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Vos contacts Google Gmail sont importants. En tant que propriétaire de petite entreprise, vous savez que votre entreprise est centrée sur les personnes. Rester en contact avec les personnes avec lesquelles vous faites affaire est l’une des clés de la réussite de votre entreprise. En organisant et en gérant vos contacts Gmail, vous pouvez créer et renforcer vos relations commerciales..
Si vous êtes comme beaucoup d'utilisateurs de Gmail, vous n'avez pas beaucoup réfléchi à vos contacts dans Gmail. Ce que vous devez savoir, c'est que Gmail comprend des outils de gestion des contacts qui vous permettent d'utiliser vos contacts Gmail dans de nombreux autres outils de productivité de Google Suite G, y compris le Calendrier..
Dans ce didacticiel, vous apprendrez tout ce que vous devez savoir sur les contacts Gmail. Vous apprendrez à rechercher des contacts sur Gmail, à en ajouter de nouveaux et à utiliser concrètement vos groupes de contacts Gmail..
BAvant de vous plonger dans ce didacticiel, téléchargez notre nouvel eBook (GRATUIT): Le guide ultime de la maîtrise de la boîte de réception zéro. Il contient de nombreuses stratégies d'organisation professionnelle de la messagerie que vous pouvez rapidement utiliser..
Remarque: Ce tutoriel fonctionne avec les nouvelles fonctionnalités de Google Contact. Si vous utilisez la liste de contacts Gmail classique, passez à la nouvelle liste de contacts Gmail avant de poursuivre..
Vous pourriez vous demander pourquoi l'organisation de votre liste de contacts est importante. Après tout, Gmail enregistre automatiquement les contacts auxquels vous envoyez des e-mails. Pourquoi s'embêter à mieux les organiser?
La réponse est simple En organisant vos contacts, vous gagnez du temps et vous aide à mieux utiliser les fonctionnalités de Google. N'oubliez pas qu'avec le temps, votre liste de contacts contiendra des centaines de noms, dont vous n'avez aucune raison de contacter à nouveau. N’est-il pas préférable d’organiser les noms de vos contacts en groupes qui ont du sens et de vous aider à trouver et à atteindre rapidement les contacts dont vous avez vraiment besoin?
Votre liste de contacts Gmail fait partie de votre compte Google. Cela signifie que la liste de contacts Gmail que vous avez configurée est la même que la liste de contacts Google que vous utilisez avec les outils G-Suite..
Google a quelques limites sur le nombre de contacts que vous pouvez avoir. Actuellement, le nombre total de contacts Google est limité à 25 000, soit une limite de stockage de 20 Mo (sans compter les images photo). Si vous envoyez et recevez beaucoup d'e-mails, vous pouvez dépasser ce nombre avant de vous en rendre compte..
En outre, une fois vos groupes de contacts Google correctement configurés, vous pouvez les utiliser pour:
Commençons par un aperçu vidéo de l'utilisation des contacts Google Gmail..
Regardez cette vidéo rapide pour apprendre les bases de l'ajout, de l'organisation et de la gestion de vos contacts Google Gmail:
Ou suivez les étapes écrites détaillées ci-dessous pour plus d'informations, en commençant par des détails sur la manière dont les contacts entrent dans votre liste gmail.
La première étape pour organiser vos contacts Gmail consiste à rechercher et à ajouter les contacts dont vous avez besoin. Même si vous n'avez jamais ajouté de contact Gmail, Gmail enregistre les destinataires auxquels vous avez envoyé des courriers électroniques. Fréquemment contacté liste qu'il génère.
Google génère également automatiquement un Tous les contacts liste contenant tous les contacts que vous ajoutez ou importez. Pour garder votre Tous les contacts liste gérable, considérez-la comme un espace de stockage temporaire pour les contacts jusqu'à ce que vous les déplaciez vers un groupe de contacts.
Commencez à partir de la fenêtre principale de Gmail. Pour ouvrir le Fréquemment contacté liste, sélectionnez Gmail> Contacts. Votre Google actuel Contacts vitrines.
Google actuel Contacts fenêtre avec Fréquemment contacté liste.C'est un compte Gmail relativement nouveau que j'ai créé pour ces tutoriels. Malgré cela, remarquez que j’ai déjà trois noms sur le fichier généré automatiquement. Fréquemment contacté liste.
De plus, je n'ai pas de compte de réseau social Google+ associé à ce compte Gmail, alors Cercles n'apparaît pas dans la barre latérale. Si j'avais un compte Google+, Cercles apparaîtrait en dessous Groupes dans la barre latérale.
