Comment mettre fin à un e-mail professionnel avec une fermeture professionnelle

Les fermetures de courrier électronique sont importantes, en particulier pour les courriels professionnels. Ce que vous écrivez lorsque vous terminez un email fait une différence. Une fermeture professionnelle du courrier électronique laisse au lecteur une bonne impression de vous et de votre entreprise. Une fermeture de courrier électronique non professionnelle a l'effet inverse.

Il existe de bons moyens de mettre fin à un courrier électronique et de moins bons moyens de mettre fin à un courrier électronique. Dans ce didacticiel, vous apprendrez comment mettre fin à un e-mail professionnel avec des exemples clairs des meilleurs moyens de le faire. Vous découvrirez également pourquoi un modèle de signature de courrier électronique peut faire une réelle différence dans la fermeture de votre courrier électronique..

Si vous avez besoin d’aide pour plus que la fermeture d’e-mails, voici quelques autres tutoriels pour vous aider à rédiger des e-mails professionnels:

Explorons maintenant les meilleurs moyens de mettre fin à un email de manière professionnelle..

Pourquoi votre courrier électronique est-il important?

Vous pouvez penser à la fermeture de votre courrier électronique après coup, mais vous ne pouvez pas vous tromper davantage. Comment vous terminez un email fait une différence. Un bon email de fermeture peut:

Motiver le lecteur à l'action
Identifier l'expéditeur pour référence future
Laisse le lecteur avec une bonne impression finale
Fournissez au destinataire vos informations de contact

Voici quelques exemples à considérer:

Exemple de fermeture de courrier électronique 1 - avec des informations manquantes

Imaginez recevoir un email concernant une nouvelle opportunité d’affaires. En lisant le courriel que vous pensez vous-même, "Peut-être que je devrais essayer ceci?" En même temps, vous vous demandez aussi "qui m'a envoyé cet email? "

Donc, vous parcourez le bas du courrier électronique pour constater que l'expéditeur a signé le courrier électronique en tant que "Brian". Il n'y a pas de nom de famille et aucune information de contact.

"Qui est Brian??"Vous vous demandez. Ne vous souvenez pas de quelqu'un du nom de Brian, vous concluez que l'e-mail est un spam et vous le déplacez dans votre dossier Corbeille..

Exemple de fermeture de courrier électronique 2 - Avec une fermeture correcte

Comparez cela à l'expérience de recevoir un courrier électronique similaire, mais avec les informations de clôture appropriées incluses.

Vous parcourez la fin de l'email et constatez qu'il est signé par "Brian Jones."Brian utilise également un modèle de signature approprié avec ses coordonnées complètes..

"Je me souviens de lui maintenant," tu penses. "J'ai rencontré Brian Jones au meeting le mois dernier."Vous décrochez le téléphone et appelez le numéro de Brian (en utilisant les coordonnées du modèle de signature) pour en savoir plus sur l'opportunité commerciale décrite dans son courrier électronique..

Il est clair que la fermeture d'email est plus professionnelle

Donc voilàcomment vous terminez un email est important. Cela peut faire la différence entre obtenir une réponse et transférer votre courrier électronique dans le dossier Corbeille..

Pour savoir comment ouvrir et fermer un e-mail professionnel, consultez ce didacticiel:

Aujourd'hui, nous aborderons plus en détail le sujet des courriers électroniques. Commençons par quelques directives importantes à suivre:

Instructions pour la fermeture d'un email professionnel

Vous terminez un email et vous voulez être sûr de laisser une bonne dernière impression. Voici quelques directives de base à suivre:

Ne sautez pas la fermeture. Vous pouvez penser que celui-ci est évident, mais cela arrive souvent. Le courrier électronique étant une forme de communication plus décontractée, il n'est pas rare qu'un rédacteur d'e-mail ignore les formalités telles que l'ouverture et la fermeture, même dans les courriels professionnels..
Assurez-vous que la fermeture est appropriée. La fermeture de votre courrier électronique devrait prendre en compte votre public. Par exemple, vous ne voudriez pas fermer un courriel à votre patron avec le mot "amour". Bien que ce soit une fin parfaitement appropriée pour un email à votre mère.
Être sincère. Votre fermeture doit être authentique et réaliste. Cela peut nécessiter une réflexion de votre part. Par exemple, vous ne voudriez pas renvoyer un courrier électronique à un collègue de l'extérieur de la ville avec les mots "à bientôt" sauf si vous allez vraiment les voir dans un avenir proche..
Vérifier l'orthographe et la grammaire. Une fermeture pleine de fautes de frappe et de fautes de grammaire laisse au lecteur l’impression que vous êtes bâclé et peu professionnel. Il ne faut que quelques minutes pour relire votre courrier électronique et utiliser l'outil de vérification orthographique. Prenez ces minutes.
Utilisez votre nom complet. À moins que le destinataire ne vous connaisse très bien, vous devez utiliser votre nom complet dans un courrier électronique plutôt que simplement votre prénom. Même si vous connaissez bien le destinataire, il peut connaître plus d’une personne portant votre prénom..
Inclure un appel à l'action ou à la prochaine étape. Les dernières phrases au-dessus de votre signature sont également importantes. Un appel à l'action indique au lecteur comment il doit répondre à votre courrier électronique. Ne présumez pas qu'ils sauront automatiquement quelle est la prochaine étape.

