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De nombreux systèmes de messagerie tels que Gmail, Yahoo !, et Outlook autorisent les threads de messagerie. Que vous dirigiez votre propre entreprise ou travailliez pour une entreprise, les messages threadés sont un excellent outil pour vous assurer que tous les membres de votre équipe sont à jour avec les informations du projet..
Dans ce didacticiel, je vous présente neuf pratiques recommandées pour configurer et utiliser correctement les fils de messagerie afin que vous puissiez maintenir la conversation en mouvement et vous assurer que vous n'envoyez que des messages importants aux membres de votre équipe auxquels vous devez vous adresser..
Fil de discussion de groupe (graphiques)Remarque: Bien que la version de bureau de Gmail soit utilisée ici pour illustrer ces principes de messagerie de groupe, beaucoup d'entre eux s'appliquent également à d'autres systèmes de messagerie populaires..
Aussi, bAvant de vous plonger dans ce didacticiel utile, téléchargez notre nouvel eBook (GRATUIT): Le guide ultime de la gestion de la boîte de réception zéro. Il contient de nombreuses stratégies de messagerie professionnelles que vous pouvez rapidement utiliser..
Un fil de discussion traite les courriers électroniques apparentés comme une discussion en les conservant dans votre boîte de réception. Dans Gmail, tout ce que vous avez à faire pour créer une discussion avec un fil de discussion est d'appuyer sur Répondre à tous en répondant à un email.
Soyez prudent lorsque vous utilisez un fil de conversation par courrier électronique.. Dans Gmail, si vous pouvez modifier l’objet lorsque vous répondez à un email, l’email contenant l’objet modifié devient un nouveau fil de discussion. Le message ne fait plus partie du fil de discussion d'origine, même s'il est lié au sujet..
De nombreux professionnels apprécient le threading et encouragent leur utilisation pour les raisons suivantes:
Email fileté dans la boîte de réception GmailL'e-mail ci-dessus est une conversation thématique sur le projet XYZ tel qu'il apparaît dans la boîte de réception Gmail. Il y a quatre participants à la conversation même si trois seulement s'affichent. Il y a six messages dans le fil, comme indiqué par le chiffre 6 entre parenthèses après la liste des participants..
Malgré les avantages, il peut y avoir des inconvénients aux emails filetés. En voici quelques uns:
Nous aborderons certains de ces inconvénients plus tard dans ce didacticiel avec notre liste des meilleures pratiques. Pour l'instant, voyons comment créer et utiliser le threading de messagerie.
Pour en savoir plus sur tous les types de courrier électronique, consultez notre sélection de tutoriels sur les courriers électroniques concernant Envato Tuts.+.
Vous devez comprendre trois techniques de base pour utiliser les threads de messagerie:
Examinons chacune de ces techniques séparément. Voici un guide rapide des bases du thread Gmail:
Si vous utilisez Gmail, vous avez de la chance. Les messages threadés, également appelés vue Conversation, sont les messages par défaut. Pour activer (ou désactiver) les messages liés, procédez comme suit:
Clique sur le Réglages bouton à l'extrême droite de l'écran pour afficher le Réglages menu.
Menu Paramètres Gmail Faites défiler jusqu'à la Conversation Voir option. Sélectionnez le bouton bascule pour activer Conversation Voir Allumé ou éteint.
Conversation Gmail vue sur De nombreux autres systèmes de messagerie vous permettent également d'utiliser des messages threadés. Dans Yahoo! Mail, par exemple, le processus est très similaire à celui de Gmail. Vous pouvez activer ou désactiver les messages à fil en activant (ou désactivant) les conversations via le Réglages menu.
Vous réaliserez peut-être que vous avez laissé quelqu'un hors d'une conversation enchaînée qui devrait être inclus. Ou, vous voudrez peut-être supprimer quelqu'un du fil parce qu'il ne travaille plus sur le projet.
Si vous utilisez Gmail, il est facile d’ajouter ou de supprimer un destinataire à un fil de discussion. Il vous suffit de modifier le Cc champ avant d'envoyer votre prochaine réponse au fil.
1. Ajouter un contact
Voici comment ajouter un contact à un message fileté dans Gmail:
Cliquez sur Répondre à tous au bas du message.
Gmail Répondre à toute la sélectionCliquez n'importe où dans le champ où se trouvent les adresses électroniques afin de voir le À terrain et Cc champ. Ensuite, cliquez sur le Cc pour afficher votre liste de contacts. Enfin, cochez la case en regard du contact que vous souhaitez ajouter au fil de discussion..
