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Il y a un dicton commun dans le monde des affaires: «Une entreprise est aussi performante que ses employés». Que se passe-t-il lorsqu'un de vos employés clés souhaite démissionner??
Bien que la démission d’un membre important de l’équipe ne soit pas une nouvelle que tout propriétaire d’entreprise veuille entendre, c’est une partie inévitable des affaires, et il n’ya pas forcément de catastrophe. Si vous gérez bien la situation, vous pouvez soit fidéliser l’employé, soit assurer une transition en douceur lors de son départ..
Dans ce didacticiel, nous allons examiner toutes les étapes à suivre pour que tout se passe bien. Nous couvrirons tout, de la gestion de la conversation initiale à la mise en place d'une contre-offre en passant par l'organisation de la passation des pouvoirs, la sortie des documents et l'entretien, s'ils décident tout de même de partir. Et, dans la dernière section, nous examinerons également une question connexe: que faire lorsque la chaussure repose sur l'autre pied et que vous êtes le seul à vouloir licencier l'un de vos employés?.
Comment allez-vous traiter avec les employés qui veulent arrêter? (source photo)À la fin de ce didacticiel, vous saurez clairement comment gérer efficacement la démission ou le licenciement d'un employé. Cela fait partie d'une série plus vaste sur les ressources humaines pour les petites entreprises. Nous discutons donc principalement de la façon dont un propriétaire de petite entreprise peut gérer la situation. Dans une grande entreprise, plusieurs des mêmes principes s'appliquent, mais la situation sera probablement gérée par des personnes ou des départements différents..
Lorsqu'un employé clé vous dit qu'il veut partir, cela peut donner l'impression d'être une gifle. Les conséquences commerciales sont une chose, mais il peut aussi y avoir un sentiment personnel de rejet ou même de trahison..
Après tout, lorsque vous travaillez étroitement ensemble tous les jours pendant des années, vous développez souvent une relation qui ressemble beaucoup à de l'amitié. Dans les petites entreprises comptant peu d'employés, cette relation peut être encore plus étroite et le sentiment de travailler ensemble pour atteindre un objectif commun encore plus fort, ce qui rend la séparation plus difficile..
Il y a aussi souvent une qualité de cape et de poignard dans tout cela: lorsque les personnes interviewent pour un nouvel emploi, elles le font sans vous le dire, pour ne pas nuire à la relation de travail si les choses ne se déroulent pas. Mais cela signifie que quand ils annoncent la nouvelle, cela ressemble à un coup de tonnerre, et vous vous demandez depuis combien de temps ils prévoient cela.
Tous ces sentiments sont naturels, mais il est important d'accepter les nouvelles de manière mature et compréhensive. La réalité est qu’aujourd’hui, une personne moyenne change d’emploi 10 à 15 fois au cours de sa carrière, passant de cinq ans ou moins à chaque emploi. Si vous voulez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour que vos employés soient heureux et pour réduire le roulement, les gens vont tout de même quitter.
Souvent aussi, vous ne pouviez rien faire pour l'éviter. La personne peut souhaiter changer de secteur ou accéder à une opportunité que votre entreprise ne propose pas. Ensuite, il y a des raisons personnelles: le déménagement d'un conjoint dans une nouvelle ville, un parent malade à prendre en charge, etc. Il n'y a pas besoin de le prendre personnellement. Cette vieille ligne "Ce n'est pas toi, c'est moi" est vraiment vraie parfois.
Donc, ne blâmez pas, n'accusez pas, ou de toute autre manière, ne faites pas que l'employé se sente mal pour avoir fait quelque chose qu'il aurait parfaitement le droit de faire. C'est bien de dire que vous êtes triste ou déçu de perdre un employé aussi précieux, mais assurez-vous de continuer en disant que vous comprenez et êtes heureux pour eux d'avoir une nouvelle opportunité aussi largement méritée..
Essayez de rassembler des informations à ce stade qui seront utiles pour les prochaines étapes à suivre. Voici quelques points importants à couvrir:
S'ils ne l'ont pas encore dit à leurs collègues, ce peut être une bonne idée de leur demander de patienter un jour ou deux pendant que vous déterminez la meilleure façon de l'annoncer. Cela vous donne également le temps de mettre en place une contre-offre, si vous choisissez de le faire. Plus à ce sujet dans la section suivante:
Si l'employé est extrêmement précieux pour votre entreprise, vous pouvez envisager de faire une contre-offre. Selon une enquête réalisée par The Creative Group, cette stratégie peut être efficace dans environ deux tiers des cas. Mais cela dépend beaucoup de la situation de l'employé, c'est pourquoi il est important de rassembler des informations lors de la conversation initiale..
