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Dans un article précédent - Qu'est-ce que la gestion des actifs numériques et pourquoi en avez-vous besoin? - J'ai examiné le rôle que jouent les photographies dans nos vies, pourquoi nous devons les sauver et comment la gestion des actifs numériques nous aide à le faire. Dans cet article, nous examinerons comment les systèmes de gestion des actifs numériques sont structurés, explorons les différences entre les bibliothèques et les archives dans la gestion des actifs numériques et présentons le profil des archives existantes utilisées aujourd'hui..
La gestion des ressources numériques commence lorsque vous appuyez sur le déclencheur et se termine uniquement lorsque la ressource est supprimée, si jamais elle est rejetée. Les systèmes de gestion des actifs numériques, y compris les bibliothèques et les archives, peuvent être configurés de différentes manières pour répondre à des priorités différentes, mais dans tous les cas, les mêmes tâches et fonctionnalités clés fonctionnent ensemble pour créer un système efficace permettant de gérer les actifs de bout en bout. Tous les systèmes de gestion des actifs numériques remplissent également les trois mêmes fonctions principales: sélection, préservation et accès..
«Nous sommes ce que nous recueillons. nous recueillons ce que nous sommes. »-Elisabeth Kaplan, archiviste à la George Washington University
Nous sélectionnons ce que nous voulons enregistrer. Nous ne pouvons pas sauver nos vies entières, alors nous sélectionnons les moments, les photographies et les vidéos que nous pouvons et que nous sauverons. Lors du processus de sélection, nous distinguons certaines images des autres et leur donnons une signification particulière. Nous compilons nos versions d’histoires lorsque nous choisissons de nous en souvenir et que nous voulons que les autres les voient..
Dans un système de gestion des actifs numériques, nous utilisons trois processus pour nous aider à trier et classer nos images numériques:
Une gestion des ressources numériques peut être créée à l'aide de la structure de fichiers du système d'exploitation d'un ordinateur..Nous devons préserver ce que nous avons choisi de conserver, en le protégeant du feu, de l’eau, du vol et des ravages du temps. Dans le monde numérique, nous devons également protéger nos images contre la suppression accidentelle, la corruption de fichiers et l'obsolescence. Dans la gestion des actifs numériques, la préservation implique des considérations de matériel, de support et de format:
Une collection d'images n'est pertinente que si nous pouvons accéder aux images. Nommer et trier les images sont les premières considérations à prendre en compte pour identifier les images, pour en suivre l'emplacement et pour nous aider à trouver l'image ou les images que nous recherchons. Cependant, la plupart des collections de ressources numériques sont trop volumineuses pour compter uniquement sur l'attribution de noms et le tri afin de nous aider à accéder à ce dont nous avons besoin. Nous utilisons donc un vocabulaire de mot clé contrôlé pour marquer les images avec des informations de classification et des descriptions..
La cohérence et la succession sont également des considérations critiques dans le maintien d'une archive accessible. Pour que tout système de catalogage réussisse, la structure, les noms et les balises doivent être normalisés et utilisés. L'utilisation des normes présente un autre avantage, à savoir que d'autres personnes peuvent contribuer à l'archive ou y accéder au besoin. Enseigner aux autres à accéder au système protège l'héritage des archives; si une seule personne comprend comment les images sont gérées, la connaissance des ressources va de pair avec la personne..
Chaque système de gestion d'actifs numériques dépend d'une archive quelconque. Une archive est à la fois la collection de matériel que nous conservons et le lieu de conservation. Dans le monde de la photographie et de la vidéo numériques, une archive est la collection d'images et de vidéos numériques que nous avons sélectionnées, stockées sur un support autre que celui utilisé dans le cadre du processus numérique principal..
Une archive bien structurée et maintenue aura les caractéristiques suivantes:
Sauver quoi que ce soit dans les archives est un gaspillage de ressources et rend les archives difficiles à naviguer et à utiliser.
La structuration et l'organisation d'une archive n'impliquent que quelques conventions de dénomination des composants, la structure de fichier, les mots-clés et le contrôle de version. Toutefois, ces composants doivent être utilisés et utilisés de manière cohérente pour qu'une archive fonctionne..
