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Les courriels occupent une place prépondérante dans la plupart de nos vies personnelles et professionnelles. Selon les statistiques du cabinet d'études de marché Radicati Group, il y a plus de 2,6 milliards d'utilisateurs de courrier électronique dans le monde. Vous êtes probablement l'un d'entre eux.
Vous avez beaucoup de choix pour les services de messagerie. Un logiciel de messagerie populaire est Microsoft Outlook. Si vous démarrez tout juste avec Outlook et que vous ne l'avez jamais utilisé auparavant, vous vous demandez peut-être comment envoyer un courrier électronique..
Que vous soyez novice dans Outlook ou que vous ayez juste besoin d'un rappel, ce tutoriel peut vous aider. Vous y apprendrez comment composer et envoyer un courrier électronique. Nous couvrirons également quelques bases du courrier électronique telles que le formatage des messages et la manière de joindre des fichiers à un courrier électronique..
Avant d'aller plus loin dans l'apprentissage de l'utilisation de Microsoft Outlook, assurez-vous de récupérer notre eBook gratuit: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. Il regorge de stratégies d’organisation de la boîte de réception et d’astuces pour une gestion plus efficace de tous vos messages entrants..
Voyons maintenant comment composer un courrier électronique avec Outlook..
Dans le screencast ci-dessus, apprenez à composer un courrier électronique dans MS Outlook et à l'envoyer. Ou, continuez à lire pour des instructions écrites complètes vous permettant de créer votre premier message électronique..
Avant de savoir comment envoyer un courrier électronique à l'aide d'Outlook, vous devez d'abord l'ouvrir..
Alors, ouvrez Microsoft Outlook sur votre bureau. Dans la plupart des cas, cela signifie cliquer sur le bouton Perspective icône. Microsoft Outlook s'ouvre:
La partie de l'écran située sous les options d'onglet de Fichier, Accueil, Envoyer recevoir, etc. est appelé le Ruban.Important: Microsoft dispose de plusieurs versions actuelles d’Outlook. Votre apparence et vos fonctionnalités à l’écran pourraient très légèrement dépendre de la version que vous utilisez et de sa configuration..
Vous remarquerez qu'Outlook s'ouvre automatiquement dans votre boîte de réception. Comme il s’agit d’un nouveau compte Outlook, nous n’avons pas beaucoup de courriers électroniques entrants..
Notez également que la partie principale des options de menu située sous les options des onglets est appelée Ruban.
La prochaine étape pour envoyer votre premier message avec MS Outlook consiste à apprendre à créer un nouveau courrier électronique..
Pour créer un nouveau message électronique Microsoft Outlook, cliquez sur le bouton nouveau courriel option à l'extrême gauche de Microsoft Outlook Ruban sous le Accueil languette. le Nouveaux messages fenêtre apparaît dans le MS Outlook Message languette:
Commencez votre message en remplissant les informations d’en-tête sur le Nouveaux messages la fenêtre.La première chose que vous devez remplir sur le Nouveaux messages La fenêtre est l'information d'en-tête de l'email Cela comprend les champs suivants:
Pour commencer, assurez-vous que les informations dans le De le champ est correct. Par défaut, ce champ correspond à l'adresse électronique actuelle que vous utilisez avec Microsoft Outlook. Si vous utilisez plusieurs adresses électroniques avec Microsoft Outlook, vous verrez une flèche vers le bas à droite du mot. De. Cette flèche vous permet de changer le De champ à une autre adresse e-mail si vous cliquez dessus. Voici ce qui se passe lorsque vous cliquez sur la flèche vers le bas:
Si MS Outlook est lié à plusieurs adresses électroniques, vous pouvez basculer entre les adresses de la liste. De champ.Ensuite, vous voulez identifier à qui vous envoyez le message électronique en utilisant le À champ. Vous pouvez faire cela de deux manières:
Voici un coup d'oeil à la Sélectionnez Noms: Contacts boite de dialogue:
Utilisez le Sélectionnez Noms Contacts boîte de dialogue pour ajouter des adresses électroniques à partir de votre carnet d'adresses MS Outlook.Vous devez également compléter le Assujettir champ avant d'envoyer votre message électronique. Dans ce champ, tapez une brève description de l’e-mail. Le tutoriel ci-dessous traite des lignes d'objet des e-mails, mais de nombreux principes s'appliquent également aux autres e-mails:
Vous n'avez pas besoin de copier qui que ce soit sur votre message pour l'envoyer, mais MS Outlook vous permet de copier ou de copier en aveugle des destinataires supplémentaires si vous le souhaitez..
Contacts qui sont copié (Cc) sur un message électronique ne sont généralement pas censés répondre. Ils reçoivent le message à titre informatif seulement. Par exemple, vous pouvez copier votre patron sur un mémo important.
