Obtenir des signatures peut être délicat lorsque vous travaillez avec des équipes de villes ou de pays différents. Devoir envoyer physiquement un document à un collègue, un client ou à une autre personne simplement pour le faire gribouiller son nom pour approbation lui fait perdre du temps et de l'argent, et pourrait vous faire perdre vos documents par courrier..
Heureusement, il existe une solution de contournement pour cela: HelloSign. HelloSign est une application Web qui vous permet de demander des signatures et de signer des documents juridiquement contraignants, sans télécopie ni déplacement vers le bureau de poste. Dans ce tutoriel, je vais vous montrer comment envoyer des signatures, demander des signatures et faire encore plus avec HelloSign..
Obtenir votre document connecté dans HelloSignPour que votre document soit signé, vous devez d'abord créer un compte HelloSign ou l'authentifier avec votre compte Google. Ensuite, à partir du tableau de bord, regardez vers le centre de l'écran et vous verrez trois options sous l'en-tête "Qui doit signer?": Juste moi, Moi + d'autres, et Juste d'autres. Cliquez sur l'option qui correspond le mieux à votre situation.
Remarque: Vous ne pouvez pas utiliser les fonctions Éditer et Signer lorsque vous sélectionnez Juste d'autres option.
Ajout de fichiers à HelloSignRegardez vers le centre de l'écran sous le Ajouter (et signer) des fichiers de toutes sortes entête. À droite de cet en-tête se trouve une zone dans laquelle vous pouvez glisser-déposer tout type de fichier texte que vous souhaitez signer. Si vous avez enregistré votre document en ligne, vous pouvez également importer des fichiers à partir de Google Drive, Dropbox, Box, Evernote et Microsoft SkyDrive. Pour ce faire, cliquez sur le bouton correspondant du service pour être redirigé vers une page de connexion..
Remarque: Si vous avez sélectionné Moi seul lorsque vous sélectionnez qui doit signer votre document, ignorez cette étape..
Ajout de signataires à un document HelloSign. Après avoir téléchargé votre document, regardez sous le Qui a besoin de signer? entête. Vous trouverez deux zones de texte dans lesquelles vous pouvez ajouter le nom et l'adresse électronique de votre signataire supplémentaire. Si vous devez ajouter plus de signataires, regardez ci-dessous les cases et cliquez sur le bouton + Signataire bouton. Vous pouvez également copier d’autres adresses électroniques dans le formulaire à partir du + CC bouton.
Si vos documents nécessitent des signatures dans un certain ordre (par exemple, si vous souhaitez que le nom du président d'une société soit signé avant le nom d'un vice-président), cochez la case Attribuer un numéro de commande zone située sous la liste des adresses électroniques. Maintenant, à côté de chaque nom et adresse électronique, vous remarquerez des boutons haut et bas situés à gauche de chaque nom. Utilisez ces boutons pour organiser la commande de vos signataires.
Ajout de champs de signature à un document HelloSign. Maintenant, regardez sous le Où doivent-ils signer? en-tête et cliquez sur le Préparer des documents pour la signature bouton. Lorsque vous faites cela, une fenêtre contextuelle apparaîtra contenant votre document. Regardez vers le haut de ce document à la rangée de boutons intitulés signature, initiales, zone de texte, case à cocher et date de signature. Glissez-déposez chacune de ces boîtes à leur emplacement respectif sur votre document. Par exemple, faites glisser un champ de signature dans la zone de signature de votre document..
Si vous avez plusieurs signataires, assurez-vous de sélectionner qui signe et remplit quelles informations dans le menu déroulant au-dessus de la zone correspondante..
Ajout de messages à votre email HelloSign.Au bas de la page sous le Ajouter un titre de document et un message personnalisé en-tête, écrivez un message pour vos signataires et nommez le document avant de l'envoyer à vos signataires.
Maintenant que vous avez terminé de configurer vos signataires, suivez la partie suivante du guide pour ajouter vos propres signatures à votre document. Une fois que vous avez terminé, ou si vous n'avez pas besoin de signer votre document, cliquez sur le grand Demande de signature bouton situé vers le bas de la fenêtre pour envoyer le document.
Une fois votre document importé dans HelloSign, regardez sous la zone de téléchargement et cliquez sur le bouton Modifier et signer bouton. Si vous utilisez un document partagé, ce bouton sera étiqueté Préparer les documents pour la signature. Vous allez maintenant être amené à une fenêtre où vous pouvez éditer et signer des documents. Pour l'exemple, j'ai téléchargé un exemple de formulaire de publication de photo depuis mon ordinateur au format .doc.
Regardez vers le haut de la fenêtre Modifier et signer et vous verrez cinq boutons: signature, initiales, coche, date et texte. Ces boutons vous permettent d’ajouter leurs informations respectives au document. Cependant, avant de pouvoir signer des documents avec HelloSign, vous devez ajouter votre signature au service..