Heureusement, les coûts associés au stockage des ressources numériques diminuent et les supports de stockage occupent moins d'espace qu'auparavant. Néanmoins, il est tentant et facile de combiner des copies d’images de travail et d’archives et de les conserver comme une seule et même chose. Mais ils ne sont pas. Il est également facile de confondre archives et sauvegardes. Une archive n'est pas une sauvegarde, mais vous sauvegardez une archive.
Une archive peut être conservée indépendamment du système en fonctionnement, mais pour être efficace, une archive doit faire partie de tout système de gestion des actifs numériques que vous construisez..
Si les archives constituent le cœur de la gestion des actifs numériques, une bibliothèque de travail est le système circulatoire. Les bibliothèques de travail et les archives sont connectées et fonctionnent ensemble, mais ce sont des choses différentes. Les archives sont pour la conservation; les bibliothèques sont à utiliser.
Une bibliothèque de travail est l'endroit où nous collectons et gérons les images numériques. Nous distribuons souvent des images d'une bibliothèque à d'autres programmes pour les éditer, aux clients pour les revoir, à un tiers pour les imprimer, etc. Il est également courant d'avoir plusieurs copies d'images dans la bibliothèque. Par exemple, une copie peut porter un filigrane pour une utilisation Web et une autre peut être affinée pour être imprimée. Une bibliothèque de travail contient aussi probablement des images que nous ne considérons pas utiles à long terme.
En dépit de ces différences, nous pouvons et devrions gérer des bibliothèques de travail avec le même soin que nous apportons aux archives..
Le tableau suivant détaille les différentes fonctionnalités des archives et des bibliothèques:
| Les archives | Bibliothèques |
|---|---|
| Les archives contiennent des fichiers principaux ou originaux, fichiers uniques qui ne peuvent pas être remplacés. | Il peut y avoir d'autres copies des fichiers dans une bibliothèque, chacune avec des caractéristiques différentes (taille finie, par exemple), mais toutes les copies sont des dérivés d'un original. Les fichiers perdus ou endommagés peuvent être remplacés. |
| Les images archivées ont une valeur durable. | Les images dans une bibliothèque peuvent conserver une valeur durable ou avoir une valeur uniquement pour un but ou une période spécifique. |
| Les fichiers image ne circulent pas dans une archive. Si des fichiers archivés sont nécessaires, des copies sont créées pour être utilisées.. | Les fichiers circulent dans et autour de la bibliothèque; par exemple, à d’autres programmes pour édition, à des clients pour examen, ou à une agence sous-traitante pour impression ou utilisation dans un autre contenu. |
| Une archive est structurée et les fichiers sont organisés avec un système clair, compréhensible et cohérent. | Une structure de bibliothèque est organisée mais les fichiers sont en cours d'organisation; par exemple, nommé, trié, évalué et associé à un mot clé. |
| La structure de stockage utilisée pour une archive est très fiable mais n’est ni portable ni rapide. | Le stockage de la bibliothèque est structuré pour un accès rapide, facile et fréquent. |
| Les archives sont sauvegardées avec une option rentable et actualisées seulement chaque fois que l'archive est modifiée. | Les sauvegardes doivent constituer un système permanent et fiable de duplication de la bibliothèque. Les sauvegardes de la bibliothèque sont actualisées régulièrement. |
Tous les systèmes de gestion des actifs numériques disposeront d'une version de bibliothèque et d'archive, fonctionnant avec l'ensemble de principes commun abordé. Cependant, ces principes peuvent être appliqués de différentes manières afin de structurer un système de gestion des ressources numériques qui réponde aux besoins de l'utilisateur. Un système peut être aussi simple et petit que le système de gestion d’images sur un smartphone combiné à un service d’archivage en ligne. Un autre système pourrait être aussi vaste et complexe que n'importe lequel des archives nationales..
Pour avoir une idée des variations possibles dans la gestion des actifs numériques, j'ai étudié les types d'archives utilisées aujourd'hui. Nous examinerons de plus près les archives individuelles dans les prochains articles, mais pour le moment, une brève introduction vous donnera une idée de la diversité du monde de la gestion des actifs numériques..
Les gouvernements et les institutions publiques conservent des archives publiques. Les archives nationales, parfois appelées bibliothèques, agissent en tant que gardes d'archives publics. Ils capturent, conservent et rendent disponibles les documents et matériels créés par les activités du gouvernement. Cela comprend des documents sur des personnes, tels que les certificats de naissance ou des archives militaires, et des documents sur un gouvernement, tels qu'une constitution ou une charte..