Remarque: Les noms de contact utilisés dans ce tutoriel ne sont pas destinés à représenter des personnes réelles..
Apprenons à obtenir plus de contacts sur ma liste.
La première méthode pour obtenir des noms sur votre liste de contacts Gmail consiste à les importer. Commencez par sélectionner Plus> Importer dans le panneau de gauche de votre Google Contacts la fenêtre. le Importer des contacts depuis d'autres comptes présentoirs.
Sélectionnez une option d'importation.Pour les besoins de ce didacticiel, supposons que vous souhaitiez importer des contacts depuis votre compte de messagerie Outlook. Clique le Outlook.com option.
Vous serez invité à accepter le Conditions d'utilisation et Politique de confidentialité. Vous serez également invité à entrer votre mot de passe. Continuez à suivre les invites jusqu'à ce que vos contacts Outlook aient été importés. Google affiche une liste de contacts importés.
Ces contacts ont été importés d'Outlook.Les nouveaux contacts sont placés dans un groupe de contacts Google appelé Importé Outlook.com [Date]. Ne vous inquiétez pas, vous pourrez changer le nom de ce groupe ultérieurement.
Si vous avez des contacts que vous souhaitez importer à partir de l'une des autres options, sélectionnez cette option pour le moment. Suivez les instructions pour importer vos contacts..
Remarque: Vous ne pouvez importer que 3 000 contacts à la fois. Si vous devez importer plus de 3 000 contacts, mettez la liste de contacts dans Format CSV et le diviser en listes séparées de moins de 3000 noms.
Si vous êtes actif sur les médias sociaux, vous comprenez à quel point le réseautage sur les médias sociaux peut être important pour votre petite entreprise. Vous pouvez ajouter des contacts professionnels que vous développez via les médias sociaux à votre profil Gmail. Pour plus d'informations sur la création d'un profil professionnel Google+, consultez ce didacticiel:
Gmail facilite l’intégration de vos connexions Google+ dans vos contacts Gmail depuis votre connexion Google.+ Cercles apparaître dans votre Contacts barre latérale.
Regardons Cercles sur le compte Gmail associé à mon profil Google+. Je clique sur mon Collègues d'écriture cercle pour regarder ces contacts dans le Google Contacts la fenêtre. (Les noms de vos cercles Google+ seront différents, de même que vos relations..)
Vous pouvez ajouter une connexion Google+ à votre liste de contacts Google..Je décide que je veux ajouter Andrew de mon Collègues d'écriture cercle à ma liste de contacts. Je sélectionne Andrew dans la liste. Une fiche de contact apparaît avec les informations du profil Google+ d'Andrew.
Clique le Ajouter des contacts icône pour ajouter la connexion Google+ à vos contacts Gmail.Pour ajouter Andrew à ma liste de contacts Gmail, je clique sur le bouton Ajouter aux contacts icône (il ressemble à une personne) au-dessus de la photo. Il est maintenant dans ma liste de contacts Gmail.
Pour les contacts d'autres plateformes de médias sociaux, exportez-les d'abord au format CSV. Certains plug-ins peuvent également importer des contacts depuis les médias sociaux..
Parfois, vous voudrez peut-être ajouter un contact que vous venez de rencontrer. Peut-être que quelqu'un vous a remis sa carte de visite lors d'un salon professionnel. Vous pouvez ajouter un nouveau contact dans Gmail..
Utilisez la barre de recherche en haut de la fenêtre pour rechercher un contact à ajouter ou utilisez l'icône en bas à droite de la fenêtre..
Pour utiliser le Ajouter de nouveaux contacts icône, cliquez dessus. À l'invite, tapez le nom du contact que vous souhaitez ajouter. Le système peut suggérer des contacts à partir de profils Google+ existants en fonction du nom que vous tapez..
Clique le Créer bouton. Une fiche de contact vierge s'affiche.
Tapez les informations de contact sur la carte vierge.Tapez autant d'informations que vous pouvez sur votre nouveau contact. Ajoutez une image si vous en avez une. Clique le sauvegarder bouton pour enregistrer la nouvelle fiche de contact.
Une partie importante de l’organisation de vos contacts Gmail consiste à supprimer les contacts dont vous n’avez plus besoin. Peut-être que quelqu'un a quitté une organisation ou changé de carrière. Voici comment supprimer des contacts de votre liste de contacts Google.