Ce ne sont là que quelques directives importantes à utiliser lors de la fermeture d’un courrier électronique professionnel. Voyons maintenant comment formater la fermeture de votre courrier électronique..

Comment formater correctement votre courrier électronique

La fermeture de votre courriel professionnel est semblable à la fermeture d’une lettre commerciale. Ça devrait ressembler a quelque chose comme ca:

Paragraphe final du corps de l'e-mail (devrait inclure un appel à l'action ou l'action suivante dans le libellé).

Phrase de clôture,

Modèle de signature (si utilisé)

Prénom et Nom
Titre et compagnie
Téléphone
Email

Vous pouvez vous demander si vous devez inclure les informations de contact sous votre nom si vous utilisez un modèle de signature électronique. La réponse est oui." Il est important de saisir également les informations sous votre nom car certains comptes de messagerie bloquent les images. Si vous laissez des informations de contact sous votre nom, un destinataire dont le compte de messagerie bloque les images ne saura pas vous contacter..

Mais quelle phrase de clôture devriez-vous utiliser avant votre signature? Discutons quelques phrases de clôture communes.

15 expressions de clôture communes évaluées

Le sujet de la meilleure façon de mettre fin à votre courrier électronique fait l'objet de vives discussions. Même les experts ne s'entendent pas sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans toutes les situations. Une chose est claire. cependant, certaines fermetures de courrier électronique sont plus efficaces que d'autres.

En règle générale, les clôtures officielles fonctionnent dans des situations professionnelles où vous ne connaissez pas bien le destinataire ou dans lesquelles le destinataire est en position d'autorité. Les clôtures semi-formelles peuvent convenir à des collègues que vous connaissez bien ou à des pairs. Soyez prudent lorsque vous utilisez des fermetures occasionnelles. Certains spécialistes du marketing les utilisent pour développer un sentiment de familiarité. Si vous n'êtes pas sûr, réservez des clôtures occasionnelles aux amis et à la famille..

Les variantes de la fermeture d’un courrier électronique sont presque infinies. Mais, voici 15 phrases de clôture communes (par ordre alphabétique):

Toujours (Décontractée). Les variations incluent "Vôtre toujours". Cette fermeture peut sembler vague.
Meilleur (Semi-formel). Une fermeture très populaire. Les variations comprennent "Meilleurs voeux" et "Meilleures salutations".
À votre santé (Décontractée). Il est préférable de laisser cette fermeture à l'allure britannique pour un courrier électronique personnel.
Cordialement (Décontractée). Bien que cette fermeture d’e-mail soit considérée comme occasionnelle, elle a un son démodé.
Plus tard (Décontractée).C'est trop informel pour presque tous les courriels professionnels.
Amour (Décontractée). Les variations incluent "Love Ya". Cette fin de courrier électronique n'est pas un bon choix pour les courriels professionnels.
Cordialement (Semi-formel). Les variations comprennent "Cordialement", "Cordialement" et "Meilleures salutations".
Avec respect (Formel). Utiliser pour les emails professionnels extrêmement formels.
Cordialement (Formel). Les variations incluent "Cordialement."
Prends soin (Décontractée). Bien que ce courrier soit une excellente fermeture pour un ami, il est trop intime pour la plupart des courriels professionnels..
Je vous remercie (Semi-formel). Les variations incluent "Merci" et "Merci à l'avance."
TTYL (Décontractée). Une abréviation pour "Talk To You Later". Il est probablement préférable d'enregistrer cet e-mail de fermeture pour les amis et la famille..
Chaleureusement (Semi-formel). Cela peut fonctionner pour un courriel professionnel moins formel..
bisous bisous (Décontractée). Enregistrer cet e-mail de clôture pour les amis et la famille.
Votre sincèrement (Formel). Les variations incluent "Yours Faithfully" et "Yours".

Remarque: Même les experts ne sont pas d'accord sur le point de savoir si certaines salutations sont formelles, semi-formelles ou occasionnelles. Les commentaires ci-dessus ne sont que des suggestions.

Alors, quelle est la meilleure fermeture à utiliser pour un email professionnel? Les experts sont mélangés. De nombreux experts préfèrent utiliser le «meilleur» de clôture ou une variante de celui-ci. Mais d'autres experts n'aiment pas que cette fermeture soit trop vague ou commune.

Une étude récente de Boomerang a révélé que les variations du message de fermeture du courrier électronique, "Merci", obtenaient le plus grand nombre de réponses. Cependant, d'autres experts n'aiment pas la phrase finale "Merci", considérant qu'il s'agit d'un faux si l'expéditeur n'est pas vraiment reconnaissant à propos de quelque chose..

