L'absence de papier est un excellent moyen de supprimer l'encombrement de votre vie en transformant vos documents papier en copies numériques. Cependant, vous aurez besoin d'excellents outils pour vous aider dans votre transition sans papier. Bien sûr, vous pouvez enregistrer vos documents numérisés sur le disque dur de votre ordinateur, mais ils ne sont pas facilement consultables, sauvegardés ou disponibles sur plusieurs périphériques..
C'est pourquoi j'utilise Evernote pour simplifier ma vie sans papier. Il facilite la recherche et l'annotation des documents numérisés, à partir de tout appareil. Dans ce didacticiel, je vais vous montrer comment utiliser Evernote pour organiser vos fichiers PDF numérisés, les éditer et trouver les informations dont vous avez besoin..
Notez que certaines des fonctionnalités mentionnées dans ce didacticiel nécessitent Evernote Premium, un service qui coûte 5 $ par mois ou 45 $ par an. Vous pouvez utiliser des fichiers PDF dans Evernote sans passer à la version Premium, mais vous obtiendrez la plupart des fonctionnalités si vous effectuez une mise à niveau..
Si vous envisagez d’utiliser Evernote pour passer du papier à papier, vous devez numériser vos documents dans le service. Il existe deux méthodes: importer des fichiers PDF existants dans Evernote ou utiliser la nouvelle fonctionnalité «Numériser vers Evernote» d’Evernote avec Capture d’images sur Mac. Je vais vous montrer comment faire ces deux.
Chargement d'un document sur Evernote.Si des fichiers PDF ont déjà été numérisés sur votre Mac, vous pouvez facilement les importer dans Evernote sans avoir à les numériser à nouveau. Pour faire ça, ouvrir Evernote et sélectionnez le bloc-notes dans lequel vous souhaitez stocker votre fichier PDF. Ensuite, recherchez le fichier PDF que vous souhaitez importer et glisser déposer dans votre cahier. Votre document sera désormais automatiquement chargé sur les serveurs Evernote..
Modification d'un fichier PDF à l'aide d'Evernote.Une fenêtre apparaît maintenant qui montre une copie de votre document PDF. Regardez vers le haut de cette fenêtre, juste au-dessus de la copie de votre PDF, et vous verrez trois boutons. Le premier bouton à gauche vous permet d'annoter votre document. Lorsque vous cliquez sur cette option, vous pourrez ajouter des zones, des flèches, du texte et des surlignages au document. Ces modifications seront importées avec votre document.
La deuxième option à droite vous donnera un aperçu rapide de votre document tandis que la troisième option vous permettra de réenregistrer une copie de votre document. Ceci est utile lorsque vous ouvrez le document sur un autre ordinateur sur lequel une copie n'a pas été enregistrée sur son disque dur..
Une fois votre document édité, vous pouvez le nommer dans la zone de texte située en haut de la fenêtre du document. Pour enregistrer un changement de nom, appuyez simplement sur la touche Retour du clavier de votre Mac..
L'importation de documents depuis le client Web d'Evernote est en réalité très similaire à l'importation via l'application Mac. Pour ce faire, connectez-vous à Evernote sur votre navigateur Web préféré. Une fois connecté, cliquez sur le bloc-notes que vous utilisez pour stocker des fichiers PDF. Une fois dans le bloc-notes, regardez vers le haut de la fenêtre et cliquez sur le bouton intitulé "Nouvelle note". Nommez cette nouvelle note en regardant vers le haut de la fenêtre Note et en cliquant dans le menu titre qui devrait se lire «Sans titre». Tapez le nouveau nom de votre note et appuyez sur la touche Retour de votre clavier pour l'enregistrer..
Ouvrir votre note dans une nouvelle fenêtre.Pour ajouter un PDF à la note que vous venez de créer, consultez votre nouvelle note et ouvrez-la dans une nouvelle fenêtre. Pour ce faire, cliquez sur la case et le bouton fléchés situés dans le coin supérieur droit de votre note..
Ajouter un PDF à votre note sur le Web nouvellement crééeMaintenant, trouvez le PDF que vous souhaitez importer sur votre ordinateur et glisser déposer dans la fenêtre contenant votre note. Votre PDF va maintenant être téléchargé sur Evernote.
Si vous devez importer un document qui n'a pas encore été numérisé vers Evernote, vous pouvez le faire à l'aide de Numérisation vers Evernote et Image Capture d'Apple. En effet, lors de l'installation d'Evernote sur votre Mac, un plug-in est ajouté à Image Capture qui, lorsqu'il est activé, téléchargera automatiquement les documents numérisés sur votre compte Evernote..