Si votre employé a toujours rêvé d’être journaliste et a décroché un poste de journaliste débutant à Le New York Times, Par exemple, il n'y a probablement aucune contre-offre dans le monde qui pourrait les persuader de rester dans votre petit cabinet comptable. Donc, ne vous embêtez pas avec une contre-offre: juste souhaiter bonne chance à la personne, rendre la transition agréable pour tout le monde et essayer de rester en contact pour l'avenir.
Mais il existe de nombreuses situations dans lesquelles une contre-offre peut être efficace. Le plus évident est lorsque la personne quitte en raison d'une offre de salaire plus élevée ailleurs. Ensuite, vous avez un choix simple à faire: pouvez-vous vous permettre d’y correspondre??
Réfléchissez à votre budget et essayez de faire des recherches pour déterminer la valeur réelle de l'employé sur le marché du travail. Combien devriez-vous payer pour embaucher un remplaçant de qualité? Cela vaut la peine de payer un peu plus pour éviter les perturbations et les dépenses liées à l'embauche d'un nouvel employé. Pour plus de détails sur ce sujet, consultez ce didacticiel précédent de notre série HR:
N'oubliez pas non plus que votre échelle de rémunération doit être juste. Par conséquent, si vous accordez une augmentation importante à un employé, d'autres peuvent s'attendre à la même chose. Il peut également y avoir des problèmes de moral si les gens sentent que la déloyauté est plus récompensée que la loyauté. Et essayez d’établir s’il existe d’autres raisons sous-jacentes au salaire (il y en a généralement). Si vous ne vous adressez pas à cela, l'employé risque de partir un an plus tard et votre contre-offre ne fera que retarder l'inévitable tout en créant un précédent en matière de relances pour les personnes souhaitant partir..
Et si la personne part pour une autre raison? La bonne nouvelle est que les contre-offres ne concernent pas uniquement l'argent. Vous pouvez donc faire preuve de créativité et trouver des moyens de résoudre le problème de cette personne de manière à ce qu'elle reste avec vous..
Par exemple, s’ils partent s’occuper d’un membre de leur famille malade, leur offrir plus d’argent ne fera probablement pas une différence et pourrait même les offenser. Mais votre contre-offre peut impliquer de leur donner plus de flexibilité pour travailler de chez eux ou de travailler à des horaires différents afin de pouvoir coordonner les soins avec un partenaire, ou peut-être de les passer à un contrat de freelance ou à un contrat dans lequel ils travaillent pour vous uniquement lorsqu'ils ' être capable de.
Ce n’est qu’un exemple et vous devez bien sûr vous demander si les conditions que vous proposez conviendront ou non pour votre entreprise. Mais il s'agit de déterminer si vous pouvez traiter les raisons de départ de l'employé de manière à rendre tout le monde heureux. Essayez de le faire le plus rapidement possible, dans les 24 heures qui suivent la réception des nouvelles. Si vous tardez trop, le déménagement devient un fait accompli, et même une offre raisonnable est peu susceptible de changer les choses.
Si la personne rejette votre contre-offre, ne perdez plus de temps en négociations. Acceptez simplement qu'ils partent et agissez rapidement pour assurer un transfert sans heurts. Cela implique ce qui suit:
Dans certains secteurs où les employés ont accès à des données très sensibles, les employeurs leur demandent parfois de partir immédiatement, mais en règle générale, vous souhaitez viser le plus longtemps possible. Un membre important de votre équipe porte beaucoup de connaissances avec eux et vous aurez besoin de temps pour vous assurer qu'ils ne seront pas tous perdus lorsqu'ils sortiront de la porte..
En supposant que vous engagiez un remplaçant, démarrez immédiatement le processus. L'idéal est de faire aligner un remplaçant avant le départ de la personne afin qu'elle puisse la former directement. En raison du temps requis pour recruter du personnel, cela peut ne pas être possible, mais commencer tôt permettra au moins de réduire l'écart, si rien d'autre.
Commencez par déterminer si quelqu'un au sein de l'entreprise peut prendre le poste et demandez-lui s'il souhaite postuler. Les promotions internes sont excellentes pour le moral et la rétention des employés. De plus, certaines recherches de la Wharton University ont montré que les recrutements internes ont tendance à surperformer les recrues externes, du moins pendant les deux premières années, tout en coûtant moins cher..
