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Pourquoi est-ce arrivé? Comment pouvons-nous y arriver? Ces deux questions, toutes deux d’une importance cruciale dans les milieux d’affaires, sont essentiellement les mêmes..
Comment deux questions si différentes peuvent-elles être identiques? Après tout, l’un implique l’analyse d’un événement passé, tandis que l’autre implique la planification de l’avenir. La réponse est simple: dans les deux cas, vous posez la même question de base, à savoir: «quelle chaîne d'événements engendre un résultat particulier?». Que vous souhaitiez planifier une chaîne d'événements ou regarder en arrière pour mieux comprendre un, vous pouvez utiliser le même outil: Analyse des causes et des effets.
L'analyse des causes et des effets est généralement utilisée pour comprendre pourquoi une erreur s'est produite. Votre produit échoue, vos clients sont frustrés et vous perdez de l'argent. Mais pourquoi? Après tout, tout allait bien jusqu'à il y a trois mois. En analysant le processus de production, vous pourrez peut-être identifier les problèmes à blâmer. Une fois que vous avez déterminé où se situent les problèmes, vous pouvez les résoudre et mettre en place des politiques visant à éviter que ces mêmes problèmes ne se reproduisent..
L'analyse des causes et des effets peut également vous aider à reproduire un résultat positif. Par exemple, ce mois-ci, votre équipe a pour la première fois dépassé ses objectifs de vente. Qu'est-ce qui s'est bien passé? Il est facile de dire «nous avons eu de la chance», mais la plupart du temps, nous faisons ou du moins encourageons notre propre chance. Quels sont donc les éléments qui ont contribué à rendre les appels de vente de ce mois-ci beaucoup plus efficaces qu'auparavant??
Bien que l'analyse des causes et des effets soit généralement utilisée pour comprendre ce qui s'est passé (généralement afin d'éviter que cela ne se reproduise), elle peut également être utilisée pour aider à planifier l'avenir. Comment? Plutôt que d'essayer d'expliquer un résultat existant, il est possible de créer un résultat souhaité, puis d'analyser les éléments nécessaires pour obtenir le résultat souhaité. Une fois que vous avez une idée précise de ce qui est nécessaire, il est beaucoup plus facile de créer un plan d’action susceptible de réussir..
Étant donné que le processus d'analyse implique la décomposition de l'ensemble en un ensemble de parties individuelles, vous pouvez également utiliser le graphique créé via l'analyse des causes et des effets pour déterminer qui doit assumer la responsabilité de chaque aspect du projet. Si vous avez passé beaucoup de temps sur le processus, vous pouvez même avoir le début d'une liste de tâches à effectuer pour divers membres de l'équipe de projet..
L’analyse des causes et des effets, telle qu’elle est menée dans les affaires aujourd’hui, est l’une des nombreuses innovations japonaises destinées à améliorer la qualité et le contrôle de la qualité. Le processus est conduit en utilisant une carte en arête de poisson (ainsi nommée car elle ressemble à un squelette de poisson), également appelée diagramme d'Ishikawa. Les diagrammes Ishikawa ont été conçus dans les années 1960 par Kaoru Ishikawa, qui gérait le contrôle de la qualité des processus du chantier naval de Kawasaki..
Modèle de diagramme en arête de poisson: utilisez cet outil pour identifier les causes d'un problème commercial. L’approche par diagramme en arête de poisson pour l’analyse de cause à effet utilise un diagramme standard pour encourager le brainstorming et présenter les résultats de manière visuelle. Une fois le tableau terminé, il est possible d’analyser les résultats ensemble et de déterminer les facteurs les plus importants pour résoudre un problème ou réussir. L'analyse des causes et des effets comporte quatre étapes. Ils incluent l'identification du problème ou de l'objectif, la réflexion, l'analyse et l'élaboration d'un plan d'action.
Toute l'équipe doit accepter pour que le processus réussisse. Le but ou le problème est alors écrit sur la "tête" du poisson. Disons que l'objectif de l'équipe est de s'assurer que les rapports de vente sont complétés à temps, à la fin de chaque mois. Une fois que l'équipe accepte, l'animateur trace une ligne avec une boîte ou une «tête de poisson» à la fin. Le but est écrit dans la boîte.
Figure 1: L'objectif ici est de fournir des rapports de ventes mensuels à temps. Que faudra-t-il pour que votre équipe de vente, vos responsables et votre rédacteur de rapport travaillent ensemble et produisent les rapports nécessaires dans les meilleurs délais? Il est souvent utile de commencer par les six domaines généraux les plus susceptibles d’avoir un impact sur presque tous les projets d’entreprise; ceux-ci deviennent les os primaires du poisson.