Pour commencer, assurez-vous que votre scanner est connecté à votre Mac et sous tension. Préparez ensuite un document pour la numérisation et lancez Image Capture sur votre Mac. Dans la partie gauche de la fenêtre Capture d'image, sélectionnez votre scanner sous l'en-tête «Périphériques». Si votre scanner est connecté à votre réseau local, il se trouvera sous l'en-tête "partagé"..
Maintenant, regardez vers la droite de l'écran avec vos options de numérisation. À partir de là, définissez le menu déroulant «Format» sur «PDF» et modifiez le reste des paramètres de numérisation selon vos besoins.
Ajout d'Evernote à la capture d'image.Il est maintenant temps de demander à Image Capture de numériser vers Evernote. Pour ce faire, ouvrez une nouvelle fenêtre du Finder et accédez à votre Applications dossier. Trouvez votre application Evernote dans ce dossier et glisser déposer dans le "Scanner vers" champ dans Image Capture.
Maintenant que vous avez fini de peaufiner votre scan, cliquez sur le bouton "Balayage" bouton situé vers le coin inférieur droit de l'écran. Une fois la numérisation terminée, une nouvelle note Evernote apparaît avec le PDF de votre numérisation en pièce jointe. Vous pouvez maintenant modifier votre analyse selon vos besoins dans Evernote..
Remarque: vous devez être un utilisateur Evernote Premium pour utiliser ces outils de recherche.
Recherche de documents numérisés avec Evernote. L’un des meilleurs avantages d’Evernote pour l’absence de papier est le fait que, pour les utilisateurs d’Evernote Premium, vos fichiers PDF et vos images sont automatiquement interrogeables. Par exemple, si vous avez un document contenant le mot «iPhone» et recherchez «iPhone» dans la zone «Rechercher des notes» (coin supérieur droit) dans l'interface Evernote Mac, votre document s'affichera avec toutes les instances. de “iPhone” surligné.
En outre, Evernote permet aux utilisateurs Premium de rechercher dans des PDF individuels. Lorsque vous affichez un PDF, appuyez sur les touches Commande + F de votre clavier pour afficher un champ de recherche. Vous pouvez maintenant saisir votre recherche pour que toutes les occurrences de celle-ci soient mises en surbrillance dans le document..
N'oubliez pas que cette fonctionnalité est également valable pour les images contenant du texte. Par conséquent, si vous avez numérisé des fichiers JPEG ou PNG, vous n'avez pas à numériser à nouveau pour utiliser la fonctionnalité de recherche..
Maintenant que vous avez numérisé quelques documents dans Evernote, il est temps de garder vos documents organisés pour une recherche rapide et facile. Une façon de faire est d'utiliser des balises. Pour marquer un document, cliquez sur sa note respective et regardez en haut de cette note. Vous verrez un bouton intitulé "Cliquez pour ajouter des balises". Cliquez sur sur ce bouton.
Ajout de balises à une note. Tu peux maintenant commencer à taper des tags. Si vous marquez un document avec plusieurs balises différentes, appuyez sur le bouton touche de retour sur votre clavier après chaque balise pour en faire une balise séparée.
Recherche à l'aide de balises dans Evernote.
Maintenant que vous avez balisé vos documents, il existe plusieurs façons de rechercher un document à l'aide de balises. La première consiste à utiliser la barre de recherche dans Evernote pour Mac ou PC. Il suffit de taper le nom de la balise que vous souhaitez rechercher, et dans le menu déroulant, cliquez sur votre tag sous la section "tag" de la Barre de recherche. Vous pouvez maintenant rechercher des documents dans votre tag.
Affichage d'une liste de balises Evernote créées. De plus, vous pouvez cliquer sur le bouton "Mots clés" bouton situé sur le côté gauche de l'application Evernote sur votre Mac ou PC pour afficher toutes les balises que vous avez ajoutées à Evernote. Pour afficher toutes les notes de l'une de ces balises, cliquez sur celle que vous souhaitez voir et regardez dans le coin supérieur droit de l'écran. Vous verrez un bouton intitulé "Afficher X Notes". Cliquez sur ce bouton pour afficher toutes les notes marquées avec ladite balise.
Et c'est tout! Vous pouvez maintenant recycler votre document papier et profiter du fait de savoir que vos documents importants sont stockés sur votre ordinateur, sauvegardés sur le cloud et disponibles sur tous vos appareils sur lesquels Evernote est installé..
Evernote est une application de notes puissante, dotée de nombreuses fonctionnalités puissantes pour vous aider à ajouter des informations et à les retrouver rapidement où que vous soyez. Que vous veniez de commencer avec Evernote ou que vous soyez déjà un professionnel d'Evernote, ne manquez pas nos autres tutoriels sur Evernote pour en tirer le meilleur parti:
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