Pour ajouter votre signature et vos initiales à HelloSign, cliquez sur le bouton correspondant dans la fenêtre Modifier et signer. Lorsque vous faites cela, une fenêtre contextuelle apparaît vous demandant d’ajouter votre signature au service. Si vous regardez vers le côté droit de la fenêtre, vous verrez quatre choix différents pour ajouter une signature à HelloSign: Dessinez-le, tapez-le dans la signature, chargez le fichier image et le smartphone..
En utilisant votre souris pour "dessiner" votre signature.Si vous sélectionnez Dessine-le dedans, vous serez amené à une fenêtre où vous pouvez utiliser votre souris pour dessiner une signature. Cliquez et maintenez simplement à côté du «X» pour commencer à dessiner votre signature. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Suivant et vous serez redirigé vers une page où vous pourrez prévisualiser votre signature. De là, cliquez insérer si vous souhaitez utiliser cette signature une seule fois, ou enregistrer et insérer si vous envisagez de l'utiliser à nouveau à l'avenir.
Taper une signature avec HelloSign.En cliquant sur Tapez la signature vous amènera à une page où vous pourrez taper votre signature. Lorsque vous tapez, le résultat de la signature sera écrit dans une police semblable à celle d'une écriture manuscrite. Lorsque vous avez fini de taper ladite signature, cliquez sur Insérer ajouter la signature à votre document.
Si vous souhaitez ajouter une vraie signature à votre formulaire HelloSign, cliquez sur le bouton Télécharger un fichier image bouton. À partir de là, vous serez invité à télécharger une photo ou à numériser votre signature. Pour cet exemple, j’ai numérisé une copie de ma signature à 350 dpi à l’aide de mon scanner..
Modification d'une signature numérisée.Vous allez maintenant accéder à une page où vous pouvez faire pivoter, rogner et ajouter du contraste à votre image téléchargée. Faites pivoter l'image à votre convenance avec les flèches situées sous la fenêtre de signature, ajoutez du contraste à l'aide du curseur au-dessus de votre signature et rognez en cliquant sur la signature et en la faisant glisser. Une fois que vous avez recadré, cliquez sur le bouton Suivant pour prévisualiser votre signature. Si vous êtes satisfait, cliquez sur Insérer ou Insérer et sauvegarder.
Si vous n’avez pas de scanner, vous pouvez ajouter une signature de votre smartphone en cliquant sur le bouton Téléphone intelligent bouton. Cette fenêtre vous invite à prendre une photo de votre signature à l'aide de l'appareil photo de votre smartphone, puis à la transférer à l'adresse électronique située au milieu de la fenêtre. Une fois la photo envoyée, appuyez sur Suivant recadrer votre signature. Vous pouvez ensuite ajouter votre signature au document.
Ces mêmes options s’appliquent au bouton Initiales situé à droite du bouton de signature dans le bouton Modifier et signer..
Sélection d'une signature à utiliser dans un document HelloSign. Maintenant que vous avez enregistré votre signature et vos initiales et que vous êtes prêt à partir, cliquez sur le bouton Utilisé sauvegardé bouton dans la fenêtre Ajouter une signature. Sélectionnez la signature que vous souhaitez utiliser pour signer en cliquant sur son image. Une fois sélectionné, cliquez sur Insérer une signature.
Votre signature va maintenant être ajoutée au document. Pour déplacer votre signature, cliquez simplement dessus et faites-la glisser en position. Si vous devez ajouter la signature plusieurs fois, cliquez simplement sur le document pour faire apparaître une autre copie de votre signature. Si vous devez parapher une partie du document, cliquez sur le bouton Initiales et suivez les mêmes étapes..
Si vous devez remplir une partie de votre formulaire avec du texte (par exemple, lorsque vous indiquez votre nom et prénom dans un document), vous pouvez utiliser la fonction de texte de HelloSign. Cette fonction est située à droite des boutons de signature et des initiales et est libellée Texte. Après avoir cliqué, sélectionnez la partie du document à laquelle vous souhaitez ajouter du texte et commencez à taper.
L'ajout de coches simples à un document est également facile. Tout ce que vous avez à faire est d’activer la case à cocher en haut de la fenêtre Edit & Sign. Ajoutez ensuite une case à cocher en cliquant sur le document.
Enfin, vous pouvez également ajouter des dates à un document en appuyant sur le bouton de la date. Après avoir cliqué, cliquez simplement sur l'endroit où vous souhaitez placer la date. La date sera automatiquement mise à jour avec la date du jour, mais si vous devez la modifier, cliquez simplement sur la date que vous venez d'ajouter pour la modifier..