Ces six domaines, cependant, ne sont pas obligatoires; le site Web de l'État de Caroline du Nord énumère les autres options suivantes:
Même ceux-ci, cependant, ne sont que des suggestions. De nombreuses organisations proposent leurs propres catégories, sélectionnées pour refléter leur situation réelle.
Figure 2: Les catégories uniques de production, de recherche, de distribution et d'écriture sont identifiées comme étant les catégories reflétant ce problème commercial.. La deuxième étape se poursuit avec des détails supplémentaires sur le brainstorming basés sur des catégories générales. Quelles personnes sont nécessaires pour atteindre l'objectif? Chaque nouveau détail est indiqué par une nouvelle ligne perpendiculaire à l'os le précédant. Au fur et à mesure que les détails sont ajoutés au cours du processus de brainstorming, plus «d'os» sont ajoutés au graphique; dans certains cas, le graphique peut sembler très complexe, car il y a tellement de niveaux de détail à prendre en compte.
Figure 3: Des problèmes spécifiques sont ajoutés à chaque catégorie, formant le détail (os) du diagramme.. Passez du temps à examiner le tableau. Voyez-vous les mêmes besoins ou préoccupations surgir dans des endroits différents? Quels sont les éléments les plus critiques sans lesquels vous êtes certain d’échouer?
Lorsque vous et votre équipe regardez le tableau, il est très probable que des thèmes majeurs commencent à émerger. Vous allez entourer ces thèmes sur la carte en arête de poisson, puis les organiser sur une page distincte. Vous voudrez peut-être organiser les thèmes principaux par leur importance ou par ordre chronologique..
Sur la base de votre diagramme en os de poisson et de votre analyse, un ensemble de priorités claires devrait apparaître. Ces priorités vous aideront à élaborer un plan pouvant être mis en œuvre immédiatement..
Comme tout autre outil de travail, l’analyse des causes et des effets est aussi efficace que les personnes impliquées dans le processus. Il est facile de faire un mauvais travail d'identification du problème et des causes - et si la première partie du processus est mal exécutée, les résultats seront moins utiles. C'est pourquoi il est essentiel d'avoir un responsable qui connaît le processus et pourquoi il est si important que les personnes impliquées dans l'analyse comprennent parfaitement le problème et puissent réfléchir de manière réaliste aux solutions..
Nursing Times décrit l’utilisation d’un diagramme en os de poisson dans l’analyse des causes et des effets pour déterminer les causes des problèmes liés aux longues files d’attente dans une clinique. Le processus a été très efficace pour le groupe et a débouché sur quelques idées novatrices, notamment «définir la nécessité d’un système de suivi des notes des patients et envisager de transférer la clinique externe dans une clinique disposant de plus d’espace». , ils ont élaboré un plan d’action spécifique, assorti de tâches et de délais. Vous pouvez voir une version simplifiée du graphique qu'ils ont créé:
Figure 4: Exemple de problème de temps d'attente d'un patient. Pourquoi ce processus a-t-il si bien fonctionné? L'auteur a déclaré: «Avoir un animateur était essentiel pour faire avancer les discussions, car cela permettait au groupe de se concentrer sur le problème actuel, tandis que quelqu'un d'autre animait la session.» Elle décrit également certains outils utilisés par le groupe pendant le processus de brainstorming, notamment le Six Sigma. outil appelé «les cinq pourquoi», qui consiste à explorer des causes apparentes jusqu'aux problèmes profonds.
L'analyse des causes et des effets peut être un bon outil pour votre organisation ou peut créer plus de problèmes qu'elle n'en résout. En bout de ligne, si votre équipe n'a pas le temps, l'autorité, la perspicacité ou le leadership nécessaires pour entreprendre une analyse de cause à effet significative, vous risquez de perdre du temps tout en créant des interactions négatives et de la frustration parmi les membres de votre équipe..
Pour déterminer si cet outil est susceptible de vous être utile, consultez cette liste de contrôle; Si vous trouvez que vous répondez «oui» à la plupart des questions, alors l'analyse de cause à effet peut être un bon choix..
Si vous vous sentez prêt à entreprendre une analyse de cause à effet, félicitations! Vous êtes sur la bonne voie pour améliorer le processus permettant d'atteindre vos objectifs.
Crédit graphique: Fish-Skeleton conçu par Gilad Fried du projet Noun.
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