Depuis qu'Apple a publié iCloud en 2011, Dropbox est menacé. De nombreux utilisateurs le préfèrent encore pour garder leurs documents synchronisés sur tous les appareils, mais l'intégration profonde du système d'exploitation Apple est difficile à battre. Après tout, vous ne voyez pas les invites Dropbox lors de l’enregistrement d’un document. ICloud d'Apple vous propose plutôt une interface moderne et minimaliste (les dossiers ressemblent davantage à des applications et des balises sont utilisées pour l'organisation)..
Cependant, Dropbox a encore de nombreux usages, et l’un d’eux est de connecter une équipe qui travaille dur à un projet. Dans ce tutoriel, je vais vous montrer comment vous et votre équipe pouvez utiliser Dropbox pour faciliter votre collaboration et éviter que des éléments importants ne se perdent..
Beaucoup d’informations sont transmises quotidiennement d’un membre de l’équipe à un autre. Dropbox peut le rendre transparent. Avant d’investir votre temps dans Dropbox, il est important que vous sachiez certaines choses. Premièrement, vous aurez besoin d’une connexion Internet décente pour pouvoir travailler avec des fichiers. Au moment où j'écris ces lignes, je suis assis à la bibliothèque locale, qui dispose d’une connexion fibre optique de 150 x 150 Mbps. C'est formidable, mais le prix de quelque chose comme ça dans votre entreprise pourrait être trop cher pour être pris en compte. Je vous conseillerais d’avoir une vitesse de téléchargement d’au moins 10 Mbps si vous souhaitez déplacer des fichiers volumineux..
Heureusement, Dropbox dispose d'une synchronisation de réseau local, ce qui vous évite de devoir transférer des éléments plus d'une fois. Si des membres de votre équipe travaillent à distance, vous devez savoir qu'ils ne pourront peut-être pas obtenir une connexion Internet aussi fiable que vous..
Ensuite, vous voudrez vous pencher sur les forfaits Dropbox Pro disponibles, et même sur les forfaits Business si vous avez besoin de plus d’espace. Le forfait de base offre 100 Go pour 9,99 $ par mois ou 99 $ par an, ce qui devrait être plus que suffisant pour l’équipe moyenne. Selon le type de travail avec lequel vous travaillez (audio sans perte, vidéo 4K, photos RAW, etc.), seulement 100 Go peuvent être utilisés rapidement. Les comptes personnels de Dropbox peuvent atteindre 500 Go, mais vous pouvez aller encore plus loin avec leurs plans commerciaux..
Il est important de noter que Dropbox Pro n'est pas destiné à une équipe. Vous pouvez techniquement l'utiliser entre vous et quelques autres personnes, mais ce n'est pas optimisé pour cela. Si vous souhaitez réellement mettre en place une équipe dédiée avec le service, il serait judicieux d’envisager Dropbox for Business. Pour 75 $ par mois, vous recevrez autant d’espace de stockage que nécessaire, un cryptage AES 256 bits, une vérification en deux étapes, un partage rapide avec tous les membres de l’équipe et un nettoyage à distance en cas de vol non autorisé de votre appareil.
Les raisons personnelles d'utiliser Dropbox sont nombreuses, mais quand il s'agit d'une entreprise, elles deviennent un peu brumeuses. La principale raison pour laquelle il vaut mieux que, par exemple, l'envoi et l'envoi par courrier électronique du lien vers un fichier est due au fait que cela ne prend pas autant d'efforts. Plutôt que d'enregistrer le fichier sur votre bureau, d'ouvrir votre serveur FTP, de télécharger le fichier et d'attendre que le destinataire le télécharge, vous pouvez tout suivre via Dropbox. Lorsqu'un nouveau fichier est ajouté au dossier, toute autre personne qui l'a sur son ordinateur sera avertie qu'un nouveau fichier est disponible..
J'utilise Dropbox pour sauvegarder mes photos, les correctifs MainStage, les factures et même pour partager des photos avec d'autres personnes.. Dropbox n’est pas vraiment moins compliqué que d’autres méthodes de transfert de fichiers. C'est plus fiable, cependant. Et tu n'es pas obligé gérer tout sauf les fichiers eux-mêmes - Dropbox fait tout le travail pour vous.
Une autre bonne chose à propos de Dropbox est son intégration avec les applications que vous utilisez probablement déjà pour garder votre équipe en contact. Vous pouvez partager des fichiers directement avec HipChat et même joindre des documents déjà présents dans votre dossier Dropbox à un message Trello. Cela vous donne plus de temps pour vous concentrer sur le projet que pour transmettre des éléments aux autres membres de l'équipe..
Jusqu'à présent, cela ressemble probablement à une dépense supplémentaire dont vous n'avez pas besoin. Ne vous inquiétez pas: j'ai compilé une liste d'utilisations productives pour Dropbox. En réalité, le service peut être utilisé quel que soit votre secteur d'activité, à condition de traiter quotidiennement de nombreux fichiers..
Les disques durs peuvent être locaux, mais ils ne sont pas toujours redondants. Time Machine est excellent, mais n'offre pas autant de tranquillité d'esprit que la fonctionnalité Packrat de Dropbox. Si vous avez un compte gratuit, vous ne pouvez pas utiliser cette fonctionnalité, mais cela vaut bien 10 dollars par mois, avec de l'espace de stockage supplémentaire et d'autres récompenses. (Packrat est inclus avec Dropbox for Business sans frais supplémentaires.)
Pensez à Packrat en tant que Time Machine dans le cloud. Si vous supprimez complètement un élément du dossier Dropbox de votre ordinateur, celui-ci sera toujours dans votre compte. Vous pouvez supprimez-le définitivement, mais rien n’existe, car il se trouve en dehors du stockage de votre compte; vous n'utilisez pas d'espace en le laissant là.
Un compte Dropbox gratuit propose une version limitée de Packrat qui conserve les fichiers pendant 30 jours. Pour la plupart des gens, c'est plus que suffisant. Cependant, vous voudrez peut-être ressentir la nostalgie de parcourir certains de vos premiers projets. Si vous payez pour Dropbox Pro, Packrat vous permet de le faire. Vous pouvez plonger aussi loin que vous le souhaitez dans l'historique de votre compte. Cela fonctionne dans les deux sens: si vous arrêtez de payer pour Dropbox Pro, vous perdrez vos fichiers.
Si vous avez une grande équipe de personnes qui créent et détruisent constamment des choses, vous pouvez également bénéficier de la sécurité d'une sauvegarde réellement solide. Packrat est également utile pour un compte personnel. Vous pouvez récupérer toutes ces vieilles photos si vous en avez besoin, ou récupérer un peu de musique qui est maintenant rare.
J'espère que je vous ai inspiré pour utiliser Dropbox de manière très productive. J'ai discuté des différents plans disponibles ainsi que des utilisations prolifiques. Même si Time Machine d'OS X sauvegarde efficacement les données personnelles sur votre Mac, Dropbox semble être une alternative plus sûre que de protéger les fichiers de projet..
Si vous estimez qu'il reste encore beaucoup à dire, faites-nous part de vos commentaires. Pourquoi utilisez-vous Dropbox maintenant et comment l'utiliseriez-vous pour vous tenir au courant du projet de votre équipe??
Accentsconagua
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