Comment filtrer des courriels dans Outlook vers des dossiers spécifiques (avec règles)

Vous pouvez créer une règle dans Outlook qui vous aidera à filtrer les courriers électroniques dans des dossiers Outlook spécifiques. En fait, définir correctement les règles dans Outlook peut vous aider à organiser votre boîte de réception, à gérer les emails indésirables, à gérer vos abonnements aux emails, etc..

Les règles sont un outil clé qui peut vous aider à utiliser Microsoft Outlook plus efficacement. Si vous avez suivi cette série de didacticiels, vous savez déjà comment créer des règles dans Outlook. Sinon, vous pouvez tout apprendre sur la création d'une règle dans Outlook à partir de cette page. tutoriel sur la création de règles.

L'un des aspects les plus puissants des règles MS Outlook est la possibilité de configurer des filtres de messagerie. Dans ce tutoriel, vous apprendrez tout sur la gestion des messages indésirables à l'aide de filtres automatiques. Dans un premier temps, nous discuterons des raisons pour lesquelles vous recevez des messages indésirables et examinons également le problème courant de la cyberintimidation. Ensuite, vous apprendrez les meilleures pratiques d'utilisation des filtres de messagerie. Enfin, vous apprendrez à configurer des règles dans Outlook pour déplacer le courrier électronique dans des dossiers..

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Avant d'aller plus loin dans l'apprentissage de la création de règles de filtrage automatique dans Microsoft Outlook, assurez-vous de récupérer notre eBook gratuit: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. Il regorge de stratégies d'organisation de la boîte de réception et de conseils pratiques pour gérer plus efficacement tous vos messages entrants..

Voyons maintenant comment filtrer les courriels avec Outlook. 

Pourquoi obtenez-vous des messages indésirables?

Si vous recevez un courrier électronique, vous recevez probablement aussi des courriels indésirables. Malheureusement, dans l'environnement en ligne actuel, il est très courant que les spammeurs aient accès à votre messagerie professionnelle ou personnelle. Même si vous pensez que vous êtes prudent avec votre adresse e-mail, les pirates informatiques et les autres utilisateurs ont le moyen de déterminer ou d'acheter vos informations e-mail. La plupart des systèmes de messagerie, tels que MS Outlook, disposent de systèmes conçus pour vous aider à gérer le spam. Dans Outlook, par exemple, vous pouvez signaler des courriers indésirables.-mais quelques spams peuvent encore passer et arriver dans votre boîte de réception.

Le spam n'est qu'un type de message électronique indésirable que vous pourriez recevoir. Les autres types de messages indésirables peuvent inclure:

• Abonnements Email. Il est important de noter que les abonnements aux courriels ne sont pas du spam. Vous avez choisi de recevoir ces messages à un moment donné. Vous voudrez peut-être quand même recevoir l'abonnement (vous le lirez un jour), mais vous ne le voulez pas dans votre boîte de réception. 
• Courriels d'anciens employés ou collègues. Les anciens employés ont bien sûr votre adresse électronique, car ils ont déjà travaillé avec vous. S'ils ont quitté l'entreprise ou le domaine dans des circonstances moins que brillantes, vous ne voudrez peut-être pas recevoir leurs courriels dans votre boîte de réception.. 
• Courriels personnels que vous ne voulez pas dans votre boîte de réception. Tout comme vous ne souhaitez pas recevoir de courriels d'anciens collègues, vous pouvez également avoir d'anciens amis dont vous ne souhaitez pas recevoir les courriels dans votre boîte de réception. Ou bien, vous voudrez peut-être que votre courriel personnel soit séparé de votre courriel professionnel..
• Email de vente. Si vous avez déjà assisté à un salon professionnel ou même travaillé avec une entreprise, vous recevrez probablement des courriels de vente. Si vous n'êtes pas actuellement sur le marché pour le produit, vous pouvez garder ces courriels en dehors de votre boîte de réception..  
  

Ce ne sont là que quelques exemples des types de messages que vous souhaitez contrôler. Je suis sûr que vous pouvez penser à plus. Dans certains cas, vous ne voudrez peut-être pas du tout les messages. Dans d'autres cas, vous ne voulez pas les encombrer dans votre boîte de réception, mais vous les voulez. Dans les deux cas, la configuration de règles dans Outlook peut vous aider à bloquer ou filtrer les courriers indésirables..

