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S'il y a une chose au cœur de tout ce que fait Tuts +, ce sont les gens. Nous avons actuellement dix rédacteurs et producteurs de cours qui, à leur tour, s’associent avec un groupe de gestionnaires, de réviseurs, d’assistants et d’analystes. Certains de ces rédacteurs travaillent avec une centaine d'instructeurs différents au cours d'une année donnée et aux quatre coins du monde. Lorsque vous commencez à multiplier ces chiffres ensemble, cela équivaut à un très grand groupe de personnes, qui travaillent toutes ensemble pour créer des tutoriels et des cours cohérents dans leur approche et leur qualité. En principe, c'est assez simple. En exécution, ce n'est pas un mince exploit.
Nous utilisons plusieurs outils de communication et de gestion de projet chez Tuts +, mais nous avons récemment mis en place un nouveau flux de travail très spécifique pour la planification, la mise en service et la révision de notre contenu. L’objectif est d’améliorer la vie de toutes les personnes impliquées dans la rédaction de Tuts +, afin que nous puissions faire encore plus de belles choses à apprendre pour vous..
Notre équipe éditoriale est presque entièrement éloignée (du siège à Melbourne), dispersée dans le monde entier, dans des fuseaux horaires différents. La liberté de choisir quand et comment travailler est intégrée dans le travail. C’est un avantage important et c’est en grande partie la raison pour laquelle travailler pour Tuts + est une si bonne chose. Cependant, à mesure que l'équipe grandissait et se diversifiait au fil des ans, les flux de travail devenaient de plus en plus disparates, de même que le produit final. Il est devenu évident que si nous voulions une stratégie de contenu plus cohérente et unifiée, nous devions commencer à fonctionner plus comme une équipe..
Une fois que le besoin de changement a été reconnu, nous avons passé des mois à essayer de trouver un équilibre entre autonomie et cohérence. Depuis lors, nous avons mis à jour nos processus et nos directives à tous les niveaux et complètement modifié notre approche de la planification et de la création de contenu. Un élément clé de ce processus a été l’examen approfondi et la redéfinition de notre processus de mise en service éditorial..
Il est devenu évident que si nous voulions mettre tout le monde sur la même page et offrir un niveau de transparence accru pour les flux de travail de planification du contenu de l'ensemble de notre équipe, nous devions mettre en œuvre un flux de travail cohérent pour chaque sujet et catégorie..
Cette approche comporte intrinsèquement des objectifs ambitieux. Pour être vraiment utile, il devrait suivre le statut de chaque tutoriel et cours publié sur le réseau, tout en servant de processus de documentation important pour les principaux points de communication derrière chaque contenu individuel. Une bonne quantité de conversation et de décisions entre les rédacteurs et les instructeurs intervient dans tout ce que nous publions. Il est important d'extraire le plus possible cette communication du courrier privé, afin que les autres membres de l'équipe puissent participer..
Avec une telle richesse d'applications de gestion de projet, de collaboration et d'édition disponibles de nos jours, choisir une plate-forme pour faire avancer notre équipe était plus difficile que vous ne l'imaginiez..
Le meilleur conseil dans cette situation est: oubliez le logiciel. Au lieu de rechercher des outils sur lesquels baser le nouveau flux de travail, nous avons plutôt créé le flux de travail indépendamment de toute application, puis avons cherché autour de nous pour voir quelle solution.
À ce stade, il était nécessaire de résumer les aspects universels du processus éditorial en étapes claires. Chaque éditeur Tuts + a ses propres méthodes et flux de travail préférés. Nous avons dû nous demander: quelles étapes fait un tutoriel ou un cours typiquement parcourir son parcours de la conception à la réalisation?
Finalement, nous sommes arrivés à un diagramme simple décrivant l’ensemble du processus. Quelle que soit la qualité de la personnalisation et de la spécificité du flux de travail de tout éditeur, il est fort probable que cette étape inclue ces étapes élémentaires..