Sélectionnez un contactTapez et envoyez le message comme vous le feriez normalement.
2. Supprimer un contact
Voici comment supprimer un contact d'un message fileté dans Gmail:
Cliquez sur Répondre à tous au bas du message. Ensuite, cliquez n'importe où dans le champ où se trouvent les adresses électroniques pour que vous puissiez voir le message. À terrain et Cc champ. Vous devriez également voir une liste d'adresses e-mail avec un "X"après chaque nom.
Supprimer le contact dans GmailClique sur le "X"derrière le nom de la personne que vous souhaitez supprimer du fil de discussion. Tapez et envoyez le message comme vous le feriez normalement..
Mise en garde: Si vous supprimez une personne du fil de discussion, cette personne cesse de recevoir des messages de ce fil. Ils ne sauront pas qu'ils ont été supprimés ni auront la possibilité de demander à être inclus. Avant de supprimer un interlocuteur d'une conversation en thread, il est judicieux de vérifier et de lui demander s'il accepte de le supprimer..
Pointe: Vous pouvez envoyer un e-mail privé dans un fil en supprimant tous les destinataires, à l'exception de la personne pour laquelle vous souhaitez recevoir le message. Lorsque vous êtes prêt à envoyer un message à tous les destinataires, sélectionnez simplement Répondre à tous du message avant le message privé. (Si vous sélectionnez Répondre à tous À partir du message privé, seul le destinataire reçoit le nouveau message.)
Que se passe-t-il si vous êtes impliqué dans une conversation en plusieurs parties mais que vous prenez une pause du projet pendant quelques semaines? Vous ne voudrez peut-être pas recevoir les courriels du projet pendant vos vacances.
Avec Gmail (et de nombreux autres systèmes de messagerie), vous pouvez mettre en sourdine une conversation avec fil. Couper la conversation signifie que vous ne verrez pas les messages liés à la conversation.
Lorsque vous retournez au travail et que vous êtes prêt à rejoindre le projet, vous pouvez réactiver la conversation..
Voici comment mettre en sourdine une conversation dans Gmail:
Ouvrez votre boîte de réception Gmail et sélectionnez le message que vous souhaitez désactiver. Ensuite, cliquez sur le Plus bouton vers le haut de votre boîte de réception.
Appliquer muetClique le Muet option au bas du menu contextuel.
La conversation est retirée de la Primaire onglet de votre boîte de réception.
Il est tout aussi facile de réactiver la conversation:
Clique le Plus option à gauche de votre boîte de réception. Il est situé sous la Brouillons option. Ensuite, cliquez sur le Tout le courrier option. Tous les messages sont affichés, y compris ceux qui se trouvent dans le dossier des brouillons et ceux qui ont été mis en sourdine..
Désactiver les fils de discussionSélectionnez le message que vous souhaitez réactiver et cliquez sur le bouton Plus bouton. Ensuite, sélectionnez le Activer le muet option au bas du menu contextuel. Cette conversation s'affiche dans votre boîte de réception au prochain ajout d'un message..
Si vous ne voulez pas attendre un nouveau message pour voir la conversation dans votre boîte de réception, sélectionnez le message et cliquez sur le bouton Déplacer vers la boîte de réception option.
Examinons quelques meilleures pratiques pour les messages threadés:
Si vous souhaitez utiliser des messages liés, le meilleur moyen de commencer consiste à définir des règles de base. Organisez une réunion des membres de l'équipe et discutez de la manière dont le message fileté doit être utilisé. Résoudre des problèmes tels que la fréquence à laquelle un message doit être envoyé, à quel moment ajouter un contact et quels types de messages ne doivent pas être inclus dans le fil de discussion.
Si vous ne pouvez pas rencontrer votre équipe, envisagez d'envoyer les règles de base comme votre premier message dans le fil de conversation du groupe. N'oubliez pas que s'il s'agit de votre premier message, il apparaît en bas du message fileté dans Gmail. Les membres devront faire défiler l'écran pour s'y référer.
Une des raisons pour lesquelles les fils de messages deviennent trop longs est que les membres de l'équipe s'écartent du sujet initial de la conversation. Lorsque vous définissez les règles de base, veillez à souligner l’importance de rester sur le sujet..
Les membres ne devraient ajouter des questions que lorsqu'elles concernent plus d'une personne. Une question personnelle telle que «Puis-je avoir l'après-midi libre pour un rendez-vous chez le médecin?» N'ajoute rien à la conversation. Ces messages ne doivent pas être inclus dans le fil de discussion. Ils devraient plutôt être envoyés sous forme de messages directs au destinataire.