Contacts qui sont copie cachée (Cci) sur un message électronique ne sont pas visibles pour les autres qui reçoivent le message. Ils ne sont pas non plus censés répondre. Vous voudrez peut-être utiliser cette option si vous devez conserver les informations de courrier électronique d'un destinataire..
Pour copier des destinataires sur votre email, tapez soit leurs adresses email dans le champ Cc champ ou cliquez sur le Cc champ pour sélectionner les contacts de la Sélectionnez Noms: Contacts boite de dialogue.
Vous pouvez également accéder à la Sélectionnez Noms: Contacts boîte de dialogue de la Cc champ dans MS Outlook.En outre, vous pouvez utiliser le Sélectionnez Noms: Contacts boîte de dialogue pour spécifier les destinataires en cours de copie invisible sur le message. Au lieu de cliquer sur le À ou Cc champ de la boîte de dialogue, utilisez le Cci champ.
Une fois que vous avez rempli les informations de l'en-tête du courrier électronique, vous êtes prêt à apprendre à composer un courrier électronique. Ceci est le contenu de votre message.
Il vous suffit de taper le message dans la case située sous les informations d'en-tête:
Tapez le contenu de votre email dans le Nouveaux messages la fenêtre.Pour obtenir des conseils sur la manière de rédiger un courrier électronique efficace, consultez les didacticiels suivants:
Une fois que vous avez écrit votre message, vous n’avez pas terminé. Pour optimiser son efficacité, vous devez utiliser certaines des fonctionnalités de formatage d’Outlook. Regardons de plus près ceux-ci:
Microsoft Outlook prend en charge les outils de mise en forme de texte de base communs aux autres produits Microsoft. Vous pouvez les trouver sur le Ruban dans le Format du texte languette:
Vous trouverez les options de formatage du texte sur le Format du texte onglet dans MS Outlook.Voici un résumé de certaines des fonctionnalités de mise en forme Microsoft Outlook disponibles:
Remarque: Vous pouvez également trouver plusieurs de ces options de formatage sur le Message onglet dans le Mise en forme section du ruban.
Pour utiliser l'un des outils de formatage, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez formater avec votre curseur. Ensuite, cliquez sur l'option de mise en forme du ruban que vous souhaitez appliquer au texte..
Dans l'exemple ci-dessous, j'ai appliqué l'italique et une liste numérotée au texte:
Vous pouvez ajouter un formatage à un courrier électronique à l'aide de MS Outlook..Mise en garde: Outlook utilise HTML pour générer la plupart des options de formatage du texte. Si le destinataire du message utilise un système de messagerie prenant uniquement en charge le texte brut, il ne pourra pas voir le formatage que vous avez appliqué..
MS Outlook vous permet également de supprimer le formatage du texte rapidement et facilement. Vous voudrez peut-être faire cela si vous devez envoyer un message au format texte brut. Voici un exemple:
Vous pouvez supprimer le formatage du texte dans MS Outlook à l'aide du Effacer tout le formatage icône.Pour supprimer la mise en forme du texte, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez déformater et cliquez sur le bouton. Effacer tout le formatage icône dans le Ruban. Le formatage est parti.
Vous pouvez facilement joindre un fichier ou un élément à votre message à l'aide du bouton Pièce jointe l'icône ou le Joindre un article icône. Ces icônes se trouvent sur le Message languette:
Utilisez le Pièce jointe ou Joindre un article icône pour joindre un fichier ou un élément à votre message électronique MS Outlook.Ou sur le Insérer onglet vous trouverez le Pièce jointe l'icône et le Outlook icon:
Sur l'onglet Insérer, le Élément Outlook L'icône vous permet de joindre d'autres messages électroniques à votre nouveau message..Pour joindre un fichier ou un élément à votre message, placez votre curseur dans le message. Cliquez sur l'icône et sélectionnez l'élément à attacher de votre PC ou de la liste qui apparaît. L'article est attaché sous le Assujettir ligne:
Le fichier joint s'affiche sous votre courrier électronique Microsoft Outlook. Assujettir ligne.Vous pouvez également insérer un lien dans votre message électronique à partir du Insérer onglet en utilisant le Lien icône.