Vous pouvez également demander aux personnes si elles souhaitent prendre en charge l'une quelconque des tâches individuelles de l'employé qui quitte. Cela peut faciliter la passation, car cela peut se faire directement.
Si vous ne pouvez pas demander à un employé de former directement un remplaçant, il est important de documenter clairement tout ce qu'il fait pour que la personne suivante puisse éventuellement prendre le relais..
Essayez de vous impliquer vous-même ou déléguez quelqu'un de votre personnel pour le faire. Vous voulez que quelqu'un comprenne les documents de passation et puisse les expliquer en personne au remplaçant, au lieu de simplement leur présenter une masse de dossiers et de notes.
Il y aura aussi des démarches administratives à faire avant le départ de l'employé. Les détails de certaines d'entre elles peuvent varier en fonction de votre lieu de résidence et des lois sur l'emploi en vigueur, mais voici un exemple:
Vous devrez peut-être remplir des formulaires fiscaux lorsqu'un employé quittera son poste. Au Royaume-Uni, par exemple, les employeurs doivent remplir un formulaire P45 indiquant le montant de la taxe payée jusqu'à présent au cours de l'année d'imposition, avec un exemplaire pour les autorités fiscales et d'autres copies pour les employés..
Vous avez peut-être donné à l’employé un ordinateur portable de la société à utiliser à la maison ou dans d’autres biens. Assurez-vous d'avoir un inventaire clair de qui possède quoi et assurez-vous que tout est rendu dans le temps.
Vous devrez calculer le dernier chèque de paie de l'employé et vous assurer qu'il est payé à temps, ainsi que les éventuels bonus et autres montants dus..
Déterminez également ce qui va se passer avec les avantages sociaux des employés: conservent-ils l’accès à certains d’entre eux, tels que les soins de santé, ou prennent-ils fin le jour du départ? Que devez-vous faire avec le compte de retraite de l'employé pour vous assurer que les cotisations sont arrêtées mais que son argent est préservé pour l'avenir? Combien de jours de vacances l'employé a-t-il pris et devez-vous les payer pour le temps non utilisé??
Assurez-vous que l'employé est au courant de ce qui va se passer et que vous vous conformez aux règles et réglementations locales. Pour plus, voir les tutoriels suivants:
C'est une bonne pratique de demander à l'employé de mettre sa démission par écrit, juste au cas où un différend surviendrait plus tard au sujet de la fin de l'emploi. Consultez également les lois sur l'emploi de votre pays pour savoir s'il existe des notifications légales que vous êtes tenu de donner à l'employé lors de son départ. Et passez en revue les accords de confidentialité et autres documents légaux que l'employé a signés, pour vous assurer que vous comprenez bien comment ils postulent après le départ de la personne..
Cela peut sembler mesquin, mais le dernier jour de l'employé, assurez-vous de révoquer l'accès à tous vos systèmes informatiques et de collecter toutes les cartes ou clés donnant accès à votre propriété physique. Vous pouvez faire confiance à cet employé en particulier, mais avec le temps, avoir un groupe d'anciens employés ayant accès aux comptes de l'entreprise et aux bâtiments créera un risque de sécurité majeur..
Quelles que soient les circonstances du départ, organiser un événement pour remercier la personne de ses services et lui souhaiter bonne chance est une délicate attention. Cela montre non seulement l'employé partant, mais également tous vos employés actuels que vous appréciez leur travail.
La dernière chose à faire avant le départ de la personne est de mener une entrevue de départ. Les informations que vous collectez ici peuvent vous aider à apporter des améliorations et à réduire les risques de départ d'employés clés. Cela vous aidera également à mieux comprendre le rôle lui-même et la meilleure façon de recruter et de travailler avec le remplaçant de la personne..
Vous voudrez demander plus sur les raisons de la démission. (Oui, nous en avions déjà parlé, mais maintenant que le départ est confirmé et que l'employé est sur le point de partir, ils peuvent s'ouvrir davantage et donner plus de détails.) Demandez si quelque chose en particulier a déclenché la décision, et si vous ou tout autre les gestionnaires auraient pu faire quelque chose pour l'empêcher.
Demandez en quoi consiste le travail en général: les meilleures parties et les pires, tout ce qui peut aider ou empêcher la personne de bien faire son travail. Les objectifs et les exigences étaient-ils clairs? Le salaire et les avantages ont-ils été à la hauteur des attentes? La personne avait-elle suffisamment de formation et de soutien??
Ce modèle d’interview de départ de l’Université d’Adelphi est destiné aux organisations à but non lucratif, mais la plupart des questions seront utiles à tout type d’entreprise. Utilisez-le comme guide et ajoutez vos propres questions, le cas échéant.
