil onglet ou Organiser onglet sur le ruban, cliquez sur le bouton Règles bouton, puis choisissez Modifier les règles.

Sur le Mac, le bouton Règles se trouve dans les onglets Accueil et Organiser.

Sur le côté gauche de la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionnez le type de compte que vous utilisez, puis cliquez sur le signe plus en bas..

Dans la zone Règles, choisissez le type de service que vous utilisez, puis cliquez sur le signe Plus pour créer une nouvelle règle.

Choisissez les paramètres souhaités, puis cliquez sur OK. Notez que l'une des options de l'édition Mac que Windows n'a pas, c'est que vous pouvez choisir comment traiter plusieurs conditions..

Dans la version Mac, une règle peut marquer un message lorsqu'il répond à toutes ou à certaines des conditions que vous spécifiez.

Filtrage des messages (Windows uniquement)

Dans l'édition Windows, si vous ne souhaitez pas gérer les sous-dossiers et les règles, vous pouvez faire en sorte que Outlook modifie la mise en forme des en-têtes de message. Dans les versions 2007 et antérieures, vous pouvez le faire en quelques clics en haut de la liste des messages, mais à partir de la version 2010, vous devez sauter quelques étapes. Et cette fonctionnalité n'existe pas du tout dans l'édition Mac.

Sélectionnez un message d'un expéditeur que vous souhaitez marquer. Aller au Vue onglet sur le ruban, cliquez sur le bouton Paramètres d'affichage bouton à gauche, puis cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle bouton dans la boîte de dialogue qui apparaît.

Pour créer un format personnalisé pour les en-têtes de message, utilisez la boîte de dialogue Afficher les paramètres.

Dans la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle, cliquez sur Ajouter, saisissez un nom pour la règle (remarquez qu'elle est immédiatement placée en bas de la liste), puis cliquez sur État choisir des critères.

Entrez les critères de votre choix, tels que le nom ou l'adresse de messagerie de l'expéditeur. Plus vous spécifiez de critères, plus la recherche sera étroite.

La boîte de dialogue Filtre contient trois onglets d’options, et vous pouvez en définir autant ou aussi peu que vous le souhaitez.

Cliquez sur OK pour revenir à la boîte de dialogue précédente, puis sur Police pour choisir la mise en forme des en-têtes de message marqués..

Vous pouvez formater les en-têtes de message avec n’importe quelle police sur votre ordinateur

Définissez les options souhaitées, puis cliquez sur D'accord trois fois pour confirmer les boîtes de dialogue et revenir à la fenêtre principale d'Outlook.

Les messages contenant les critères que vous avez spécifiés ont désormais une mise en forme unique..

Exemple d'en-tête de message avec un format personnalisé

Conclusion

Outlook dispose d'excellentes fonctionnalités pour le tri et l'organisation du courrier, bien que certaines fonctionnalités soient difficiles à trouver. Vous pouvez également utiliser l'une de ces techniques pour organiser le courrier que vous envoyez. Par exemple, vous pouvez souhaiter un dossier contenant tous les messages que vous envoyez avec des propositions de vente ou tous les messages que vous envoyez à votre patron. Vous pouvez également imbriquer des sous-dossiers et y appliquer des règles. De cette façon, vous pouvez créer un dossier Clients, puis créer des sous-dossiers individuels, un pour chaque client..

Si vous avez d'autres astuces pour organiser vos emails Outlook, ou si vous rencontrez des difficultés pour créer des filtres Outlook, faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous et nous nous ferons un plaisir de vous aider.!