Qu'en est-il de l'intimidation?

La cyberintimidation est un type particulier de courrier électronique indésirable qui doit être traité différemment. Malheureusement, la cyberintimidation est un problème grave qui devient de plus en plus courant. C'est tellement grave qu'il faut en parler ici.

Vous pouvez penser à la cyberintimidation comme quelque chose qui arrive aux enfants, mais cela peut aussi affecter les adultes. StopBullying.gov définit la cyberintimidation comme suit:

"La cyberintimidation inclut l'envoi, la publication ou le partage de contenu négatif, préjudiciable, faux ou pervers sur une autre personne. Elle peut inclure le partage d'informations personnelles ou privées concernant une autre personne provoquant gêne ou humiliation."

Si la cyberintimidation vous arrive, suivez les étapes suivantes:

1. Sauvegarder les preuves. Vous en aurez besoin si vous devez prendre des mesures avec les autorités judiciaires ou avec le service des ressources humaines de votre entreprise..
2. Signaler le message. Si l'intimidationprovient de quelqu'un de votre entreprise, vous pouvez signaler le message à votre service des ressources humaines. Si le message provient de l'extérieur de votre entreprise, signalez-le à votre fournisseur de services en ligne et à Outlook. En outre, si vous vous sentez menacé, signalez le message aux autorités judiciaires..
3. Bloquer l'expéditeur.Vous pouvez bloquer les messages d'un expéditeur spécifique dans Outlook. Voir les instructions ci-dessous dans ce tutoriel..
   

Pour en savoir plus sur la cyberintimidation, rendez-vous sur le site du département américain de la santé et des services sociaux, StopBullying.gov.. 

Comment bloquer et débloquer des messages d'un expéditeur spécifique

Vous pouvez utiliser les outils Outlook pour bloquer tous les messages d’un expéditeur spécifique et les envoyer automatiquement à votre destinataire. Courriel indésirable dossier. 

1. Bloquer les courriels

Voici comment le faire: 

Étape 1. Sélectionnez le message à bloquer

Dans la boîte de réception Outlook, sélectionnez un message de l'expéditeur que vous souhaitez bloquer. Dans cet exemple, nous allons utiliser un ancien employé fictif, Timothy Tester:

Vous pouvez bloquer les messages électroniques d'un expéditeur spécifique dans Outlook.. 

Cliquez avec le bouton droit sur le message. Un menu contextuel apparaît:

Pour bloquer un message dans Outlook, classifiez l’un des messages comme suit: Junk puis bloquer l'expéditeur.

Étape 2. Choisissez l'option Bloquer l'expéditeur

Sélectionnez le Déchet option du menu. Un autre menu contextuel apparaît:

Les messages bloqués iront directement dans votre dossier de courrier indésirable.

Choisissez la première option, Bloquer l'expéditeur. Une invite s'affiche pour indiquer que l'expéditeur du courrier électronique sélectionné sera mis sur votre compte. Expéditeurs bloqués liste. Clique le D'accord bouton pour confirmer cette action.

Remarque: Le nombre d'adresses électroniques que vous pouvez bloquer dans MS Outlook est limité. Cette limite est de 500.

Une fois le message bloqué, il disparaît de votre boîte de réception. Les messages futurs de cette adresse e-mail sont envoyés à votre Courriel indésirable dossier.

2. Débloquer les e-mails

Après avoir bloqué un expéditeur, vous pouvez changer d’avis. Heureusement, vous pouvez débloquer un expéditeur bloqué. Pour débloquer un expéditeur:

Étape 1. Choisissez l'option de courrier indésirable

Cliquez sur n'importe quel message. Cliquez avec le bouton droit pour afficher le menu contextuel, puis cliquez sur le bouton Déchet option. Un autre menu apparaît:

le Options de courrier indésirable sélection ouvre le Options de courrier indésirable boite de dialogue.

Cette fois, choisissez le Courriel indésirable options du menu déroulant. le Options de courrier indésirable La boîte de dialogue affiche:

Sélectionnez le Expéditeurs bloqués onglet de la Options de courrier indésirable boite de dialogue.

Étape 2. Débloquer l'expéditeur

Clique le Expéditeurs bloqués onglet pour afficher une liste des adresses e-mail bloquées:

Cliquez sur l'adresse email que vous souhaitez supprimer de la liste..

