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Si vous possédez une entreprise, vous savez déjà à quel point vos courriels Microsoft Outlook sont importants. C'est ainsi que vous communiquez avec les clients et peut-être aussi comment vous recevez les commandes. Vous voulez vous assurer et sauvegarder les informations de votre compte MS Outlook afin de ne perdre aucune information vitale de votre entreprise. Si vous utilisez Microsoft Outlook pour vos besoins personnels, par exemple pour communiquer avec des amis et des membres de la famille ou pour aller à l'école, ces courriels sont également importants..
De nombreux utilisateurs de messagerie, même les professionnels, ne pensent pas à la quantité d'informations réellement stockée dans leur système de messagerie. Ils ne pensent pas à la façon de sauvegarder les emails Outlook avant qu'il ne soit trop tard et ils ont déjà perdu des informations..
Ça ne doit pas être comme ça pour toi. Si vous avez besoin d’apprendre à sauvegarder des emails Outlook, ce tutoriel est pour vous. Vous apprendrez différentes méthodes de sauvegarde Outlook, allant de l’exportation d’e-mails d’Outlook à l’enregistrement d’un courrier électronique au format Outlook PST, etc. Nous verrons également comment sauvegarder d'autres données MS Outlook telles que les informations de contact, etc. Enfin, vous découvrirez quelques compléments MS Outlook pouvant vous aider à sauvegarder vos e-mails Outlook..
Avant d'aller plus loin dans l'apprentissage de l'utilisation de Microsoft Outlook, assurez-vous de récupérer notre eBook gratuit: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. Il regorge de stratégies d'organisation de la boîte de réception et de conseils pratiques pour gérer plus efficacement tous vos messages entrants..
Vous ne pensez peut-être pas à sauvegarder vos messages électroniques MS Outlook, mais vous devriez le faire. Que faire si vous avez perdu l'accès à votre compte de messagerie? Toutes les informations de courrier électronique stockées dans votre compte auraient disparu. Si vous utilisez votre compte de messagerie Outlook pour les entreprises, vous ne voulez pas que cela se produise
Le plus souvent, les utilisateurs perdent l'accès à leurs comptes de messagerie lorsqu'ils oublient leur mot de passe. Bien sûr, vous pouvez généralement prendre des mesures pour récupérer l'accès à votre courrier électronique, mais ces étapes peuvent prendre beaucoup de temps..
L'autre raison pour laquelle les gens perdent l'accès à leurs comptes de messagerie est parce que leur compte a été piraté. Si votre compte de messagerie Outlook a été piraté, il vous sera peut-être difficile d'accéder à nouveau. Si cela se produit et que vous avez un fichier de sauvegarde Outlook actuel, vous aurez au moins vos données de courrier électronique sauvegardées..
N'oubliez pas de sauvegarder vos courriels les plus importants séparément. Certains courriels contiennent des informations vitales pour votre entreprise: un contrat, une proposition ou même une facture. Vous voudrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour vous assurer de disposer d'une sauvegarde supplémentaire de tous les courriels contenant des documents commerciaux ou des discussions cruciaux. Nous vous montrerons exactement comment procéder dans les étapes suivantes..
Apprenez à sauvegarder rapidement des e-mails Outlook à l'aide de fichiers PST dans cette courte vidéo:
Maintenant que vous avez compris l’importance de la sauvegarde de vos informations de messagerie Outlook, il est temps de commencer à apprendre à le faire. Dans cette section, je vais vous montrer six méthodes pour sauvegarder votre courrier électronique Microsoft Outlook:
Le premier moyen de sauvegarder votre courrier électronique MS Outlook consiste à exporter les messages électroniques au format Outlook PST. Avant d'apprendre à exporter des informations Outlook vers ce format, vous vous demandez peut-être quel est le format de fichier Outlook PST et en quoi il est différent d'un format de fichier Outlook OST.?
Un fichier avec une extension .pst (fichier au format PST) est un fichier d’information utilisé par Microsoft Outlook et Microsoft Exchange. Voici des exemples de types de données de messagerie Outlook que vous pouvez enregistrer dans un fichier au format PST:
Vous pouvez accéder à un fichier Outlook PST à partir de l'ordinateur ou du serveur sur lequel le fichier est enregistré. Vous pouvez également copier un fichier au format PST vers un autre emplacement..
Un fichier PST est différent d'un fichier d'extension .ost (fichier OST). Le format de fichier Outlook OST vous permet de travailler hors connexion avec une copie d'un fichier stocké sur votre compte Microsoft Exchange. Le fichier est synchronisé lorsque vous revenez en ligne.