Commencez avec le Contacts fenêtre ouverte. Cliquez sur le nom du contact que vous souhaitez supprimer. Leur carte de contact s'ouvre. Cliquez sur les trois points au dessus de la photo pour ouvrir un sous-menu.
Pour supprimer le contact, cliquez sur Effacer.Clique le Effacer option pour supprimer le contact. Le contact est supprimé de vos contacts Gmail et de tous les groupes de contacts..
Si vous cliquez sur le Supprimer de la liste "Tous les contacts" option, le contact est supprimé de la Tous les contacts liste, mais reste dans tous les groupes de contact où vous les avez placés.
Vous constaterez peut-être que votre liste de contacts contient des entrées en double. Cela se produit parfois lorsque vous ajoutez manuellement de nouveaux contacts, en oubliant qu'ils sont déjà sur votre liste..
Heureusement, Google dispose d'un outil pour vous aider à rechercher et à éliminer les contacts en double. Dans la barre latérale, cliquez sur le bouton Trouver des doublons option. Le système affiche les doublons possibles. Vous avez la possibilité de Rejeter (ignorer) ou Fusionner les doublons.
Si vous sélectionnez le Fusionner option, les informations de contact pour les doublons seront combinées sur une seule carte de contact.
Jusqu'à présent, nous avons expliqué comment ajouter des contacts Gmail. En utilisant le Groupes fonction, vous pouvez organiser vos contacts. Cette fonctionnalité vous permet de regrouper des contacts.
Vous souhaiterez peut-être créer un groupe pour les clients potentiels, les fournisseurs, les employés, les collègues, les clients actuels, etc. Les possibilités sont infinies.
Partir du Contacts la fenêtre. Clique le Nouveau groupe option dans le panneau latéral. le Nouveau groupe affiche popup.
Tapez le nom du nouveau groupe de contacts Google..Tapez le nom du groupe que vous souhaitez ajouter. Clique le Créer un groupe bouton pour créer le groupe de contacts Gmail.
Vous avez maintenant un groupe, mais il n'y a aucun contact. Commencez par le groupe ouvert auquel vous souhaitez ajouter des contacts. Clique le Ajouter une personne icône en bas à droite de l'écran.
Pour ajouter un nouveau contact, cliquez sur le bouton Créer bouton.Si vous voyez le nom de la personne, cliquez dessus pour l'ajouter au groupe..
Pour ajouter un nouveau contact, cliquez sur le bouton Créer bouton. Une fiche de contact vierge s'affiche.
Tapez les informations de contact de la personne dans la carte. Insérer une image pour la personne si vous en avez une. Clique le sauvegarder bouton pour créer le nouveau contact et l'enregistrer dans votre groupe de contacts Gmail.
Pour renommer un groupe de contacts Google, commencez par le groupe ouvert. Clique le Renommer le groupe icône (ça ressemble à un crayon). le Renommer le groupe popup apparaît.
Tapez le nom du groupe et cliquez sur le D'accord bouton.Tapez le nouveau nom du groupe dans le champ S'il vous plaît entrer un nom de groupe champ. Clique le D'accord bouton. Le nom du groupe change.
Triez vos contacts par nom ou par nom de liste. Commencez par ouvrir un groupe ou la fenêtre principale de la liste de contacts. Clique le Trier icône des options en haut à droite.
Contacts Google classés alphabétiquement par prénom.Cliquez sur l'option de tri alphabétique que vous souhaitez. Choisissez entre le tri par prénom ou par nom de famille.
Voici à quoi ressemble une sorte de nom de famille.
Contacts Google classés alphabétiquement par nom de famille.Réattribuez un ou plusieurs contacts à un autre groupe Gmail. Commencez avec le groupe ouvert. Placez votre souris sur l'image à côté du nom du contact à réattribuer. L'image est remplacée par une case à cocher. Cliquez sur la case à cocher pour le sélectionner. Une barre de menus apparaît en haut de l'écran. Contacts la fenêtre. Les cases à cocher apparaissent également sous tous les noms du groupe..
Clique le Changer de groupe icône pour réaffecter le contact à un autre groupe.Si vous en avez besoin, sélectionnez plus de noms. Clique le Changer de groupe icône (il ressemble à des personnes) dans la barre de menus. Un menu déroulant avec les noms des groupes actuels s'affiche.
Sélectionnez un nom de groupe à attribuer à votre contact.Dans ce cas, je souhaite passer Joe Test Person du groupe Groupe de test au groupe Nouveau groupe de test. Je clique Nouveau groupe de test pour placer une vérification par ce nom de groupe. Je clique Groupe de test supprimer la vérification par ce nom de groupe.