Clique le Retirer bouton à droite de la boîte de dialogue. L'adresse est retirée du Expéditeurs bloqués liste. Cliquez sur D'accord au bas de la boîte de dialogue pour enregistrer vos modifications. Les futurs messages de cet expéditeur ne seront pas envoyés au Courriel indésirable dossier.

Remarque:Les anciens messages de l'expéditeur précédemment bloqué seront toujours dans votre Courriel indésirable dossier. Si vous les voulez dans un autre dossier, vous devrez les déplacer manuellement.

Trois raisons courantes de configurer un filtre automatique Outlook (meilleures pratiques)

Souvent, les courriers électroniques "indésirables" que vous recevez dans Outlook ne sont pas du courrier indésirable et n'ont pas besoin d'être bloqués. Au lieu de cela, il peut s’agir de messages que vous souhaitez traiter simultanément ou de messages que vous souhaitez examiner ultérieurement. Pour ces messages, il est conseillé de configurer un filtre automatique de messagerie dans Outlook. Ce filtre Outlook, créé à l'aide de règles dans Outlook, envoie automatiquement des messages spécifiques à des dossiers Outlook..

Voici quelques raisons courantes d'utiliser un filtre automatique Outlook:

1. Pour garder les emails liés ensemble. Supposons que vous travailliez sur un projet avec des collègues. Dans le cadre de la communication du projet, vous recevez beaucoup de courriels. Vous souhaitez conserver tous les courriels liés au projet dans un dossier particulier afin de pouvoir les retrouver rapidement.
2. Pour conserver les courriels d'abonnement ensemble. Vous avez plusieurs abonnements à des courriers électroniques liés à votre entreprise. Vous n'avez pas toujours le temps de les lire tout de suite, mais vous voulez les garder pour les lire plus tard. Utilisez un filtre Outlook pour les trier dans un dossier d'abonnement.
3. Pour garder les emails du même expéditeur au même endroit. Disons que vous encadrez un employé. Ils vous envoient beaucoup de courriels avec des questions et vous souhaitez garder une trace de ce que vous avez parcouru avec eux. Un filtre de messagerie peut aider.
   

Comme vous pouvez le constater, il est recommandé de conserver les courriels liés ensemble. Bien entendu, il existe de nombreuses autres raisons pour lesquelles Outlook filtre les emails et vous pouvez probablement penser à vos propres exemples dans lesquels la création d'une règle de filtrage automatique dans Outlook serait utile..

Comment configurer une règle de filtre automatique Outlook (vidéo)

Découvrez comment créer un filtre Outlook pour filtrer les e-mails dans cette courte vidéo:

 

Ou, vous pouvez consulter les étapes écrites du tutoriel ci-dessous.

Comment filtrer des courriels dans Outlook à l'aide de règles

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Règles Outlook pour configurer une règle qui place tous les courriers électroniques d'un expéditeur spécifique (ou d'un groupe d'expéditeurs) dans un dossier spécifié. Cela vous aidera à organiser votre boîte de réception et à trouver rapidement les courriels importants. Pour plus de détails sur l’utilisation des règles, consultez notre didacticiel sur la création de règles MS Outlook:

Dans les étapes ci-dessous, je vais vous montrer comment configurer un filtre automatique afin que les courriels d'abonnement d'un expéditeur spécifique soient automatiquement placés dans un dossier de messagerie Outlook intitulé Abonnements. J'utilise un exemple d'abonnement par e-mail ici, mais les étapes peuvent être appliquées à tout expéditeur dont vous souhaitez filtrer automatiquement les e-mails..

Remarque:Avant de créer le Filtre automatique règle pour cet exemple, j'ai créé un dossier MS Outlook appelé Abonnements.Pour plus d'informations sur la création d'un dossier dans Outlook pour des emails spécifiques, consultez ce didacticiel:

Comment filtrer automatiquement les messages d'un seul expéditeur ou de plusieurs expéditeurs

Vous pouvez utiliser l'outil de règles Microsoft Outlook pour filtrer vos messages électroniques..

Étape 1. Ouvrez l'assistant de règles

Assurez-vous de disposer d’un dossier dans lequel filtrer les messages. Dans ce cas, nous utiliserons le nouveau dossier que j'ai créé et intitulé Abonnements:

Assurez-vous de disposer d’un dossier dans lequel filtrer vos messages..