Maintenant, apprenons à créer manuellement une sauvegarde de fichiers Outlook PST. Commencez dans votre boîte de réception Outlook, puis cliquez sur le bouton Fichier languette. le Information sur le compte l'écran apparaît:
La première étape pour créer un fichier de courrier électronique de sauvegarde consiste à accéder à l'Assistant d'importation et d'exportation..Clique le Ouvrir et exporter option:
Sélectionnez l'option d'importation / exportation.Ensuite, cliquez sur le Import / Export bouton. Le système retourne dans votre boîte de réception et le Assistant d'importation et d'exportation affiche:
L'assistant d'importation et d'exportation vous offre une grande variété de choix d'importation et d'exportation..Sélectionnez le Exporter vers un fichier option puis cliquez sur le Suivant> bouton en bas de l'assistant. L’assistant vous invite à sélectionner un type de fichier:
Choisissez le format de fichier Outlook PST.Choisir la Fichier de données Outlook (.pst) option. Clique le Suivant> bouton. Ensuite, vous êtes invité à sélectionner un dossier Outlook à partir duquel vous souhaitez exporter des données:
Choisissez le dossier Outlook contenant les données à exporter.Utilisez la barre de défilement pour vous déplacer de haut en bas afin de voir tous vos dossiers Outlook actuels. Lorsque vous avez sélectionné un dossier, cliquez sur le bouton Suivant> bouton.
Remarque: Vous pouvez également choisir de sauvegarder les contacts Outlook, les informations de calendrier, les notes et les tâches à partir de cette invite.
Choisissez où sauvegarder votre fichier.À l'invite suivante, parcourez l'arborescence afin de trouver un chemin vers lequel exporter le fichier de données Outlook. Ou, vous pouvez enregistrer le fichier dans le chemin par défaut. Si vous enregistrez le fichier dans le chemin par défaut, vous devrez spécifier si vous souhaitez autoriser les éléments en double. Vous pouvez également modifier le nom du fichier à cette invite, ce qui est une bonne idée, car le nom de fichier par défaut est: backup.pst. Mémorisez le nom du fichier et l'emplacement du fichier Outlook PST que vous avez sélectionné pour pouvoir retrouver votre fichier Outlook PST ultérieurement.
Lorsque vous avez fait votre choix, cliquez sur le bouton terminer bouton en bas de l'invite. Vous êtes invité à créer un mot de passe. Il s'agit d'une étape facultative, mais elle peut être importante si les données que vous sauvegardez sont sensibles et doivent être protégées..
Une fois que vous avez exporté le dossier sélectionné dans un fichier PST, vous pouvez vérifier si le fichier est présent en ouvrant le dossier dans Explorateur de fichiers.
Après avoir créé votre fichier de courrier électronique de sauvegarde, vous pouvez ouvrir Explorateur de fichiers et trouvez le fichier de sauvegarde Outlook que vous venez de créer. Vous le reconnaîtrez parce que le fichier Typesera Fichier de données Outlook:
Accédez à l'emplacement du fichier Outlook PST pour rechercher le fichier de sauvegarde que vous avez créé.. Dans ce cas, déplaçons certains fichiers dans un nouveau dossier que je viens de créer et appelé Essai. Après avoir déplacé le fichier vers un nouvel emplacement de fichier Outlook PST, ouvrez Explorateur de fichiers pour voir votre fichier de sauvegarde Outlook:
Sauvegarder les fichiers Outlook PST copiés dans un nouvel emplacement.C'est formidable de pouvoir créer des fichiers de sauvegarde, mais ils ne vous seront vraiment utiles que lorsque vous pourrez les rouvrir à nouveau dans votre compte de messagerie. Pour cet exercice, j'ai créé un fichier de courrier électronique de sauvegarde appelé XYZProject.pst en utilisant mon autre compte de messagerie Outlook. Je vais ouvrir ce fichier depuis mon compte de messagerie Outlook professionnel.
Pour accéder à votre fichier de sauvegarde Outlook, démarrez à partir du Informations de compte Outlook écran. Cliquez sur Ouvrir et exporter> Ouvrir un fichier de données Outlook.
Explorateur de fichiers ouvre à l'emplacement par défaut. Si vous avez enregistré votre fichier de sauvegarde Outlook ailleurs, vous devez vous rendre à l'emplacement de stockage de votre fichier PST de sauvegarde. Pour cet exemple, je dois accéder à la Essai dossier que j'ai créé précédemment:
Pour cet exemple, l'emplacement du fichier Outlook PST se trouve dans le dossier Testing.Cliquez sur le fichier, puis cliquez sur Ouvrir. Le système retourne dans votre boîte de réception.
Le ou les fichiers de sauvegarde restaurés apparaissent au bas de la fenêtre. Volet de navigation.Dans le panneau de navigation de gauche, vous verrez une nouvelle catégorie au bas du panneau, sous les archives: Données Outlook. Cette catégorie contient les informations du dossier de sauvegarde que vous venez d'ouvrir. Pour ouvrir le fichier et accéder à vos données, cliquez sur la flèche à gauche de celui-ci. Le dossier archivé étant un sous-dossier de mon dossier Boîte de réception dossier lorsque je l'ai archivé, cette structure a été préservée. Je dois aussi cliquer sur la flèche à gauche du mot Boîte de réception.
Vous pouvez maintenant voir le dossier restauré.Vous pouvez maintenant ouvrir le dossier pour voir les emails à l'intérieur. Vous pouvez également faire glisser les messages vers d'autres dossiers de messagerie..