Les archives nationales incluent également des matériaux issus des activités d’un gouvernement. Cela peut inclure de la correspondance, des chartes, des manuscrits, des travaux parlementaires, des livres blancs, etc. Le matériel comprendrait également des documents émanant de tribunaux et de divers organismes nationaux. Les Archives nationales du Royaume-Uni, par exemple, prétendent avoir des archives sur la généalogie, les taxes médiévales, les procès criminels, l'histoire des pays étrangers et même les observations d'OVNIS..
De 1999 à 2001, les Archives nationales américaines ont célébré le millénaire avec Picturing the Century, une exposition de photographies célébrant 100 ans de la vie américaine. Les photographies ont été tirées de plus de 8 millions d'images conservées par les Archives. Photographie de George W. Ackerman, «Un fermier lisant son journal de ferme», 1931. (Image mise à la disposition du public par les Archives nationales, article 33-SC-15754c.)Les archives nationales peuvent contenir des documents produits par des personnes d’importance nationale et des documents sur une nation produits par des personnes. Par exemple, les Archives nationales d’Australie ont installé une exposition d’objets et de documents appartenant à Stanley Melbourne Price, considéré comme un visionnaire de l’état international australien. Bibliothèque et Archives Canada possède une vaste collection de portraits réalisés par Yousuf Karsh. Ces photographies ont commencé dans les archives privées de Karsh, mais elles ont été acquises par Bibliothèque et Archives Canada, car les sujets photographiés (chefs d'État, scientifiques et artistes interprètes ou exécutants, par exemple) étaient des personnalités publiques qui ont influencé la société canadienne. La collection a également une valeur publique en raison de l'influence de la carrière de Karsh sur la photographie aux niveaux national et international..
Un projet intéressant entrepris par les Archives nationales du Royaume-Uni consiste à cataloguer et à publier des journaux de guerre datant de la Première Guerre mondiale. Le projet met les informations à la disposition du public afin que celui-ci comprenne mieux les réalités auxquelles les soldats sont confrontés. En même temps, le projet sollicite l'aide du public pour identifier certaines des personnes et des événements mentionnés dans les journaux et les montrer en photos..
Le contenu de toutes ces archives, y compris les images, est pertinent pour notre société. De plus, on suppose que la personne moyenne a le droit de savoir ce qu'il y a dans les archives et de pouvoir y accéder. Les archives sont donc réglementées et gérées par des institutions publiques avec la priorité de garantir la transparence et l'accès..
Les musées sont des entités publiques ou privées qui conservent des archives pour saisir, conserver et mettre à disposition des informations sur l'institution et ses fonds. Les archivistes sélectionnent des documents qui documentent les objectifs et les activités de l'institution. Parce que le but d'un musée est de collecter et d'interpréter des objets d'importance artistique, culturelle ou scientifique, ses archives contiennent des documents ayant une valeur à long terme pour la recherche sociale et historique ou la responsabilité institutionnelle. Un musée conserve des archives avec la priorité de la préservation à long terme et de l'éducation.
Les archives de la Smithsonian Institution sont un exemple intéressant d'archives de musée, car elles contiennent des documents documentant le travail de l'institution, ce qui inclut le développement d'une expertise en matière d'archivage et de conservation. Le Smithsonian établit des pratiques d'archivage et de conservation qui deviennent des normes pour la conservation des documents. En conséquence, les archivistes et les archives du Smithsonian sont devenus des sources d’information pour d’autres archives. L'un des projets de l'institution consiste à numériser et à archiver environ 3 millions d'images, ce qui signifie que le Smithsonian établit également des normes d'archivage en matière de gestion des actifs numériques..
Le Smithsonian est un modèle de progression archivistique. Quartier des archives anciennes, quatrième étage, bâtiment de la Smithsonian Institution, photo 1 de 11 (février 1970), provenant des archives de la Smithsonian Institution (SIA2011-1082 et SA-800).
Nouvelles archives. Stockage de collections pour les archives Smithsonian dans la Galerie de la capitale (2008) à partir des archives de la Smithsonian Institution (SIA-1024x76)D'autres organisations sociales non gouvernementales et à but non lucratif détiennent également des documents ayant une valeur sociale et historique pour le public. Amnesty International, par exemple, a rédigé des lettres d'archives, des photographies et des documents organisationnels produits et rassemblés par des équipes travaillant sur différentes questions relatives aux droits de l'homme. Ces documents démontrent la responsabilité de l'organisation et fournissent des informations sociales et politiques essentielles à la compréhension des problèmes nationaux et internationaux..