Armés d'une compréhension précise de la manière dont le système fonctionnerait, nous pouvons maintenant procéder pour trouver un outil facilitant le processus..
Des applications d'écriture collaborative étaient disponibles (nous avons déjà un CMS). Nous avions besoin d'un outil de communication, pas d'un outil d'écriture. L'évolutivité et la flexibilité étaient toutefois essentielles. Si nous devions ajouter plus de cent instructeurs, travaillant tous indépendamment et discutant avec leur éditeur, la quantité de contenu rendrait-elle l'application difficile à utiliser?
Après avoir appliqué ces idées et gardé le flux de travail souhaité à l’esprit, une application s’est imposée comme le grand gagnant.
Dès que nous avons commencé à améliorer notre processus éditorial, nous avons examiné Trello, mais nous l'avons rapidement rejeté en raison de son approche simpliste. Cependant, plus nous le comparions au diagramme, plus il était logique de faire en sorte que chaque élément de contenu se déplace horizontalement, dans le flux de travail. Si chaque didacticiel était une carte et que chaque étape du processus constituait une liste, les participants pourraient facilement faire glisser les didacticiels d'une étape à l'autre et suivre leur progression au fur et à mesure de leur progression dans le système..
Il s'avère que Trello seulement apparaît simpliste. Sous le capot, il cache un ensemble de fonctionnalités vraiment impressionnant. Voici quelques-unes des fonctionnalités organisationnelles qui vous aident à réduire l'encombrement de Trello:
Comme la plupart des outils de gestion de projet, Trello vous permet d'affecter des personnes spécifiques à une tâche (autant que vous le souhaitez) et d'appliquer des dates d'échéance, qui servent ensuite à déclencher des rappels et des notifications..
La nature visuelle de chaque tâche est un aspect important de Trello. Les avatars des utilisateurs assignés apparaissent sur les cartes, accompagnés d'étiquettes colorées facilitant la consultation et de vignettes de pièces jointes permettant une identification immédiate. Le manque d’activité sur une carte réduira son opacité. Ainsi, tout ce qui ne reçoit pas l’attention qu’il mérite mérite visiblement s’efface. Il y a même un mode respectueux des couleurs qui, lorsqu'il est activé, distingue les zones colorées en ajoutant des arrière-plans à motifs.
Enfin, et surtout pour nous, le volume de cartes sur un «tableau» occupé peut être rapidement réduit en filtrant en fonction de la personne, du sujet, du mot clé, etc..
En bref, Trello correspond très bien à notre processus éditorial souhaité.
Une partie importante de tout ce processus consistait à réaliser qu’il n’y aurait pas une seule application conçue pour nos besoins précis..
Le domaine clé qui manque à Trello est la capacité de faciliter les discussions de groupe. Dans les processus où les discussions de groupe occupent une place centrale, Basecamp est une solution bien meilleure qui facilite beaucoup le démarrage et le suivi d'une conversation en équipe..
Cela dit, Trello cultive le sens de la communauté. Tous les membres d'un conseil, qu'ils soient rédacteurs en chef, gestionnaires ou instructeurs, ont le sentiment qu'ils sont les bienvenus pour participer à une tâche ou à une conversation. Les avatars mettent des visages sur les noms, des discussions s'ensuivent et des liens d'équipe se forment.
En 2013, il n’existait pas d’endroit unique où nous pouvions prendre rapidement et facilement le pouls de l’ensemble de notre contenu à venir. Il n’existait pas non plus de moyen rapide de transférer un sujet (tout le contenu en cours, tous les instructeurs pertinents et les futurs plans de contenu) à un nouvel éditeur, de façon temporaire ou permanente..
Nous avons maintenant tout cela et bien plus encore, bien que la mise en œuvre de notre nouveau flux de travail ait été une courbe d'apprentissage. Voici quelques-unes des leçons les plus importantes que nous avons eues en chemin:
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