Si vous vous retrouvez souvent à envoyer le même document à plusieurs signataires, vous pouvez créer des modèles pour vos documents. Pour ce faire, regardez à gauche du site Web HelloSign et cliquez sur le bouton Créer un modèle bouton. Lorsque vous faites cela, vous serez amené à une page avec deux options: Créer un modèle et Créer un lien.
Si vous avez besoin de plusieurs personnes pour signer un document, vous devez créer un modèle car les liens ne prennent pas en charge plusieurs signataires. Les modèles peuvent également être envoyés aux signataires via HelloSign, par opposition aux liens qui peuvent être envoyés par e-mail, par les réseaux sociaux ou par tout autre moyen de distribution..
La création de modèles et de liens est un processus presque identique. Cliquez simplement sur le type que vous souhaitez créer, téléchargez vos fichiers, ajoutez des signataires, ajoutez des champs de signature et tapez un message. Une fois que vous avez terminé de créer un modèle, cliquez sur le bouton Créer un modèle. Vous pourrez y accéder à partir du bouton Documents situé à gauche de la fenêtre HelloSign, juste en dessous du bouton Créer des modèles..
Si vous créez un lien, cliquez sur le bouton Créer un lien lorsque vous avez terminé. Vous serez ensuite amené à une page avec un lien que vous pouvez donner aux utilisateurs auxquels vous souhaitez faire signer le document. Vous pouvez distribuer ce lien quand vous le souhaitez et vos utilisateurs peuvent signer via leur navigateur Web..
Téléchargement de documents depuis HelloSign.Maintenant que vous avez envoyé des documents à vos collègues, clients et autres signataires, comment visualisez-vous exactement vos documents signés? Simple, il suffit de cliquer sur le bouton Documents situé à gauche de la fenêtre HelloSign. Maintenant, regardez vers le haut de la page à côté de la Filtrer par entête. Vous verrez un menu déroulant. Dans ce menu, sélectionnez Envoyé.
Regardez vers le centre de la fenêtre pour afficher tous les documents que vous avez envoyés. Recherchez le document que vous avez envoyé et affichez l'état de la signature en attente à droite du nom du document. Si le document a été signé, cliquez sur le bouton fléché à droite de la date à laquelle le document a été envoyé. Un menu déroulant apparaîtra. À partir de ce menu, vous pouvez prévisualiser et télécharger le document..
Si vous vous êtes inscrit à HelloSign à l'aide de votre compte Google, ces dossiers pourront également être consultés dans votre compte Google Drive dans le dossier «HelloSign» récemment ajouté..
Un autre avantage de HelloSign est le fait qu’il s’intègre bien à Google Docs. En fait, lorsque vous utilisez HelloSign dans Google Documents, vous pouvez signer et envoyer des documents à partir de l'interface Google Documents, en ignorant complètement l'interface HelloSign..
Pour commencer, vous devez installer le module complémentaire HelloSign sur votre compte Google Documents. Pour ce faire, créez un nouveau document Google Documents et regardez vers le haut de la fenêtre. Clique sur le Add-ons bouton. Lorsque vous faites cela, une fenêtre pop-up apparaîtra. Regardez dans le coin supérieur droit de cette fenêtre dans la barre de recherche. Recherchez «HelloSign» et installez le plugin HelloSign.
Utilisez maintenant Google Documents pour ouvrir un document que vous devez signer ou faites signer par d'autres personnes. Cliquez ensuite sur le menu Add-ons, puis sur le bouton HelloSign dans le menu déroulant..
Signature de documents dans Google Docs. Regardez vers la droite de la fenêtre et vous remarquerez une fenêtre HelloSign qui pose la question si familière: "qui doit signer ce document?". Si vous sélectionnez Juste moi, vous serez amené à un menu qui affiche toutes vos signatures enregistrées. Pour signer le document, faites simplement glisser votre signature sur le document. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Email en PDF à partir de la barre latérale HelloSign.
Demander des signatures avec Google Docs.Si vous avez choisi d'envoyer le document à d'autres personnes pour signature, vous accédez à une page Web où vous pouvez entrer le nom de votre signataire et son adresse électronique, ainsi que sélectionner l'endroit où vos signataires doivent signer, comme je vous ai montré comment faire. dans l'interface standard HelloSign ci-dessus. Vous pouvez ensuite envoyer votre document.
Et cela résume ce tutoriel. Vous êtes maintenant prêt à envoyer et à recevoir des signatures numériques juridiquement contraignantes à l'aide de HelloSign et de Google Docs. Si vous avez des problèmes, laissez un commentaire ci-dessous et nous vous aiderons. Et la prochaine fois que vous aurez besoin de faire signer un document (peut-être un peu avant de déposer votre déclaration de revenus), veillez à essayer HelloSign. Cela vous évitera des frais de port et tonne de temps, et ne perdra même pas un morceau de papier.
Accentsconagua
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