Cliquez dans l'espace blanc. Vous recevrez une invite indiquant que votre [Nom du contact] a été déplacé d'un groupe à un autre.
De temps en temps, vous devrez peut-être supprimer des groupes entiers. C'est facile à faire.
Commencez par ouvrir le groupe que vous souhaitez supprimer. Clique le Supprimer le groupe icône (ça ressemble à une poubelle).
Pour supprimer le groupe, cliquez sur le bouton Effacer icône.Un pop-up apparaît.
Pour supprimer le groupe, cliquez sur Effacer.Choisissez l'une des options suivantes:
Une fois que vous avez configuré votre liste de contacts Google et vos groupes dans Gmail, vous disposez de nombreux moyens pratiques pour les utiliser. En voici quelques unes.
Partagez un événement Google Agenda avec un contact individuel ou un groupe entier. Commencez avec votre agenda Google ouvert. Accédez à la page https://calendar.google.com pour rechercher votre agenda Google. Ajoutez le groupe de contacts Gmail à l'événement comme un individu. Si la personne que vous invitez utilise également Google Agenda, l'événement sera ajouté à son agenda dans un délai d'une demi-heure..
Remarque: Les invitations à des événements de plus de 200 invités sont soumises à des restrictions particulières..
Utilisez les groupes de contacts Google pour envoyer des emails au groupe. Ceci est particulièrement utile si vous travaillez avec une équipe et que vous devez tenir les membres de l’équipe informés. Envoyez des e-mails de groupe depuis votre boîte de réception Gmail ou en utilisant la barre de menus située en haut de votre liste de groupes de contacts. Il existe deux méthodes pour envoyer des emails de groupe.
Dans votre boîte de réception Gmail, cliquez sur le bouton Composer bouton. dans le À champ, tapez le nom du groupe de contacts. Vous verrez les adresses électroniques individuelles dans À champ lorsque vous appuyez sur la Entrer clé. Terminez la saisie de votre message et envoyez comme d'habitude.
Votre groupe de contacts étant ouvert, placez votre souris sur l'image à gauche du nom du contact. L'image est remplacée par une case à cocher. Cochez les cases en regard des noms de tous les contacts auxquels vous souhaitez envoyer un courrier électronique de groupe. Une barre de menus apparaît en haut de l'écran. Contacts la fenêtre.
Ensuite, cliquez sur le Plus d'actions icône (il ressemble à trois points verticaux) sur la droite de la barre de menus.
Pour envoyer un e-mail de groupe aux contacts sélectionnés, cliquez sur le bouton Email option.Clique le Email option dans le menu déroulant. Un nouvel email s'ouvre. Tapez et envoyez le message comme d'habitude.
Démarrer un Google Hangout avec un ou plusieurs de vos contacts.
Commencez avec un groupe ou le Tous les contacts liste ouverte. Placez votre souris sur l'image à côté du nom d'un contact. L'image est remplacée par une case à cocher. Cliquez sur une case à cocher pour sélectionner le nom du contact. Une barre de menus apparaît en haut de l'écran. Contacts la fenêtre.
Ensuite, cliquez sur le Plus d'actions icône (il ressemble à trois points verticaux) sur la droite de la barre de menus. Du Plus d'actions menu déroulant, cliquez sur le Trainer dehors option. Une fenêtre contextuelle vous demandant d’envoyer une invitation à votre hangout apparaît..
Vous pouvez inviter un ou plusieurs contacts à un compte Google Hangout..Clique le Envoyer une invitation bouton. Lorsque vos invités répondent, vous pouvez commencer à discuter..
Remarque: Si la Trainer dehors Si l'option est grisée, il est possible que Hangouts soit désactivé dans le contact. Ou, les informations sur la carte de contact peuvent ne pas être suffisantes pour envoyer une invitation à un Hangout..
Pour en savoir plus sur l'utilisation de Google Hangouts pour votre petite entreprise, consultez ce didacticiel:
N'oubliez pas que l'organisation de vos contacts est importante, tout comme l'organisation de votre boîte de réception. Ne laissez pas votre boîte de réception devenir un désordre désorganisé.
Apprenez à bien gérer vos emails. Passez moins de temps dans votre boîte de réception tout en traitant vos messages plus efficacement.
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Apprendre à trouver et à organiser vos contacts Gmail vous fait gagner beaucoup de temps. Vous développerez également des relations plus étroites pour votre petite entreprise grâce à une meilleure utilisation de vos contacts Gmail..
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