Un moyen simple et rapide de sauvegarder un e-mail consiste à le faire glisser de votre boîte de réception Outlook vers un Explorateur de fichiers dossier.
Commencez par ouvrir votre dossier Outlook contenant le message que vous souhaitez sauvegarder. Puis ouvert Explorateur de fichiers dans le dossier où vous voulez stocker le message de sauvegarde:
Vous pouvez glisser-déposer des messages électroniques pour les déplacer d’Outlook vers Explorateur de fichiers.Cliquez sur le message et faites-le glisser dans Explorateur de fichiers pour créer une copie de courrier électronique de sauvegarde:
Le fichier de sauvegarde Outlook créé par glisser-déposer est un fichier d'élément Outlook, pas un fichier de données Outlook..Comme vous pouvez le constater, le courrier électronique que nous avons copié Explorateur de fichiers est maintenant dans mon dossier en tant que Élément Outlook (pas un fichier PST). Si vous double-cliquez sur l'élément de l'intérieur Explorateur de fichiers, le message s'ouvre dans Outlook.
Une autre méthode de sauvegarde d'un message Outlook consiste à enregistrer le courrier électronique sous forme de fichier HTML ou TXT. Ce fichier peut ensuite être stocké dans le cloud. Vous pouvez même joindre le fichier à un courrier électronique si vous le souhaitez..
Commencez par ouvrir votre boîte de réception Outlook, cliquez sur le message électronique que vous souhaitez sauvegarder pour l'ouvrir. Dans l'exemple ci-dessous, je sauvegarde un email concernant une facture:
Voici le courrier électronique Outlook à sauvegarder. La pièce jointe doit être sauvegardée séparément. Remarque: La pièce jointe de la facture ne sera pas sauvegardée à l'aide de cette méthode. Pour sauvegarder la pièce jointe, téléchargez-la, faites-en une copie et renommez-la..
Clique sur le Fichier onglet en haut de l'écran. L'écran suivant s'affiche:
Vous pouvez enregistrer un email Outlook au format HTML ou TXT.À gauche, cliquez sur le bouton Enregistrer sous option. Explorateur de fichiers apparaît. Sélectionnez le chemin où vous souhaitez stocker votre courrier électronique de sauvegarde. Au bas de l'écran, cliquez sur la flèche à droite de Sauvegarder comme type. Vous verrez le menu déroulant suivant avec les options de type de fichier:
Le menu déroulant vous permet de choisir le type de fichier dans lequel vous souhaitez enregistrer le courrier électronique..Sélectionnez le type de fichier dans lequel vous souhaitez enregistrer le courrier électronique..
Si vous avez un autre compte de messagerie, un moyen rapide et pratique de créer une copie de sauvegarde d'un e-mail consiste à le transférer vers votre autre adresse e-mail. Un des avantages de cette méthode est que la pièce jointe sera également transmise..
Commencez par ouvrir le courrier électronique Outlook que vous souhaitez sauvegarder..
Vous pouvez transférer un message électronique Outlook pour le sauvegarder..Clique le Vers l'avant icône dans le Ruban.
Choisissez un email pour transférer votre message à.Tapez une ou plusieurs adresses électroniques auxquelles vous souhaitez envoyer la copie de sauvegarde..
Si un logiciel de capture d'écran est chargé sur votre ordinateur, vous pouvez prendre une capture d'écran en tant que sauvegarde pour montrer que vous avez reçu un courrier électronique particulier (et le contenu de ce courrier)..
Cette méthode de sauvegarde des e-mails peut être particulièrement utile pour le support technique si vous souhaitez référencer un e-mail que vous avez reçu de leur part..
Nous vous avons donné beaucoup de méthodes de sauvegarde de messagerie Outlook. Cependant, de nombreux outils logiciels peuvent vous aider avec les sauvegardes de messagerie Outlook. Voici une description de quelques-uns d'entre eux:
Que vous soyez propriétaire ou professionnel, le courrier électronique est un outil de communication important. Il est important de vous assurer que vos courriels sont aussi professionnels que possible. Ces tutoriels peuvent aider:
Si vous avez besoin de mieux maîtriser MS Outlook, consultez le reste de nos didacticiels Outlook pratiques de la série: Qu'est-ce que MS Outlook? (Outil logiciel de messagerie électronique professionnelle).
Pour mieux gérer votre boîte de réception et garder vos courriels entrants organisés, n'oubliez pas de vous inscrire à la newsletter Tuts + Business et de télécharger notre eBook gratuit: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. Il regorge de stratégies d'organisation de la boîte de réception et de conseils pratiques pour gérer plus efficacement tous vos messages entrants..
Maintenant que vous avez appris à créer des fichiers de sauvegarde MS Outlook, vous êtes prêt à configurer votre système pour sauvegarder vos courriels Outlook. Vous pourrez accéder à vos données même si vous perdez l'accès à votre compte Outlook. Alors, qu'est-ce qui vous empêche de protéger vos informations commerciales Outlook? Pourquoi ne pas configurer votre sauvegarde Outlook aujourd'hui?
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