Trop de réponses peuvent encombrer le fil et le rendre plus long et plus difficile à suivre. Lorsque vous définissez les règles de base, définissez la fréquence d'envoi des messages. Par exemple, la plupart des projets bénéficient de l’ajout de statuts hebdomadaires au fil de conversation..
Les réponses à un mot telles que «Merci», «OK» ou «Compris» ajoutent peu de valeur à la conversation. Si chaque membre d'une équipe de cinq membres envoyait un message de ce type, cinq nouveaux messages seraient ajoutés au fil de conversation..
Les personnes qui sont indiquées sur votre message sont vos participants. Ces personnes peuvent voir les noms et les adresses électroniques de chacun. Ce sont les personnes qui participent au fil de conversation.
Il peut arriver que vous vouliez que quelqu'un voie la conversation sans y participer. Par exemple, vous pouvez souhaiter que votre responsable voie le fil de discussion même s'il ne participe pas directement au projet. Ajouter une personne au Avant JC champ permet à cette personne de voir la conversation sans que les autres ne s'en rendent compte.
Les outils de messagerie peuvent vous aider à obtenir plus de votre système de messagerie. Utilisez ces add-ons de messagerie chaque fois que vous les trouvez utiles. Voici deux exemples d'outils de messagerie utiles:
Les dossiers (appelés étiquettes dans Gmail) constituent un moyen simple de garder trace de vos e-mails liés au projet. Vous pouvez les filtrer en une étiquette (dossier). Vos étiquettes apparaissent sur le côté gauche de votre boîte de réception. Vous pouvez également les configurer pour les afficher en haut de votre boîte de réception..
Au lieu de votre boîte de réception, votre message relatif au projet puis aller directement à votre dossier de projet.
Si vous avez beaucoup de conversations en cours, les étiquettes peuvent garder vos fichiers organisés. Voici comment définir des libellés dans Gmail:
Gérer les étiquettesSélectionnez le Gérer les étiquettes option du menu contextuel. Lorsque vous y êtes invité, tapez le nom de votre nouvelle étiquette..
Tapez le nouveau nom de l'étiquetteTous les futurs messages électroniques de ce fil de conversation seront envoyés à l’étiquette de projet (dossier) que vous avez créée..
Chaque fois que vous utilisez un courrier électronique, vous avez la tentation de répondre rapidement et sans réfléchir. Vous pouvez également laisser l'émotion s'infiltrer dans la discussion sans vous en rendre compte, ce qui peut affecter le moral de l'équipe..
Vérifiez toujours vos réponses par e-mail avant de les ajouter au fil de discussion. Rappelez-vous, un email non professionnel reflète mal sur vous.
Pour en savoir plus sur la création de courriels professionnels, consultez ces didacticiels Envato Tuts +:
En dépit de tous vos efforts, quelques messages indépendants peuvent s'introduire dans le fil de conversation du groupe. Ne t'inquiète pas. De nombreux systèmes de messagerie tels que Gmail et Yahoo! Mail vous permet de supprimer les messages indésirables du fil de discussion sans supprimer toute la conversation..
Voici comment supprimer un message indésirable à l'aide de Gmail:
Supprimer un message de votre filSélectionnez le Supprimer ce message option du menu contextuel.
Remarque: Si certains membres de l'équipe utilisent un système de messagerie qui ne prend pas en charge les messages liés, le message supprimé peut toujours exister dans leur système de messagerie..
Si vous êtes habitué à utiliser les threads de messagerie de groupe pour atteindre certains de vos collègues, il peut être tentant de laisser le fil de discussion continuer à répondre à vos besoins. Ne le fais pas.
Une bonne règle est de mettre fin à la discussion du projet à la fin du projet. Même si vous démarrez un nouveau projet avec les mêmes membres de l’équipe, n’utilisez pas l’ancien fil d’e-mail du groupe, car il risque de devenir trop long. Au lieu de cela, démarrez un nouveau fil.
Votre façon de gérer les discussions sur les courriers électroniques est un excellent outil à avoir dans votre arsenal de stratégies de messagerie. Mais il est tout aussi important de rester au-dessus des messages dans votre boîte de réception..
Ne laissez pas votre boîte de réception se désorganiser. Apprenez à bien gérer vos emails. Passez moins de temps dans votre boîte de réception tout en traitant vos messages plus efficacement.
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L'email est important. C'est une grande partie de toute communication d'entreprise. En apprenant à bien utiliser votre outil de messagerie, vous pouvez gérer votre communication professionnelle plus efficacement..
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