Jusqu'à présent, nous avons traité un scénario dans lequel un employé clé veut partir. Mais si c'est l'inverse? Et si vous voulez renvoyer la personne pour mauvaise performance?
La plupart des étapes sont les mêmes, en particulier les dernières, telles que la paperasserie, le traitement de la paie et la conduite d’une entrevue de départ. Mais il y a quelques différences plus tôt.
Plus précisément, vous devrez tout documenter pour éviter une action en justice pour licenciement abusif. De plus, suivre un processus clair comme celui présenté ci-dessous est utile non seulement pour éviter des poursuites judiciaires, mais aussi parce que cela donne aux employés une chance équitable d'améliorer et de conserver leur emploi..
La première étape lorsque vous décelez des problèmes de performance consiste à parler à l'employé et à lui expliquer qu'il ne répond pas aux attentes..
Dans certains cas, c'est peut-être tout ce qui est nécessaire. La personne peut vraiment ne pas savoir qu’un certain type de comportement est inacceptable et peut-être même faire quelque chose qui était tolérée par un ancien employeur. Il suffit souvent de parler de manière informelle aux employés et d’expliquer clairement et fermement ce que vous attendez de leur part. Cela suffit souvent pour remettre les choses en ordre. Ou alors, ils peuvent ne pas avoir la formation ou le soutien nécessaires pour faire les choses correctement, alors assurez-vous de demander s'ils ont besoin d'aide..
Si la mauvaise performance continue, il est temps de commencer les procédures disciplinaires. Cela ne peut toujours pas aboutir à licencier la personne. Gardez l’esprit ouvert et donnez-lui une chance de changer les choses. Continuez à demander à chaque étape si vous pouvez faire quelque chose pour les aider ou s'il y a quoi que ce soit à la façon dont le lieu de travail est organisé qui les empêche de faire ce qui leur est demandé..
Il devrait y avoir une série de deux ou trois avertissements afin que l’employé ait le temps de régler ses problèmes. À chaque étape, documentez le tout par écrit: envoyez une lettre ou un courrier électronique à l'employé pour lui indiquer que sa performance est insatisfaisante, en expliquant pourquoi et en l'invitant à une réunion pour en discuter..
Pendant la réunion, donnez à l'employé l'occasion de donner son version de l'histoire et continuez à lui offrir un soutien ou une formation pour l'aider à s'améliorer. Ensuite, écrivez-leur en documentant ce qui a été discuté et en précisant clairement vos attentes en matière d’amélioration future..
Personne n'aime renvoyer les gens, mais ce sera parfois la seule option possible. Si vos tentatives pour aider l'employé à s'améliorer ne vous ont apporté aucune amélioration significative de ses résultats, vous devrez alors mettre fin à son emploi..
Il n'y a pas de bonne façon de tenir ce genre de réunion, mais en général, il vaut mieux rester direct. Donnez simplement les nouvelles, ce qui ne devrait pas surprendre après tous les avertissements que vous avez donnés précédemment. Expliquez clairement les motifs du licenciement et expliquez ce qui va se passer ensuite.
Après cela, les étapes à suivre sont à peu près les mêmes que celles décrites ci-dessus aux sections 4 et 5. Attachez toutes les tâches administratives et organisez une interview de sortie. Les questions que vous posez dans l'interview de départ seront différentes, mais il est toujours important de les avoir. Comprendre ce qui s'est mal passé du point de vue de l'employé peut vous aider à éviter des problèmes similaires à l'avenir.
Les lois sur l’emploi varient d’un pays à l’autre et, à certains endroits, il peut y avoir des règles supplémentaires concernant la série exacte d’étapes, les informations que vous devez fournir aux employés sur leur droit de se faire représenter par un syndicat, etc. Alors assurez-vous de rechercher vos lois locales et de tout faire à la loupe.
Dans ce tutoriel, vous avez appris à gérer le scénario douloureux dans lequel un employé important souhaite arrêter de fumer. Nous avons également couvert la difficile situation de devoir licencier quelqu'un pour mauvaise performance.
Vous avez appris à faire des contre-offres, à organiser le transfert, à remplir les écritures et autres détails administratifs, et à mener une interview de sortie. Et vous avez appris les étapes à suivre pour documenter les mauvaises performances, puis mettre fin au travail de quelqu'un..
Dans la partie suivante de ce Guide complet des ressources humaines des petites entreprises, vous apprendrez à résoudre certains des pires problèmes de ressources humaines des petites entreprises. On se reverra bientôt!
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