L'organisation de défense des droits de l'homme Witness est un autre exemple d'organisation sociale qui archive des informations sociales et politiques, mais qui, comme le Smithsonian, définit également des normes pour la collecte et l'archivage de ces informations. Witness travaille avec la vidéo là où le Smithsonian travaille avec des images fixes. L'un des objectifs de l'organisation est de plaider en faveur de médias sonores, de politiques et de normes technologiques afin que la vidéo soit un élément de preuve viable..
Les archives privées sont celles conservées par des sociétés, des organisations et des individus. Les archives peuvent être petites ou volumineuses, mais dans tous les cas, l'accès aux archives est limité à celles autorisées par le propriétaire ou le responsable des archives. Les archives privées ont souvent, mais pas toujours, un but spécialisé. Ils sont gérés dans un système avec une structure qui répond aux besoins individuels du propriétaire en matière d'archive..
La photothèque Mary Evans est un exemple intéressant d'archive privée. Créée en 1964 par Mary Evans et son mari Hilary, la bibliothèque rassemble des images, illustrations et photographies historiques créées par des artistes «ordinaires» non représentés dans les galeries d'art et les musées. La bibliothèque rend ces images disponibles sous licence pour un usage commercial. La bibliothèque possède une collection numérisée massive: environ un demi-million d’images en ligne et environ 500 nouvelles images ajoutées chaque semaine. La bibliothèque représente également un certain nombre de bibliothèques plus petites, privées et à but lucratif.
Il peut également arriver que des documents privés ou conservés dans des archives privées présentent un intérêt public. Une de ces archives - un autre exemple intéressant d’archive privée - est celle établie en Italie par Saverio Tutino. Tutino a rassemblé des mémoires, des lettres, des journaux intimes et des notes écrites par des ouvriers, des agriculteurs et des gens du peuple italiens, et a mis la collection à la disposition du grand public. Les archives sont devenues si connues que son siège, Pieve Santo Stefano, est maintenant connue sous le nom de City of Diaries. Les Italiens continuent de faire don de leurs documents aux archives. Celles-ci sont devenues une source d'informations précieuse pour les artistes, les romanciers et les auteurs dramatiques..
Il existe bien entendu également des archives plus ordinaires dans le secteur privé. Vous pouvez trouver des archives commerciales où vous vous attendez à les trouver; par exemple, dans une archive de presse. Les archives d'images de la Presse canadienne proposent des travaux créés par des photojournalistes de la Presse canadienne et d'autres agences de photographie. En plus de fournir des photos d'actualité à des fins commerciales, les archives d'images de la presse canadienne sont une source d'informations pour les portraits et les photographies de célébrités..
La dernière archive que je souhaite introduire dans cet article est le projet de Flickr, The Commons. The Commons a pour mission de cataloguer les photographies trouvées dans les archives photographiques publiques afin d’accroître l’accès du public à ces collections. Le projet a été lancé à la Bibliothèque du Congrès en 2008 et a depuis pris de l'ampleur pour inclure plus de 100 institutions participantes..
Le grand public est invité à contribuer au projet en fournissant des informations et des connaissances sur les images. L'objectif étant de collecter autant d'informations que possible, tout membre de Flickr peut ajouter des tags ou des commentaires à une image. Il n'y a pas de vocabulaire contrôlé par mot clé. Flickr laisse plutôt bon sens, insultant les membres: «Si vous êtes un imbécile, honte à vous. C'est pour le bien de l'humanité, mec!
Les systèmes de gestion des actifs numériques peuvent être grands ou petits, simples ou complexes. Ils peuvent être construits sur des systèmes éprouvés ou développés en tant que modèles de pointe. Mais tous les systèmes de gestion des actifs numériques sont conçus pour offrir trois fonctions: sélection, conservation et accès. Et tous les systèmes de gestion des ressources numériques auront un processus d'archivage pour conserver les images originales et de qualité, ainsi qu'une sorte de bibliothèque pour gérer les images utilisées et diffusées..
Le meilleur système de gestion des ressources numériques que vous pouvez créer sera celui qui repose sur des ressources qui répondent à vos besoins, objectifs et intérêts..
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