En outre, vous devez savoir que l’utilisation d’une phrase de clôture officielle pour un courrier électronique professionnel peut être considérée comme froide si vous connaissez bien le destinataire. Pour ces cas, une fermeture semi-formelle est le meilleur choix.

Comment mettre fin (et non pas terminer) un courrier électronique professionnel

C'est une chose de lire une liste de directives et de clôtures pour la messagerie professionnelle, c'est une autre de voir des exemples. Examinons quelques exemples de fermetures de courriels professionnels. Nous passerons en revue les bons et les mauvais.

Voici deux exemples de fermeture de messagerie professionnelle. Comparez l'exemple correctement formaté d'un courrier électronique clôturant avec le mauvais exemple.

Comment mettre fin à un exemple de courrier électronique professionnel (bon)

Voici un exemple de fermeture d'un email correctement formaté:

Un email professionnel se terminant avec un modèle de signature.

Pourquoi cette fermeture fonctionne

Dans cet exemple, l'auteur de l'e-mail a tout fait correctement:

Ils incluent un appel à l'action: "Appelez-moi pour fixer une heure ou si vous avez des questions."
Ils utilisent une phrase de fermeture officielle: "Sincèrement."
Enfin, ils ont utilisé un modèle de signature attrayant et professionnel, suivi du nom de l'auteur de l'email et des informations de contact..

Remarque: L'exemple précédent utilise le 1127 Modèle de signature électronique de GraphicRiver d'Envato. GraphicRiver est une bonne source pour les modèles de courrier électronique professionnels comme celui utilisé dans l'exemple ci-dessus.

Comment mettre fin à un exemple de courrier électronique professionnel (pas si bon)

Voici un exemple de fermeture d'e-mail moins qu'idéal:

Un moyen inefficace de fermer un email professionnel.

Dans cet exemple de fermeture d’e-mail, vous pouvez voir que l’auteur a ignoré de nombreux éléments d’une fermeture efficace..

Qu'est ce qui ne s'est pas bien passé?

Voici quelques problèmes avec cette fermeture:

Notez que cet exemple de fermeture n'inclut pas d'appel à l'action.
Il n'y a pas de phrase de clôture, ce qui peut être trop décontracté pour un courriel professionnel.
En outre, l'auteur n'a inclus que son prénom. Cela pourrait poser problème si le destinataire en sait plus d'un juan..
Enfin, il n'y a pas d'informations de contact dans la signature.

Remarque: Les informations présentées dans ces exemples se veulent fictives et ne représentent aucune personne ou organisation réelle..

N'oubliez pas le modèle

Comme vous l'avez probablement remarqué, le bon exemple ci-dessus utilise un modèle de signature. Il y a une bonne raison pour cela. Les modèles sont un excellent moyen d'ajouter un degré de professionnalisme supplémentaire à votre messagerie professionnelle..

Voici quelques raisons d'utiliser des modèles de signature pro:

Gain de temps. Avec un modèle de signature, vous n'avez pas à créer votre propre signature électronique d'apparence professionnelle. Tout ce que vous avez à faire est de modifier le modèle pour inclure vos propres informations..
Économise de l'argent. L'utilisation d'un modèle de signature électronique professionnel vous évite de payer un concepteur pour créer un nouveau modèle pour vos signatures électroniques..
Professionnel. Étant donné que les modèles de signature électronique sont créés par des professionnels de la conception, ceux-ci suivront les conventions de conception et apparaîtront comme des professionnels..
Éprouvé. Vous pouvez voir le nombre de téléchargements et d’évaluations pour déterminer dans quelle mesure un modèle de signature électronique particulier a bien fonctionné pour les autres..

Parcourez de nombreux modèles de signatures de courrier électronique professionnels sur le marché GraphicRiver d’Envato. Pour examiner de plus près certains des modèles de signature de courrier électronique les plus populaires et les plus populaires, consultez les articles suivants:

Conclusion: fermez tous vos emails avec la bonne impression

Vos terminaisons de courrier électronique peuvent constituer la dernière partie de votre courrier électronique, mais elles sont loin d’être les moins importantes. Vous pouvez améliorer vos e-mails professionnels en apprenant le meilleur moyen de mettre fin à un e-mail correctement..

Parmi les éléments importants auxquels vous devriez faire attention lorsque vous terminez un courrier électronique, notons:

déclaration d'appel à l'action ou aux prochaines étapes
phrase de clôture
modèle de signature électronique
nom de l'expéditeur
coordonnées de l'expéditeur

La fermeture de votre courrier électronique est la dernière chose que voit un lecteur. Elle peut donc laisser une impression durable. Une bonne fermeture d'email professionnelle fera une impression positive. Un e-mail incomplet se fermant et rempli d'erreurs peut amener le destinataire à considérer l'expéditeur de l'e-mail comme étant moins que professionnel..

Pour en savoir plus sur l'utilisation de la messagerie électronique, consultez notre livre électronique sur les stratégies de gestion professionnelle de la messagerie: Le guide ultime de la maîtrise de la boîte de réception zéro. Apprenez à gérer vos comptes de messagerie pour être plus productif.

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