Placez votre curseur dans le message où vous souhaitez ajouter le lien. Clique le Lien icône. le Insérer un lien hypertexte La boîte de dialogue affiche:
Utilisez le Lien icône pour insérer un lien hypertexte dans votre message électronique Outlook.Tapez l'URL du lien que vous souhaitez inclure dans le champ Adresse champ. Si le texte que vous souhaitez afficher diffère de l'URL, tapez-le dans le champ Texte à afficher champ. Cliquez sur D'accord. Le lien est inséré dans le corps de votre message:
Vous pouvez insérer des liens hypertexte directement dans le texte de votre message électronique MS Outlook.. Mise en garde: Outlook utilise HTML pour insérer un lien. Si le destinataire du message utilise un système de messagerie prenant uniquement en charge le texte brut, il ne pourra pas voir le lien que vous avez appliqué.. Vous pouvez également ajouter une photo ou une image graphique dans le corps de votre message depuis le Insérer onglet en utilisant le Des photos ou Image en ligne des icônes. Ici se trouve le Insérer une image boite de dialogue:
Vous pouvez insérer des images dans le corps de votre message électronique MS Outlook..Un autre moyen d'insérer une image dans votre message Outlook consiste à utiliser En ligne icône (à côté de la Des photos icône). Cette icône vous permet de choisir une image de votre ordinateur à insérer dans votre courrier électronique. le En ligne l'icône ouvre une Recherche d'image Bing.
Attention: De nombreuses images en ligne sont protégées par des droits d'auteur. Assurez-vous de vérifier les informations de copyright sur les images avant de les utiliser.
Pour ajouter une image, placez votre curseur dans le message à l'endroit où vous souhaitez que l'image apparaisse. Cliquez sur l'icône et sélectionnez l'image. L'image sélectionnée apparaît dans votre message électronique:
Vous pouvez insérer une image dans le texte de votre email.Mise en garde:Outlook utilise HTML pour afficher des images dans des messages. Si le destinataire du message utilise un système de messagerie prenant uniquement en charge le texte brut, il ne pourra pas voir la photo dans votre message..
Remarque: L'image apparaît dans sa taille d'origine. Faites glisser les bords de l'image pour la redimensionner.
le Format l'onglet peut s'ouvrir automatiquement et vous pouvez formater l'image que vous venez d'ajouter.
Une façon de rendre votre courrier électronique plus professionnel consiste à ajouter un modèle de signature professionnel. Des modèles de signature professionnels sont disponibles via Envato Elements et Envato GraphicRiver.
Pour ajouter une image de signature professionnelle à partir d'un modèle, cliquez sur le bouton Signature icône de la Message languette. Dans le menu déroulant, cliquez sur Les signatures. le Les signatures et Papeterie La boîte de dialogue apparaît:
Utilisez le Insérer une image icône sur le Signatures et papeterie boîte de dialogue pour ajouter une image de signature à votre email.Si plusieurs comptes de messagerie sont associés à votre messagerie Microsoft Outlook, vous devez utiliser le Sélectionnez la signature à modifier champ pour choisir quelle signature vous modifiez.
Cliquez dans la case ci-dessous Editer la signature et cliquez sur le Insérer une image icône. Sélectionnez votre image parmi les Insérer une image boîte de dialogue et cliquez sur le D'accord bouton. La signature sera automatiquement ajoutée à tous les emails sortants.
Le modèle de signature ci-dessus est basé sur le modèle de signature électronique 1127 de GraphicRiver d'Envato..L'article ci-dessous contient des informations supplémentaires sur les modèles de signature:
Une fois votre message terminé, vérifiez-le attentivement pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs ni de fautes de frappe. Les erreurs commises dans une messagerie professionnelle ou personnelle peuvent faire mauvaise impression. Voici quelques domaines à vérifier:
Une fois que vous avez soigneusement examiné votre message, vous êtes prêt à l'envoyer. Clique le Envoyer bouton en haut à gauche de la Nouveau message la fenêtre. Votre message est envoyé.
Si vous décidez de ne pas envoyer votre message, vous avez d'autres options. Vous pouvez:
Voici les instructions sur la façon de faire les deux:
Pour enregistrer un message en tant que brouillon, allez à la Fichier languette. Clique le sauvegarder option. Le message non envoyé est enregistré dans votre Brouillons dossier.
La prochaine fois que vous ouvrirez votre courrier électronique, cliquez sur le bouton Brouillons dossier. Double-cliquez sur votre message pour l'ouvrir.
Si vous n'aimez vraiment pas votre message non envoyé, vous pouvez choisir de ne pas l'enregistrer. Cliquez simplement sur le X dans le coin supérieur droit de la Nouveau message fenêtre pour le fermer. Le système demande: Voulez-vous enregistrer vos modifications? Clique le Non bouton.
le Nouveau message la fenêtre se ferme et votre brouillon est supprimé.
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Maintenant que vous avez appris à envoyer un courrier électronique avec Microsoft Outlook, vous êtes prêt à commencer à utiliser Outlook. Vous avez également appris quelques notions de base d'Outlook, telles que le formatage d'un message, comment enregistrer un message pour l'envoyer ultérieurement et comment joindre un fichier à un courrier électronique. Donc vas-y. Envoyez ce premier message Outlook aujourd'hui!
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