Clique le Fichier dans le coin supérieur gauche de l’écran pour accéder au Information sur le compte la fenêtre. Puis cliquez sur le Gérer les règles et les alertes boîte pour ouvrir le Règles et alertes boite de dialogue:

Vous pouvez accéder au Assistant de règles du Règles et alertes boite de dialogue.

Étape 2. Sélectionnez le modèle Déplacer les messages de quelqu'un vers un dossier

Un modèle est configuré pour le filtrage automatique des messages dans un dossier. Sélectionnez donc cette option. (C’est la première option sous le Restez organisé rubrique.) Cliquez sur Suivant au bas de la Assistant de règles. 

Le moyen le plus simple de configurer une règle de filtrage automatique dans Outlook consiste à utiliser un modèle..

L'écran suivant de l'assistant apparaît:

Utilisez le prochain écran de la Assistant de règles définir les conditions de votre nouvelle règle de filtrage automatique.

Étape 3. Choisissez l’adresse électronique ou les adresses à filtrer

Sur le prochain écran de la Assistant de règles, cochez la case en regard de la première option et cliquez sur le bouton Personnes ou groupe public lien hypertexte sous Étape 2 dans l'assistant (vers le bas de la boîte de dialogue). UNE Adresse de règle La boîte de dialogue s'ouvre et montre certains de vos contacts..

Sélectionnez la ou les adresses électroniques auxquelles vous souhaitez appliquer la règle de filtrage automatique..

En haut, vous verrez les informations de contact pour un abonnement électronique appelé Daily. Sélectionnez les deux entrées de contact pour Quotidien, puis cliquez sur le bouton De bouton en bas de page. Vous aurez cette perspective remplit automatiquement le champ à côté de De avec les adresses e-mail des contacts sélectionnés.

Cliquez sur D'accord. le Adresse de règle dialogue se ferme. Cliquez sur Suivant au bas de la Assistant de règles. L'écran suivant vous demande de sélectionner les actions que Outlook doit entreprendre avec les messages répondant à cette condition:

Dans ce Assistant de règles l'écran indique les actions à entreprendre. 

Étape 4. Sélectionnez le dossier pour le filtre automatique

Sélectionnez le déplacez-le dans le dossier spécifié option. Puis cliquez sur le spécifié lien hypertexte dans le Étape 2 section de l'assistant:

Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez filtrer automatiquement vos messages..

Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez envoyer les messages filtrés automatiquement (dans cet exemple, le Abonnements dossier). Ensuite, cliquez sur D'accord. Puis cliquez sur le Suivant bouton au bas de la Assistant de règles.

le Assistant de règles demande s'il existe des exceptions à la règle de filtrage automatique que vous venez de configurer. S'il y en a, vous pouvez les entrer maintenant. Sinon, sélectionnez le Suivant bouton en bas de l'assistant.

Étape 5. Appliquer la règle de filtrage automatique

Pour terminer le processus de configuration des règles, vous êtes invité à nommer la règle que vous venez de créer et à l'activer:

Activer la règle de filtrage automatique que vous venez de configurer et de terminer.

Vous pouvez également choisir d'exécuter la règle sur les messages déjà dans votre boîte de réception en cochant la case située à côté de cette option. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton terminer bouton. Ensuite, cliquez sur Appliquer et alors D'accord sur le Règles et alertes boîte de dialogue pour enregistrer vos modifications.

Vous venez de créer un Filtre automatique règle de trier les e-mails d’envoyeurs spécifiques vers un dossier dans MS Outlook. Lorsque les nouveaux messages arrivent de ces expéditeurs, ils vont directement dans le dossier que vous avez choisi plutôt que dans votre boîte de réception. Vous pouvez les revoir à votre convenance.

Conseils et stratégies de messagerie plus utiles

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Commencez la filtration automatique des e-mails aujourd'hui

Vous venez d'apprendre comment configurer des règles dans Outlook pour filtrer automatiquement vos messages électroniques Outlook. Vous avez également appris quelques principes sur la cyberintimidation et le traitement des spams. Maintenant que vous comprenez mieux comment créer des règles de filtrage automatique dans Outlook, vous êtes prêt à gérer plus efficacement vos messages électroniques..